Financiële verordening Gemeenschappelijke regeling Werkmaatschappij 8KTD 2018

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van de werkmaatschappij 8KTD en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• team: iedere organisatorische eenheid binnen de organisatie van de werkmaatschappij 8KTD met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directie

• overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeente, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt;

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

• 1. Het Algemeen Bestuur stelt op voorstel van het Dagelijks Bestuur de programma – indeling voor de begroting vast.

• 2. Het Algemeen Bestuur stelt op voorstel van het Dagelijks Bestuur de taakvelden per programma vast.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de begroting worden onder elk van de programma’s minimaal per programma de baten en lasten weergegeven en bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s minimaal per programma de gerealiseerde baten en lasten weergegeven.

• 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt, wanneer van toepassing, van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven.

3.In de jaarrekening wordt, wanneer van toepassing, van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 4. Kaders begroting

• 1. Het Dagelijks Bestuur biedt voor 1 februari van het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar de kaders en uitgangspunten voor de (concept)begroting aan de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel aan.

• 2. In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten. per programma.

• 2. In afwijking van het eerste lid kan het Algemeen Bestuur een activiteit welke onderdeel is van een programma als prioriteit aanwijzen en daarvoor de baten en lasten apart autoriseren

• 3. Bij de begrotingsbehandeling geeft het Algemeen Bestuur, wanneer van toepassing, aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 4. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur als hij verwacht, dat de lasten van een programma of een prioriteit de geautoriseerde lasten dreigen te over- of onderschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te over- of onderschrijden, of de baten van een programma of een prioriteit de geautoriseerde baten dreigen te onder- of overschrijden. Het Algemeen Bestuur geeft aan het Dagelijks Bestuur aan of hij een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten of baten van het programma of de prioriteit, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of voor het bijstellen van het beleid.

• 5. Begrotingswijzigingen worden via het Dagelijks Bestuur door het Algemeen Bestuur aan de raden van de gemeenten Tytsjerksteradiel en Achtkarspelen aangeboden om de raden de gelegenheid te geven een zienswijze in te dienen. Bij de aanbieding aan de raden wordt richting de raden inzichtelijk gemaakt, welk effect de voorgenomen begrotingswijzigingen hebben op de begrotingen van de gemeenten zelf. Na behandeling in de raden stelt het Algemeen Bestuur de begrotingswijzigingen vast.

• 6. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het Dagelijks Bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het Algemeen Bestuur voor.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

De werkmaatschappij 8KTD rapporteert ten behoeve van de tussentijdse rapportages van de gemeenten Tytsjerksteradiel en Achtkarspelen.

Artikel 7. Informatieplicht

Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur over relevante besluiten van het Dagelijks Bestuur, als het onderwerp dat wenselijk maakt

Artikel 8 EMU-saldo

Wanneer het Rijk de werkmaatschappij 8KTD bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het Dagelijks Bestuur een aanpassing nodig acht, doet zij een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Bij gebleken behoefte wordt voor de werkmaatschappij 8KTD een Nota waardering en afschrijving vaste activa opgesteld, vast te stellen door het Algemeen Bestuur van de werkmaatschappij 8KTD.

• 2. In het geval de werkmaatschappij 8KTD beschikt over een vastgestelde Nota waardering en afschrijving vaste activa beoordeelt het Dagelijks Bestuur aan het begin van elke bestuursperiode of het wenselijk is de Nota waardering en afschrijving vaste activa aan te passen en biedt bij gebleken wenselijkheid een geactualiseerde Nota waardering en afschrijving vaste activa aan het Algemeen Bestuur ter vaststelling aan.

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

• 1. In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

• 2. Het Dagelijks Bestuur beoordeelt aan het begin van elke bestuursperiode samen met het college van de gemeente Tytsjerksteradiel en het college van de gemeente Achtkarspelen of het wenselijk is de Nota reserves en voorzieningen aan te passen en biedt bij gebleken wenselijkheid een geactualiseerde nota reserves en voorzieningen aan het Algemeen Bestuur ter vaststelling aan.

• 3. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:

  • a. het specifieke doel van de reserve;

  • b. de voeding van de reserve;

  • c. de maximale hoogte van de reserve; en

  • d. de maximale looptijd.

• 4. Als een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd, dan wel komt het college met een voorstel aan de raad om de maximale looptijd aan te passen.

Artikel 11. Kostprijsberekening

Niet van toepassing

Artikel 12. Prijzen economische activiteiten

• 1. Voor de levering van goederen, diensten of werken door de werkmaatschappij 8KTD aan overheidsbedrijven en derden waarbij de werkmaatschappij 8KTD in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het Dagelijks Bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een besluit van het Algemeen Bestuur, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

• 2. Bij het verstrekken van leningen of garanties door de werkmaatschappij 8KTD aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het Dagelijks Bestuur vooraf een voorstel voor een besluit van het Algemeen Bestuur, waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.

• 3. Besluiten van het Algemeen Bestuur met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

  • a. leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  • b. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  • c. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  • d. een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 13. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Niet van toepassing

Artikel 14. Financieringsfunctie

• 1. Het Dagelijks Bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de bepalingen van het vigerend treasurystatuut in acht.

• 2. Het Dagelijks Bestuur beoordeelt aan het begin van elke bestuursperiode samen met het college van de gemeente Tytsjerksteradiel en het college van de gemeente Achtkarspelen of het wenselijk is het treasurystatuut aan te passen en biedt bij gebleken wenselijkheid een geactualiseerd treasurystatuut aan het Algemeen Bestuur ter vaststelling aan.

Hoofdstuk 4. Paragrafen

Artikel 15.

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur de paragrafen op die verplicht zijn op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 16. Onderhoud kapitaalgoederen

Niet van toepassing

Artikel 17. Grondbeleid

Niet van toepassing

Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 18. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de werkmaatschappij 8KTD als geheel en in de programma’s en de teams;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten;

• e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 19. Financiële organisatie

Het Dagelijks Bestuur draagt zorgt voor:

• a. een eenduidige indeling van de organisatie van de werkmaatschappij 8KTD en een eenduidig toewijzing van de taken van de werkmaatschappij 8KTD aan de teams;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e. de te maken afspraken met de teams over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• g. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de werkmaatschappij 8KTD, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 20. Interne controle

Het Dagelijks Bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.

Hoofdstuk 6. Slotbepalingen

Artikel 21. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

Niet van toepassing

Artikel 22. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 oktober 2018.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Werkmaatschappij 8KTD 2018