Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden houdende regels omtrent het Arbo-beleid

Arbo-beleid

Inhoudsopgave

• Inleiding Arbo-beleid

• Het doel van Arbobeleid

• Inhoud Arbobeleid

• Instrumenten

• Resultaten

• Verzuimprotocol

• Uitwerking verzuimprotocol

• Casemanagerschap

• Tenslotte

In het kader van de start van de BVO Vijheerenlanden per 1 januari 2018 moeten afspraken worden vastgelegd over (de uitvoering van) het Arbo-beleid, waaronder het vaststellen van een verzuimprotocol en het casemanagerschap.

In onderstaande notitie gaan we nader in op het doel en de inhoud van het arbobeleid, en het als onderdeel van deze notitie vast te stellen verzuimbeleid en het casemanagerschap.

Inleiding Arbo-beleid

In het arbobeleid is vastgelegd hoe de werkgever binnen de bedrijfsvoeringsorganisatie handelt op het gebied van arbeidsomstandigheden. Het goed uitvoeren van het arbobeleid beperkt de gezondheidsrisico’s in het bedrijf, vermindert het ziekteverzuim en bevordert de re-integratie na ziekte.

Het beleid van de BVO Vijfheerenlanden op het gebied van arbeidsomstandigheden richt zich op:

• een zo groot mogelijke veiligheid;

• een zo goed mogelijke bescherming van de gezondheid;

• het bevorderen van de welzijn bij de arbeid.

• duurzame inzetbaarheid

Het doel van Arbobeleid

Het doel van het arbobeleid is het vastleggen van duidelijke afspraken over de wijze waarop het veiligheid, gezondheid en welzijn, het verzuimprotocol en het casemanagerschap per 1 januari 2018 invulling gaan krijgen. Dit is onder andere noodzakelijk om te waarborgen dat de ziekteverzuimbegeleiding zonder onderbreking plaats blijft vinden en de Vijfheerenlanden-medewerkers weten “waar ze aan toe zijn” op het gebied van arbeidsomstandigheden en de verzuimbegeleiding.

Hiernaast moet het Arbo-beleid, waaronder de verzuimbegeleiding, voldoen aan de wettelijk gestelde eisen in de Wet verbetering poortwachter en WIA. Het niet of niet op de juiste wijze voldoen aan de wettelijke bepalingen draagt fikse financiële risico’s (in de vorm van door UWV op te leggen loonsancties) voor de BVO Vijfheerenlanden in zich.

Het is bovendien van groot belang om een helder beschreven arbobeleid te hebben én uit te voeren. Als een werknemer schade lijdt door het werk, dan kan hij de werkgever daarvoor aansprakelijk stellen en een schadevergoeding eisen. De werkgever moet dan kunnen aantonen dat hij er – in operationele en economische zin – alles aan heeft gedaan wat redelijkerwijs haalbaar is om deze schade te voorkomen.

Positieve effecten

Naast het creëren van een gezonde en veilige werkplek (en het vermijden van schadeclaims) heeft een goed arbobeleid nog meer positieve effecten:

• Een werknemer presteert beter als hij zich veilig voelt en comfortabel kan werken.

• Goede arbeidsomstandigheden verhogen de motivatie van werknemers.

• Door een grotere motivatie ligt de productie hoger.

Doelgroepen

Het arbobeleid richt zich op degenen die het arbobeleid uitvoeren en toetsen. Dit zijn de directie, de netwerkmanagers en de ondernemingsraad. Het arbobeleid zelf is voor alle medewerkers bedoeld.

Inhoud Arbobel eid

De werkgever is verplicht ervoor te zorgen dat haar werknemers veilig en gezond kunnen werken. De mate van bescherming die zij moeten bieden, is door de overheid vastgelegd in de Arbowet, het Arbobesluit en de Arboregeling. Om deze wetten nauwkeurig na te leven dient elke werkgever een concreet arbobeleid te voeren. Dit wordt opgesteld in samenwerking met de ondernemingsraad.

Onderdelen van dit arbobeleid zijn:

• Een Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) – In een RI&E staat welke risico’s er binnen het bedrijf zijn ten aanzien van de veiligheid en gezondheid van werknemers. Voortvloeiend uit deze inventarisatie moet een plan van aanpak worden opgesteld met daarin de maatregelen die genomen zullen worden om de risico’s aan te pakken. Dit wordt in de loop van het komende jaar verder uitgewerkt en geëvalueerd.

• Arbodienst of bedrijfsarts – Bij ziekteverzuim moet de begeleiding van de zieke werknemer door een bedrijfsarts (al dan niet aangesloten bij een arbodienst) worden uitgevoerd. De BVO kiest voor aansluiting bij de arbodienst de Arbo Unie.

• Arbocoordinator/arbocommissie – Een in overleg met de or te benoemen coördinator, ondersteund door de commissie, die zich bezighoudt met de coördinatie van de verschillende arbotaken in de organisatie en met het opstellen van het arbobeleid.

• Preventiemedewerker – Een werkgever is verplicht om ten minste één werknemer aan te wijzen als preventiemedewerker. De preventiemedewerker moet binnen de organisatie werken. Het ligt in de lijn hiervoor onder andere één van HRM-adviseurs aan te wijzen. De preventiemedewerker is een arbo-deskundige die belast is met de uitvoering van de wettelijke taken uit de Arbowet.

• Bedrijfshulpverlening – Binnen de organisatie zijn bedrijfshulpverleners aanwezig zijn. Er zullen binnenkort bedrijfshulpverleners worden aangewezen.

• Voorlichting – De werkgever is verplicht haar werknemers voorlichting en instructies te geven over veilig en gezond werken.

• PMO – Werknemers moeten de mogelijkheid hebben om een periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek te ondergaan.

• MTO – Een Medewerker Tevredenheidsonderzoek mede gericht op werkplezier kan een (vast) onderdeel van het (ondersteunen van het) arbobeleid zijn.

De inspectie SZW inspecteert regelmatig of werkgevers én werknemers zich aan de arboregels houden. Hun prioriteit ligt daarbij op werksituaties die ernstige gezondheidsrisico’s met zich meebrengen. Bij overtreding kan de Inspectie SZW een aantal maatregelen opleggen, variërend van een waarschuwing tot een boete of zelfs stillegging van het werk.

Instrumenten

Met het vaststellen van het Arbo-beleid worden de doelen en de wijze waarop daaraan wordt vormgegeven vastgelegd.

Het vaststellen van het verzuimprotocol – dat volgt op de al gehanteerde protocollen van GLZ en Vianen – geeft inzicht in hoe de bij het verzuim betrokkenen (de verzuimende medewerker, het team van de verzuimende medewerker, het team HRM, de betrokken netwerkmanager en de Arbodienstverlener) omgaan met verzuim en re-integratie.

Omdat de casemanager in het voorstel een spilfunctie vervult in de verzuimbegeleiding, wordt op die rol en de in die rol te vervullen werkzaamheden specifiek ingegaan.

Resultaten

Het Arbo-beleid levert voor de medewerkers BVO Vijfheerenlanden een bijdrage aan:

• Een zo groot mogelijke veiligheid;

• Een zo goed mogelijke bescherming van de gezondheid;

• Het bevorderen van de welzijn bij de arbeid.

Met het inrichten en uitvoeren van het verzuimprotocol wordt een verantwoorde en snelle re-integratie van verzuimende medewerkers beoogd.

Het optimaliseren van de veiligheid, gezondheid en het welzijn is een geïntegreerd onderdeel van het beleid van de BVO Vijfheerenlanden. Verwezenlijken hiervan zal gebeuren met ondersteuning van de Arbodienstverlener, in nauw overleg met de ondernemingsraad en door toepassing van het bepaalde in de Arbowet, het Arbobesluit en de Arboregeling.

Verzuimprotocol

Het op te stellen verzuimprotocol is gebaseerd op de momenteel al gehanteerde verzuimprotocollen Vianen en verzuimprotocol GLZ. Deze protocollen zijn nu al voor het overgrote deel gelijk van inhoud.

Gelet op de structuur van de nieuwe organisatie en de filosofie die we voorstaan, vinden ziekmeldingen niet meer plaats bij de leidinggevende, maar bij de contactpersoon ziekmeldingen van het eigen team. Dit is in onderstaand protocol opgenomen.

Als kenmerken van het verzuimprotocol BVO Vijfheerenlanden kunnen dan worden vermeld:

• er is geen sprake van verzuimcontrole, maar van verzuimbegeleiding;

• ziekmeldingen vinden vóór 09:00 uur plaats bij de contactpersoon van het eigen team, die de ziekmelding op zijn beurt doorgeeft aan HRM en de betrokken netwerkmanager. HRM geeft de ziekmeldingen, nog dezelfde dag, door aan de Arbodienstverlener;

• binnen de teams worden afspraken gemaakt over rolverdeling, onder meer over wie van de teamleden de contacten op het gebied van verzuim onderhoudt/onderhouden en over de wijze waarop die contacten precies gaan verlopen. Vóór 1 januari 2018 moet hierover duidelijkheid bestaan. Binnenkort communiceert HRM hierover met de medewerkers van de BVO Vijfheerenlanden.

• de verzuimende medewerker maakt (voor zover nodig en mogelijk, eventueel in overleg met HRM en de betrokken netwerkmanager) in het eerste contact afspraken, bijvoorbeeld over het afzeggen van besprekingen en het overnemen van werkzaamheden;

• de Arbodienstverlener roept de verzuimende medewerker op, in de regel na ongeveer twee weken ziekte;

• als er gerede aanwijzingen zijn dat er sprake is van onterecht ziekteverzuim, kan er besloten worden verzuimcontrole plaats te laten vinden. Daarvan kan echter pas sprake zijn als:

• er gerede aanwijzingen zijn dat er sprake is van onterecht ziekteverzuim;

• aan de desbetreffende medewerker gemotiveerd is aangegeven dat er bij hem gerede aanwijzingen zijn dat er sprake is van onterecht ziekteverzuim en dat er daarom niet langer sprake zal zijn van verzuimbegeleiding, maar van verzuimcontrole.

• - HRM draagt zorg voor een betrouwbare centrale registratie van het ziekteverzuim.

Uitwerking verzuimprotocol

In het verzuimprotocol BVO Vijfheerenlanden wordt rekening gehouden met de Wet Structuur Uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (SUWI) en de Wet Verbetering Poortwachter. Het doel van de begeleiding en re-integratie van zieke en arbeidsongeschikte werknemers is primair terugkeren naar de/een actieve werksituatie, waarbij de omvang van blijvende arbeidsongeschiktheid wordt teruggedrongen. Voor dat doel zijn de werkgever en de werknemer gezamenlijk verantwoordelijk.

Te rekenen vanaf de eerste dag van de ziekte, ziet de werkwijze op het gebied van de ziekteverzuimbegeleiding/re-integratie er als volgt uit:

Dag 1 (dag van ziektemelding):

Medewerker meldt zich vóór 09:00 uur ziek bij zijn het daartoe aangewezen contactpersoon van zijn team. De contactpersoon geeft de ziektemelding direct door aan HRM en de betrokken netwerkmanager. HRM geeft de melding (nog dezelfde dag) digitaal door aan de bedrijfsgezondheidsdienst, de Arbo Unie.

Vóór de zesde week van ziekte:

De zieke medewerker ontvangt een oproep van de bedrijfsarts en bezoekt diens spreekuur. In de Vijfheerenlanden wordt een dergelijk eerste bezoek aan de bedrijfsarts in de regel na ongeveer twee weken ziekte afgelegd.

Na het eerste bezoek aan het spreekuur geeft de bedrijfsarts aan of er in zijn oordeel sprake is van “langdurig” ziekteverzuim (ziekteverzuim dat langer dan zes weken gaat duren). Indien dit het geval is, formuleert de bedrijfsarts tevens een advies hoe de betrokken werknemer zo snel en goed mogelijk het werk kan hervatten.

Vóór de achtste week van ziekte:

De werkgever stelt een “plan van aanpak” op. Het plan van aanpak behelst een, in overleg met de betrokken medewerker op te stellen, “passend voorstel” om de terugkeer naar het werk te bevorderen.

In het plan van aanpak wordt een “casemanager” aangewezen. De casemanager fungeert als aanspreekpunt op het gebied van verzuimbegeleiding en de re-integratie-activiteiten.

Vijfheerenlanden heeft er voor gekozen het casemanagement te leggen bij de netwerkmanager van de desbetreffende medewerker. De casemanagers worden ondersteund door HRM. De medewerkers van HRM beschikken over specifieke kennis op het gebied van verzuimbegeleiding en re-integratie.

Nadat het plan van aanpak is opgesteld, gaan de werknemer en werkgever over tot het uitvoeren van de in het plan genoemde activiteiten. Als bewaker hiervan treedt de casemanager op.

Bestaat er duidelijkheid dat een terugkeer van de werknemer niet bij de Vijfheerenlanden zijn beslag kan krijgen, dan moeten (zo nodig met ondersteuning van een “gespecialiseerd bedrijf”) maatregelen worden getroffen om die medewerker elders aan het werk te krijgen. Hierbij wordt ook een beroep gedaan op de Arbodienstverlener van de BVO Vijfheerenlanden, de Arbo Unie. De Arbo Unie is goed op de hoogte van de plaatselijke omstandigheden, kent door inzet van de bedrijfsarts de specifieke omstandigheden van de zieke werknemers en beschikt over brede, gespecialiseerde know-how op het gebied van verzuimbegeleiding en re-integratie.

Tijdens herstelproces:

De werknemer onderhoudt “regelmatig” (in ieder geval iedere zes weken) contact met zowel de casemanager) als met de Arbo Unie (de bedrijfsarts). Hiervan wordt verslag gemaakt.

De dertiende week na de ziekmelding:

De werkgever geeft de ziekmelding door aan UWV. UWV stuurt naar aanleiding hiervan de werknemer in week 39 – als er dan tenminste nog sprake is van ziekte – de aanvraagformulieren voor de WIA-uitkering toe.

Week 39 van de ziekte:

De werknemer dient de aanvraag voor de WIA-uitkering in. De aanvraag moet voorzien zijn van het “re-integratieverslag”, een soort dagboek van de tijdens de ziekteperiode ondernomen activiteiten.

Recht op de WIA-uitkering gaat ontstaan één jaar na de eerste ziektedag.

Week 52 (en volgende) na ontstaan van de ziekte:

Ook na het eerste ziektejaar blijft de werkgever verantwoordelijk voor de verzuimbegeleiding en re-integratie van de zieke werknemer. Deze verantwoordelijkheid blijft bestaan tot het moment dat de werknemer ontslagen wordt (in beginsel twee jaar na het ontstaan van de ziekte).

Na ontslag van de werknemer gaat de verantwoordelijkheid voor de begeleiding en re-integratie over van de (ex)werkgever naar UWV.

Casemanagerschap

“In de verzuimbegeleiding neemt de casemanager een prominente rol in: zo stelt de, in overleg met de verzuimende medewerker aan te stellen, casemanager met de medewerker een Plan van aanpak op, past hij met de medewerker het Plan van aanpak zo nodig aan én voert hij regelmatig overleg met de medewerker.”

Mede gelet op de omstandigheid dat van de netwerkmanager in de nieuwe organisatie per 1 januari 2018 nadrukkelijk het vervullen van een coachende rol voor de medewerkers wordt verwacht, wordt het casemanagerschap per 1 januari 2018 ondergebracht bij de netwerkmanager (voor de netwerkmanager is dit een lid van de directie). Vanzelfsprekend zal de netwerkmanager in zijn casemanagerschap – waar nodig en mogelijk – worden ondersteund door HRM.

Tenslotte

Deze notitie geeft een algemeen kader waarbinnen het arbobeleid gestalte krijgt. Met de arbodienstverlening en de regelingen melding van klachten, misstanden, agressie en geweld, wordt veiligheid, gezondheid en welzijn zo goed mogelijk gewaarborgd.