Protocol voor mogelijke integriteitsschendingen door raadsraad, fractievertegenwoordigers of collegeleden Koggenland 2018

De raad van de gemeente Koggenland;

heeft het voorstel van het presidium van 22 januari 2018 gelezen en neemt de onderbouwing daarvan over, en

BESLUIT vast te stellen

het Protocol voor mogelijke integriteitsschendingen door raadsleden , fractievertegenwoordigers of collegeleden Koggenland 2018

Reikwijdte protocol

Dit protocol moet mede worden bezien in het kader van de uitbreiding van artikel 170, tweede lid, van de Gemeentewet. De uitbreiding van dit artikel betreft een zorgplicht van de burgemeester ten aanzien van het bevorderen van de bestuurlijke integriteit binnen de gemeente. Indien collega-bestuurders, ambtenaren, organisaties, bedrijven of burgers een redelijk vermoeden hebben van schending van bestuurlijke integriteit door een raadslid of een wethouder van de gemeente Koggenland kunnen zij een melding doen bij de burgemeester van de gemeente Koggenland.

Definities

Integriteitschending:

een gedraging van een raadslid of een wethouder, die in strijd is met het handelen als ‘goed volksvertegenwoordiger’ of ‘goed bestuurder’. Het kan gaan om feiten die wettelijk strafbaar zijn, maar ook om handelingen in strijd met geschreven of ongeschreven regels.

Melding:

het afgeven van een in behandeling te nemen, als zodanig bedoeld, signaal over een mogelijke integriteitschending.

Werkgroep integriteit:

in verband met de vernieuwde gedragscodes ingestelde werkgroep die gevraagd en ongevraagd advies kan geven over integriteitsvraagstukken en die kan dienen als klankbord voor raad, college en individuele leden van deze organen.

Melding na signaal

Een mogelijke integriteitschending door een raadslid of een wethouder kan gesignaleerd worden door collega-bestuurders, ambtenaren, organisaties, bedrijven of burgers, die hier melding van kunnen doen bij de burgemeester. Een melding hoeft niet noodzakelijkerwijs te gaan over een vaststaand feit.

Er kan ook sprake zijn van een vermoeden. Indien de persoon in kwestie een melding doet, moet het echter wel om een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden gaan, gebaseerd op eigen kennis of eigen waarneming. Alleen dan worden de meldingen door de burgemeester in behandeling genomen.

Een melder kan aangeven anoniem te willen blijven.

Raads- en collegeleden zijn niet wettelijk verplicht om een integriteitschending door een raadslid of een wethouder te melden. Op grond van artikel 162 van het Wetboek van Strafvordering zijn leden van de gemeenteraad, leden van het college en ambtenaren alleen verplicht om (bij de politie) aangifte te doen van (ambts)misdrijven. Bij twijfel of sprake is van een integriteitsschending of van een ambts(misdrijf) kan een raads- of collegelid in een vertrouwelijk gesprek advies inwinnen bij de burgemeester, de griffier, de gemeentesecretaris of de werkgroep integriteit.

Meldpunt

De ontvangst van integriteitmeldingen gaat via de burgemeester. Hij/zij is het (vertrouwelijke) meldpunt voor alle signalen van mogelijke)integriteitschendingen door raadsleden of wethouders. De burgemeester bevestigt schriftelijk de ontvangst van het signaal aan de melder. De burgemeester houdt na een melding strakke regie op het administratieve proces en zorgt in alle fases voor verslaglegging. De burgemeester laat zich hierin bijstaan door de griffier.

Duiding en beoordeling melding

Beoordeling integriteitsmeldingen.

De burgemeester bespreekt integriteitsmeldingen over een raadslid of een wethouder in de

werkgroep integriteit en het seniorenconvent. Daar worden de meldingen gewogen en beoordeeld. De melder wordt te zijner tijd door de burgemeester geïnformeerd over het resultaat van de beoordeling. Een integriteitsmelding wordt getoetst op:

• de aard van het feit;

• de ontvankelijkheid van de melding;

• de ernst van de zaak;

• de valideerbaarheid van feiten en omstandigheden;

• de positie of persoon van de bron en de persoon van het lid van de gemeenteraad of de wethouder in kwestie;

• de geloofwaardigheid/waarschijnlijkheid van signalen;

• de spoedeisendheid/actualiteit van de melding.

De beoordeling kan leiden tot de volgende conclusies:

• 1. de schending betreft een te gering feit om onderzoek te rechtvaardigen. Als er sprake is van een dergelijke lichte schending (bijv. omgangsvormen) bespreekt de burgemeester dit (vertrouwelijk) met het betrokken raadslid of de wethouder.

• 2. er zijn onvoldoende aanwijzingen voor onderzoek. Als er onvoldoende aanwijzingen zijn om te constateren dat er sprake is van een integriteitschending, bespreekt de burgemeester dit (vertrouwelijk) met het betrokken raadslid of de wethouder.

• 3. er is aanvullende informatie nodig. Als er niet genoeg informatie is om de eventuele schending te kunnen beoordelen is er vooronderzoek nodig. Dit vooronderzoek vindt plaats door of in opdracht van de burgemeester.

• 4. er is een redelijk vermoeden van een strafbaar feit. Indien er (tevens) een redelijk vermoeden van een strafbaar feit bestaat, dient door de burgemeester aangifte te worden gedaan bij het Openbaar Ministerie. Na overleg met de Officier van Justitie worden alle beschikbare gegevens door de burgemeester ter beschikking gesteld aan Justitie. Na aangifte bepaalt de Officier van Justitie of nader onderzoek nodig is. Overheden mogen de resultaten van het onderzoek na verkrijging van de Officier van Justitie, gebruiken om het eigen onderzoek af te ronden. Een bestuursrechtelijk en strafrechtelijk onderzoek sluiten elkaar niet uit. Wel moet zoveel mogelijk voorkomen worden dat de onderzoekers onnodig in elkaars vaarwater komen of dat betrokkenen dubbel belast worden. Aan het strafrechtelijk onderzoek wordt veelal voorrang gegeven.

• 5. er is een feitenonderzoek naar (mogelijke) integriteitschendingen noodzakelijk. Integriteitsonderzoek is nodig om te beoordelen of signalen en/of vermoedens over schendingen van integriteit op waarheden en derhalve op redelijke gronden berusten. In overleg met de griffier en eventueel de gemeentesecretaris geeft de burgemeester opdracht tot het instellen van een integriteitsonderzoek. De opdracht wordt verleend na overleg met de werkgroep integriteit en het seniorenconvent.

• 6. er dreigt een schending. Wanneer er geen sprake is van schending, maar bijvoorbeeld een schending dreigt, dan wordt geen onderzoek verricht, maar zal de burgemeester dit met het raadslid of de wethouder (vertrouwelijk) bespreken.

Voorbereiding onderzoek

Onderzoeksvoorstel en opdrachtformulering

Indien de burgemeester voornemens is een feitenonderzoek in te stellen legt hij in overleg met de griffier en eventueel ook met de gemeentesecretaris een onderzoeksvoorstel voor aan de Werkgroep integriteit en het seniorenconvent.

Het onderzoeksvoorstel bevat afhankelijk van de zaak de volgende elementen (niet limitatief):

• aanleiding;

• afbakening opdracht;

• gewenst resultaat opdracht;

• omgang met tussentijdse wijzigingen;

• onderzoeksvragen;

• onderzoeksmethoden;

• wijze verslaglegging van onderzoekshandelingen;

• voor het onderzoek noodzakelijke kennis;

• onderzoeksplanning, -capaciteit, -kosten (op basis van offerte aanvragen);

• budget;

• lijst met mogelijke onderzoeker(s);

• voorkeur voor interne en/of externe onderzoeker(s);

• rolverdeling opdrachtgever en opdrachtnemer;

• inbreng en beperkingen onderzoekers;

• rechten en plichten onderzoekers;

• interne en externe communicatie over de voortgang en vervolgstappen;

• wijze van rapportage (al dan niet inclusief conclusies en aanbevelingen aan de gemeenteraad)

• procedure hoor en wederhoor;

• wijze beschikbaarstelling en openbaar making van de rapportage en mogelijkheid van het stellen van vragen.

Opdrachtverstrekking

Nadat het seniorenconvent/presidium kennis heeft genomen van het onderzoeksvoorstel, verleent de burgemeester schriftelijk opdracht aan de onderzoeker(s) en laat hiervoor een financiële verplichting vastleggen. Onderzoek kan worden verricht in eigen beheer, door de rekenkamercommissie Koggenland of worden uitbesteed.

Kennisgeving

Uit zorgvuldigheid draagt de burgemeester er zorg voor dat de kring van behandelaars van de melding zo klein mogelijk blijft. De burgemeester stelt, voor zover de feiten dit toelaten, de melder en het betrokken raadslid of de betrokken wethouder vertrouwelijk op de hoogte van de aanvang van het onderzoek. Het is primair aan het raadslid om de functie als raadslid, al dan niet tijdelijk, niet uit te oefenen of neer te leggen. Het is primair aan de wethouder om zijn functie-uitoefening tijdens een integriteitsonderzoek te beoordelen.

Uitvoering onderzoek

Waarborgen voortgang onderzoek

Na de beslissing over het verrichten van onderzoeken, bewaakt de burgemeester de voortgang van het onderzoeksproces. De burgemeester is eindverantwoordelijk voor de wijze waarop (tijd, kwaliteit en budget) het onderzoek plaatsvindt. Tot het moment van openbaarmaking van het onderzoeksrapport wordt geheimhouding opgelegd op alles wat te maken heeft met het onderzoek.

De betrokkene wordt in principe altijd geïnformeerd, ten minste als dit kan. Maar het is ook denkbaar dat er situaties zijn waarbij dit niet kan. Er moet altijd naar bevind van zaken worden gehandeld. Elke zaak is anders, dit kan niet goed in regels worden vastgelegd. Maar natuurlijk wordt ernaar gestreefd om zo open mogelijk te zijn als maar kan. De menselijke maat moet altijd worden meegewogen. Het protocol is niet bedoeld om zaken complexer te maken. Het is een kader om, wanneer er ruis op de lijn komt, een goede weging te kunnen maken in gradaties en met elkaar een pad af te spreken hoe we tot een oordeel komen. Of na afloop van het onderzoek alles openbaar wordt, zal ook van het onderzoek afhangen. Het kan ook zijn dat een rapport nog even geheim moet blijven omdat er nog een vervolgstap komt.

Rapportage

In de rapportage wordt door de onderzoekers verantwoord op welke wijze zij stapsgewijs hun onderzoek hebben verricht. Voordat de onderzoekers de rapportage aanbieden aan de burgemeester, geven zij het raadslid of de wethouder waar onderzoek naar is verricht, de gelegenheid kennis te nemen van het rapport inclusief de bijlagen. Dit gebeurt door hem of haar uit te nodigen om het rapport te komen inzien. Het toepassen van hoor en wederhoor is een wezenlijk onderdeel van de afronding van het onderzoek. Indien dit raadslid of deze wethouder op- en aanmerkingen heeft, dienen deze schriftelijk te worden vastgelegd en eventueel als een addendum opgenomen te worden in de definitieve onderzoeksrapportage. De onderzoekers onthouden zich (in het rapport en daarbuiten) van eigen opvattingen inzake (de consequenties van) de beoordeling van de al dan niet aan de orde zijnde integriteitschending. Het is de taak van de gemeenteraad om zich op basis van de onderzoeksgegevens een oordeel te vormen van de feiten.

Communicatie

Communicatie over de voorgang van het onderzoek geschiedt, in overleg met de griffier en/of de gemeentesecretaris, onder verantwoordelijkheid van de burgemeester.

Afronding onderzoek

Bespreking rapportage

De onderzoekers bieden het eindrapport aan de burgemeester aan. Het rapport wordt besproken in de Werkgroep integriteit en in het seniorenconvent. Op basis daarvan wordt door de griffier een raadsvoorstel gemaakt.

Daarna verzoekt de burgemeester de agendacommissie het rapport te agenderen voor de raadsvergadering.

Nazorg

De burgemeester plant na deze raadsvergadering een evaluatiegesprek in met het raadslid of de wethouder waarnaar onderzoek is verricht.

Inwerkingtreding

Dit protocol treedt in werking op de dag na de bekendmaking.

De raad van de gemeente Koggenland

februari 2018, agendapunt 3.05.04

de griffier,

mevrouw drs. P.M. Tromp

de voorzitter,

R. Posthumus