Intern protocol registratie en archivering ontvangen en verzonden digitale berichten Heemstede 2018

Naast berichten via de fysieke post ontvangt en verzendt de gemeente steeds meer berichten digitaal. Daarvoor biedt de gemeente de volgende digitale kanalen: webformulieren, email, Facebook, WhatsApp, Twitter en Messenger.

Bij het afhandelen van deze berichten is voor de medewerkers het volgende van belang:

Registratie en archivering van ontvangen en verzonden digitale berichten

Iedere medewerker is verantwoordelijk voor het (laten) registreren en het ter archivering aanbieden van ontvangen of verzonden archiefwaardige digitale berichten.

Als een digitaal archiefwaardig bericht binnenkomt via:

• een webformulier verwerking vindt automatisch plaats en/of wordt verwerkt door het team documentaire informatievoorziening;

• gemeente@heemstede.nl het bericht wordt verwerkt door het team documentaire informatievoorziening;

• persoonlijk zakelijk e-mailadres (naam@heemstede.nl) de betreffende medewerker verwerkt het bericht;

• Facebook, WhatsApp, Twitter en Messenger het OnlineTeam verwerkt het bericht.

Archiefwaardige informatie

Aan de hand van de selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen wordt bepaald welke informatie archiefwaardig is. Deze is te vinden op https://vng.nl/files/vng/20170706-selectielijst-gemeenten-intergemeentelijke-organen-2017.pdf

In algemene zin valt hieronder informatie met:

• beleidswaarde, de inhoud van het bericht is naar verwachting van invloed op het te voeren beleid;

• juridische waarde, de inhoud van het bericht gaat over afspraken, verplichtingen, contracten, vergunningen en dergelijke;

• cultuurhistorische waarde, de inhoud van het bericht gaat over zaken binnen onze leefomgeving die een beeld geven van een historische situatie of ontwikkeling.

Ontvangen en verzenden van privacy gevoelige gegevens

Digitale berichten die de gemeente verstuurt, waarin privacy gevoelige informatie is opgenomen, mogen alleen versleuteld en/of alleen via beveiligde kanalen worden verstuurd. Op die manier heeft alleen de ontvanger toegang tot de inhoud van het bericht.

Het op digitale wijze uitvragen van privacy gevoelige informatie door de gemeente (zoals onder andere bij een webformulier), mag uitsluitend via een beveiligde omgeving plaatsvinden. De beveiliging bestaat uit versleuteling en/of een beveiligd kanaal zodanig dat alleen de zender en de gemeente als ontvanger toegang hebben tot de inhoud van het bericht.

Vastgesteld door het college op 18 december 2018