Wijzigingsverordening Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, gemeente Ede

De raad van de gemeente Ede;

gelezen het voorstel van het presidium van 12 november 2018, zaaknummer 104816;

gelet op afdeling 10.1.2 Algemene wet bestuursrecht

besluit:

Artikel I

De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning wordt als volgt gewijzigd:

Er wordt een nieuw artikel 15 ingevoegd, onder vernummering van bestaande artikel 15 tot artikel 16, luidende:

Artikel 15

• 1. In afwijking van artikel 7, tweede lid, van deze verordening ontvangen fracties subsidie over de periode van 1 mei 2018 tot en met 30 maart 2019. Het teveel betaalde bedrag over de periode van 1 april 2019 tot en met 30 april 2019 wordt verrekend met het voorschot dat wordt verleend voor het zittingsjaar 1 april 2019 tot 1 april 2020 overeenkomstig de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Ede.

• 2. In afwijking van artikel 11, eerste lid, van deze verordening leggen fracties verantwoording af over de besteding van de fractiebijdrage over de periode van 1 januari 2018 tot en met 30 maart 2019. De verantwoording wordt ingediend vóór 1 juli 2019.

• 3. Bij de verantwoording worden de volgende gegevens overlegd:

  • a. een verslag van inkomsten en uitgaven, op basis van een door de raad vastgesteld model;

  • b. bankrekeningafschriften van de bankrekening waarop de subsidie wordt ontvangen;

  • c. belegstukken voor uitgaven vanaf €100,-.

  • d. een overzicht van het saldo van de bankrekening waarop de subsidie wordt ontvangen per 1 mei 2018.

• 4. In afwijking van artikel 10, vierde lid, wordt een eventueel restant van de bijdrage van de fractieondersteuning over de periode 1 januari 2014 tot en met 1 mei 2018 afgeroomd tot €5.000,. Het meerdere wordt op eerste verzoek van de raad door de fractie terugbetaald. Hierbij wordt uitgegaan van het verschil tussen de inkomsten en uitgaven van de fractie over de betreffende periode.

Artikel II.

Deze wijzigingsverordening treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 29 november 2018, zaaknummer 104816,

dr. G.H. Hagelstein

de griffier,

mr. L.J. Verhulst

de voorzitter.

Toelichting

Artikelsgewijze toelichting

Artikel I (Artikel 15 Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning)

Eerste lid

Bij de invoering van Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Ede verschuift het zittingsjaar van 1 mei tot 1 mei naar 1 april tot 1 april. Om een goede overgang mogelijk te maken, wordt daarom het zittingsjaar voor de periode van 1 mei 2018 tot 1 mei 2019 ingekort tot en met 30 maart 2019. Dat betekent dat de maand april - achteraf bezien - onverschuldigd zal zijn betaald. Om extra administratieve lasten door terugvordering te voorkomen zal dit worden verrekend met de subsidie voor fractieondersteuning voor de periode van 1 april 2019 tot 1 april 2020.

Tweede lid

Diverse penningmeesters van fracties hebben kenbaar gemaakt dat zij graag zouden zien dat de periode waarover zij verantwoording afleggen gaat aansluiten bij de zittingstermijn van de raad. Er wordt daarom in de nieuwe verordening rekening gehouden met een zittingsjaar dat loopt van 1 april tot 1 april. Ook de verantwoording wordt straks afgelegd over deze periode, in plaats van over kalenderjaren. Om een goede overgang mogelijk te maken wordt eenmalig over een verlengd boekjaar verantwoording afgelegd dat loopt van 1 januari 2018 tot en met 30 maart 2019.

Derde lid

In de praktijk wordt sinds het kalenderjaar 2016 verantwoording afgelegd op basis van de gegevens die zijn opgenomen in het derde lid, onder a tot en met c. In verband met het beoordelen van de afroming wordt ook gevraagd om afschrift over te leggen van het saldo van de bankrekening per 1 mei 2018.

Vierde lid

In de verordening was opgenomen dat na de verkiezingen het saldo van de rekening waarop de fractieondersteuning wordt betaald wordt afgeroomd tot €5.000,-. Hierbij is ervan uitgegaan dat deze rekening alleen zou worden gebruikt voor de fractieondersteuning. In de praktijk blijkt dat fracties de rekening ook voor andere doeleinden gebruiken en dat er in sommige gevallen sprake is van aanzienlijke spaarreserves. Uit de omvang van deze reserves blijkt dat deze niet opgebouwd kunnen zijn op basis van de fractiebijdrage over de betreffende zittingsperiode.

Er is daarom voor gekozen om bij het afromen uit te gaan van het verschil tussen inkomsten en uitgaven in de betreffende zittingsperiode. In de nieuwe verordening wordt dit jaarlijks vastgesteld als onderdeel van de mutatie van de reserve.