Mandaatregeling gemeente Montfoort 2019

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Montfoort, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

overwegende dat per 1 januari 2019 de gemeente Montfoort weer een eigen ambtelijke organisatie heeft;

dat het voor het efficiënt functioneren van de gemeente Montfoort wenselijk is aan een aantal ambtenaren mandaat te verlenen en daarvoor een mandaatregeling vast te stellen;

gelet op de wettelijke voorschriften, in het bijzonder de bepalingen van afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht en de artikelen 168 en 171 van de Gemeentewet;

B E S L U I T E N :

• I. De uitoefening van de taken en bevoegdheden die zijn vermeld in het bij deze regeling behorende mandatenregister, op te dragen aan de daarbij genoemde functionarissen,

• II. Voor de uitoefening van de in het bij dit besluit behorende mandatenregister genoemde bevoegdheden door de (onder)gemandateerde, de volgende instructie vast te stellen:

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze regeling wordt verstaan onder:

• gemandateerde: de functionaris, die van de mandaatgever de bevoegdheid heeft gekregen om in naam van de mandaatgever besluiten te nemen;

• instructie: richtlijnen (per geval of algemeen) aan de (onder)gemandateerde over de uitoefening van gemandateerde bevoegdheid;

• machtiging: de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan handelingen te verrichten, geen besluiten en/of privaatrechtelijke rechtshandelingen zijnde;

• mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen;

• mandaatgever: het bestuursorgaan dat aan een in het mandatenregister opgenomen functionaris de bevoegdheid geeft om in naam van het bestuursorgaan besluiten te nemen;

• mandatenregister: het overzicht van door de mandaatgever aan de gemandateerde opgedragen bevoegdheden;

• volmacht: de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.

Artikel 2. Beslissing- en ondertekeningmandaat, algemene regels

• 1. Tenzij in het mandatenregister anders is bepaald, omvat het mandaat zowel de bevoegdheid tot het nemen van besluiten als het ondertekenen van de in mandaat genomen besluiten, alsmede van andere van de bestuursorganen uitgaande stukken zoals vermeld in het mandatenregister.

• 2. De gemandateerde neemt bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid de op die bevoegdheid van toepassing zijnde wetten, verordeningen, circulaires, beleidsregels of richtlijnen in acht.

• 3. Onverminderd het bepaalde in het tweede lid, wordt het mandaat uitgeoefend met inachtneming van de specifieke voorwaarden en instructies die zijn vermeld in het mandatenregister.

• 4. Het bepaalde in het derde lid laat onverlet de bevoegdheid van de mandaatgever om algemene instructies of instructies voor een bepaald geval te geven, die bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid in acht moeten worden genomen.

• 5. Het mandaat omvat tevens het verrichten van alle voorbereiding- en uitvoeringshandelingen die bij de uitoefening van de bevoegdheid behoren, zoals:

  • a. het verstrekken van mondelinge en/of schriftelijke informatie en gegevens van feitelijke en objectieve aard;

  • b. het verzenden van ontvangstbewijzen;

  • c. het voeren van overige correspondentie;

  • d. het vragen van adviezen en inwinnen van inlichtingen;

  • e. het verzorgen van bekendmakingen, kennisgevingen en andere publicaties.

Artikel 3. Uitzonderingen

• 1. De gemandateerde maakt geen gebruik van de gemandateerde bevoegdheid indien:

  • a. de mandaatgever vooraf te kennen heeft gegeven zelf te willen beslissen / ondertekenen;

  • b. uit overleg met de portefeuillehouder blijkt dat deze het voorstel aan het ter zake bevoegd bestuursorgaan wil voorleggen;

  • c. advies nodig is van andere organisatieonderdelen en het advies en het eigen standpunt niet op elkaar aansluiten of niet tot dezelfde conclusie leiden;

  • d. het besluit een afwijking zou inhouden van het bestaande beleid, richtlijnen, voorschriften en dergelijke;

  • e. het besluit overschrijding van budgetten of kredieten zou inhouden;

  • f. het besluit de uitoefening van een hardheidsclausule inhoudt.

• 2. Indien één of meer van de in het eerste lid onder a. tot en met f. omschreven situaties zich voordoet, dan besluit het ter zake bevoegde bestuursorgaan zelf.

Artikel 4. Bekendmaking

De mandatenregeling en het daarbij behorende mandatenregister worden na vaststelling bekendgemaakt door middel van publicatie van de zakelijke inhoud in een dag-, nieuws- of huis-aan-huisblad en op de website van de gemeente Montfoort.

Artikel 5. Actualiseren

De mandatenregeling en het bijbehorende mandatenregister worden elk jaar opnieuw beoordeeld op actualiteit, functionaliteit en efficiëntie en waar nodig aangepast. Deze jaarlijkse aanpassing zal overeenkomstig het voorgaande artikel worden bekendgemaakt.

Artikel 6. Ondertekeningswijze bij mandaat

Bij de uitoefening van een mandaat, verleend door het college of de burgemeester, worden uitgaande stukken respectievelijk als volgt ondertekend:

Burgemeester en wethouders van Montfoort,

namens dezen,

[functienaam]

[handtekening]

[naam]

De burgemeester van Montfoort,

namens deze,

[functienaam]

[handtekening]

[naam]

Artikel 7. Schakelbepaling volmachten en machtigingen

Deze mandaatregeling is van overeenkomstige toepassing indien een bestuursorgaan aan een functionaris volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, of machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

Artikel 8. Vervallen mandaatregeling UW Samenwerking

De mandaatregeling UW Samenwerking en alle aanvullingen hierop komen te vervallen.

Artikel 9. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2019.

Artikel 10. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als “Mandaatregeling gemeente Montfoort 2019”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 18 december 2018.

Burgemeester en wethouders van Montfoort,

M.H. van der Veer

De secretaris

mr. P.J. van Hartskamp-de Jong

De burgemeester