Verordening van de gemeenteraad van Heerlen houdende bepalingen inzake de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning (Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Heerlen 2018)

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• ambtelijke bijstand: bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ambtelijke bijstand niet zijnde een verzoek om informatie;

• ambtenaar: ambtenaar van de gemeente, niet zijnde een medewerker van de griffie;

• document: document als bedoeld in artikel 1, onder a, van de Wet openbaarheid van bestuur;

• fractie: fractie als bedoeld in artikel 7 van het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2018;

• fractiemedewerker: persoon die werkzaamheden verricht voor één van de fracties uit de raad en door de betreffende fractie bij de griffie formeel is aangemeld als medewerker;

• wet: Gemeentewet.

Paragraaf 2. Verzoeken om informatie of ambtelijke bijstand

Artikel 2. Verzoek om informatie

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in, of afschrift van, documenten waaromtrent geen geheimhouding krachtens de artikelen 25, 55 of 86 van de wet is opgelegd. Een verzoek kan namens een raadslid gedaan worden door een fractiemedewerker.

• 2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

• 3. Indien een ambtenaar van oordeel is dat het verzoek geen betrekking heeft op informatie als bedoeld in het eerste lid legt hij dit voor aan de secretaris. De secretaris beslist daarna op het verzoek.

Artikel 3. Verzoek om ambtelijke bijstand

1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om ambtelijke bijstand. Een verzoek kan namens een raadslid gedaan worden door een fractiemedewerker.

2. De griffier verleent zo spoedig mogelijk de ambtelijke bijstand, voor zover dit in redelijkheid kan worden gevergd. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is kan de griffier de secretaris verzoeken om één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk het verzoek zo spoedig mogelijk verder inwilligen.

3. De secretaris wijst geen ambtenaar aan als:

a. naar oordeel van de secretaris niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden;

b. dit naar het oordeel van de secretaris het belang van de gemeente kan schaden.

4. Als de ambtelijke bijstand op grond van het derde lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door of namens wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken de ambtelijke bijstand alsnog te laten verlenen. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.

Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand

1. Een raadslid dat niet tevreden is over de door een ambtenaar aan hem verleende ambtelijke bijstand kan hierover in overleg treden met de secretaris.

2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing kan het raadslid de zaak aan de burgemeester voorleggen. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie.

Artikel 5. Register ambtelijke bijstand

1. De secretaris houdt een register bij van verzoeken om door ambtenaren te verlenen ambtelijke bijstand, waarin wordt opgenomen:

a. de naam van het raadslid door of namens wie het verzoek is ingediend;

b. het onderwerp van het verzoek;

c. de met de verzochte ambtelijke bijstand gemoeide tijd, en

d. indien van toepassing, de reden waarom een verzoek is geweigerd.

Artikel 6. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

1. De secretaris verstrekt aan het lid van het college op wiens werkzaamheden een verzoek om ambtelijke bijstand betrekking heeft een afschrift van het verzoek.

2. Als het college of één of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Paragraaf 3. Fractieondersteuning

Artikel 7. Recht op financiële bijdrage

1. De raad verstrekt een fractie jaarlijks een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.

2. De financiële bijdrage bestaat uit een bedrag van € 903,57,- per raadszetel, met een maximum van drie raadszetels.

3. Het bedrag genoemd in het tweede lid wordt jaarlijks in januari geïndexeerd, overeenkomstig de consumentenprijsindex van de maand september van het voorafgaande jaar.

4. In afwijking van het eerste lid verstrekt de raad in een jaar waarin raadsleden aftreden op grond van artikel C 4, tweede lid, van de Kieswet aan een fractie een financiële bijdrage tot en met de maand maart en een financiële bijdrage voor de periode omvattende de resterende maanden. Deze financiële bijdragen bestaan uit 1/12e deel van de bedragen, bedoeld in het tweede lid, vermenigvuldigd met het aantal maanden dat de periode omvat.

Artikel 8. Besteding financiële bijdrage

1. Een fractie besteedt de financiële bijdrage uitsluitend om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken.

2. De financiële bijdrage mag in ieder geval niet gebruikt worden ter bekostiging van:

a. uitgaven die in strijd zijn met enige wettelijke bepaling;

b. betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

c. giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

d. uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten, of

e. de kosten voor niet-partijpolitiek georiënteerde scholing in verband met de vervulling van de functie van raads- of commissielid, voor zover deze door of namens de gemeente wordt aangeboden of verzorgd.

Artikel 9. Voorschot financiële bijdrage

Een fractie wordt jaarlijks vóór 31 januari een voorschot verleend ter hoogte van de financiële bijdrage voor het betreffende kalenderjaar verrekend met nog niet verrekende teveel ontvangen voorschotten in periodes waarvoor de financiële bijdrage overeenkomstig artikel 13 is vastgesteld.

Artikel 10. Tijdstip verlenen voorschot na aftreden wegens verkiezingen

In een jaar waarin de raadsleden aftreden na reguliere raadsverkiezingen of op grond van artikel 56d of 56e van de wet Algemene regels herindeling wordt, in afwijking van artikel 9, een fractie voorschot verleend voor de periode tot en met de maand maart en een voorschot voor de periode omvattende de resterende maanden. Het eerste voorschot wordt vóór 31 januari van dat jaar verstrekt; het tweede voorschot vóór het eind van de maand april.

Artikel 11. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

1. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden wordt een voorschot ter hoogte van de vastgestelde financiële bijdrage toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie. In het geval één of meer raadsleden van één of meer fracties zich aansluiten bij een andere fractie wordt zo nodig het voorschot bijgesteld en toebedeeld.

2. Als zich een situatie als bedoeld in het eerste lid voordoet worden de verleende voorschotten onverwijld bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste lid voortvloeiende verdeling.

3. Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de maand volgend op de maand waarin de fractie hiervan kennisgeving heeft gedaan.

4. Als een fractie als gevolg van verkiezingen ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de datum dat de raad in de nieuwe samenstelling aantreedt.

Artikel 12. Reserve

1. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de financiële bijdrage toekomend aan een fractie voor het kunnen verlenen van een aanvullende financiële bijdrage aan die fractie in volgende jaren.

2. Een reserve is niet groter dan 30% van de financiële bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam op grond van artikel 9.

3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve komt tot uitdrukking in de afrekening over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

4. Een reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

5. Als zich een situatie als bedoeld in artikel 11, eerste lid, voordoet, wordt een eventuele reserve van de fractie waar de betreffende leden uittreden toebedeeld aan de betrokken fracties naar evenredigheid van de resulterende zetelaantallen.

Artikel 13. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

1. Een fractie legt uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een verslag.

2. De accountant die belast is met de controle van de jaarrekening van de raad controleert het verslag en brengt advies uit aan de raad.

3. De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de hoogte vast van:

a. de financiële bijdrage;

b. het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voorschot;

c. de wijziging van de reserve, en

d. de resterende reserve.

Paragraaf 4. Slotbepalingen

Artikel 14. Intrekking oude verordening en overgangsrecht

1. De Verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractiemedewerkers 2012 zoals gewijzigd in december 2014 wordt ingetrokken.

2. De Verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractiemedewerkers 2012 zoals gewijzigd in december 2014 blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen.

Artikel 15. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking op 15 december 2018.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Heerlen 2018.

Aldus besloten tijdens de openbare vergadering van de gemeenteraad van de gemeente Heerlen van 28 november 2018.

voorzitter,

E.G.M. Roemer

griffier,

drs. T.W. Zwemmer