Regeling elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten

 

 

Artikel 1 Begripsomschrijving

1. Medewerker: de ambtenaar in de zin van artikel 1:1 lid 1 sub a van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Heerlen, alsmede de personen die anderszins in dienst van de gemeente Heerlen werkzaamheden verrichten.

2. Rechtspositionele besluiten: alle besluiten die op grond van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Heerlen of andere wettelijke regelingen ten aanzien van de rechtspositie van een medewerker kunnen worden genomen, met uitzondering van aanstellingsbesluiten en ontslagbesluiten.

3. ICT-middelen: alle huidige en toekomstige elektronische communicatie faciliteiten en ICT-apparatuur.

4. Elektronisch besluit: een met behulp van ICT-middelen genomen rechtspositioneel besluit die in het eigen webportaal, een beveiligde omgeving, kan worden ingezien en/of gedownload.

5. Het college: Het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Heerlen.

 

Artikel 2 Elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten

1. Een rechtspositioneel besluit wordt door of namens het college uitsluitend elektronisch beschikbaar gesteld, tenzij het een besluit betreft over aanstelling of ontslag.

2. Het elektronisch beschikbaar stellen van een rechtspositionele besluit in het EHRM-Portaal, wordt aangemerkt als het bekendmaken van een besluit in de zin van artikel 3:41 Algemene wet bestuursrecht.

3. In afwijking van artikel 1 geldt, dat indien toepassing van deze regeling leidt tot een onbillijke situatie voor de betrokken medewerker en in onvoorziene gevallen, zaken betreffende de rechtspositie ook op een andere wijze kunnen worden verzonden door of namens het college.

 

Artikel 3 Slotbepalingen

Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling Elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten” en treedt in werking één dag na publicatie.

 

 

Toelichting bij de Regeling elektronisch verzenden van rechtspositionele besluiten

Wettelijke basis voor deze regeling is artikel 125 lid 1 sub n Ambtenarenwet.

Elektronische besluitvorming vindt plaats in het workflowproces in Youforce. Aan het eind van de workflow wordt het besluit automatisch vanuit de workflow van Youforce in het elektronisch personeelsdossier geplaatst. In het archief van Youforce staan alle afgeronde besluiten.

Het woordje “uitsluitend” in artikel 1 maakt dat een medewerker niet kan weigeren om een rechtspositioneel besluit elektronisch toegezonden te krijgen. Het betekent niet dat alle rechtspositionele besluiten alleen maar elektronisch kunnen worden toegezonden. In de EHRM-portaal wordt deze wijze van verzenden geëffectueerd voor de besluiten die daarvoor in aanmerking komen, zoals bijvoorbeeld besluiten die genomen worden naar aanleiding van een aanvraag door een medewerker van buitengewoon verlof, kortdurend zorgverlof en ouderschapsverlof en in geval van een toekenning door een leidinggevende van een gratificatie of incentive.

Het aanstellings- en ontslagbesluit zijn van elektronische verzending uitgesloten, omdat de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Heerlen voor die besluiten expliciet bepaalt dat die op schrift moeten worden gesteld. Disciplinaire besluiten moeten schriftelijk worden verstrekt, als er voor de betreffende medewerker op het moment van het verzenden van het besluit geen computeraccount meer beschikbaar is bij gemeente Heerlen en de medewerker geen toegang meer heeft tot het eigen webportaal van Gemeente Heerlen. Wanneer bijzondere omstandigheden dit wenselijk maken kunnen rechtspositionele besluiten via de post worden verzonden. Dat is bijvoorbeeld het geval bij aangetekende brieven, brieven aan de gemachtigde van een medewerker of aan een zieke medewerker.

In artikel 3:41, lid 1, Awb staat dat bekendmaking van besluiten geschiedt door toezending of uitreiking aan de belanghebbende, onder wie begrepen de aanvrager. Het elektronisch beschikbaar stellen van een rechtspositionele besluit wordt aangemerkt als het bekendmaken van een besluit in de zin van artikel 3:41 Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 2:17 lid 1 van de Awb is van toepassing. De dag waarop het besluit toegankelijk wordt in het eigen webportaal (Youforce), is de dag waarmee op grond van artikel 6:8 Awb gerekend dient te worden voor de bepaling van de termijn waarbinnen tegen een rechtspositioneel besluit bezwaar gemaakt kan worden.

 

 

 

 

 

Aldus besloten tijdens de vergadering van het college van burgemeester en wethouders der gemeente Heerlen van 17 april 2018.

de wnd. burgemeester,

E.G.M. Roemer

de secretaris a.i.,

mr. M.A.J. Oosterwijk-Keulers

Naar boven