Verordening Financiële commissie gemeente Drimmelen 2018

De raad van de gemeente Drimmelen;

 

gelezen het voorstel van de raadswerkgroep P&C en de besluitvorming in de raad

d.d. 8 juni 2017;

 

gelet op artikel 82 en 84 Gemeentewet en de verordeningen ex artikel 212, 213 en 213a van de Gemeentewet;

Besluit:

 

Vast te stellen de navolgende:

 

Verordening Financiële commissie gemeente Drimmelen 2018

Artikel 1 Instelling en begripsbepaling

  • 1.

    Er is een commissie van advies aan de (opinie)raad ingesteld op grond van het bepaalde in artikel 82 en 84 Gemeentewet. Deze commissie is genaamd de financiële commissie.

  • 2.

    In deze verordening wordt verstaan onder:

    • a.

      raad: gemeenteraad;

    • b.

      college: college van burgemeester en wethouders;

    • c.

      commissie: financiële commissie;

    • d.

      wet: Gemeentewet;

    • e.

      griffier: de op grond van artikel 107 wet door de raad benoemde functionaris;

    • f.

      voorzitter: de voorzitter van de commissie

Artikel 2 Doel

  • 1.

    De commissie geeft uitvoering aan de taken omschreven in artikel 3.

  • 2.

    De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

Artikel 3 Taken

De commissie is belast met:

  • 1.

    Ten aanzien van kadernota, begroting en bestuursrapportages:

    De commissie:

    • a.

      bespreekt jaarlijks de financieel technische aspecten van de kadernota, begroting en bestuursrapportages met daarbij horende stukken met de wethouder financiën, hoofd afdeling Middelen, de concerncontroller en/of anderen.

    • b.

      adviseert de raad over de wijze van behandeling van specifieke begrotingsonderdelen.

    • c.

      overlegt en adviseert over de opzet van en de verbetering van de kadernota, begroting, bestuursrapportages en jaarrekening.

  • 2.

    Ten aanzien van controle en jaarrekening:

    De commissie:

    • a.

      bereidt in overleg met het college de procedure tot selectie en de (her)benoeming van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet voor en brengt hierover aan de raad een advies uit.

    • b.

      is het directe aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant.

    • c.

      bespreekt jaarlijks het controleplan van de accountant.

    • d.

      bespreekt de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole en naar aanleiding van specifieke rapportages in opdracht van de raad.

    • e.

      formuleert een advies aan de raad over de wijze van behandeling van specifieke rapportages van de accountant in opdracht van de raad.

    • f.

      houdt toezicht op de kwaliteit van de interne- en externe financiële rapportages, ze overlegt met het college over risicomanagement, weerstandsvermogen en andere actuele financiële thema's.

    • g.

      adviseert de raad over de rapportages in het kader van de P&C cyclus en voor wat betreft het jaarverslag en de jaarrekening, mede aan de hand van de controleverklaring en het accountantsverslag.

    • h.

      adviseert de raad over de uitvoering en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213a Gemeentewet.

    • i.

      bespreekt het jaarlijkse interne controleplan van de gemeente en maakt zo nodig afspraken met de portefeuillehouder financiën en de concerncontroller over de planning- en controlcyclus.

    • j.

      bevordert dat onderzoeken van de accountant, de rekenkamercommissie, de gemeenteraad en het college op het terrein van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid op elkaar worden afgestemd.

Artikel 4 Samenstelling van de commissie

  • 1.

    De commissie bestaat maximaal uit een gelijk aantal leden als er fracties zijn in de gemeenteraad met een minimum aantal leden van vier. Iedere fractie wijst één raadslid of burgerlid aan als vertegenwoordiger.

  • 2.

    Een lid van de raad is voorzitter van de commissie. Tevens wordt er een raadslid als plaatsvervangend voorzitter aangewezen.

  • 3.

    Het lidmaatschap van de commissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raads-, burgerlid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

  • 4.

    Indien door een vacature het aantal leden onder het in het eerste lid benoemde minimum is gekomen, voorzien de fracties onverwijld in de ontstane vacature.

  • 5.

    Het collegelid belast met de portefeuille financiën, de gemeentesecretaris, het hoofd van de afdeling Middelen en de controller zijn vaste adviseur van de commissie.

  • 6.

    Afhankelijk van de agenda kunnen ambtenaren of externen worden uitgenodigd deel te nemen.

Artikel 5 Zittingsduur

  • 1.

    De leden van de commissie worden voor de duur van een raadsperiode benoemd. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen in geval van opengevallen plaatsen.

  • 2.

    Het lidmaatschap vervalt indien het raadslidmaatschap of burgerlidmaatschap beëindigd wordt, door ontslagname of door een door de raad met redenen omkleed besluit.

Artikel 6 Voorzitter en secretaris

  • 1.

    De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden.

  • 2.

    De griffier treedt op als secretaris van de commissie. De secretaris ondersteunt de commissievoorzitter en commissieleden.

Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging

  • 1.

    De commissie vergadert zo vaak als de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

  • 2.

    Bij het vaststellen van de bestuurlijke jaarplanning worden de vergaderingen van de financiële commissie meegenomen.

  • 3.

    De voorzitter deelt tenminste een week tevoren aan de leden mee dat een vergadering wordt gehouden.

  • 4.

    De commissie vergadert niet als niet tenminste de meerderheid van de leden aanwezig is.

  • 5.

    De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

  • 6.

    Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris.

  • 7.

    Het verslag wordt vastgesteld door de commissie en ter kennisname aangeboden aan de gemeenteraad.

  • 8.

    De verslagen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

Artikel 8 Bevoegdheden

  • 1.

    De commissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 3 genoemde taken voorstellen uit te brengen te voorzien van een ontwerp van de door de raad te nemen besluiten.

  • 2.

    In het kader van de uitoefening van haar in artikel 3 genoemde taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de rekenkamer West-Brabant en de accountant.

  • 3.

    De commissie kan de gemeenteraad verzoeken om een externe deskundige om de commissie van advies te dienen.

  • 4.

    De commissie is bevoegd de voorbereidende handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van accountant.

  • 5.

    De commissie is bevoegd voor haar ondersteuning een beroep te doen op de Verordening ambtelijke bijstand.

Artikel 9 Informeren raad

De voorzitter van de commissie of diens plaatsvervanger doet, indien nodig, in de eerstvolgende (opinie)raadsvergadering kort mondeling verslag van de onderwerpen die in de commissie aan de orde zijn geweest.

Artikel 10 Inwerkingtreden en citeertitel

  • 1.

    De verordening wordt aangehaald als “Verordening Financiële commissie gemeente Drimmelen 2018”.

  • 2.

    Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

  • 3.

    Gelijktijdig met inwerkingtreding van dit reglement vervalt de ingestelde auditcommissie en de ingestelde werkgroep P&C d.d. 26 mei 2005.

 

Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 8 maart 2018.

F.M.C. Ronde

Griffier

drs. G.L.C.M. de Kok

voorzitter

Toelichting

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 3 Taken

De genoemde taken in artikel 3 zijn met name gerelateerd aan de werkzaamheden van de accountant. Daarnaast adviseert de commissie over de uitvoering van de financiële verordeningen en over de behandeling van de jaarstukken. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat de commissie treedt in de bevoegdheden van de gemeenteraad. De commissie kan via haar adviezen juist een bijdrage leveren aan het versterken van de controlerende taak van de gemeenteraad.

Artikel 6 Secretaris

In artikel 6 is opgenomen dat de griffier optreedt als ambtelijk secretaris. De secretaris is geen lid van de commissie maar kan wel als adviseur optreden.

Artikel 8 Bevoegdheden

In lid 3 is opgenomen dat de commissie een externe adviseur kan inschakelen. Gezien de mogelijke financiële consequenties hiervan is opgenomen dat het besluit hierover door de gemeenteraad wordt genomen.

 

De in deze toelichting niet genoemde artikelen, spreken voor zich.

Naar boven