Vaststellingsbesluit Mandaatstatuut Baarn

Het college, respectievelijk de burgemeester, van de gemeente Baarn, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft, gelet op de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht,

overwegende dat het gewenst is om gebruik te maken van mandaat, machtiging en volmacht, zodat:

- er bedrijfsmatiger, sneller en klantgerichter kan worden gehandeld

- de werklast van het bestuur kan worden verlicht omdat het minder uitvoerend bezig zal zijn en meer tijd zal hebben voor het sturen op hoofdlijnen en het stellen van doelen op (middel)lange termijn

- de deskundigheid in de organisatie maximaal benut kan worden

- de verantwoordelijkheden binnen de organisatie duidelijk tot uitdrukking kunnen komen

besluit:

tot het verlenen van bevoegdheden krachtens mandaat, machtiging en volmacht aan de ambtelijke organisatie, overeenkomstig de onlosmakelijk met dit besluit verbonden lijsten en toelichting en onder de volgende algemene regels:

Artikel 1

• 1. Het mandaat wordt verleend aan de functionarissen zoals in de bij dit statuut horende mandaat-, machtiging,- en volmachtlijsten is aangegeven. Bij afwezigheid van genoemde functionarissen mag, tenzij dit in genoemde lijsten is uitgezonderd, het mandaat, de volmacht of de machtiging uitgeoefend worden door de plaatsvervang(st)er.

• 2. Daar waar een bevoegdheid is gemandateerd aan de adjunct directeur of machtiging/volmacht is verleend wordt de algemeen directeur geacht mede bevoegd te zijn tot uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid of de machtiging/volmacht.

• 3. Daar waar een bevoegdheid is gemandateerd aan een teammanager of machtiging/volmacht is verleend wordt de adjunct directeur en de algemeen directeur geacht mede bevoegd te zijn tot uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid of de machtiging/volmacht binnen zijn aandachtsveld.

• 4. Daar waar een bevoegdheid is gemandateerd aan een medewerk(st)er of machtiging/volmacht is verleend wordt de teammanager geacht mede bevoegd te zijn tot uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid of de machtiging/volmacht binnen zijn team.

Artikel 2

• 1. Onverminderd het bepaalde in artikel 1, wordt bij de uitoefening van bevoegdheden in mandaat in acht genomen wat op dat gebied wordt gesteld in wetten, besluiten, verordeningen, circulaires, beleidsregels, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen van wetgevers of bestuursorganen van rijk, provincie, regio en/of de gemeente Baarn.

• 2. Onverminderd het bepaalde in artikel 1 geldt voor de uitoefening van bevoegdheden in mandaat die financiële consequenties hebben, dat hiervoor een toereikend bedrag moet zijn opgenomen in de lopende begroting.

Artikel 3

Onverminderd de verlening van mandaat blijft de beslissing voorbehouden aan het college, respectievelijk de burgemeester, indien:

• 1. het gaat om onderwerpen waarvoor nog geen beleidslijn is geformuleerd

• 2. het voornemen bestaat tot aanvulling of wijziging van het tot nu toe gevoerde beleid

• 3. het nemen van een besluit kan leiden tot strijd met bestaand beleid, dan wel overschrijding van een budget c.q. begroting

• 4. het om een beslissing op bezwaar gaat

• 5. omtrent een zaak de standpunten van de mandaatgever en een voorgeschreven adviserende instantie of een teammanager, dan wel de adjunct directeur of algemeen directeur uiteenlopen.

• 6. de mandaatgever daartoe de wens te kennen geeft.

Artikel 4

Bij de uitoefening van ieder mandaat, machtiging of volmacht worden de specifieke bepalingen, zoals vermeld op de bij het besluit behorende lijsten, onverminderd in acht genomen.

Artikel 5

Behalve in zaken met een routinematig karakter geldt het mandaat niet ten aanzien van stukken gericht aan kroon, minister, staatssecretaris, commissaris der koningin en gedeputeerde staten.

Artikel 6

Het college respectievelijk de burgemeester kan besluiten dat over de in een bepaalde periode genomen mandaten, machtigingen of volmachten verantwoording wordt afgelegd. De wijze waarop deze verantwoording wordt afgelegd wordt in overleg tussen de portefeuillehouder en de manager, adjunct directeur of algemeen directeur bepaald.

Artikel 7

De bevoegdheid tot het uitoefenen van mandaat, machtiging of volmacht vervalt door een daartoe strekkend besluit van het college respectievelijk de burgemeester, zowel in een incidenteel geval als in het algemeen. Als het laatste geval zich voordoet wordt dit besluit niet genomen dan nadat daarover advies is ingewonnen van het managementteam.

Artikel 8

Het college, respectievelijk de burgemeester, heeft te allen tijde de bevoegdheid om over het mandaat, de machtiging of de volmacht nadere instructies te geven, zowel in een incidenteel geval als in het algemeen. Als het laatste geval zich voordoet wordt dit besluit niet genomen dan nadat daarover advies is ingewonnen van het managementteam.

Artikel 9

• 1. Ingeval van uitoefening van mandaat, luidt de ondertekening van uitgaande stukken als volgt:

Namens burgemeester en wethouders van de gemeente Baarn,

………(naam en functie gemandateerde medewerker)

• 2. Ingeval van uitoefening van ondermandaat luidt de ondertekening van uitgaande stukken als volgt:

Namens burgemeester en wethouders van Baarn

de manager van team (naam team),

voor deze,

(naam medewerker)

• 3. Ingeval van ondertekeningsmandaat wordt in de brief vermeld dat en wanneer het college respectievelijk de burgemeester het besluit genomen heeft.

Artikel 10

Het mandaatstatuut kan zonodig ambtshalve worden aangepast aan nieuw vastgestelde functiebenamingen in het kader van het functiewaarderingssysteem HR21, zonder dat het mandaatstatuut opnieuw hoeft te worden vastgesteld door het college.

Artikel 11

• 1. Dit mandaat-, machting-, en volmachtstatuut treedt in werking op 1 januari 2019 of indien bekendmaking plaatsvindt na 1 januari 2019, één dag na bekendmaking.

• 2. Eerder vastgestelde mandaten, machtigingen en volmachten worden ingetrokken gelijktijdig met de inwerkingtreding van dit besluit.

• 3. Voor zover nodig blijven de mandaten, machtigingen en volmachten verleend aan de medewerkers van in een gemeenschappelijke regeling verbonden partijen onverkort geldig.

• 4. De eerder door managers genomen ondermandaten blijven in stand, voor zover dit besluit in de mogelijkheid van mandaat en ondermandaat voorziet. Hetzelfde geldt voor ondermachtigingen en ondervolmachten.

Baarn, 18 december 2018

burgemeester en wethouders van Baarn, De burgemeester van Baarn,

de secretaris, de burgemeester, M.A. Röell