Gemeenteblad van Oegstgeest

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
OegstgeestGemeenteblad 2018, 52157Beleidsregels



Evenementenbeleid Oegstgeest 2016

Leeswijzer

 

In hoofdstuk één van dit evenementenbeleid wordt de inleiding behandeld. Hierin wordt uitgelegd waarom actualisatie van het evenementenbeleid noodzakelijk is en welk doel de gemeente Oegstgeest heeft met het opstellen van het geactualiseerde evenementenbeleid.

 

In hoofdstuk twee wordt de rolverdeling omschreven. De verantwoordelijkheden van de organisator, de gemeente Oegstgeest en de brandweer, politie en de GHOR worden beschreven.

 

In het derde hoofdstuk wordt een definitie gegeven van het begrip evenement. De grondslag om een evenementenvergunning te verlenen staat in de Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Oegstgeest 2013. Ook wordt aangegeven in welke risicoklassen evenementen worden ingedeeld, dit aan de hand van het kader evenementenveiligheid Veiligheidsregio Hollands Midden. Tot slot gaat hoofdstuk drie in op de doorlopende evenementenvergunningen en het maximumstelsel per deelgebied voor evenementenvergunningen.

 

Hoofdstuk vier gaat in op de procedure rondom een aanvraag evenementenvergunning. Naast het vergunningsverleningsproces wordt de toezicht en handhaving op vergunningsvoorschriften behandeld.

 

Hoofdstuk vijf gaat in op de overige vergunningen, ontheffingen en meldingen die nodig (kunnen) zijn voor het organiseren van een evenement.

 

Tot slot zijn in dit evenementenbeleid bijlagen opgenomen. De volgende bijlagen zijn opgenomen:

  • Algemene Plaatselijke Verordening Gemeente Oegstgeest 2013;

  • Risicoscan;

  • Veiligheidsplan;

  • Evenementenkaart.

     

1. Inleiding

 

Hoofdstuk één behandelt de aanleiding voor het opstellen van het geactualiseerde evenementenbeleid en beschrijft welk doel de gemeente Oegstgeest wilt bereiken met uitbrengen van het geactualiseerde evenementenbeleid.

1.1 Aanleiding

Op 29 september 2011 is het evenementenbeleid in werking getreden. De nota evenementenbeleid is geschreven om het proces van vergunningverlening voor evenementen in goede banen te leiden. Het beleid beoogt een duidelijk kader te geven waarmee de beste voorbereiding, begeleiding en beoordeling van een evenement mogelijk is.

 

Na vaststelling van de nota evenementenbeleid in 2011 zijn er diverse ontwikkelingen geweest die het noodzakelijk maken het evenementenbeleid te actualiseren.

 

Zo hebben zich de afgelopen jaren bij diverse evenementen incidenten voorgedaan. Hierbij kan gedacht worden aan recente gebeurtenissen als het ongeval met de monstertruck in Haaksbergen, de strandrellen tijdens een muziekevenement bij Hoek van Holland en de Loveparade in Duisburg.

 

Om de veiligheid te waarborgen bij evenementen is een kader evenementenveiligheid vastgesteld door de Veiligheidsregio Hollands Midden (VRHM). De vergunningverlening vindt onder andere plaats door het toepassen van de risicoscan en het veiligheidsplan. Het kader en de bijbehorende risicoscan en veiligheidsplan zijn toegepast in het geactualiseerde evenementenbeleid.

 

Uit de evaluatie met betrokken partijen, zoals hulpverleningsdiensten en de voorzitters van de winkeliersverenigingen, is gebleken dat de nota evenementenbeleid uit 2011 geen uniformiteit biedt in aanpak en uitvoering. De nota evenementenbeleid is onvoldoende helder bij betrokken partijen en wordt als te beperkt ervaren.

Ook stellen zij dat er onvoldoende afstemming heeft plaatsgevonden en dat het evenementenbeleid geen concrete afspraken bevat. De betrokken partijen hebben aangegeven dat zij graag hun uitgesproken wensen terug willen zien in het nieuwe evenementenbeleid. De hulpdiensten stellen eveneens dat er veel onduidelijkheid is in de huidige situatie en hebben baat bij een integraal en stevig evenementenbeleid.

 

Naast de meningen en ervaringen van de betrokken partijen, is eveneens de werking van het evenementenbeleid onderzocht door N. Ganzevles. N. Ganzevles heeft, als student aan de opleiding Integrale Veiligheidskunde, zijn scriptieonderzoek uitgevoerd binnen de gemeente Oegstgeest.

Uit het onderzoek dat is uitgevoerd door N. Ganzevles, blijkt dat het evenementenbeleid onvoldoende onder de aandacht is bij betrokkenen en dat de beschreven werkwijze niet de gewenste handvaten biedt.

Hij concludeert dat het huidige evenementenbeleid voor A-evenementen voldoende houvast biedt. Echter komt uit de onderzoeksresultaten naar voren dat het vergunningverleningstraject van B- en C-evenementen meer aandacht vraagt.

 

Daarnaast is per 1 januari 2013 en 1 januari 2014 de Drank- en Horecawet gewijzigd, deze wijzigingen zijn meegenomen in het huidige evenementenbeleid.

 

Tot slot is op de website van de gemeente Oegstgeest een digitaal aanvraagformulier geplaatst, waarmee een evenement kan worden aangevraagd. In het geactualiseerde evenementenbeleid wordt ingegaan op het digitale aanvraagformulier, zodat organisatoren vertrouwd raken met het invullen van het digitale aanvraagformulier, in plaats van met het fysieke formulier.

1.2 Doel van het evenementenbeleid

Om te zorgen voor een goed georganiseerd evenementenaanbod is er behoefte aan een eenduidig evenementenbeleid.

 

Inwoners, organisatoren, hulpverleners en ondernemers weten met het nieuwe evenementenbeleid welke richtlijnen en regels gehanteerd worden met betrekking tot het organiseren van evenementen. Eveneens wordt duidelijk wat zij van de gemeente kunnen verwachten.

1.3 Wijzigingen

De voornaamste wijzigingen ten opzichte van het evenementenbeleid uit 2011 zijn:

 

  • het toepassen van regionale afspraken, zoals het kader evenementenveiligheid vastgesteld door Veiligheidsregio Hollands Midden;

  • een actueel toetsingskader;

  • het toepassen van wetswijzigingen rondom de Drank- en Horecawet;

  • een aangepast maximumstelsel voor evenementenvergunningen;

  • aanpassing van de doorlopende evenementenvergunningen.

2. Rolverdeling

 

In hoofdstuk twee worden de verantwoordelijkheden van de betrokken partijen beschreven, namelijk de organisator/ondernemer, de gemeente Oegstgeest en de brandweer, politie en de GHOR.

2.1 Organisator / ondernemer

De organisator is hoofdverantwoordelijk voor het gehele evenement. De organisator vraagt een evenementenvergunning aan voor het mogen organiseren van een evenement. Voor de beoordeling van de aanvraag is het noodzakelijk dat de organisator tijdig alle benodigde informatie verschaft. Zodoende levert de organisator tijdig en correct een complete vergunningsaanvraag, veiligheidsplan en eventueel andere documenten in.

 

Tevens is de organisator verantwoordelijk voor:

  • het naleven van de gestelde voorschriften in de vergunning;

  • een veilig en ordelijk verloop van het evenement;

  • het voorkomen en beperken van overlastaspecten (geluid, afval, parkeren etc.).

2.2 Gemeente Oegstgeest

De burgemeester is, op grond van artikel 172 Gemeentewet, belast met de handhaving van de openbare orde. De burgemeester is eveneens bevoegd overtredingen van wettelijke voorschriften die betrekking hebben op de openbare orde, te beletten of te beëindigen. Ook is de burgemeester bevoegd om bij ernstige vrees voor het ontstaan van verstoring van de openbare orde bevelen te geven die noodzakelijk zijn voor de handhaving van de openbare orde.

Ook is de burgemeester, conform artikel 174 lid 2 Gemeentewet, bevoegd bij de uitoefening van het toezicht op openbare samenkomsten en vermakelijkheden, alsmede op de voor het publiek openstaande gebouwen, bevelen te geven die voor de bescherming van veiligheid en gezondheid nodig zijn.

De gemeente Oegstgeest is eveneens verantwoordelijk voor naleving van de vergunning en de daaraan verbonden voorschriften.

2.3 Brandweer, politie en de GHOR

Brandweer

 

De brandweer heeft een adviserende rol bij de vergunningverlening. De brandweer toetst de aanvraag op een aantal brandveiligheidseisen.

 

De kerntaken van de brandweer zijn brandweerzorg, hulpverlening en voorbereiding op de hulpvraag. De brandweer heeft eveneens de wettelijke taak ten behoeve van de brandveiligheid om:

 

  • te zorgen voor het voorkomen, beperken en bestrijden van brand;

  • brandgevaar te beperken en het voorkomen en beperken van ongevallen bij brand;

  • het beperken en bestrijden van gevaar voor mensen en dieren bij ongevallen anders dan bij brand.

 

Politie

 

De politie heeft een adviserende rol bij de vergunningverlening.

Ook dient de politie er onder andere op toe te zien dat regels worden nageleefd en dat de openbare orde niet wordt verstoord. De politie kan op grond van haar wettelijke bevoegdheid, indien nodig, handhavend optreden.

 

GHOR

 

De Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR) is de overheidsorganisatie die verantwoordelijk is voor de coördinatie van geneeskundige hulpverlening bij zware ongevallen en rampen.

 

De GHOR is een organisatie die ervoor moet zorgen dat bij grote ongevallen en rampen, de verschillende organisaties die zich met geneeskundige hulpverlening bezighouden, ambulancediensten, ziekenhuizen, huisartsen, GGD etc, samen één hulpverleningsketen vormen.

 

De GHOR is verantwoordelijk voor preventieve openbare gezondheidszorg, psychosociale hulpverlening bij ongevallen en rampen en geneeskundige hulpverlening somatisch (lichamelijk).

 

Eveneens adviseert de GHOR op verzoek aan gemeente bij grootschalige evenementen om gezondheidsrisico’s te beperken. En coördineert de GHOR verschillende gezondheidsorganisaties, waaronder de GGD, ambulancediensten en ziekenhuizen/traumacentra.

2.4 Inwoner

Naast de organisator van een evenement zijn er ook de inwoners die direct of indirect te maken krijgen met het te organiseren evenement. Zij worden op de hoogte gesteld van de aanvraag van de evenementenvergunning en de vergunningverlening. Naast de mogelijkheid van eventuele bedenkingen en bezwaren van derden tegen het evenement is het van belang om te weten welke behandelingsfasen er zijn.

3. Evenement

 

De grondslag om een evenementenvergunning te verlenen staat in de Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Oegstgeest 2013. Ook wordt aangegeven in welke risicoklassen evenementen worden ingedeeld, dit aan de hand van het kader evenementenveiligheid Veiligheidsregio Hollands Midden. Tot slot gaat hoofdstuk drie in op doorlopende evenementenvergunningen en het maximumstelsel per deelgebied voor evenementenvergunningen.

3.1 Algemene Plaatselijke Verordening

De basis voor een evenement is geregeld in de Algemene Plaatselijke Verordening (hierna; APV). In de artikelen 2:24, 2:25 en 2:26 in de APV zijn bepalingen opgenomen voor het organiseren van evenementen.

 

In artikel 2:24 APV is een begripsbepaling opgenomen over wat een evenement is. Deze begripsbepaling bevat meerdere elementen. Voor een goede beoordeling van het begrip evenement is hierop een toelichting nodig. In bijlage 1 van dit evenementenbeleid is een toelichting opgenomen.

 

Het kan zijn dat er, naast de evenementenvergunning, meerdere vergunningen, ontheffingen of meldingen ingediend of aangevraagd moeten worden. Deze overige vergunningen, ontheffingen en meldingen zijn opgenomen in hoofdstuk vijf.

 

In artikel 2:25 APV wordt onderscheid gemaakt tussen een evenement waarvoor een vergunning nodig is en een evenement waar volstaan kan worden met een melding.

3.2 Meldingsplichtig evenement

In artikel 2:25 lid 2 van de APV zijn de vereisten voor een klein evenement vastgelegd. Artikel 2:25 lid van de APV is te lezen in bijlage 1 van dit evenementenbeleid.

 

Indien de aanvraag voldoet aan artikel 2:25 lid 2 van de APV voldoet, dan dient de aanvrager een melding in te dienen via het mailadres van de gemeente Oegstgeest: info@oegstgeest.nl.

3.3 Vergunningplichtig evenement

Als een evenement niet voldoet aan de voorwaarden in artikel 2:25 lid 2 van de APV, dan moet een evenementenvergunning worden aangevraagd. Het evenementenvergunning kan worden aangevraagd middels een fysiek formulier, echter heeft de gemeente Oegstgeest per 1 september 2015 een digitaal formulier. Het digitale formulier is te vinden op de website van de gemeente Oegstgeest.

 

Er wordt onderscheid gemaakt tussen een A-, B-, of een C-evenement. De gemeente Oegstgeest maakt, om te bepalen of een evenement onder de categorie A, B of C valt, gebruik van een risicoscan.

Het onderscheid tussen A-, B-, en C-evenementen en de risicoscan zijn opgenomen in het kader evenementenveiligheid Veiligheidsregio Hollands midden.

3.4 Kader evenementenveiligheid Veiligheidsregio Hollands Midden

In het veiligheidsregio Hollands Midden (hierna: VRHM) is het kader evenementenveiligheid Veiligheidsregio Hollands midden vastgesteld. Het kader is vastgesteld om risico’s ten aanzien van de veiligheid en gezondheid van inwoners zoveel mogelijk te beperken.

 

Aan het kader ligt een aantal wettelijke bepalingen en overige uitgangspunten ten grondslag:

 

  • gemeenten hebben de regie op het proces van aanpak van B- en C-evenementen en bepaalt of het evenement een A-, B- of C-evenement is;

  • de organisator is primair verantwoordelijk voor de veiligheid van een evenement;

  • gemeenten zijn verantwoordelijk voor het verlenen van vergunningen voor evenementen;

  • de burgemeester is verantwoordelijk voor het handhaven van de openbare orde in zijn gemeente;

  • de landelijke handreiking evenementenveiligheid 2012 is richtinggevend voor de manier waarop in de Veiligheidsregio Hollands Midden met evenementen wordt omgegaan;

  • het kader evenementenveiligheid VRHM geeft een praktische vertaling van de landelijke handreiking evenementenveiligheid;

  • binnen de VHRM wordt gewerkt met regionaal eenduidige formats.

De volgende instrumenten worden ingezet om risico’s te beheersen:

  • -

    Risicoscan (3.5);

  • -

    Veiligheidsplan (met verkeers- en bordenplan) (3.6);

  • -

    Evenementenkalender (3.7).

3.5 Risicoscan

De gemeente Oegstgeest toetst elke vergunningsaanvraag met een risicoscan. Een voorbeeld van een risicoscan is opgenomen in bijlage 2.

 

De uitkomst van deze risicoscan bepaalt, samen met de inbreng van lokale kennis en expertise, de behandelaanpak van het evenement. De hulpdiensten, zoals politie, brandweer en de GHOR, zullen zich in principe alleen inzetten bij incidenten en calamiteiten.

Door voorafgaand aan het evenement de mogelijke risico’s in kaart te brengen, kan worden bepaald of deze tot een acceptabel niveau gereduceerd kunnen worden. Dit kan door het treffen van (preventieve) maatregelen en het stellen van voorschriften aan de evenementenvergunning op basis van de APV. Hierbij kan gedacht worden aan het inzetten van beveiliging en verkeersregelaars.

 

Aan de hand van de risicoscan en de lokale expertise wordt een evenement in een risicoklasse ingedeeld. Er zijn drie risicoklassen:

Regulier evenement (A-evenement)

 

Evenement, waarbij het (zeer) onwaarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergen van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.

 

Aandacht evenement (B-evenement)

 

Evenement, waarbij het mogelijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergen van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.

 

Risicovol evenement (C-evenement)

Evenement, waarbij het (zeer) waarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergen van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.

3.6 Veiligheidsplan

De organisator is verplicht om vanaf een B-evenement een veiligheidsplan in te dienen. Een voorbeeld van een veiligheidsplan, conform het format van de VRHM, is opgenomen in bijlage drie van dit evenementenbeleid.

 

In het veiligheidsplan moeten de te treffen maatregelen en afspraken voor het evenement beschreven worden. Het is van belang dat dat de rollen, taken en verantwoordelijkheden helder en eenduidig worden beschreven. Middels het veiligheidsplan wordt inzichtelijk welke risico’s het evenement met zich meebrengt en welke maatregelen de organisator daarop treft.

 

Eveneens wordt vanuit het veiligheidsplan de verplichting gesteld voor de organisator om bij wegafsluitingen een verkeers- en bordenplan in te dienen. In dit plan staat welke maatregelen de organisator treft met betrekking tot verkeer en vervoer. Het dient minimaal uit een plattegrondtekening te bestaan, waarop de diverse verkeersmaatregelen worden aangegeven. Hierbij valt te denken aan verkeersregulering, parkeergelegenheid, bebording, route openbaar vervoer en aanrijroutes voor de hulpdiensten.

 

 

Het organiseren van evenementen wordt echter zo veel mogelijk georganiseerd op locaties waar het verkeer er geen hinder van ondervindt. Het openbaar vervoer en verkeer moeten zonder beperkingen en/of omleidingen van de openbare weg gebruik maken. Wegafsluitingen worden om deze reden slechts beperkt toegestaan.

3.7 Evenementenkalender

De gemeente Oegstgeest doet uiterlijk 1 november opgave van de inhoud van de lokale planningskalender aan de regionale evenementen coördinatie in de VRHM. Organisatoren, gemeenten, hulpverleningsdiensten, inspecties en andere betrokkenen hebben behoefte aan een overzicht van geplande en voor aangekondigde evenementen (planningskalender). Dit helpt organisatoren om te komen tot een geschikte datum en locatie voor hun (nieuw) te organiseren evenement. De regionale evenementenplanningskalender helpt gemeenten en hulpverleningsdiensten om te komen tot een optimale spreiding van evenementen over locaties en tijdstippen. Zo kan het leveren van de benodigde capaciteit vanuit de betrokken diensten voor een B- of C-evenement in een ander daglicht komen te staan wanneer dit bijvoorbeeld tegelijkertijd plaatsvindt met één of meerdere andere evenementen in de regio. De evenementenplanningskalender kan worden gebruikt voor communicatie naar organisatoren en publiek.

 

De gemeente Oegstgeest houdt zelf, inclusief A-evenementen, een lokale evenementenkalender bij, deze is te vinden op de website van de gemeente Oegstgeest.

 

Eveneens wordt via http://www.oegst.nl/opdatum een kalender bijgehouden met alle evenementen binnen de gemeente Oegstgeest. De kalender op deze website wordt niet bijgehouden door de gemeente Oegstgeest.

3.8 Terugkerende evenementen

In het vorige evenementenbeleid is opgenomen dat terugkerende evenementen een bijzondere positie krijgen in het evenementenbeleid.

 

Om de voorrang van evenementen te bewerkstelligen werd het voor deze evenementen mogelijk gemaakt om een vergunning aan te vragen voor ten hoogste vijf jaar. Voor het verlenen van een doorlopende evenementenvergunning moest de organisatie voldoen aan een aantal voorwaarden. De organisatoren dienen voor het eerste jaar een aanvraag bij de gemeente in te dienen. Deze aanvraag dient zo volledig mogelijk te zijn, maar vermeldt in ieder geval de datum, de plaats van het evenement en de activiteiten die zullen plaatsvinden.

Zijn die activiteiten niet bekend, dan wordt uitgegaan van de activiteiten die het jaar voor de aanvraag hebben plaatsgevonden.

Voor de vier daaropvolgende jaren dient een melding gedaan te worden van de nieuwe data tenzij deze reeds bij de gemeente bekend zijn. De melding dient voor 19 november van het jaar ingediend te zijn, zodat het evenement op de evenementenkalender terecht komt.

 

 

Echter, het evenement wordt door organisatoren vaak niet voor 19 november doorgegeven. Eveneens worden nieuwe activiteiten vaak niet vermeld. Besloten is om, mede naar aanleiding van de evaluatie met de hulpdiensten, af te zien van meerjarige vergunningen. Alle afgegeven meerjarige vergunningen blijven staan, echter komen er geen meerjarige vergunningen bij. De organisator dient zodoende elk jaar een nieuwe aanvraag in te dienen, zodat deze elk jaar getoetst wordt.

 

Als een afgegeven meerjarige vergunning verloopt, dan dient de organisator van deze vergunning eveneens elk jaar een nieuwe evenementenvergunning aan te vragen.

3.9 Maximumstelsel evenementenvergunningen

In het vorige evenementenbeleid zijn, in het belang van openbare orde en veiligheid, een maximum aantal evenementenvergunningen per gebied vastgesteld. Als het maximaal aantal verleende vergunningen is bereikt, dan was dat een reden om een aanvraag af te wijzen.

 

Een overzicht met een indeling van de deelgebieden is te vinden in bijlage 4. Deze kaart is enkel bedoeld om de vergunningen te verdelen en is niet bedoeld om evenemententerreinen aan te wijzen. In het vorige evenementenbeleid was per deelgebied het maximaal aantal evenementenvergunningen op jaarbasis vastgesteld:

 

  • Centrum 1: 10, waarvan 8 in de De Kempenaerstraat;

  • Centrum 2: 20, waarvan maximaal 14 in de Irislaan/Lange Voort en maximaal 4 op het parkeerterrein Lijtweg;

  • Poelmeer/Poelgeest: 6;

  • Haaswijk / Morsebel / Oegstgeester Kanaal / Klinkenbergerplas: 8, waarvan 5 op het Boerhaaveplein;

  • Nieuw-Rhijngeest: 6, waarvan 4 op Park Landskroon.

 

Naar aanleiding van de evaluatie is besloten om het maximaal aantal evenementenvergunningen per deelgebied te wijzigen:

 

  • Centrum 1: 14; waarvan maximaal 12 in de De Kempenaerstraat;

  • Centrum 2: 26, waarvan maximaal 20 in de Irislaan/Lange Voort;en waarvan maximaal 12 evenementen op de zondag in de Irislaan/Lange Voort.

  • Poelmeer/Poelgeest: 6;

  • Haaswijk / Morsebel / Oegstgeester Kanaal / Klinkenbergerplas: 8, waarvan 5 op het Boerhaaveplein;

  • Nieuw-Rhijngeest: 6, waarvan 4 op Park Landskroon.

 

Gebleken is dat de twee winkelgebieden geen evenementen op de zondag kunnen organiseren, dit omdat zij aan het maximum aantal evenementenvergunningen zitten dat is vastgesteld.

 

 

 

In de Retailvisie Leidse Regio, waarin de ontwikkeling van winkelgebieden in de Leidse Regio is onderzocht, wordt gesteld dat het organiseren van tijdelijke evenementen helpt om in sterke mate de identiteit van het winkelgebied te bepalen en te kleuren. In de Retailvisie staat omschreven dat meer aandacht voor terugkerende evenementen er voor zorgt dat er meer levendigheid in een winkelgebied komt en dat het zorgt voor een langere verblijfstijd van de bezoeker.

 

Eveneens wordt in het onderzoek gepleit voor het stimuleren van koopzondagen, mede door het organiseren van evenementen op de zondag. Overigens is in artikel 4, lid 1 van de Zondagswet opgenomen dat op zondag voor 13.00 uur geen openbare vermakelijkheden, zoals evenementen, plaatsvinden.

 

Er is voor gekozen om bij de twee winkelgebieden, Lange Voort/Irislaan en de De Kempenaerstraat, het aantal evenementenvergunningen dan ook te verhogen. Het is voor winkeliersvereniging De Kempenaerstraat mogelijk om vier evenementen extra te organiseren en voor winkeliersvereniging Irislaan/Lange Voort is het mogelijk om zes evenementen extra te organiseren. Hierbij heeft de gemeente Oegstgeest gekeken naar de verschillende belangen, waarbij rekening is gehouden met de wensen van de winkeliersverenigingen en met het verlangen van omwonenden voor een leefbaar woonklimaat.

 

Het maximum aantal evenementen is voor winkelgebied Lange Voort/Irislaan verhoogd met zes extra evenementen, waardoor het mogelijk is om gemiddeld één keer per maand op koopzondag een evenement te organiseren.

 

Het maximum aantal evenement is voor winkelgebied de De Kempenaerstraat verhoogd met vier evenementen. De winkels in de De Kempenaerstraat zijn namelijk gesloten op zondag, waardoor het minder van belang is dat het aantal evenementen in de De Kempenaerstraet wordt verhoogd. Het is onduidelijk of de winkels in de toekomst wel opengaan op zondag in de De Kempenaerstraat. Met deze achterliggende gedachte is het maximaal aantal evenementen met zes verhoogd.

 

Na elk evenement op de zondag zal een evaluatie plaatsvinden met winkeliersvereniging De Kempenaerstraat of winkeliersvereniging Lange Voort/Irislaan en de hulpdiensten.

4. Vergunningsverleningsproces

 

In hoofdstuk vier wordt ingegaan op de procedure rondom een aanvraag evenementenvergunning. Naast het vergunningsverleningsproces wordt de toezicht en handhaving op vergunningsvoorschriften behandeld.

4.1 Vooroverleg

Een vooroverleg vindt, indien nodig, plaats met de gemeente, hulpdiensten en de organisatoren. De organisator kan bij een eventueel vooroverleg onderdelen van het evenement toelichten. De gemeente en de hulpdiensten kunnen toelichten waar de organisator op moet letten en welke bewijsstukken de organisator moet indienen.

4.2 Ontvankelijkheidstoets en indieningstermijn

Een evenementenvergunning kan zowel digitaal als schriftelijk worden aangevraagd via het aanvraagformulier. De aanvraag dient uiterlijk acht weken voorafgaand aan het evenement zijn ingediend.

 

De gemeente Oegstgeest heeft per 1 september 2015 een digitaal aanvraagformulier. Het digitale aanvraagformulier staat op de website van de gemeente Oegstgeest.

 

De aanvraag wordt ondertekend en bevat ten minste, conform artikel 4:2 Algemene wet bestuursrecht, de naam en het adres van de aanvrager, de dagtekening en een aanduiding van de beschikking die wordt aangevraagd. Uiterlijk binnen twee weken wordt beoordeeld of de aanvraag ontvankelijk is.

 

Het bestuursorgaan beslist binnen acht weken na ontvangt van de volledige aanvraag, dit is opgenomen in artikel 1.2 lid 1 APV. Het bestuursorgaan kan de termijn voor ten hoogste acht weken verlengen, opgenomen in artikel 1.2 lid 2 APV. Het bestuursorgaan kan om nadere informatie vragen als de aanvraag niet volledig is. De eerder gestelde beslistermijn zal dan ook worden opgeschort.

4.3 Weigeringsgronden

Bij het beoordelen van een aanvraag wordt gekeken of de vergunning al dan niet geweigerd wordt. De weigeringsgronden zijn limitatief opgesomd in artikel 1:8 van de APV.

 

Een vergunning kan worden geweigerd in het belang van:

  • -

    De openbare orde;

  • -

    De openbare veiligheid;

  • -

    De volksgezondheid;

  • -

    De bescherming van het milieu.

4.4 Bezwaar en beroep

Belanghebbenden kunnen tegen verleende vergunningen binnen zes weken, na de dag waarop het besluit is bekendgemaakt, een gemotiveerd bezwaarschrift indienen bij het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oegstgeest. Het besluit wordt gepubliceerd in de Oegstgeester Courant en op de website van de gemeente Oegstgeest.

4.5 Evaluatie

Na afloop van het evenement worden B- en C-evenementen geëvalueerd. De evaluatie vindt maximaal vier weken na het evenement plaats. De gemeente nodigt de organisatie en de hulpdiensten uit voor de evaluatie. Tijdens de evaluatie worden de ervaringen en samenwerking tussen de partijen besproken en worden eventuele verbeterpunten benoemd.

4.6 Toezicht en Handhaving

Om een evenement in goede banen te leiden en overlast voor de omgeving te beperken zijn toezicht en handhaving van de vergunningvoorschriften noodzakelijk.

 

Toezicht

 

De betrokken handhavende partijen bepalen zelf de inzet voor het benodigde toezicht. Het toezicht op naleving van het evenementenvergunning en de daaraan verbonden voorschriften vindt bij reguliere evenementen dan ook steekproefsgewijs plaats.

 

Handhaving

 

Uitgangspunt is dat handhaving bij evenementen een uitzondering is. Er wordt vooral een beroep gedaan op de eigen verantwoordelijkheid van de organisatoren om het evenement in goede banen te leiden.

 

In de praktijk blijkt dat veel overtredingen worden verholpen door een eerste aanzegging. Mocht dit niet het geval zijn, dan kunnen overtredingen van vergunningsvoorschriften enerzijds bestuursrechtelijk anderzijds strafrechtelijk ʹgestraftʹ worden.

 

Bestuursrechtelijk

Bestuursrechtelijke handhaving bestaat uit last onder bestuursdwang en last onder dwangsom. Last onder bestuursdwang kan worden toegepast als de overtreding na eerste aanzegging niet is verholpen en er sprake is van spoedeisend karakter. De organisator wordt verzocht de overtreding zelf te beëindigen. Als dit niet gebeurt dan treft de gemeente Oegstgeest gepaste maatregelen op kosten van de organisator. Een last onder dwangsom wordt toegepast om de overtreding te beëindigen. De gemeente kan, met een dwangsombeschikking, bij iedere volgende overtreding van de voorschriften een dwangsom verbeuren. Bij herhaalde overtredingen kan worden gekozen voor een preventieve dwangsom.

 

Strafrechtelijk

Strafrechtelijke sanctiemogelijkheden kunnen worden gebruikt om de overtreding te bestraffen (proces-verbaal). De toezichthouders kan, samen met de opsporingsambtenaren, deze mogelijkheid aangrijpen als de organisator geen gehoor geeft om te overtreding te beëindigen.

 

Bij overtredingen van de Drank- en horecawet maakt de daartoe bevoegde ambtenaar of inspecteur eventueel een boeterapport op.

5. Overige vergunningen, ontheffingen en meldingen

 

Voor het organiseren van een evenement kunnen, naast een evenementenvergunning, de overige vergunningen, ontheffingen of meldingen nodig zijn:

  • Ontheffing schenken van alcohol;

  • Melding incidentele festiviteit met muziek;

  • Gebruiksmelding;

  • Verkeersbesluit op basis van de Wegenverkeerswet 1994;

  • Vergunning voor vuurwerk;

  • Ontheffing Zondagswet.

5.1 Ontheffing schenken van alcohol

Als er zwak-alcoholhoudende wordt geschonken op een locatie, zonder dat de organisator in het bezit is van een drank- en horecavergunning, dan dient de organisator een ontheffing aan te vragen op basis van artikel 35 Drank- en Horecawet. De ontheffing geldt voor maximaal 12 aaneengesloten dagen.

Een aanvraag om een ontheffing voor het schenken van alcohol moet minimaal acht weken van te voren worden aangevraagd en kan via de volgende link worden aangevraagd:

 

http://www.oegstgeest.nl/uploads/tx_ncgovpdc/attachment/Aanvraagformulier_Ontheffing_Drank-_en_Horeca_01.pdf

 

Een belangrijk onderdeel van de Drank- en horecawet is de controle op de verkoopleeftijd voor alcohol van 18 jaar. In de Drank- en horecawet is namelijk per 1 januari 2014 de leeftijdsgrens gewijzigd, waardoor aan jongeren onder de 18 jaar bedrijfsmatig geen alcoholhoudende drank meer mag worden verstrekt.

Bij overtreding van deze wet is de jongere strafbaar, en kan hij/ zij een bekeuring krijgen. Tevens kunnen gemeenten er voor kiezen om een bestuurlijke boete of een last onder bestuursdwang op te leggen aan de verstrekker van de drank, zie paragraaf 4.6.

5.2 Melding incidentele festiviteit met muziek en eindtijden.

Een uitbater van een inrichting kan, naast collectieve festiviteiten, maximaal zes keer per jaar een incidentele festiviteit met muziek houden.

Op de website van de Omgevingsdienst West-Holland (hierna; ODWH), www.odhw.nl, kan een formulier hiervoor worden gedownload. De geluidsnormen zijn vastgesteld door de ODWH en zijn te vinden in bijlage vijf van dit evenementenbeleid.

 

Een melding voor een incidentele festiviteit moet minimaal twee weken van te voren worden aangevraagd.

 

Het ten gehore brengen van muziek wordt zondag tot en met donderdag uiterlijk om 24.00 uur beëindigd en op zaterdagnacht (de nacht van vrijdag op zaterdag) en op zondagnacht (de nacht van zaterdag op zondag) uiterlijk om 01.00 uur.

5.3 Gebruiksmelding

In het bouwbesluit 2012 zijn regels opgenomen voor brandveiligheid in gebouwen en tijdelijke bouwwerken, zoals tenten. Afhankelijk van de situatie is een gebruiksmelding benodigd.

 

De gebruiksmelding wordt ingediend middels het Omgevingsloket, zie www.omgevingsloket.nl.

5.4 Vergunning voor vuurwerk

Professioneel vuurwerk, dat afgestoken wordt tijdens evenementen, mag alleen worden afgestoken door een gecertificeerd bedrijf. Het gecertificeerde bedrijf moet beschikken over een vergunning van Gedeputeerde Staten van de provincie.

 

De vergunning kan worden aangevraagd bij de Omgevingsdienst West-Holland, zie www.odwh.nl

5.5 Ontheffing Zondagswet

In artikel 5, lid 1 van de Zondagswet is opgenomen dat op zondag voor 13.00 uur geen openbare vermakelijkheden, zoals evenementen, plaatsvinden. De burgemeester kan hiervoor ontheffing verlenen, zie artikel 5 lid 3 van de Zondagswet. Een ontheffing kan worden aangevraagd door een mail te versturen naar info@oegstgeest.nl.

Colofon

Uitgave:

Gemeente Oegstgeest

Vastgesteld:

Inwerkingtreding:

Foto’s:

Wil van Elk