Verordening op de ambtelijke bijstand, financiële fractieondersteuning en fractieassistenten, gemeente Alkmaar

Gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

Gelet op het voorstel van het presidium;

Besluit

Vast te stellen de volgende verordening:

Verordening op de ambtelijke bijstand, financiële fractieondersteuning en fractieassistenten

Paragraaf 1. Ambtelijke bijstand

Artikel 1. Verzoek om informatie

• 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

  • a. feitelijke informatie van geringe omvang;

  • b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

  • c. ambtelijke bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

• 2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven. Zo mogelijk uiterlijk de eerste maandagmiddag na ontvangst van het verzoek.

• 3. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris neemt het besluit.

• 4. De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onder c, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2. Verlenen van ambtelijke bijstand

• 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke bijstand aan een raadslid tenzij:

  • a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b. dit het belang van de gemeente kan schaden.

• 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

• 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

• 4. De secretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek.

• 5. Indien (leden van) het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, wenden zij zich daartoe via de griffie tot het betrokken raadslid.

Artikel 3 Weigering verzoek ambtelijke bijstand

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.

Artikel 4 Geschil over ambtelijke bijstand

• 1. Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende ambtelijke bijstand kan hiervan mededeling worden gedaan aan de secretaris;

• 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie.

Paragraaf 2. Financiële fractieondersteuning

Artikel 5 Recht op financiële vergoeding

• 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 9 van het vigerende Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

• 2. Deze bijdrage bestaat uit:

  • a. een vast deel voor elke fractie van € 5.195;

  • b. een bedrag per raadszetel van € 1.025.

• 3. Aan de leden van de raad wordt de hoogte van de bijdrage jaarlijks bekendgemaakt door middel van (een kopie van) een beschikking.

• 4. De tot een fractie behorende raadsleden zijn ieder voor hun deel verantwoordelijk en aansprakelijk voor naleving van deze verordening en de daarop gebaseerde voorschriften.

Artikel 6 Besteding financiële vergoeding

• 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

• 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c. giften;

  • d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen of ingevolge de vigerende Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden;

  • e. algemene opleidingen voor raads- en commissieleden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.

• 3. Het presidium stelt minimaal éénmaal per jaar een leidraad voor de bestedingen vast.

Artikel 7 Voorschot bijdrage fractieondersteuning

• 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt vóór 31 januari van een kalenderjaar overgemaakt op een door de fractie aan te geven rekeningnummer. Dit rekeningnummer is alleen bestemd voor de geldstromen ten aanzien van deze bijdrage voor fractieondersteuning.

• 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

• 3. Teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld, worden in het jaar van vaststelling door de raad teruggevorderd. Deze terugvordering dient binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur te worden voldaan. Indien een fractie deze terugvordering vóór 31 januari van het volgende jaar nog niet heeft voldaan, vindt geen bevoorschotting plaats tot het moment dat het terug te vorderen bedrag is betaald.

Artikel 8 Gevolgen splitsen fractie

• 1. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

  • a. bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt;

  • b. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

• 2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 5, tweede lid, sub b. vastgestelde bijdrage voor individuele raadsleden verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

• 3. Bij splitsing van een fractie ontvangt alleen die fractie die bij de eerste zitting van een nieuwe raad na de verkiezingen als dusdanig is aangemerkt, conform artikel 9, lid 1 van het vigerende Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad het fractiebedrag als genoemd in artikel 5, tweede lid, sub a.

• 4. Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

• 5. Ontstaat een nieuwe fractie door samenvoeging, ontvangt de nieuwe ontstane fractie maximaal de vergoeding als bepaald in artikel 5, tweede lid.

Artikel 9 Reserve

• 1. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door de fractie in volgende jaren.

• 2. De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het verslagjaar ingevolge artikel 5 toekwam.

• 3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 10, lid 7 over dat jaar.

• 4. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

• 5. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op die hogere reserve.

• 6. Bij splitsing van een fractie valt de reserve toe aan die fractie die bij de eerste zitting van een nieuwe raad na de verkiezingen als dusdanig is aangemerkt, conform artikel 9, lid 1 van het vigerende Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad.

Artikel 10 Verantwoording

• 1. Elke fractie legt vóór 1 februari na het einde van een kalenderjaar waarop de fractieondersteuning betrekking had, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag conform een door het presidium vastgesteld format.

• 2. De verantwoording wordt opgesteld op grond van het stelsel van baten en lasten.

• 3. Onverminderd het bepaalde in artikel 13 staat de fractievoorzitter in voor de verantwoording en onder zijn verantwoordelijkheid wordt een eventuele toelichting die de accountant vraagt, verstrekt.

• 4. Alle uitgaven dienen per kostencategorie via een originele factuur, nota of bankafschrift verantwoord te worden en te worden voorzien van een toelichting op de activiteit/besteding in relatie tot het raadswerk en de fractie.

• 5. Elke fractie neemt bij de verantwoording een overzicht van de namen en functies van de tot de fractie behorende fractiemedewerkers op, niet zijnde de fractieassistenten zoals bedoeld in artikel 14.

• 6. Alvorens de verslagen ter controle aan de accountant worden aangeboden, voert de griffie een interne toets uit op volledigheidsaspecten, zoals het volledig ingevuld zijn van het verslag en het aanwezig zijn van alle bewijsstukken.

• 7. De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van:

  • a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

  • b. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

Artikel 11 Controle

• 1. De controle van het verslag vindt vóór 1 maart plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant brengt advies uit aan de raad. Bij de controle wordt door de accountant rekening gehouden met een goedkeuringstolerantie van 1%. Tot een bedrag van maximaal € 100 toetst de accountant wel of er een betalingsbewijs aanwezig is, maar toetst de accountant niet aan artikel 6, lid 1.

• 2. De accountant beoordeelt de verantwoordingen van ieder van de fracties individueel en geeft een rapport van bevindingen af over het geheel.

• 3. Indien de bestedingen die worden verantwoord niet juist, tijdig en volledig zijn, rapporteert de accountant hierover in zijn verslag van bevindingen

Artikel 12 Toepassing Awb

De afdelingen 4.2.1 tot en met 4.2.7 van de Algemene Wet bestuursrecht zijn van toepassing op de financiële vergoeding die een fractie ontvangt. De Algemene subsidieverordening Alkmaar is niet van toepassing

Artikel 13 Overige bepalingen

• 1. De tot een fractie behorende leden zijn verantwoordelijk en aansprakelijk voor de verantwoording en voor eventuele terugbetaling van teveel ontvangen voorschotten. Dit geldt ook als zij de gelden over laten maken aan een rechtspersoon

• 2. In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de raad op voorstel van het presidium

Paragraaf 3 Fractieassistenten

Artikel 14 Benoeming en ontslag fractieassistenten

• 1. Elke fractie die bij de eerste zitting van een nieuwe raad na de verkiezingen als dusdanig is aangemerkt, conform artikel 9, lid 1 van het vigerende Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad, heeft het recht maximaal drie personen, niet zijnde raadsleden, voor te dragen als fractieassistent, ter ondersteuning van de fractie in het raadswerk.

• 2. Elke fractie die ná de eerste zitting van een nieuwe raad ontstaat kan ten hoogste één persoon voordragen als fractieassistent.

• 3. Voorgedragen fractieassistenten die voldoen aan de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet worden door de raad benoemd, beëdigd en ontslagen.

• 4. Fractieassistenten worden gelijkgesteld met leden van de raadscommissies van advies van de raad die conform artikel 82 Gemeentewet zijn ingesteld en hebben alle rechten en plichten die krachtens de wet aan commissieleden toekomen.

• 5. Het fractieassistentschap eindigt:

  • a. wanneer de fractieassistent niet meer voldoet aan de vereisten zoals vermeld in het derde lid;

  • b. bij opzegging door de fractieassistent;

  • c. bij opzegging door de voorzitter van de fractie die de fractieassistent heeft

    voorgedragen;

  • d. van rechtswege de dag na de gemeenteraadsverkiezingen.

• 6. De vigerende gedragscode bestuurlijke integriteit raadsleden is van overeenkomstige toepassing op fractieassistenten.

Artikel 15 Rechten van fractieassistenten

• 1. Fractieassistenten hebben het recht deel te nemen aan en als woordvoerder van de fractie op de treden in de raadscommissies van advies van de raad die conform artikel 82 Gemeentewet door de raad zijn ingesteld, tenzij de wet zich daar tegen verzet.

• 2. Fractieassistenten zijn verplicht tot geheimhouding indien en voor zover voor raadsleden deze verplichting geldt.

• 3. Fractieassistenten hebben recht op een vergoeding voor de werkzaamheden en tegemoetkoming in de kosten, zoals geregeld in de artikelen 3 en 6 van de vigerende Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden..

• 4. Fractieassistenten hebben recht op aanvullende voorzieningen die van gemeentewege aan raadsleden worden verstrekt, zoals een toegangspas tot gebouwen en het gebruik van de fractie- en raadsruimten.

Paragraaf 4 Slotbepalingen

Artikel 16 Uitleg verordening

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de raad.

Artikel 17 Intrekking oude regelingen

• 1. De Verordening ambtelijke bijstand 2016, vastgesteld in de raadsvergadering van 2 juni 2016 en gepubliceerd in het Gemeenteblad 2016 nr. 80894 van 20 juni 2016, wordt ingetrokken;

• 2. De Verordening op de fractieondersteuning gemeente Alkmaar 2017, vastgesteld in de raadsvergadering van 15 december 2016 en gepubliceerd in het Gemeenteblad 2016 nr. 183353 van 28 december 2016, wordt ingetrokken.

• 3. Het Reglement op de fractieassistent, vastgesteld in de raadsvergadering van 2 januari 2015 en gepubliceerd in het Gemeenteblad 2015 nr. 2883 van 13 januari 2015 en laatstelijk gewijzigde bij raadsbesluit van 10 november 2016 en gepubliceerd in het Gemeenteblad 2016 nr. 163393 van 23 november 2016, wordt ingetrokken

Artikel 18 Inwerkingtreding

Deze Verordening treedt in werking op één dag na bekendmaking ervan in het Gemeenteblad.

Artikel 19 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als Verordening op de ambtelijke bijstand, financiële fractieondersteuning en fractieassistenten.

Alkmaar, 29 maart 2018

De raad voornoemd,

P.M. Bruinooge,

voorzitter

F.A.J.M. van Beek,

griffier