Reglement op de raadsdebatten van de gemeente Twenterand 2018

De raad van de gemeente Twenterand;

gezien het voorstel van het raadspresidium;

besluit het:

Reglement op de raadsdebatten van de gemeente Twenterand 2018

vast te stellen.

Tenzij in dit reglement uitdrukkelijk anders wordt vermeld, is het “Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Twenterand 2018” ook van toepassing op de raadsdebatten van de gemeente Twenterand.

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a. raadsdebatten: oordeelsvormende (of meningsvormende) debatten die voorafgaan aan de besluitvormende raadsvergadering;

• b. raad: de raad van de gemeente Twenterand;

• c. college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Twenterand;

• d. fractie: een fractie als bedoeld in het Reglement van Orde;

• e. presidium: het presidium van de raad;

• f. voorzitter: de door de raad benoemde voorzitter van een raadsdebat.

Artikel 2. Planning

• 1. De raadsdebatten worden in principe eens in de vijf weken gehouden, op dinsdagavond en de woensdagavond.

• 2. Jaarlijks wordt in het presidium een vergaderschema opgesteld waarop de dagen zijn vermeld waarop de raadsdebatten wordt gehouden.

• 3. De raadsdebatten worden in de raadszaal van het gemeentehuis gehouden en beginnen in de regel om 19.30 uur en eindigen in de regel uiterlijk om 23.00 uur.

• 4. Het presidium kan in bijzondere gevallen een ander tijdstip en locatie bepalen.

Artikel 3. Doelstelling

• 1. Raadsdebatten hebben voor raadsleden tot doel om een oordeel (of mening) te vormen over allerhande, de raad aangaande onderwerpen.

• 2. Een raadsdebat is gericht op actieve deelname door raadsleden.

Artikel 4. Openbaarheid en geheimhouding

• 1. Raadsdebatten zijn openbaar.

• 2. In bijzondere gevallen kan de agendacommissie of het presidium besluiten dat een debat in beslotenheid en onder geheimhouding plaatsvindt.

• 3. Een besloten debat begint met een ordedebat over de reden van het besloten karakter.

Artikel 5. Voorzitterschap

• 1. De raad benoemt de voorzitters voor de raadsdebatten.

• 2. Een voorzitter van een raadsdebat is belast met het leiden van het debat en het handhaven van de orde conform dit reglement.

• 3. De voorzitter van de raad kan uit hoofde van zijn functie ook als voorzitter van de raadsdebatten fungeren.

Artikel 6. Agenda

• 1. Er is een agendacommissie, bestaande uit de voorzitter van de raad en de raadsgriffier.

• 2. De agendacommissie stelt namens het presidium de agenda voor de raadsdebatten vast. Het presidium kan hiertoe een werkwijze voorschrijven. Eén van die voorschriften is dat de agendapunten (zo veel mogelijk) geclusterd worden naar 'fysieke' onderwerpen en 'sociale' onderwerpen.

• 3. De agendacommissie bepaalt per onderwerp de maximum spreektijd die elke fractie in eerste termijn mag gebruiken.

• 4. De agenda wordt ten minste zes dagen vóór de raadsdebatten aan het college, de leden van de raad en andere belanghebbenden beschikbaar toegezonden of beschikbaar gesteld.

Artikel 7. Spreekregels

• 1. Raadsleden en overige aanwezigen spreken vanaf hun eigen plaats of van de daarvoor aangewezen spreekplaats en richten zich tot de voorzitter.

• 2. Een spreker voert het woord na het van de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.

• 3. De beraadslaging over een voorstel aan de raad geschiedt in ten hoogste twee termijnen. Eerst wordt door fracties onderling gesproken over het voorliggende voorstel. Vervolgens krijgt de portefeuillehouder de gelegenheid een reactie te geven op hetgeen naar voren is gebracht door de fracties. En tot slot is het aan de fracties om het debat af te ronden en te bepalen wat er met het voorstel (procedureel) moet gebeuren. Het college c.q. de portefeuillehouder krijgt in principe geen tweede termijn.

• 4. Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

Artikel 8. Geen stemmingen

• 1. In een debat vinden geen stemmingen plaats.

• 2. Bij een ordevoorstel beslist de voorzitter, op basis van de inbreng uit de fracties.

Artikel 9. Deelname aan de debatten door het college en anderen

• 1. De collegeleden worden standaard uitgenodigd om aan de raadsdebatten deel te nemen.

• 2. Een collegelid wordt in ieder geval geacht aanwezig te zijn als op de agenda onderwerpen uit zijn portefeuille aan de orde komen.

• 3. De agendacommissie kan ook anderen uitnodigen om aan een raadsdebat deel te nemen. Het presidium kan hiertoe een werkwijze voorschrijven.

Artikel 10. Verslag

• 1. Van de raadsdebatten wordt een kort concept verslag gemaakt. Tevens wordt een (beeld-/geluids) opname gemaakt. Deze opname wordt geacht onderdeel uit te maken van het verslag.

• 2. Het verslag wordt (indien mogelijk) in de eerstvolgende raadsvergadering vastgesteld.

• 3. Raadsleden, collegeleden, de voorzitter, de griffier en overige personen die het woord hebben gevoerd, hebben het recht, een voorstel tot verandering aan de raad te doen, indien het (concept) verslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient uiterlijk 36 uur voor de in lid 2 bedoelde vergadering schriftelijk bij de griffier te worden ingediend.

• 4. Het verslag moet minimaal inhouden:

  • a. de namen van de voorzitter, de griffier, de aanwezige raadsleden en collegeleden en de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b. de gedane toezeggingen aan de raad;

  • c. eventueel de tekst van aangekondigde en besproken amendementen of moties;

  • d. de (door de voorzitter uitgesproken) conclusie van een debat.

• 5. Het (concept) verslag wordt opgesteld onder de zorg van de griffier.

Artikel 11. Inspreken

• 1. Belanghebbenden kunnen inspreken bij aanvang van het betreffende raadsdebat. Zij melden dat uiterlijk om 12.00 uur op de dag van het raadsdebat bij de griffie.

• 2. Inspreken is niet mogelijk voor onderwerpen die Informatievoorziening / Raadsbrieven en Externe vertegenwoordiging betreffen of voor onderwerpen waarvoor reeds een hoorzitting heeft plaatsgevonden.

• 3. De maximale spreektijd is 5 minuten.

Artikel 12. Uitkomst van een debat

• 1. Aan het eind van het door hem voorgezeten debat vat de voorzitter de concrete uitkomst samen. Hij formuleert een eindconclusie, op basis van het gestelde in het tweede lid.

• 2. Conclusies aan het einde van het debat vinden plaats op basis van het gewicht van de fracties in raadszetels.

Artikel 13. Onvoorziene gevallen

In die gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing, beslist de voorzitter.

Artikel 14. Inwerkingtreding

• 1. Dit reglement treedt in werking op de dag volgend op haar bekendmaking.

• 2. Op dat tijdstip vervalt het ‘Reglement op de raadsdebatten van de gemeente Twenterand 2012’, vastgesteld bij raadsbesluit van 6 november 2012.

• 3. Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Reglement op de raadsdebatten van de gemeente Twenterand 2018’

Vriezenveen, 13 maart 2018

De raad voornoemd,

de griffier,

drs. R.J.M. Ros

de voorzitter,

drs. A.E.H. van der Kolk

TOELICHTING REGLEMENT OP DE RAADSDEBATTEN VAN DE GEMEENTE TWENTERAND 2012

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 2. Planning

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 3. Doelstelling

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 4. Openbaarheid en geheimhouding

Het debat is in principe openbaar.

In bijzondere gevallen kan de agendacommissie of het presidium besluiten dat een debat in beslotenheid en onder geheimhouding plaatsvindt. Artikel 10 van de Wet Openbaarheid Bestuur geeft daartoe mogelijkheden, bijvoorbeeld als de persoonlijke levenssfeer of vertrouwelijke bedrijfsgegevens in het geding zijn.

Artikel 5. Voorzitterschap

In haar vergadering van 9 december 2008 heeft het raadspresidium het voorzitterschap nader omschreven. Deze zijn nog steeds geldig. De voorzitter is vooral een technische voorzitter, maar wel met dien verstande dat de voorzitter op afstand sturing geeft aan het proces. Dit betekent:

• de voorzitter bewaakt de agenda;

• de voorzitter bewaakt de spreektijden;

• de voorzitter bewaakt de gemaakte afspraken en orde, maar moet ‘de wedstrijd wel aanvoelen’;

• als dat mogelijk is leidt de voorzitter het debat in met een vraagstelling of de bedoeling van het debat;

• de voorzitter trekt zonodig tussentijdse conclusies, maar is daar terughoudend in;

• de voorzitter geeft zonodig samenvattingen, maar is daar terughoudend in;

• de voorzitter sluit het debat af met het memoreren van toezeggingen en het trekken van een eindconclusie: akkoordagenda, bespreekagenda, voor kennisgeving aannemen e.d.

Artikel 6. Agenda

Voor de raadsdebatten stelt de agendacommissie de definitieve agenda op. De verschillende fracties in de raad leveren daartoe onderwerpen c.q. agendapunten aan. Dit gebeurt middels het zogenaamde aanmeldformulier.

De griffie stelt wekelijks dit aanmeldformulier op. Dit formulier bevat mogelijke onderwerpen die voor een raadsdebat geagendeerd kunnen worden. Deze onderwerpen zijn veelal afkomstig van de besluitenlijst van het college, maar kunnen ook via andere kanalen worden aangereikt. Het gaat hier om een groeiende lijst met onderwerpen.

Ongeveer een week voordat de agenda opgesteld wordt, ontvangen de fracties het laatste aanmeldformulier (in de vergadercyclus van ongeveer 5 weken). Middels dit laatste aanmeldformulier kunnen de fracties aangeven of zij een onderwerp behandeld willen zien tijdens een raadsdebat.

Het aanmeldingsformulier bevat de volgende rubrieken:

• 1. Raadsvoorbereiding;

• 2. Overleg college;

• 3. Informatievoorziening / Raadsbrieven;

• 4. Externe vertegenwoordiging;

• 5. Verzoeken van fracties.

ad 1. Raadsvoorbereiding

Bij raadsvoorbereiding gaat het om de voorbereiding van de besluitvorming in de raad. Tijdens het raadsdebat wordt er over het voorstel aan de raad gedebatteerd. Het gaat daarbij om oordeelsvorming /meningsvorming. Als het debat is afgerond komt het onderwerp normaliter op de agenda van de raadsvergadering van twee weken later.

Voor een debat over raadsvoorstellen melden raadsleden zich aan via de griffie. Als zich geen enkele fractie heeft aangemeld voor een onderwerp in deze rubriek, dan wordt zo’n onderwerp geagendeerd op de akkoordagenda van de eerstvolgende raadsvergadering.

ad 2. Overleg college

Bij overleg met het college gaat de raad in gesprek met het college zonder dat er een concreet raadsvoorstel (met concept besluit) voorligt. Doel kan daarbij zijn om richting te geven aan te ontwikkelen beleid of aan de wijze van beleidsuitvoering. Overleg met het college kan ook tot doel hebben om de raadsleden in de gelegenheid te stellen om een zienswijze in te dienen.

Voor onderwerpen in deze rubriek kunnen raadsfracties zich ook aanmelden. Als er geen aanmeldingen zijn, dan wordt er van uit gegaan dat de fracties het eens zijn met de inbreng vanuit het college of dat er geen zienswijzen zijn.

ad 3. Informatievoorziening / Raadsbrieven

Informatievoorziening betreft informatie van het college gericht aan de raad. Het betreft hier zaken die een bevoegdheid betreffen van het college. In het kader van de controlerende rol van de raad kunnen raadsleden het college hierover bevragen of hierover opmerkingen maken. Mocht een zaak voor een fractie van groot belang zijn, dan kan het onderwerp worden aangemeld voor een debat.

Het presidium heeft de aanmeldingsprocedure voor onderwerpen die op het aanmeldformulier genoemd zijn onder de rubrieken “Informatievoorziening / Raadsbrieven“ en “Externe vertegenwoordiging” nauwkeurig vastgesteld.

• Als een fractie een debat wil over een onderwerp die genoemd staat onder één van deze twee rubrieken, dan dient ze het betreffende onderwerp uiterlijk op de woensdag vóór het verschijnen van het laatste aanmeldformulier te laten plaatsen onder rubriek 5 “Verzoeken van fracties”. De fractie dient daartoe een verzoek in bij de griffie per mail. Bij dit verzoek moet tevens een toelichting gegeven worden, waarover het debat dient te gaan. Na het ontvangen van de toelichting zal de griffie het onderwerp vermelden onder 5 ‘verzoeken van fracties’. Een onderwerp dat aangemeld wordt na de hierboven gestelde termijn, wordt op het eerstvolgende aanmeldformulier geplaatst (van de volgende vergadercyclus).

• Een onderwerp die genoemd staat onder één van deze twee rubrieken kan ook aanleiding geven tot het stellen van vragen. Het presidium kan daar richtlijnen voor opstellen. De beantwoording van deze vragen wordt zo veel als mogelijk aan alle raadsleden ter beschikking gesteld. Na de beantwoording van vragen kan een fractie het onderwerp alsnog agenderen voor een raadsdebat (mocht de beantwoording daartoe aanleiding geven).

ad 4. Externe vertegenwoordiging

Onderwerpen onder deze rubriek betreffen de bovenlokale samenwerkingsverbanden waarin de gemeente Twenterand vertegenwoordigd is. De aanmeldingsprocedure is gelijk aan die van “Informatievoorziening / Raadsbrieven” (zie ad 3 hierboven).

ad 5. Verzoeken van fracties

Fracties kunnen ook zelf verzoeken om onderwerpen te agenderen voor een debat. Dit kunnen onderwerpen zijn uit de hierboven genoemde rubrieken 3 en 4, maar ook andere onderwerpen die een fractie van belang vindt. Een fractie die hier voor kiest moet het onderwerp wel zelf inleiden middels een korte toelichting (zodat ook andere fracties zich kunnen voorbereiden en weten waar het debat over moet gaan). Deze toelichting moet uiterlijk op de woensdag vóór het verschijnen van het laatste aanmeldformulier per mail aan de griffie worden aangeleverd. De griffie plaatst deze dan op het (laatste) aanmeldformulier.

Artikel 7. Spreekregels

De leden van de raad en het college spreken in hun termijnen in principe vanaf de termijn microfoon. Interrupties worden gedaan vanaf de interruptie microfoon. Overige spreekbijdragen (zoals bijvoorbeeld een orde voorstel of een stemverklaring kunnen vanaf de eigen plaats gedaan worden.

Anders dan in een raadsvergadering vindt de beraadslaging over een voorstel aan de raad in ten hoogste twee termijnen plaats, waarbij het college in principe geen tweede termijn kent. Het gaat dan met name over kaderstellende onderwerpen onder de rubriek 1 Raadsvoorbereiding van het aanmeldformulier. De achterliggende gedachte daarbij is om de fracties meer onderling te laten debatteren. Het college heeft haar beleidsvoorbereidende rol reeds vervuld en het is nu aan de fracties om daar in een onderling debat een oordeel (mening) over te vormen.

Desalniettemin kan de voorzitter bepalen om aan het college een korte tweede termijn te gunnen, bijvoorbeeld om te kunnen reageren op een gevraagde toezegging, of om een noodzakelijke verduidelijking te kunnen geven of om een geconstateerde misvatting recht te zetten. Het is aan de voorzitter om dit extra moment – indien nodig - toe te staan. Het is niet de bedoeling om dit standaard toe te staan. Hierbij is het nadrukkelijk de verantwoordelijkheid van de voorzitter om dit extra moment niet uit te laten monden in een tweede termijn. Het is uiteraard niet de bedoeling om tijdens dit moment nieuwe vragen aan de wethouder te stellen, het gaat slechts om een korte nadere toelichting, correctie of evt. toezegging.

Ook als de wethouder zelf nog een moment het woord vraagt, kan dit door de voorzitter worden toegestaan.

Onderwerpen onder de rubrieken 2, 3, 4 en 5 zullen over het algemeen meer gebaat zijn bij een normale beraadslaging in twee termijnen en dus ook bij een tweede termijn voor het college. Het gaat dan met name over Overleg met college en over onderwerpen die de controlerende rol van de raad betreffen Informatievoorziening / Raadsbrieven en Externe vertegenwoordiging. Een normale tweede termijn voor het college ligt dan meer in de rede.

Artikel 8. Geen stemmingen

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 9. Deelname aan de debatten door het college en anderen

Raadsleden hoeven niet bij elk agendapunt aanwezig te zijn. De fracties zijn vrij om te bepalen hoe zij hun fractieleden het meest efficiënt kunnen inzetten. Collegeleden worden wel geacht aanwezig te zijn, bij onderwerpen die hun portefeuille betreffen.

Het uitnodigen van anderen (naast raadsleden, collegeleden, voorzitter van de raad en griffier) is alleen aan de orde als dit cruciaal is voor het betreffende onderwerp. Te denken valt bijvoorbeeld aan de onderzoeker of directeur van de rekenkamer om een onderzoek te komen toelichten. Het is niet de bedoeling belanghebbenden uit te nodigen voor een debat. Deze laatsten hebben wel de mogelijkheid om in te spreken (zie artikel 9).

Artikel 10. Verslag

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 11. Inspreken

Voor onderwerpen, die voor het debat geagendeerd staan, kunnen belanghebbenden inspreken.

Artikel 12. Uitkomst van een debat

Aan het eind van een raadsdebat wordt door de voorzitter een conclusie getrokken over het vervolg van een agendapunt (bijvoorbeeld: naar bespreekagenda of akkoordagenda, geen vervolg in de raad, voortzetten in een volgend raadsdebat of voor nader advies terug naar het college). Daarnaast worden toezeggingen gememoreerd.

De conclusie over het vervolg gebeurt formeel op basis van het gewicht van de fracties in raadszetels. In de praktijk zal het echter (veelal) zo zijn, dat als een fractie een agendapunt/raadsvoorstel op de bespreek agenda wenst, dit ook wordt gehonoreerd.

Een agendapunt opvoeren voor de bespreekagenda van de raadsvergadering is niet logisch als daar geen besluitvorming aan gekoppeld is. Wat dat betreft vallen de niet-raadsvoorstellen af, tenzij je daarover bijvoorbeeld een motie wilt indienen.

Enkel en alleen een debat (zonder besluitvorming) hoort in principe in de raadsdebatten thuis en daar ook afgerond te worden. De raadsvergadering is in hoofdzaak besluitvormend.

Onder toezeggingen worden toezeggingen van een portefeuille verstaan. Deze worden door de voorzitter aan het einde van een agendapunt als zodanig benoemd en vervolgens op de toezeggingenlijst geplaatst.

Als een raadsdebat niet is afgerond, dan dient het raadsdebat in principe in een volgend raadsdebat te worden afgerond (en niet in de raadsvergadering). Een eerste termijn in het raadsdebat en een tweede termijn in de raadsvergadering is in principe niet wenselijk.

Artikel 13. Onvoorziene gevallen

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 14. Inwerkingtreding

Dit artikel spreekt voor zich.