Archiefverordening West Maas en Waal 2018 (gewijzigd)

De Raad van de gemeente West Maas en Waal,2018/11-14

Gezien het voorstel van Burgermeester en Wethouders, d.d. 15 november 2018 nr. Z.009961

Gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;

b e s l u i t : vast te stellen

Archiefverordening West Maas en Waal 2018 (gewijzigd)

Artikel 1. Zorgplicht burgemeester en wethouders

• 1. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

• 2. Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen.

Artikel 2. Taken Gemeentearchivaris

• 1. De gemeentearchivaris brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• 2. De gemeentearchivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 3. Verantwoording door burgemeester en wethouders

Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval:

• a. het verslag van de gemeentearchivaris bedoeld in artikel 2, eerste lid;

• b. voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, tweede lid, en

• c. een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

Artikel 4. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren

De gemeentearchivaris kan met instemming van de rechthebbende bescheiden van instellingen of personen, ongeacht hun vorm, in de archiefbewaarplaats opnemen als deze naar zijn oordeel van historische waarde zijn.

Artikel 5. Overgangsrecht

• 1. Met ingang van 30 juni 2018 wordt de Archiefverordening West Maas en Waal 2012 ingetrokken met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de belastbare feiten die zich voor die datum hebben voorgedaan.

• 2. Besluiten, genomen krachtens de verordening in lid 1 van dit artikel, die golden op het moment van de inwerkingtreding van deze verordening en waarvoor deze overeenkomstige besluiten kent, gelden als besluiten genomen krachtens deze verordening.

Artikel 6. Intrekking oude verordening

De Archiefverordening West Maas en Waal 2012 en de Archiefverordening van 1 juli 2018 vastgesteld in de vergadering van 6 september, worden hierbij ingetrokken.

Artikel 7: Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

• 2. Deze verordening heeft terugwerkende kracht tot en met 1 juli 2018.

• 3. Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening West Maas en Waal 2018.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de gemeente West Maas en Waal, d.d. 15 november 2018.

De raad van de gemeente West Maas en Waal,

De griffier, J.A.(Joyce) Satijn

De voorzitter, V.M. (Vincent) van Neerbos