Organisatieverordening van de gemeente Westerwolde 2018

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westerwolde, gelet op de artikelen 160, eerste lid onder c van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen:

de organisatieverordening van de gemeente Westerwolde.

Besluiten:

Vast te stellen de volgende Organisatieverordening Westerwolde 2018:

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Afdelingsmanager: de hoogste leidinggevende van een afdeling;

• b. Ambtelijke organisatie: het geheel van personen in dienst van de gemeente, met uitzondering van de personen werkzaam op de griffie;

• c. Gemeentesecretaris: de gemeentesecretaris van Westerwolde, tevens algemeen directeur en voorzitter van het management team;

• d. Management team (MT): permanent overlegstructuur bestaande uit de afdelingsmanagers en gemeentesecretaris;

• e. Mandaat: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester besluiten te nemen, als bedoeld in afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

• f. Mandaatbesluit: het besluit (d.d…..) van het college met daarin het verleende mandaat aan de gemeentesecretaris, de afdelingsmanagers, de teamleiders en de medewerkers;

• g. Medewerker: hij/zij die door of vanwege de gemeente is aangesteld om in openbare dienst werkzaam te zijn alsmede hij met wie een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht is aangegaan;

• h. Team: permanent organisatorisch verband, bestaande uit twee of meer medewerkers, die inhoudelijke taken uitvoeren vanuit verschillende competenties of thema’s;

• i. Teamleider: de hoogste leidinggevende van een team.

Artikel 2 Structuur en inrichting ambtelijke organisatie

• 1. De ambtelijke organisatie van de gemeente is ingedeeld in de volgende afdelingen en teams:

  • a. Afdeling Ruimte

    • i. Team Openbare Werken

    • ii. Team Ruimtelijk Beheer

    • iii. Team Ruimtelijke Ontwikkeling*

  • b. Afdeling Samenleving

    • i. Team Participatie

    • ii. Team WMO

    • iii. Team Jeugd en Veiligheid

    • iv. Team Beleid*

    • v. Team Welzijn, onderwijs en sport*

  • c. Afdeling Dienstverlening

    • i. Team Externe klant

    • ii. Team Informatie, facilitair en gegevensbeheer

    • iii. Team Financieel en juridisch

    • iv. Team HRM*

    • v. Team Communicatie*

    • vi. Team Secretariaat*

  • d. Afdeling Programma’s en projecten**

• 2. Het college besluit, gehoord het MT, omtrent de instelling, opheffing en naamgeving, alsmede het takenpakket op hoofdlijnen van de afdelingen en de precieze taakafbakening tussen de diverse afdelingen;

* deze teams worden rechtstreeks door de manager aangestuurd.

** in deze afdeling zijn geen teams aanwezig.

Artikel 3 Mandatering

• 1. Het college kan leidinggevenden en medewerkers mandaat verlenen, zoals bedoeld in het ‘Mandaatbesluit gemeente Westerwolde’;

• 2. Het ‘Mandaatbesluit gemeente Westerwolde’ wordt periodiek geactualiseerd.

Uitgangspunt bij het bovengenoemd mandaatbesluit is de ‘verantwoordelijkheden laag in de organisatie’. Dit betekent korte communicatielijnen zowel horizontaal als verticaal, men werkt integraal en voelt zich gemeente breed verantwoordelijk.

Artikel 4 Vervanging

• 1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur wordt vervangen door respectievelijk de 1e, 2e dan wel 3e Loco- secretaris;

• 2. De managers vervangen elkaar. Dit gebeurt in overleg met de gemeentesecretaris.

Artikel 5 Inspraak medewerkers

Ondernemingsraad

• a. Er is een ondernemingsraad in de zin van de Wet op de ondernemingsraden (Wor);

• b. In de ondernemingsraden komen in ieder geval die afdelingsaangelegenheden aan de orde die vallen onder de informatieplicht, de instemmings- en adviesbevoegdheid als bedoeld in de artikelen 24, 25 en 27 van de Wor;

• c. De gemeentesecretaris/algemeen directeur fungeert voor de ondernemingsraad als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden, art. 1.

Georganiseerd Overleg

• a. In het Georganiseerd Overleg (GO) vindt arbeidsvoorwaardenoverleg plaats tussen de portefeuillehouder P&O als vertegenwoordiger van het college en de werknemersverenigingen met leden onder het gemeentepersoneel;

• b. De portefeuillehouder P&O fungeert als voorzitter van het GO;

• c. Het overleg in het GO betreft het vaststellen, wijzigen of intrekken van arbeidsvoorwaardenregelingen of -beleid, voor zover de gemeente daartoe autonome bevoegdheid bezit, dan wel verplicht is nadere uitwerking te geven aan de uitkomst van het arbeidsvoorwaardenoverleg op landelijk niveau;

• d. In het GO wordt voorts overleg gevoerd over privatiseringen, waaronder begrepen uitbesteding van werk, en reorganisaties; dit overleg betreft met name de werkgelegenheidseffecten en de regeling van de sociale gevolgen door middel van het sociaal statuut en een daarop gebaseerd sociaal plan.

Artikel 6 Taken en bevoegdheden gemeentesecretaris/algemeen directeur

• 1. De hoofdtaken van de gemeentesecretaris/algemeen directeur zijn:

  • a. hoofd van de bestuursdienst en eindverantwoordelijk voor het functioneren van de gehele ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie;

  • b. voorzitter van het MT en procedureel eindverantwoordelijk;

  • c. adviseur van het college, zowel inhoudelijk als procedureel.

• 2. Waar het gaat om de aangelegenheden, waarvoor de gemeentesecretaris/algemeen directeur eindverantwoordelijk is, legt hij verantwoording af aan burgemeester en wethouders.

Artikel 7 Taken en bevoegdheden manager

• 1. De hoofdtaken van de manager zijn:

  • a. sturing en beheersing van activiteiten die nodig zijn om de producten te leveren die in de begroting van de afdeling zijn opgenomen of anderszins door het bestuur zijn vastgesteld;

  • b. bijdragen aan de taken van het managementoverleg.

• 2. Onverminderd zijn verantwoordelijkheid voor het dagelijkse beheer van de afdeling en de administratie en het financieel beheer als bedoeld in de financiële verordening is de manager verantwoordelijk voor:

  • a. een adequate beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering binnen het werkgebied van zijn afdeling;

  • b. de organisatorische indeling van de afdeling binnen de door het college vastgestelde hoofdstructuur;

  • c. de uitvoering van het gemeentelijke middelenbeleid binnen zijn afdeling voor zover dit aan hem is opgedragen.

• 3. De manager treft, met inachtneming van de richtlijnen en aanwijzingen van het college en van de gemeentesecretaris/algemeen directeur, maatregelen en voorzieningen die hij voor een goede uitvoering van de taken van zijn afdeling nodig acht;

• 4. De manager legt verantwoording af aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur middels de in de P&C opgenomen cyclus.

Artikel 8 Taken en bevoegdheden MT

• 1. Het managementteam (MT) bestaat uit de afdelingsmanagers en de gemeentesecretaris;

• 2. Het managementoverleg heeft tot taak:

  • a. geïntegreerde voorbereiding van strategisch beleid en bedrijfsvoering;

  • b. bewaking van de samenhang van gemeentelijk beleid;

  • c. het zorgdragen van eenheid in beleid en bedrijfsvoering;

  • d. planning en control van bestuurlijke projecten.

• 3. De leden van het managementoverleg zijn ieder voor zich verantwoordelijk voor inbreng van en informatie naar hun afdeling.

Artikel 9 Werkwijze

• 1. Het MT vergadert wekelijks en bespreekt de gang van zaken binnen de organisatie.

• 2. Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college mandaten en volmachten aan het MT, teamleiders en medewerkers;

• 3. Het managementoverleg stelt zijn werkwijze naar eigen inzicht vast;

• 4. Als binnen het managementoverleg geen overeenstemming bereikt wordt over een onderwerp dan wordt hieromtrent, voorzien van de verschillende standpunten, door de gemeentesecretaris/algemeen directeur een besluit genomen.

• 5. Binnen iedere afdeling en binnen ieder team vindt periodiek overleg plaats. Het werkoverleg is gericht op de verrichting van werkzaamheden, eenheid in advisering, en bevordering van onderlinge samenwerking.

Artikel 10 Planning & Control cyclus

De gemeentelijke begrotingscyclus omvat in ieder geval de volgende stukken:

• de voor- en najaarsnota;

• de begroting;

• de jaarrekening.

Artikel 11 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als ‘Organisatieverordening gemeente Westerwolde 2018’.

Artikel 12 Inwerkingtreding

De regeling treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.

Wedde/Sellingen, 16-01-2018

Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Westerwolde.