Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Meierijstad

1. Inleiding

1. Inleiding

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid Meierijstad draagt bij aan het verwezenlijken van het gemeentelijke beleid. Daarnaast spant de Gemeente zich continu in voor een verdere professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt inzichtelijk en transparant gemaakt welke doelstellingen, uitgangspunten en kaders gelden voor inkoop in de Gemeente Meierijstad. De Gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen.

Daarnaast gaat de Gemeente bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van:

• 1. Juridische uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3)

• 2. Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 4)

• 3. Economische uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de markt en Ondernemers? (zie verder hoofdstuk 5)

• 4. Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de Gemeente in? (zie verder hoofdstuk 6)

2. Gemeentelijke doelstellingen

2. Gemeentelijke doelstellingen

De Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

• a. Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

  De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten

• b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

  Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

• c. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding.

  Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan de Gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten gedurende de hele levensloop van de in te kopen Werken, Leveringen en/of Diensten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en/of Diensten speelt een belangrijke rol.

• d. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente

  Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van zoveel mogelijk gemeentelijke doelstellingen.

• e. Maatschappelijk verantwoord inkopen (duurzaam en sociaal).

  De gemeente neemt ethische en ideële uitgangspunten mee in haar inkoopproces in verband met de voorbeeldfunctie en gewenste aandacht voor milieu en maatschappij.

• f. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente.

  In het bijzonder sluit het beleid aan op het volgende gemeentelijke beleid:

  • Visiedocument Meierijstad;

  • Organisatiefilosofie;

  • Organisatiestructuur.

Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

3. Juridische uitgangspunten

3.1. Algemeen juridisch kader

De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• Aanbestedingswet en bijbehorende regelgeving zoals Gids proportionaliteit: het nationaal geldende wettelijke kader voor overheidsinkoop- en aanbestedingsprocedures.

• Europese wet- en regelgeving: het Europees wettelijke kader voor overheidsinkoop- en aanbestedingsprocedures.

• Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten.

3.2. Uniforme documenten

De Gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe:

• Het meest actuele Aanbestedingsreglement werken;

• Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gemeente Meierijstad;

• Algemene ICT inkoopvoorwaarden gemeente Meierijstad.

3.3. Algemene beginselen bij Inkoop

• a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

  De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

  • Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

  • Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

  • Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

  • Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

  • Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente.

• b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

  De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.4. Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.

Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de Gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de Gemeente op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke (digitale) platforms, zoals dagbladen.

3.5. Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente. De Gemeente is slechts gebonden aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6. Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts vooraf mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Afwijking achteraf is wegens strijd met de algemene uitgangspunten bij Inkoop onwenselijk en daarom niet toegestaan.

4. Ethische en ideële uitgangspunten

4.1. Integriteit

• a. De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

  De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• b. De Gemeente contracteert enkel met integere Ondernemers.

  De Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

4.2 Duurzaam Inkopen

Bij Inkopen neemt de Gemeente waar mogelijk milieuaspecten in acht. De Gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De Gemeente streeft er naar om 100% duurzaam in te kopen. Duurzaam Inkopen is het meenemen van sociale aspecten en milieuaspecten in het inkoopproces. In samenspraak met de duurzaamheidscoördinator zal de duurzaamheidsparagraaf van de inkoopstrategie worden bepaald.

4.3. Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats

Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return. De Gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig – met gebruikmaking van een afzonderlijk beleidsdocument, de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces. Ook in het inkoop- en aanbestedingsproces zal dit beleid onverkort worden uitgevoerd. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen. In samenspraak met de beleidsmedewerker arbeidsparticipatie zal de socialreturnparagraaf worden opgesteld.

4.4. Fair trade

Het inkoopbeleid is gericht op het behalen en behouden van het certificaat “Fairtrade gemeente”. Bij alle gemeentelijke inkopen waarop de Fairtradecriteria van toepassing kunnen zijn, worden deze ook toegepast.

4.5. Innovatie

De Gemeente moedigt – daar waar mogelijk– innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing én laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

5. Economische uitgangspunten

5.1 Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2. Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• a. De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

  De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

• b. De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

  Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

5.3. Lokale economie en MkB

De Gemeente heeft oog voor de lokale economie

Het gemeentelijk beleid is mede gericht op een duurzame ontwikkeling van de lokale en regionale economie. Dat kan de gemeente niet alleen. Hierom gebeurt dit in nauwe samenwerking met het bedrijfsleven. Hierbij houden wij oog voor de verschillende belangen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.

5.4. Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

5.5. Bepalen van de inkoopprocedure

De Gemeente zal per inkoop bepalen welke inkoopprocedure zij zal doorlopen. De te doorlopen inkoopprocedure wordt onderbouwd in de op te stellen inkoopstrategie. De inkoopstrategie leidt er onder meer toe dat er bewuste keuzes (zie hoofdstukken 4 en 5 van dit inkoopbeleid) worden gemaakt en dat wordt voldaan aan de motiveringsverplichtingen die vanuit de aanbestedingsregels op de gemeente rusten. De zwaarte van de motivering en het aantal onderwerpen waarover gemotiveerd moet worden is mede afhankelijk van het bedrag van de inkoop. Dit om naast rechtmatig ook doelmatig in te kopen.

Hierom hanteert de Gemeente tevens een drempel van €5.000 voor werken, leveringen en diensten, waaronder geen inkoopstrategie wordt opgesteld. Het hanteren van deze drempel vermindert namelijk de administratieve lasten van de gemeente en verbetert de kansen op opdrachten voor het MKB. Op deze wijze geeft de Gemeente tevens uitvoering aan de Gids proportionaliteit.

6. Organisatorische uitgangspunten

6.1. Inkoopproces

Het inkoopproces zal worden vastgelegd in een afzonderlijke proces- en procedurebeschrijving. Hierbij gelden het inkoopbeleid en de al gemaakte organisatorische keuzes als uitgangspunt. Kort samengevat gaat het om de volgende randvoorwaarden.

Gekozen is voor centrale inkoop, voor alle inkopen vanaf €5000,-.

Dit houdt in dat het werkatelier inkoop voor bedragen vanaf €5000,- verantwoordelijk is voor het inkoopproces (hoe).Het vakwerkatelier bepaalt de inhoud (wat en wanneer). Omdat de inhoud niet van het proces kan worden gescheiden zal de procedure gezamenlijk, bijvoorbeeld door middel van een inkoopteam, worden gevoerd. Hierbij zal tevens worden zorggedragen voor een strikte functiescheiding.

6.2 Verantwoordelijken

Inkoop wordt uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Het werkatelier Inkoop is verantwoordelijk voor het correct doorlopen van de inkoop- en aanbestedingsprocedure. De portefeuillehouder Inkoop is bestuurlijk verantwoordelijk voor Inkoop. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Door middel van het verlenen van mandaat en/of volmacht kunnen medewerkers bevoegd worden uitgaven te doen en processtappen te ondernemen. Deze bevoegdheden zullen worden opgenomen in de algemene mandaatregeling.

Aldus besloten in de vergadering van 3 april 2018

De secretaris,

Drs. M.G.C. Wilms –Wils RA,

De burgemeester,

ir. C.H.C. van Rooij