Verzuimprotocol Gemeente Pijnacker-Nootdorp 2018

Het college van de gemeente Pijnacker-Nootdorp;

 

gezien het advies van de afdeling BDV d.d. 19 december 2017;

 

gelet op artikel 7:9, vierde lid, van de CAR/PNUWO en artikel 160, eerste lid, onder c van de Gemeentewet;

besluit:

 

het Verzuimprotocol Gemeente Pijnacker-Nootdorp 2018 vast te stellen.

 

1. Verplichtingen medewerker en leidinggevende bij verzuim

1.1 Voor de medewerker gelden de volgende regels:

Verzuimmelding en bereikbaarheid (contact)

  • 1.

    Als een medewerker wenst te verzuimen, meldt hij dat telefonisch vóór aanvang van het werk (over het algemeen voor 09.00 uur) bij zijn direct leidinggevende en bij diens afwezigheid bij zijn vervanger.

  • 2.

    De medewerker en leidinggevende overleggen of verzuim de beste keuze is voor spoedig herstel.

  • 3.

    De medewerker informeert de leidinggevende actief over de mogelijkheden en/of beperkingen tijdens het verzuim en spreekt met de leidinggevende af met welke frequentie er contact is.

  • 4.

    De medewerker moet gedurende de verzuimperiode altijd bereikbaar zijn voor contact met de leidinggevende en/of de Arbeidsdeskundige en Bedrijfsarts. De medewerker geeft een eventueel ander verblijfadres door aan zijn leidinggevende.

Tijdens de verzuimperiode

  • 1.

    De medewerker is verantwoordelijk voor het maken van keuzes die zo snel mogelijk leiden tot structurele, duurzame inzetbaarheid en werkt actief mee aan het herstel en de re-integratie.

  • 2.

    De medewerker houdt zich hierbij aan de gemaakte afspraken met zijn leidinggevende en voert periodiek overleg met de leidinggevende.

  • 3.

    De medewerker bedenkt pro actief oplossingen om het werk te hervatten en geeft pro actief aan wat hij hiervoor nodig heeft van de leidinggevende.

  • 4.

    De medewerker houdt zich aan de afgesproken re-integratie-activiteiten, zoals vastgelegd in het Plan van Aanpak.

  • 5.

    De medewerker komt op het spreekuur van de Arbeidsdeskundige en/of bedrijfsarts. Het zonder reden wegblijven van het spreekuur heeft financiële consequenties (zie sancties).

  • 6.

    Dit spreekuur kan de medewerker alleen afzeggen in overleg met de leidinggevende, uiterlijk 24 uur van te voren. De medewerker verstrekt indien gevraagd medische informatie aan de bedrijfsarts en is verplicht mee te werken aan een medisch onderzoek.

  • 7.

    Zolang hervatting in het eigen werk (nog) niet mogelijk is, is de medewerker verplicht om aangepast werk te accepteren en mee te werken aan het vinden daarvan, binnen of buiten de organisatie.

  • 8.

    De medewerker volgt de regels uit de Wet Verbetering Poortwachter.

  • 9.

    De medewerker meldt zich (gedeeltelijk) hersteld zodra hij in staat is om (gedeeltelijk) te werken. Bij twijfel over (gedeeltelijke) werkhervatting kan het advies van de bedrijfsarts worden gevraagd.

  • 10.

    De medewerker heeft het recht op een second opinion door het raadplegen van een andere bedrijfsarts bij verzuimbegeleiding en gezondheidskundige consultatie.

1.2 Voor de leidinggevende gelden de volgende regels:

Tijdens de verzuimmelding

  • 1.

    De leidinggevende bespreekt met de medewerker of verzuim de beste keuze is voor spoedig herstel.

  • 2.

    De leidinggevende zorgt dat het verzuimprotocol voor de medewerker beschikbaar is.

  • 3.

    De leidinggevende voorkomt zoveel mogelijk (hernieuwde) uitval van medewerkers als gevolg van werk(plek). Hij/zij voert een preventief verzuimgesprek met de medewerker waarin aan de orde komt wat nodig is om terugval te voorkomen. De leidinggevende neemt of initieert preventieve maatregelen die het welzijn op de werkplek verhogen ter voorkoming van verzuim.

  • 4.

    De leidinggevende beschermt de privacy van de medewerker tijdens verzuim en bij uitvoering van dit protocol.

  • 5.

    De leidinggevende houdt zich aan de afgesproken re-integratie-activiteiten, zoals vastgelegd in het Plan van Aanpak en voert periodiek overleg met de medewerker.

  • 6.

    De leidinggevende laat - indien mogelijk - de medewerker terugkeren naar de eigen functie.

  • 7.

    De leidinggevende begeleidt de medewerker naar passend werk binnen of buiten de eigen organisatie indien hervatting in het eigen werk (nog) niet mogelijk is.

  • 8.

    De leidinggevende volgt de regels op uit de Wet Verbetering Poortwachter.

Verzuim tijdens vakantie en bij een arbeidsconflict

2.1 Verzuim en vakantie

  • 1.

    Dit protocol geldt ook bij verzuim(melding) tijdens vakantie.

  • 2.

    Een medewerker die verzuimt en voornemens is om op vakantie te gaan, vraagt vooraf toestemming aan zijn leidinggevende. De leidinggevende kan advies vragen van de bedrijfsarts om te bepalen of er (medische) bezwaren zijn tegen dit verzoek. Indien er geen (medische) bezwaren zijn, neemt de medewerker verlof op om op vakantie te gaan. Indien er wel (medische) bezwaren zijn en verlof belemmerend werkt voor de re-integratie wordt geen toestemming verleend.

  • 3.

    Een medewerker die tijdens vakantie arbeidsongeschikt wordt, meldt zich telefonisch bij de leidinggevende. Dit dient uiterlijk 24 uur na het ontstaan van de arbeidsongeschiktheid te geschieden. De medewerker vraagt, op de vakantiebestemming, bij een erkende en geregistreerde arts een medische verklaring op, waaruit de aard van de ziekte naar voren komt, wanneer de arbeidsongeschiktheid is ontstaan, hoelang deze heeft geduurd of nog zal duren en wanneer hij weer kan werken.

  • 4.

    Indien de medewerker bij het aflopen van zijn vakantie nog steeds arbeidsongeschikt is, keert hij vanuit het buitenland indien mogelijk direct terug naar Nederland. Of de medewerker hiertoe in staat is, kan ter beoordeling worden gevraagd aan bijvoorbeeld de behandelaar ter plekke. Is de medewerker in Nederland op vakantie en is deze na afloop van de vakantie nog steeds niet in staat te werken, dan is het doorgeven van het verblijfsadres voldoende.

  • 5.

    Bij terugkomst in Nederland neemt de medewerker direct contact op met zijn leidinggevende, die vervolgens een afspraak maakt bij de bedrijfsarts. De medewerker levert de medische verklaring bij de bedrijfsarts in met het verzoek om de leidinggevende te adviseren over de mate van arbeidsongeschiktheid tijdens de vakantie. Op geleide van het advies van de bedrijfsarts beslist de leidinggevende of de reeds genoten vakantiedagen, tijdens verzuim teruggeboekt dienen te worden op het verlofsaldo.

2.2 Arbeidsconflict en verzuim

  • 1.

    Indien bij een verzuimmelding sprake of vermoeden is van een arbeidsconflict blijven de leidinggevende en medewerker met elkaar in gesprek, eventueel met een derde persoon die het gesprek leidt of een bemiddelende rol speelt. Dat kan bijvoorbeeld een P&O adviseur zijn. Daarnaast wordt bij aanvang van een ziekmelding met een (mogelijk) arbeidsconflict direct een afspraak ingepland bij de bedrijfsarts om te onderzoeken of er medische beperkingen zijn om te werken of een interventieperiode aan de orde is.

  • 2.

    Als de medewerker een verzuimmelding doorgeeft en de leidinggevende twijfelt aan de arbeidsongeschiktheid, dan wordt de medewerker uitgenodigd voor een gesprek op dezelfde dag en zo mogelijk op het werk. Het doel van dit gesprek is het bespreken van het vermoeden van een arbeidsconflict en het zoeken naar een oplossing hiervoor.

  • 3.

    Indien verschil van inzicht bestaat over de arbeids(on)geschiktheid van de medewerker, kan een advies gevraagd worden aan de bedrijfsarts ten aanzien van de medische beperkingen. Ook hier heeft de medewerker recht op een second opinion door het raadplegen van een andere bedrijfsarts.

Sociaal Medisch Overleg (SMO)

  • 1.

    Het SMO vindt over het algemeen eens in de 8 weken plaats en richt zich op preventie en vermindering van het verzuim en op de (eenduidige) re-integratie(mogelijkheden) van medewerkers die langdurig arbeidsongeschikt (vier weken) zijn dan wel dreigen langdurig arbeidsongeschikt te worden.

  • 2.

    Aan het SMO nemen deel: de leidinggevende, de Arbeidsdeskundige (en indien nodig de Bedrijfsarts), de preventiemedewerker en de P&O- adviseur

  • 3.

    De medewerker wordt geïnformeerd dat hij/zij besproken wordt in het SMO.

  • 4.

    Twee keer per jaar wordt door de preventiemedewerker een zgn. beleids- SMO georganiseerd. Hierin worden (afdeling overstijgende) structurele verzuimoorzaken en verzuimtrends besproken en de genomen maatregelen geëvalueerd. Aan dit overleg wordt deelgenomen door DT/MO, de Arbeidsdeskundige en/of de Bedrijfsarts en P&O.

  • 5.

    De deelnemers aan het SMO hebben geheimhoudingsplicht.

Bovengemiddeld verzuim

  • 1.

    Indien de medewerker in een periode van één jaar meer dan driemaal verzuimt dan wordt dit beschouwd als een signaal voor een mogelijk structureel probleem.

  • 2.

    Een periode van een jaar kan op een willekeurig tijdstip van een kalenderjaar beginnen.

  • 3.

    Bij de derde verzuimmelding volgt een gesprek over het bovengemiddeld verzuim tussen de medewerker en de leidinggevende. In dit gesprek wordt nagegaan of en zo ja welke belemmeringen er zijn voor normaal functioneren en welke mogelijkheden er zijn om deze op te lossen. Verder worden afspraken gemaakt om toekomstig verzuim te voorkomen.

  • 4.

    De medewerker zorgt voor de verslaglegging van dit gesprek en legt deze binnen 5 werkdagen voor aan de leidinggevende. Na akkoord van de leidinggevende wordt het verslag opgenomen in het verzuimdossier.

  • 5.

    De P&O- adviseur kan op verzoek van de leidinggevende of medewerker aanwezig zijn bij dit gesprek.

Sancties

  • 1.

    Indien de medewerker zonder bericht van verhindering niet op een afspraak bij de arbeidsdeskundige en/of bedrijfsarts verschijnt, worden de gemaakte kosten in rekening gebracht bij de medewerker.

  • 2.

    Indien de medewerker de voorschriften van dit verzuimprotocol niet in acht neemt, kan dat leiden tot sancties.

Dit protocol kan worden aangehaald als Verzuimprotocol gemeente Pijnacker-Nootdorp 2018 en treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

 

Vastgesteld in de vergadering van 19 december 2017

de secretaris,

drs. J.P.R. Woudstra

de burgemeester,

mw. F. Ravestein

Naar boven