Wijziging financiële controleverordening. gemeente Ede

De raad van de gemeente Ede;

gelezen het voorstel van het presidium van 22 januari 2018, zaaknummer 84312;

gelet op artikel 84 van de Gemeentewet

besluit:

Artikel I De Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Ede wordt als volgt gewijzigd:

A.

Het woord ‘audit commissie’ in de verordening wordt gewijzigd in: Auditcommissie.

B

Artikel 1 wordt als volgt gewijzigd:

• 1. Het woord ‘Audit commissie’ in de begripsomschrijving wordt gewijzigd in: Auditcommissie.

• 2. De begripsomschrijving van het begrip Auditcommissie komt als volgt te luiden: de commissie bedoeld in artikel 8 van deze verordening.

C

Artikel 4, derde lid, komt als volgt te luiden:

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant, de Auditcommissie, concerncontroller, griffier, portefeuillehouder Financiën en (een vertegenwoordiger van) de Rekenkamercommissie Ede.

D

Artikel 7, tweede lid, komt als volgt te luiden:

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, de administratie en of de beheersdaden zijn gecontroleerd, de afdelingsmanager van het organisatieonderdeel waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

E

Na artikel 7 wordt een nieuw artikel ingevoegd, luidende:

Artikel 8 Auditcommissie

• 1. Er is een Auditcommissie die bestaat uit vijf leden van de Raadscommissie Ede. De raad benoemt en ontslaat de leden van de Auditcommissie.

• 2. De concerncontroller, de griffier,  de portefeuillehouder Financiën en (een vertegenwoordiger van) de Rekenkamercommissie Ede zijn vaste adviseur van de Auditcommissie.

• 3. De Auditcommissie heeft de volgende taken:

  • a. het voorbereiden en adviseren van de raad over de benoeming van de accountant en het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole;

  • b. het verzamelen en uitwisselen van informatie over de accountantscontrole met de raad, het college en de ambtelijke organisatie;

  • c. het onderhouden van contact met de accountant;

  • d. het overleggen met de accountant over eventueel specifiek te onderzoeken onderwerpen of afwijkende rapporteringstoleranties;

  • e. het jaarlijks vaststellen van het normenkader en controleprotocol, met dien verstande dat het vaststellen van lagere goedkeuringstoleranties blijft voorbehouden aan de raad;

  • f. het bespreken van de uitkomsten van de interim controle (de managementletter) en het rapport van bevindingen bij de jaarrekening ter voorbereiding van de bespreking en besluitvorming in de raad;

  • g. het afstemmen van onderzoeken van de accountant, de Rekenkamercommissie Ede en het college.

• 4. De vergaderingen van de Auditcommissie zijn besloten. De verslagen van deze vergaderingen worden openbaar gemaakt, tenzij de Auditcommissie anders besluit.

F 

De artikelen 8 en 9 worden vernummerd naar artikel 9 en 10.

Artikel II

• 1. Het Audit Convenant wordt ingetrokken.

• 2. Deze wijzigingsverordening treedt in werking op de achtste dag na die van bekendmaking.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 22 februari 2018, zaaknummer 84312,

De raad voornoemd,

de griffier,

dr. G.H. Hagelstein

de voorzitter, 

mr. L.J. Verhulst

Toelichting artikel 8 (nieuw)

De aanwijzing van een accountant is de taak van de gemeenteraad. De periodieke benoeming van een accountant geschiedt, gelet op de daarmee gemoeide bedragen, via een Europese Aanbestedingsprocedure. Deze procedure wordt cf. artikel 2 lid 2 voorbereid door het college en uitgevoerd door de Auditcommissie. De uitkomst van de aanbestedingsprocedure mondt uit in een advies en een concept-raadsbesluit aan de raad over de aanwijzing van de accountant.

Het jaarlijks op te stellen normenkader en controleprotocol worden in de Auditcommissie bepaald en cf. het BBV aan de raad ter kennisgeving aangeboden. Wel blijft de bevoegdheid tot het vaststellen van lagere goedkeuringstoleranties een bevoegdheid van de raad (artikel 2, zevende lid, van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden);

Het rapport van bevindingen van de interim controle en die van bij de jaarrekening worden besproken in de Auditcommissie. Praktijk is dat dit geschiedt voorafgaand aan de raadsbehandeling. In de Auditcommissie geeft de accountant een nadere toelichting op zijn rapport, wordt de reactie van het college besproken en kunnen nadere vragen aan de orde worden gesteld. Vervolgens wordt het rapport van bevindingen inclusief het verslag van deze vergadering van de Auditcommissie de raad aangeboden.