Wijziging nadere regels subsidies (procedureregels indieningsvereisten)

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Groningen;

Gelezen het voorstel van 27 februari 2018,

Gelet op:

• Artikel 149 van de Gemeentewet;

• Artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht,

• Artikel 3 lid 2 van de Algemene Subsidieverordening gemeente Groningen 2011;

Overwegende dat:

• het noodzakelijk is om Nadere regels vast te stellen over de gevolgen van het niet nakomen van de procedureregels indieningsvereisten met betrekking tot subsidiedocumenten;

HEEFT BESLOTEN:

ARTIKEL I

Paragraaf 0:2 (Procedureregels indieningsvereisten) van de Nadere regels subsidies gemeente Groningen 2011 wordt ingetrokken en vervangen door een nieuwe paragraaf 0:2 (Titel ongewijzigd), luidende:

Artikel 0:2 Begripsbepalingen

Voor de toepassing van deze nadere regels wordt verstaan onder:

• 1. Verplicht subsidiedocument: Een document dat alle gegevens bevat die van belang zijn voor een zorgvuldige beoordeling van de aanvraag en waarvan de indiening bij het college op grond van de Algemene wet bestuursrecht, de Algemene subsidieverordening gemeente Groningen, de daarbij behorende Nadere regels subsidies gemeente Groningen of bij beschikking tot subsidieverlening verplicht is gesteld.

• 2. Uiterste indieningsdatum: De uiterste datum waarop een verplicht subsidie-document moet zijn ingediend. De Algemene termijnenwet is van toepassing.

• 3. Jaarlijkse subsidie: Een subsidie als bedoeld in artikel 4:51 van de Algemene wet bestuursrecht.

• 4. Tijdige indiening: Een verplicht subsidiedocument is tijdig ingediend als het voor de uiterste indieningsdatum door het college is ontvangen. Bij verzending per post is een verplicht subsidiedocument tijdig ingediend als het voor de uiterste indieningsdatum ter post is bezorgd, mits het niet langer dan een week na de uiterste indieningsdatum is ontvangen.

• 5. Uitstelverzoek: Een verzoek om uitstel voor het indienen van een verplicht subsidiedocument.

Artikel 0:3 Indieningsvereisten

• 1. Als een aanvraag om een jaarlijkse subsidie niet voor de uiterste indieningsdatum is ingediend, stelt het college de aanvrager eenmaal in de gelegenheid de aanvraag alsnog in te dienen. Het college stelt daarvoor een uiterste datum voor welke de aanvraag moet zijn ingediend.

• 2. Het college neemt te laat ingediende aanvragen om subsidieverlening niet in behandeling tenzij het college van mening is dat de aanvrager redelijkerwijs niet in verzuim is.

• 3. Als een verplicht subsidiedocument onvolledig is ingediend, stelt het college de aanvrager eenmaal in de gelegenheid om dit aan te vullen. Het college stelt daarvoor een uiterste datum voor welke de aanvulling moet zijn ingediend. Betreft het een aanvraag om subsidieverlening dan neemt het college de aanvraag niet in behandeling als de gestelde uiterste indieningsdatum ongebruikt is verstreken. Betreft het een ander verplicht subsidiedocument, dan zijn de leden 5 tot en met 9 van dit artikel zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

• 4. Als een subsidieaanvrager of -ontvanger niet in staat is een verplicht subsidiedocument tijdig in te dienen wegens omstandigheden die het college zijn aan te rekenen dan zal het college de indieningsdatum opschorten. De opschorting eindigt zodra de hiervoor bedoelde omstandigheden hebben opgehouden te bestaan. Het college maakt de opschorting van de indieningsdatum schriftelijk aan de subsidieaanvrager of -ontvanger bekend.

• 5. Als na de subsidieverlening een verplicht subsidiedocument niet tijdig is ingediend, stelt het college de aanvrager eenmaal in de gelegenheid het document alsnog in te dienen. Het college stelt daarvoor een uiterste datum voor welke het document moet zijn ingediend.

• 6. Als de in lid 5 bedoelde uiterste termijn ongebruikt is verstreken, doet het college schriftelijk mededeling van de constatering van het verzuim en van het voornemen om een sanctie te treffen.

• 7. De in lid 6 bedoelde sanctie bestaat uit een verlaging van de subsidieverlening met 1% van de verleende subsidie tot een maximum van € 100,00 voor elke dag na die waarop het college het verzuim heeft vastgesteld tot aan de dag waarop het verzuim is opgeheven. Betreft het in lid 5 bedoelde verzuim een aanvraag om subsidievaststelling dan bestaat de sanctie uit een verlaging van de subsidievaststelling met 1% van het bedrag waarop de subsidie zou zijn vastgesteld tot een maximum van € 100,00 voor elke dag na die waarop het college het verzuim heeft vastgesteld tot aan de dag waarop het verzuim is opgeheven.

• 8. De in lid 7 bedoelde sanctie geldt voor elk verplicht subsidiedocument afzonderlijk waarvan de indiening niet tijdig of onvolledig heeft plaatsgevonden.

• 9. Zodra drie maanden zijn verstreken sinds de dag waarop het college het verzuim als bedoeld in de leden 5 en 6 van dit artikel heeft vastgesteld, kan het college de subsidieverlening intrekken.

Artikel 0:4 Uitstelverzoeken

• 1. Een aanvrager kan eenmalig een uitstelverzoek indienen voor maximaal zes weken. Dit kan schriftelijk of langs elektronische weg.

• 2. Het college weigert een uitstelverzoek als:

  • a. dit onbevoegd is ingediend;

  • b. dit later is ingediend dan 14 dagen voor de datum waarop het betreffende document had moeten zijn ingediend;

  • c. dit niet is voorzien van een deugdelijke motivering.

• 3. Het college beslist schriftelijk zo spoedig mogelijk op een uitstelverzoek doch uiterlijk binnen twee weken na ontvangst daarvan.

Toelichting bij paragraaf 0.2 – Procedureregels indieningsvereisten

Algemeen

Met het oog op de snelheid van het subsidieproces is het wenselijk om nadere regels te stellen over de indiening van subsidiedocumenten. Subsidiedocumenten zijn aanvragen om subsidieverlening of subsidievaststelling, tussentijdse rapportages en eventuele andere verplicht gestelde documenten. Het gaat hier niet zozeer om aanscherping van onze huidige handelwijze maar om verduidelijking en om de codificatie van een al langere tijd gebruikelijke gedragslijn. Het doel is om verduidelijking en uniformiteit van de aanvraag- en verantwoordingsprocedure te bereiken.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 0:2 – Begripsbepalingen

• 1. Verplicht subsidiedocument. Een verplicht subsidiedocument is een document dat essentieel is voor het nemen van een deugdelijk subsidiebesluit. Dat zijn een aanvraag om subsidieverlening, een tussentijdse rapportage waarvan de indiening bij verordening, nadere regel of bij beschikking verplicht is gesteld of een aanvraag om subsidievaststelling. Als aan een aanvraag om subsidieverlening een belangrijk onderdeel ontbreekt, zoals een Wnt-verklaring of een activiteitenplan, dan beschouwt het college de indiening als onvolledig. Lid 3 van artikel 0:3 is dan van toepassing. Hetzelfde geldt als aan een aanvraag om subsidievaststelling bijvoorbeeld het activiteitenverslag of de accountants-verklaring ontbreekt. Ook dan beschouwt het college dit subsidiedocument als onvolledig en is lid 3 van artikel 0:3 van toepassing.

• 4. Tijdige indiening. Met de hier gekozen formulering sluiten we aan bij artikel 6:9 Awb. Dit artikel heeft echter betrekking op de indiening van bezwaar- of beroepschriften. Met betrekking tot de tijdige indiening van aanvragen om subsidieverlening of -vaststelling of andere verplichte subsidiedocumenten ontbreken bepalingen in de Awb. XXX XXX De Algemene termijnenwet is van toepassing. Dat houdt in dat een gestelde termijn die eindigt op een zaterdag, een zondag of een algemeen erkende feestdag wordt verlengd tot de eerste dag die geen zaterdag, zondag of een algemeen erkende feestdag is.

Artikel 0:3 – Indieningsvereisten

Het college sluit met de formulering van dit artikel aan bij artikel 6:11 Awb. Als na de herinnering een aanvraag om subsidieverlening niet of te laat wordt ingediend, kan het college besluiten om die aanvraag niet te behandelen.

Er wordt dan geen subsidie verstrekt.

Analoog hieraan zal het college een subsidieaanvraag niet buiten behandeling stellen vanwege te late indiening als het college van mening is dat de aanvrager redelijkerwijs niet in verzuim is.

Is een verplicht gestelde tussentijdse rapportage of een aanvraag om subsidievaststelling onvolledig ingediend, dan stelt het college de subsidieontvanger eenmaal schriftelijk in de gelegenheid de rapportage en/of de aanvraag om subsidie-vaststelling aan te vullen en stelt daarbij een uiterste termijn binnen welke de aanvulling in bezit moet zijn van het college.

De onvolledigheid kan een document betreffen, zoals een accountants- of een Wnt-verklaring, maar het kan ook gaan om de vereiste rechtsgeldige ondertekening of een cruciaal onderdeel van de begroting of van een financieel verslag.

Als de gestelde uiterste termijn ongebruikt is verstreken dan zendt het college een brief waarin het verzuim wordt geconstateerd en waarin een sanctie wordt aangekondigd.

De sanctie bestaat uit een verlaging van de subsidie met 1% (tot een maximum van € 100,00) voor elke dag die de subsidieontvanger in verzuim is. Deze sanctie geldt voor elk document dat te laat wordt ingediend. Het maximum bedrag van de sanctie per te laat ingediend document bedraagt dus circa € 9.000,00 (maar uiteraard nooit meer dan het subsidiebedrag). Afhankelijk van het document kan de verlaging de subsidieverlening betreffen of (bij een aanvraag om subsidievaststelling) de subsidievaststelling.

Stapeling van sancties kan aan de orde zijn, als de subsidieontvanger ten aanzien van meerdere verplichte subsidiedocumenten in verzuim is.

Artikel 0:4 lid 2 onder c – Uitstelverzoeken (deugdelijke motivering)

Uit de motivering van het uitstelverzoek moet blijken dat een tijdige indiening van een verplicht subsidiedocument voor de subsidieontvanger respectievelijk de subsidieaanvrager onmogelijk is en dat het college op grond van de aangevoerde reden redelijkerwijs niet tot het oordeel kan komen dat de aanvrager in verzuim is.

Artikel 0:4 lid 3 – Beslissing op uitstelverzoeken

Het college beslist binnen 14 dagen na ontvangst van een uitstelverzoek of dit wordt ingewilligd. Gebeurt dat niet op tijd dan kan de aanvrager het college met een beroep op de Wet dwangsommen bij niet tijdig beslissen in gebreke stellen. Het college heeft dan maximaal 14 dagen de gelegenheid om het besluit alsnog te nemen. Gebeurt dat niet binnen die termijn dan verbeurt het college een dwangsom overeenkomstig artikel 4:17 Awb.

Artikel 0:4 lid 4. Als het college een uitstelverzoek weigert, handhaaft het college de geldende indieningstermijnen. De artikelen 0:2 en 0:3 blijven dan van toepassing.

Artikel II Deze nadere regel treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Besloten in de collegevergadering d.d. 6 maart 2018.

de burgemeester,

Peter den Oudsten

de secretaris,

Peter Teesink