Budgetregeling gemeente Meerssen 2018

Burgemeester en wethouders van de gemeente Meerssen;

gelet op artikel(en) 18 van de Financiële verordening Meerssen;

besluiten:

vast te stellen de

Budgetregeling gemeente Meerssen 2018

Inleiding:

Deze budgetregeling is een regeling, die past bij de nieuwe werkwijze in de gemeente Meerssen. Hierbij zijn verwijzingen opgenomen naar de mandaatregeling en naar de inkoop- en aanbestedingsregels binnen de gemeente Meerssen.

In deze budgetregeling wordt gesproken over:

• 1. Programma Verantwoordelijke, hetgeen in de praktijk de MT-leden en de adviseur bestuurszaken zijn, die verantwoordelijk zijn voor de financiële en beleidsmatige toelichting per programma, alsmede de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van de uitgaven en inkomsten op dit programma;

• 2. De budgetverantwoordelijke, door de MT-leden aangewezen functionarissen die verantwoordelijk zijn voor een of meerdere taakvelden binnen een programma;

• 3. Budgetbeheerders, die verantwoordelijk zijn voor activiteiten die meerdere taakvelden kunnen raken;

• 4. En de prestatieverklaarders.

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Deze regeling verstaat onder:

• a. budget: een taakstelling, tot uitdrukking komend in inkomsten en uitgaven, verbonden aan een (sub)taakveld of een vastgestelde investering, inclusief het realiseren van de in de begroting of bij de investeringsbeslissing opgenomen prestaties, kengetallen en/of voorschriften.

• b. programma verantwoordelijke: de medewerker aan wie burgemeester en wethouders middelen in de vorm van budget heeft toegekend op programmaniveau en die bevoegd is ten laste van het toegekende budget uitgaven te doen of ten gunste het budget inkomsten te genereren, alsmede zorgdraagt voor goede financiële en beleidsmatige onderbouwingen in de planning en control producten op programmaniveau.

• c. budget-verantwoordelijke: een medewerker aan wie op taakveld niveau middelen in de vorm van een budget wordt toegekend door de programmaverantwoordelijke en die bevoegd is ten laste van het aan hem toegekende budget uitgaven te doen of ten gunste van zijn budget inkomsten te genereren, alsmede hierover verantwoording aflegt middels de planning en controle producten ten behoeve van de programmaverantwoordelijke..

• d. budgetbeheerder: een door de budgetverantwoordelijke aangewezen medewerker, die op sub-taakveld niveau controleert of de goederen en diensten conform afspraak tegen de overeengekomen prijs, kwantiteit en kwaliteit zijn geleverd en de budgetverantwoordelijke ondersteunt bij de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden op grond van deze regeling.

• e. prestatieverklaarder: Een door de bij b, c of d aangewezen medewerker, die namens de gemeente leveringen, diensten en werken, kan accepteren conform offertes, opdrachtbevestigingen en of bestelformulieren.

• f. exploitatiebudget: het reguliere in de begroting opgenomen budget.

• g. investeringsbudget: een budget voor de realisatie van een investering.

• h. raad: de gemeenteraad.

• i. taakveld: een verzameling van eenduidige doelstellingen, resultaten en prestaties, conform de BBV.

• j. titel: het rechtmatig zijn van een transactie.

• k. planning en controle producten: hiermee wordt bedoeld de jaarrekening, de tussentijdse bestuurs- en managementrapportages en de begroting, ten behoeve van de sturing en het afleggen van verantwoording door het college aan de raad. Verder afgekort als P&C.

Hoofdstuk 2 Taken en verantwoordelijkheden

Artikel 2 De budget verantwoordelijkheid

• A) De programmaverantwoordelijke heeft middels mandaat van het college, de verantwoordelijkheid voor een of meerdere programma’s. De programmaverantwoordelijken leggen hierover verantwoording af middels onder andere de P&C-producten. De programmaverantwoordelijke mandateert de budgetten per programma naar een of meerdere budgetverantwoordelijken op de in het BBV voorgeschreven taakvelden.

• B) De budgetverantwoordelijke legt op taakveldniveau verantwoording af middels de P&C-producten. De budgetverantwoordelijke heeft een coördinerende rol en is aanspeekpunt op taakveldniveau voor de P&C-producten. De coördinerende rol houdt o.a. in dat de informatie van de budgetbeheerders op taakveldniveau wordt gebundeld tot een samenhangend verhaal, hetgeen de basis is voor de verantwoording op programmaniveau.

  De budgetverantwoordelijke heeft hiermee de volgende taken/verantwoordelijkheden:

  • 1. is verantwoordelijk voor het, binnen de vastgestelde kaders, realiseren van de (sub)taakvelden en diensten die behoren bij de hem toegewezen budgetten;

  • 2. is verantwoordelijk voor een doelmatig, doeltreffend en rechtmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten;

  • 3. is verantwoordelijk voor een goede onderbouwing van eventuele verschillen tussen raming en realisatie;

  • 4. is verantwoordelijk voor het beheersen van risico’s bij het budget;

  • 5. hanteert bij het aangaan van een financiële verplichting de volgende randvoorwaarden:

    • a. een financiële verplichting mag slechts worden aangegaan, nadat geconstateerd is dat een toereikend budget aanwezig is en het aangaan van de financiële verplichting direct verband houdt met de bij het budget behorende taakstelling;

    • b. meerjarige financiële verplichtingen mogen worden aangegaan, mits de budgetten in de vastgestelde begroting/meerjarenbegroting toereikend zijn;

    • c. financiële verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten:

      • i. kapitaallasten;

      • ii. doorbelastingen van salariskosten;

      • iii. stortingen in reserves en voorzieningen;

      • iv. en post onvoorzien;

  • 6. is verantwoordelijk voor een juiste en tijdige afhandeling van een hem aangeboden factuur;

  • 7. is verantwoordelijk voor het (laten) controleren van de factuur en het (laten) vaststellen of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit;

  • 8. geeft akkoord voor het doen van een betaling binnen het beschikbaar gestelde budget;

  • 9. is verantwoordelijk voor het realiseren van de geraamde inkomsten;

  • 10. legt verantwoording af over de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de besteding van middelen in tussentijdse rapportages en de jaarstukken en is daarom:

    • a) verantwoordelijk voor het up-to-date houden van het normenkader (toetsingskader interne en externe accountscontrole) en bespreekt wijzigingen hierop met de controller.

    • b) verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de regelingen op de regelingenbank en bespreekt wijzigingen hierop met de cluster “Juridische controle”.

    • c) verantwoordelijk voor het signaleren van eventuele proces (uitvoeringsrisico’s) risico’s en bespreekt deze met de controller. Daar waar hij politieke, economische, sociale en of technologische risico’s ziet op hoog niveau, meldt hij deze schriftelijk aan de controller.

• C) De budgetbeheerder ondersteunt de budgetverantwoordelijke en/of programmaverantwoordelijke bij de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden.

  De budgetbeheerder legt controleerbaar vast:

  • a) of de factuur voldoet aan de overeengekomen afspraken/geleverde /te leveren prestatie waarvoor wordt gefactureerd;

  • b) invorderingsopdrachten ten gunste van de budgetten van de budgetverantwoordelijke en/of programmaverantwoordelijke;

  • c) de juiste boekingscodes behorende bij de factuur of invorderingsopdracht;

  • d) een budgetbeheerder kan een of meerdere prestatieverklaarders aanwijzen;

  • e) hetgeen bepaald is onder artikel 2 B lid 5 tot en met 9, is ook voor de budgetbeheerder van toepassing.

• D) De prestatieverklaarders geven hun goedkeuring voor een levering, dienst of werk, nadat zij hebben vastgesteld dat conform opdracht is geleverd. Op grond van deze goedkeuring kan de budgetbeheerder overgaan tot accordering van de factuur.

Artikel 3 Autorisatie van de factuur door de budgetverantwoordelijke en/of budgetbeheerder

• 1. De budgetverantwoordelijke en/of budgetbeheerder geeft pas autorisatie aan de factuur, nadat hij heeft vastgesteld dat er ter zake een titel is en een toereikend budget beschikbaar is.

• 2. Als er geen titel is, gaat de budgetverantwoordelijke en/of budgetbeheerder niet tot autorisatie van de factuur over. De budgetverantwoordelijke en/of budgetbeheerder gaat, als er toereikend budget beschikbaar is, eerst dan tot autorisatie van de factuur over wanneer er een titel is ontstaan, dan wel het bestaan hiervan hem alsnog is gebleken.

• 3. In het geval, waarin er een titel is en dit voor een goede voortgang van de werkzaamheden onvermijdelijk is, kan de budgetverantwoordelijke en of budgetbeheerder – na overleg met de programmaverantwoordelijke en de verantwoordelijke portefeuillehouder -  tot autorisatie van de factuur overgaan, zonder dat daarvoor (toereikend) budget aanwezig is.

Artikel 4 Voorschriften en beperkingen

• 1. Per taakveld wordt 1 budgetverantwoordelijke toegewezen;

• 2. De functie van budgetverantwoordelijke en budgetbeheerder is in principe onverenigbaar met de functie van:

  • a. administrateur;

  • b. treasurer;

  • c. kassier;

  • d. medewerker van de financiële administratie;

  • e. afdelingsconsulent;

  • f. controller.

  Uitzondering hierop zijn bijvoorbeeld rente budgetten, de algemene uitkering etc.

• 3. De programmaverantwoordelijke, de budgetverantwoordelijke en de budgetbeheerders geven op een integere wijze invulling aan het budgethouderschap en mogen een aan hem toegekende bevoegdheid niet zelfstandig uitoefenen in het voordeel van zichzelf of van andere medewerkers.

• 4. Aan de uitoefening van het budgethouderschap kunnen door programmaverantwoordelijke en/of budgetverantwoordelijke specifieke voorschriften en beperkingen worden verbonden.

Artikel 5 Vervanging

• 1. De budgetverantwoordelijke wordt – zo nodig – vervangen door een door de direct leidinggevende (programma-verantwoordelijke) aan te wijzen vervanger.

• 2. De budgetbeheerder wordt – zo nodig – vervangen door een door de budgetverantwoordelijke aan te wijzen vervanger.

• 3. Bij ontbreken van een aangewezen vervanger door de budgetverantwoordelijke of programmaverantwoordelijke, wordt deze bij afwezigheid vervangen door respectievelijk de budgetverantwoordelijke of programmaverantwoordelijke zelf.

• 4. De prestatieverklaarder wordt – zo nodig – vervangen door een door de budgetbeheerder aan te wijzen vervanger.

• 5. Voornoemde onderlinge vervangingen dienen schriftelijk te worden vastgelegd.

Hoofdstuk 3 Budget

Artikel 6 Vaststelling budget

Het budgetrecht ligt bij de raad. De raad stelt de begroting en begrotingswijzigingen vast. De budgetten worden op programmaniveau vastgesteld. Middels het vaststellingsbesluit in de begroting wordt het college geautoriseerd tot het doen van uitgaven en het innen van baten binnen de voor ieder programma beschikbaar gestelde budgetten. Dit geldt tevens voor de realisatie van het investeringsprogramma en de vastgestelde beheersplannen kapitaalgoederen van het betreffende jaar. De verdere mandatering van budgetten wordt geregeld in deze regeling.

Artikel 7 Schuiven met budgetten

• 1. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 2 is de programmaverantwoordelijke of de budgetverantwoordelijke bevoegd te schuiven tussen budgetten:

  • a. binnen hetzelfde taakveld;

  • b. binnen een investeringsbudget;

• 2. Bij het schuiven met budgetten geldt het volgende:

  • a. de verschuiving moet inhoudelijk binnen de vastgestelde beleidskaders passen;

  • b. een niet geraamde baat mag niet ter compensatie dienen van niet een geraamde last of overschrijding;

• 3. Een verschuiving die structureel van aard is moet in de eerstvolgende begroting of managementrapportage worden verwerkt.

• 4. De volgende kostensoorten komen niet voor verschuiving in aanmerking:

  • a. post onvoorzien;

  • b. rente en afschrijving;

  • c. reserves en voorzieningen;

  • d. doorbelastingen salarissen.

Artikel 8a Onder- en overschrijdingen

• 1. De budgetten zijn taakstellend en maximaal. Dit geldt zowel voor de exploitatiebudgetten, als voor de investeringsbudgetten.

• 2. Als er sprake is van een te verwachten overschrijding onderzoekt de programmaverantwoordelijke, budgetverantwoordelijke en of budgetbeheerder of er ruimte is binnen het taakveld of het programma. Als die mogelijkheden er niet zijn, dient de programmaverantwoordelijke en/of de budgetverantwoordelijke om aanpassing van het budget te vragen in tussentijdse rapportages.

• 3. Als er niet gewacht kan worden op de besluitvorming bij de tussentijdse rapportage verzoekt de programmaverantwoordelijke, budgetverantwoordelijke en of budgetbeheerder tussentijds om aanvullend budget aan het college.

• 4. De programmaverantwoordelijke, budgetverantwoordelijke en of budgetbeheerder geven een toelichting op de afwijkingen.

Artikel 8b Budgetbeheer nadere spelregels

• 1. De budgetbeheerder en budgetverantwoordelijke legt de overeenkomsten die zij zijn aangegaan zodanig vast dat de actuele stand van het budget ten opzichte van het totaal beschikbare budget en de voortgang van het project zichtbaar is.

• 2. De programmaverantwoordelijke, budgetverantwoordelijke en of budgetbeheerder mag zonder toestemming van het college geen opdrachten verstrekken of overeenkomsten aangaan die inhoudelijk niet overeenstemmen met de omschrijving van de betreffende begrotingspost of het plan of bestek bij een werk / investeringsbudget.

Artikel 9 Looptijd budget

• 1. Een exploitatiebudget wordt toegekend voor de duur van 1 jaar.

• 2. Een investeringsbudget heeft een looptijd van maximaal twee jaar na beschikbaarstelling.

• 3. Van lid 2 kan worden afgeweken mits dit bij de votering van het investeringsbudget specifiek door de raad is vastgesteld.

• 4. De raad kan besluiten achteraf de termijn van twee jaar voor investeringsbudgetten te verlengen.

Artikel 10 Dringende uitgaven zonder budget

Voor dringende uitgaven voor activiteiten die onuitstelbaar, onvoorzienbaar en onontkoombaar zijn en waarvoor geen budget beschikbaar is gesteld, wordt in overleg met de budgetverantwoordelijke gezocht naar ruimte binnen de beschikbaar gestelde budgetten.

Waar extra middelen noodzakelijk zijn voor deze 3O’s en de post onvoorzien wordt aangewend, vraagt het college van burgemeester en wethouders achteraf goedkeuring aan de Raad.

Hoofdstuk 4 Relatie andere besluiten

Artikel 11 Financiële verordening, Algemeen Mandaatbesluit, Inkoop- en aanbestedingsbesluit en –beleid

• 1. Onverminderd de gehoudenheid aan overige (wettelijke) bepalingen, nemen de programmaverantwoordelijke, de budgetverantwoordelijke en de budgetbeheerders bij de uitvoering van deze regeling altijd de bepalingen van de Financiële verordening, het Algemeen Mandaatbesluit, het Inkoop- en aanbestedingsbesluit en –beleid in acht.

• 2. Bij eventuele strijdigheid met deze regeling prevaleren, in deze volgorde, de Financiële verordening, het Algemeen Mandaatbesluit, het Inkoop- en aanbestedingsbesluit en –beleid.

Hoofdstuk 5 Slotbepalingen

Artikel 12 Maatwerk voor wijzigingen in de organisatie

• 1. Ingeval van een tijdelijke of definitieve wijziging van werkwijzen en/of in de organisatiestructuur, kan het managementteam in de geest van deze budgetregeling nadere besluiten nemen voor het toepassen van maatwerk.

• 2. Besluiten als bedoeld in het eerste lid worden ter kennisneming aan de portefeuillehouder financiën aangeboden.

Artikel 13 Hardheidsclausule

Burgemeester en wethouders kunnen één of meer artikelen buiten toepassing laten of daarvan afwijken, indien toepassing van deze artikelen leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.

Artikel 14 Intrekking oude regeling

De regeling Budgethouders gemeente Meerssen 1997, zoals vastgesteld bij college besluit van 17 december 1996, wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarstukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze regeling in werking treedt.

Artikel 15 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking.

Artikel 16 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Budgetregeling gemeente Meerssen 2018.

Aldus besloten in de vergadering van 27 februari 2018.

Burgemeester en wethouders,

de gemeentesecretaris,

de burgemeester,