Gemeente Baarn - Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad gemeente Baarn 2018

RAADSBESLUIT

Openbaar

Zaaknummer 43333

Onderwerp: Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad gemeente Baarn 2018

De raad van de gemeente Baarn

-gehoord de werkgeverscommissie griffier

- behandeld in het debat in de raad d.d. 14 maart 2018

besluit:

1. Vast te stellen de "Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad gemeente Baarn 2018".

Vastgesteld in de vergadering,

op 14 maart 2018

N.C. Both

griffier

M.A. Röell

voorzitter

Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad gemeente Baarn 2018

HOOFDSTUK 1: ALGEMEEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a)  ambtelijke organisatie: de organisatie van ambtenaren die op grond van art. 160, eerste lid, onder c, Gemeentewet valt onder verantwoordelijkheid van het college;

b)  budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van

budgetten of investeringskredieten;

c)  Informatie in de Raad en Debat in de Raad: commissies ex art. 82 Gemeentewet;

d)  griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;

e)   gemeentesecretaris: de op grond van art. 102 Gemeentewet door het college benoemde  functionaris;

f)  griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad en bestaat uit de griffier

en de onder diens verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

g)  presidium: orgaan als bedoeld in het Reglement van orde voor de raad van de gemeente Baarn;

h)  steunfractieleden: door de raad benoemde en beëdigde personen overeenkomstig art. 3  van de Verordening op Informatie in de Raad en Debat in de Raad gemeente Baarn 2018;  waar raadsleden genoemd zijn, worden ook steunfractieleden bedoeld, tenzij anders bepaald;

i)   werkgeverscommissie: een commissie ex art. 83 Gemeentewet.

HOOFDSTUK 2: WERKGEVERSCHAP

Artikel 2 Werkgeverscommissie

1. De raad benoemt de leden van de werkgeverscommissie.

2. De werkgeverscommissie treedt op als bevoegd gezag voor de griffier en de griffie, met uitzondering van het benoemen, schorsen en ontslaan van de griffier, zoals bedoeld in artikel 107 resp. 107d, eerste lid, van de Gemeentewet.

3. De raad delegeert met het vaststellen van deze verordening aan de werkgeverscommissie de bevoegdheden die rechtstreeks voortvloeien uit de Ambtenarenwet, de op deze wet gebaseerde en door de raad vastgestelde rechtspositionele voorschriften en de artikelen 107 tot en met 107e Gemeentewet met uitzondering van artikel 107a lid 2 Gemeentewet (instructie griffier) en het in het vorige lid gestelde ten aanzien van de griffier.

4. De raad delegeert aan de werkgeverscommissie het besluit op bezwaar van griffieambtenaren tegen besluiten van de griffier.

Artikel 3 Bezwaren

Bezwaren betreffende rechtspositionele besluiten ingediend door de griffier of medewerkers van de griffie zullen worden behandeld door de commissie voor Personele Aangelegenheden.

Artikel 4 Samenstelling werkgeverscommissie

1. De werkgeverscommissie bestaat uit drie of vijf leden van de raad, bij voorkeur afkomstig uit de

coalitie en de oppositie en uit verschillende fracties. Minimaal één fractievoorzitter is lid van de werkgeverscommissie.

2. De werkgeverscommissie benoemt uit haar midden een voorzitter.

3. De voorzitter van de raad kan in voorkomende gevallen worden uitgenodigd om in de vergadering van de werkgeverscommissie aanwezig te zijn en eventueel op te treden als informant.

4. De leden van de werkgeverscommissie worden door de raad uit zijn midden benoemd voor de duur van de zittingsperiode van de raad.

5. Het lidmaatschap van de werkgeverscommissie eindigt:

• a. op eigen verzoek. Het lid doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat in als de opvolger door de raad is benoemd;

• b. indien het lid aftreedt als lid van de raad;

• c. indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de werkgeverscommissie te vervullen.

Artikel 5 Advies en ondersteuning

• 1. De griffier staat de werkgeverscommissie terzijde.

• 2. De griffier kan een beroep doen op ambtelijke ondersteuning.

Artikel 6 Mandateren

De werkgeverscommissie kan aan haar overgedragen bevoegdheden ten aanzien van het overige op de griffie werkzame personeel mandateren aan de griffier.

Artikel 7 Taken voorzitter

De voorzitter draagt in ieder geval zorg voor:

• a. het tijdig en periodiek bijeenroepen van de werkgeverscommissie;

• b. het leiden van de vergaderingen;

• c. het doen naleven van deze verordening;

• d. het ondertekenen van de stukken en de besluiten die van deze commissie uitgaan, alsmede het zorg dragen voor de uitvoering van de besluiten van de werkgeverscommissie;

• e. het fungeren als schakel tussen de werkgeverscommissie en de griffier als eerstverantwoordelijke voor de personele en organisatorische zaken van de griffie.

Artikel 8 Verslaglegging

De griffier draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst van elke vergadering. De besluitenlijst

wordt in de eerstvolgende vergadering van de werkgeverscommissie definitief vastgesteld.

Artikel 9 Besluitvorming

1. Besluiten van de werkgeverscommissie worden genomen bij meerderheid van stemmen, uitgebracht door de leden.

2. Besluiten worden alleen genomen indien in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 10 Beslotenheid van vergaderingen

1. De vergaderingen van de werkgeverscommissie worden in het belang als bedoeld in artikel 10, tweede lid, onder e of f van de Wet openbaarheid van bestuur in beslotenheid gehouden.

2. De agenda, de stukken en de besluitenlijst zijn openbaar, tenzij de werkgeverscommissie beslist dat op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, hierop of een deel daarvan geheimhouding moet worden gelegd.

3. Indien een raadslid de stukken als bedoeld in het tweede lid wil inzien, kan hij daartoe een verzoek indienen bij de voorzitter van de werkgeverscommissie. De voorzitter weigert een dergelijk verzoek slechts als sprake is van strijd met het openbaar belang.

Artikel 11 Vergaderfrequentie

De werkgeverscommissie vergadert tenminste tweemaal per jaar en voorts zo vaak als door de voorzitter of één van de leden nodig wordt geacht.

Artikel 12 Verantwoording

De werkgeverscommissie brengt met inachtneming van het bepaalde in artikel 8, jaarlijks verslag uit aan de raad van haar werkzaamheden en bevindingen.

HOOFDSTUK 3: ORGANISATIE VAN DE GRIFFIE

Artikel 13 Budgetten

De raad stelt de hoogte van de budgetten van de griffie vast op voorstel van de werkgeverscommissie en op basis van het jaarplan van de griffie.

Artikel 14 Organisatie en aansturing griffie

De werkgeverscommissie is verantwoordelijk voor de organisatie van de griffie en de aansturing van de griffier.

Artikel 15 Verantwoordelijkheid voor griffie

1. De griffier geeft leiding aan de griffie.

2. De griffier heeft de eindverantwoordelijkheid voor:

a) voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning door de bij de griffie

werkzame ambtenaren;

b) het tijdig en voldoende voorzien van de raad en de raadscommissies van de nodige

ambtelijke adviezen en ondersteuning door de bij de griffie werkzame ambtenaren.

Artikel 16 Taak griffie

De griffie ondersteunt de griffier, de raad en de voorzitter van de raad in de uitvoering van hun werkzaamheden.

Artikel 17 Rechtspositie griffie

De griffie volgt de Arbeidsvoorwaardenregeling van de Gemeente Baarn.

Artikel 18 Medezeggenschap

In het kader van de Wet op de ondernemingsraden sluit(en) de bij de griffie werkzame functionarissen aan bij de bestaande Ondernemingsraad, en wordt de WOR-bestuurder geacht ook de raad te vertegenwoordigen. De  WOR-bestuurder overlegt met de werkgeverscommissie griffier.

Artikel 19 Budgethouderschap

1. De griffier is budgethouder van de budgetten die vallen onder de raad en de griffie. De raad machtigt  de griffier bestedingen te verrichten ten laste van de toegekende budgetten.

2. De budgetten van de raad en griffie zijn onderdeel van de programmabegroting en worden als zodanig door de raad vastgesteld.

Artikel 20 Begroting en verantwoording

1. De griffier legt verantwoording af over het functioneren van de griffie in het jaarplan en jaarverslag van raad en griffie en bespreekt dit in de werkgeverscommissie.

2. De griffier bereidt de begroting van de raad voor, waaronder:

a) vergoedingen aan de raads- en steunfractieleden;

b) werkbudgetten voor de raad;

c) de kosten van de raadsgriffie;

d) de kosten van de rekenkamercommissie.

HOOFDSTUK 4: INSTRUCTIE VOOR DE GRIFFIER

Artikel 21 Bijstand raadsvoorzitter

De griffier staat de voorzitter van de raad terzijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

Artikel 22 Algemene ondersteuning

1. De griffier draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de raad, de raadsleden en steunfractieleden.

2. Hij draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van de raad de informatie wordt verstrekt die zij behoeven. Informatie waarop geheimhouding is opgelegd kan worden verstrekt door het geven van inzage in stukken.

3. De griffier draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd de benodigde ondersteuning krijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties en overige in het Reglement van orde voor de raad voorziene bevoegdheden en initiatieven van de raadsleden.

4. Voor het kunnen vertegenwoordigen van de gemeente bij alle buitengerechtelijke rechtshandelingen op grond van artikel 171 van de Gemeentewet, voor zover die betrekking hebben op het werkgebied van de raad en griffie, kan de burgemeester bij separaat besluit een volmacht aan de griffier verlenen.

Artikel 23 Vergaderingen Besluit, Informatie en Debat in de Raad, presidium en andere  

raadscommissies

1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de raad

2. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium.

3. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van Informatie in de Raad en Debat in de Raad en van andere door de raad ingestelde commissies, tenzij een commissie anders besluit.

4. De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen en voor het vastleggen van de genomen besluiten en registratie van de daarbij aanwezige personen.

5. Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan de raad, de deelnemers aan de Informatie in de Raad en Debat in de Raad en de andere raadscommissies. Zo nodig adviseert de griffier de raad ten behoeve van de door de raad te nemen besluiten.

6. Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures.

7. Ter voorbereiding en afstemming van de agenda van de raad, Informatie in de Raad, Debat in de Raad en andere raadscommissies en jaarplanning treedt de griffier in overleg met de gemeentesecretaris over planning.

Artikel 24 Afwezigheid

1. De raad benoemt één of meer plaatsvervangend griffier(s), die de griffier bij diens afwezigheid vervangt of vervangen.

2. Indien de griffier meer dan 5 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij hiervan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.

HOOFDSTUK 5: SLOTBEPALINGEN

Artikel 25 Onvoorziene omstandigheden

In onvoorziene omstandigheden kan de werkgeverscommissie in overleg met de burgemeester afwijken van deze verordening.

Artikel 26 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad gemeente Baarn 2018”.

Artikel 27 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking de dag volgend op de datum van bekendmaking.

Artikel 28 Intrekking oude regelingen

Ingetrokken worden:

- het Besluit uitvoering Arbeidsvoorwaardenregeling CAR-UWO ten behoeve van de griffie (16 april 2003);

- het Mandaatbesluit griffier van de gemeente Baarn (22 april 2009);

- de Organisatieverordening van de raad van de gemeente Baarn (22 april 2009);

- de Instructie voor de griffier (22 april 2009);

- de Verordening werkgeverscommissie Baarn 2010 (8 september 2010).

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Baarn op 14 maart 2018.

Griffier Voorzitter