Gemeenteblad van Drimmelen
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Drimmelen | Gemeenteblad 2018, 61441 | Verordeningen |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens door de gemeenteraad van Drimmelen 2018
Artikel 1 Definitie ‘publicatie op de website’
Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie door de gemeenteraad van Drimmelen op het openbare, algemeen toegankelijke raadsgedeelte van de website.
Stukken die op de website worden geplaatst, blijven na plaatsing toegankelijk. De geplaatste stukken zijn terug te zoeken tot en met 2009.
Artikel 2 Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens
Personen die het aangaat kunnen aangeven dat zij graag hun persoonsgegevens van de website verwijderd willen zien. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd. Bij een dergelijk verzoek wordt aan de hand van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) respectievelijk de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en aan de hand van deze gedragscode beoordeeld of het laten staan van de persoonsgegevens noodzakelijk is.
Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragslijnen.
Voor wat betreft de categorieën c tot en met f geldt dat betrokkenen actief geïnformeerd worden over vermelde persoonsgegevens.
a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden.
Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, zoals op agenda’s, notulen en politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen, amendementen.
Op de website worden de namen, adressen en telefoonnummers van politieke ambtsdragers gepubliceerd. Hun nevenfuncties moeten bovendien wettelijk openbaar worden gemaakt.
Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt geen beperking, behoudens hetgeen de wet aangeeft, voor het bekendmaken van persoonsgegevens op de website.
b. Persoonsgegevens van ambtenaren
Ambtenaren worden veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking op de website relevant en niet ‘bovenmatig’. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam, de afdeling waar zij werkzaam zijn en het zakelijk emailadres.
Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad, ongeacht of zij voor de gemeente Drimmelen of een andere (overheids)organisatie werkzaam zijn, geldt dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) op de website worden openbaargemaakt, eventueel met vermelding van hun functie en de afdeling waar zij werkzaam zijn en het zakelijk emailadres.
c. Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten
Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt soms voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die, doorgaans handgeschreven, naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten.
Openbaarmaking, dit geldt voor genoemde vormen, zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Dit moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van de brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt.
Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op de website is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen. Hiertoe is het voldoende als de datum van ontvangst en het onderwerp worden vermeld.
Ingekomen brieven en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden als zodanig niet op de website van de raad openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van de datum van ontvangst en een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd.
Ingekomen brieven en petities worden via het beveiligde gedeelte van Ibabs ontsloten zodat raadsleden en burgerleden wel kennis kunnen nemen van de ingekomen stukken waarop persoonsgegevens staan.
Belanghebbenden (pers/burgers) kunnen naar aanleiding van de lijst met ingekomen stukken wel de brieven en petities opvragen bij de griffie. Dergelijke verzoeken zullen dan met toepassing van de Wet openbaarheid van bestuur worden behandeld.
d. Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen.
Personen die tijdens raadsvergaderingen (opinievergaderingen) gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Zij leveren tijdens de vergadering vaak ook de tekst van hun inspraakbijdrage in. Van de opinievergaderingen worden ook opnames gemaakt die via de website te bekijken zijn. Als op de door hen aangeleverde tekst hun adres en eventuele overige persoonsgegevens staan, kunnen deze worden gepubliceerd.
Door in het openbaar het spreekrecht te gebruiken geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website met vermelding van hun naam. Insprekers worden hierop gewezen door middel van het inspreekformulier dat zij ontvangen van de griffie.
Indien een inspreker een tekst inlevert, op papier of digitaal, dan wordt deze bij de besluitenlijst van desbetreffende vergadering gevoegd. De bijdrage wordt zoals deze is ontvangen, dus inclusief eventuele persoonsgegevens, op de website geplaatst. Insprekers worden hier van tevoren op gewezen door de griffie.
e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten.
De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen. Dergelijke stukken zijn veelal afkomstig van het college. Bij zienswijzen, bijvoorbeeld tegen bestemmingsplannen, worden de documenten geanonimiseerd en handtekeningen afgeplakt. De griffie dient te bewaken dat dit ook inderdaad gebeurt.
Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen, wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Ook in dit soort gevallen worden de stukken geanonimiseerd aangeboden aan de gemeenteraad en worden handtekeningen afgeplakt. Bezwaarschriften waarbij de gemeenteraad betrokken is als werkgever worden uitsluitend in een besloten raadsvergadering behandeld. Op het betreffende dossier wordt conform de Gemeentewet geheimhouding opgelegd.
De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen, voor zover deze op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden afgeplakt. De griffie ziet hierop toe.
Dit geldt ook voor raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures en bij de raad ingediende zienswijzen. Indien nodig wordt de zaak in een besloten raadsvergadering behandeld en wordt conform de Gemeentewet geheimhouding opgelegd.
Deze stukken worden via het beveiligde gedeelte van Ibabs ontsloten zodat raadsleden en burgerleden wel kennis kunnen nemen van de ingekomen stukken waarop persoonsgegevens staan.
f. Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad
In het overzicht van activiteiten voor de raad op de website kunnen persoonsgegevens voorkomen van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken. Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of e-mail adressen zijn vermeld.
Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit noodzakelijke gegevens. Er mogen geen andere gegevens op de website worden gepubliceerd dan die voor de activiteit noodzakelijk zijn.
Bij publicatie van activiteiten voor de raad op de website wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een telefoonnummer en/of e-mail adres. Eventuele handtekeningen op bijlagen worden afgeplakt. Vermelding van het adres van de contactpersoon gebeurt niet, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent de betreffende activiteit onvermijdelijk is.
Artikel 4 Anonimiseren van persoonsgegevens
In die gevallen waarin anonimiseren nodig is volgens deze gedragscode wordt aanbevolen de namen te verwijderen. Voor zover het voor een goed begrip van de tekst van documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld aanvrager, klager, (derde-)belanghebbende, reclamant. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de Rechtspraak.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2018-61441.html