Gemeenteblad van Oudewater
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Oudewater | Gemeenteblad 2018, 222871 | Overige besluiten van algemene strekking |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Oudewater | Gemeenteblad 2018, 222871 | Overige besluiten van algemene strekking |
E-mail protocol Gemeenten Woerden en Oudewater 2018
In dit protocol wordt verstaan onder:
Formele e-mailberichten: berichten die uit hoofde van een functie ter uitvoering van een zaak worden verzonden c.q. ontvangen door een bestuursorgaan, organisatieonderdeel of medewerk(st)er werkzaam in de Gemeente Woerden of Oudewater en van belang zijn om de gang van zaken of de totstandkoming van een beslissing/beschikking te kunnen reconstrueren.
Artikel 4. Kenbaarheid bereikbaarheid langs elektronische weg
Wanneer berichten langs elektronische weg worden verzonden en/of ontvangen, verklaart de afzender daarmee dat hij/zij langs elektronische weg bereikbaar is.
Binnenkomende e-mailberichten gericht aan stadhuis@woerden.nl c.q. stadskantoor@oudewater.nl worden minimaal 1x per werkdag beoordeeld op de status ‘formeel’ of ‘informeel’. Formele berichten worden door team DIV geregistreerd, beheerd en gearchiveerd en daar waar nodig gedistribueerd. Informele berichten worden direct doorgezonden naar geadresseerde.
ledere medewerker die op zijn eigen gemeentelijke e-mailaccount een e-mailbericht ontvangt of verzendt, bepaalt op basis van de beschrijving in artikel 1 onder j en n, de status van een e-mailbericht: formeel of informeel (zie ook de bepalingen in artikel 6 van dit protocol). Formele inkomende berichten moeten voordat ze in behandeling worden genomen worden geregistreerd in het DMS (zie artikel 5 lid 3 van dit protocol). Verzonden formele berichten moeten ter archivering worden aangeboden aan archief@woerden.nl.
In correspondentie (zowel digitaal als op papier) mag geen privé e-mailadres worden vermeld. In plaats daarvan moet ofwel het centrale-emailadres (stadhuis@woerden.nl c.q. stadskantoor@oudewater.nl) ofwel het eigen gemeentelijke e-mailadres worden gebruikt bestemd voor de gemeentelijke organisatie t.b.v. haar taakuitvoering.
Een ieder kan verzoeken om mails met persoonlijke gegevens te laten verwijderen. Op een dergelijk verzoek beslist de functionaris gegevensbescherming. Hierbij wordt o.a. rekening gehouden met de belangen van de betrokkene, van derden, en van de gemeenten Woerden en Oudewater alsmede met de bestaande wet- en regelgeving.
Artikel 6. Ontvangen en verzenden van formele e-mailberichten
Als een formeel e-mailbericht wordt ontvangen of verzonden is de ontvanger/verzender ervoor verantwoordelijk dat een afschrift van het gehele e-mailbericht ter registratie en/of archivering aan DIV wordt aangeboden. Door middel van doorzending naar stadhuis@woerden.nl worden ontvangen e-mails geregistreerd en komen de e-mails via het DMS in de werkvoorraad van een behandelaar. Door middel van doorzending naar archief@woerden.nl worden verzonden e-mail berichten geregistreerd / gearchiveerd in het DMS.
Binnen twee werkdagen krijgt de verzender bericht bij wie zijn/haar mail in behandeling is en wanneer hij/zij uiterlijk een antwoord kan verwachten.
Het verzenden van vertrouwelijke e-mailberichten (met persoonsgegevens, gevoelige informatie of politiek gevoelige onderwerpen/gegevens) mag alleen plaatsvinden via een beveiligde verbinding of een openbare verbinding mits de informatie versleuteld (encrypted) wordt verzonden. Het beoordelen of een e-mail als vertrouwelijk moet worden bestempeld valt onder de verantwoordelijkheid van de verzender.
E-mailberichten worden door de gemeente Woerden of Oudewater aan de afzender geretourneerd, conform het gestelde in artikel 6 lid 10, als:
Berichten door de externe virus- en spamfilters van de gemeente Woerden of Oudewater zijn tegengehouden. De gemeenten Woerden en Oudewater moeten inspanningen leveren om alle e-mail te openen, waarbij spam-mail via daartoe bestemde beveiligingsprogramma’s geopend wordt om te beoordelen of daadwerkelijk sprake is van spam-mail;
Wanneer een e-mailbericht moet worden geretourneerd om reden(en) als aangegeven in artikel 6 lid 9, wordt de afzender hierover via elektronische weg geïnformeerd waarbij wordt aangegeven wat de reden(en) is/zijn waarom het bericht is geretourneerd. Tevens wordt verzocht om binnen vijf werkdagen alsnog de gegevens/informatie aan te leveren (zie ook artikel 6 lid 11).
Artikel 7. Mailings via e-mail
Mailings versturen via e-mail (nieuwsbrieven, rondschrijven e.d.) zijn alleen toegestaan als de geadresseerden uitdrukkelijk toestemming hebben verleend of een factuurrelatie hebben met de gemeente.
Artikel 8. Observatie/onderzoek van/naar het gebruik van e-mail
De gemeente is gerechtigd om de inhoud van formele e-mailberichten niet-geanonimiseerd te onderzoeken. Daarbij moet worden voldaan aan de eisen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming. De belangrijkste voorwaarden voor onderzoek zijn dat de gemeente een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) moet hebben die zwaarder weegt dan het privacybelang van de werknemer(s) en dat de controle noodzakelijk moet zijn.
De directie of de functionaris gegevensbescherming is bevoegd te besluiten om het e-mailgebruik te (laten) observeren/onderzoeken. Daar waar onderzoek noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift hoeft de directie of de functionaris gegevensbescherming geen besluit daartoe te nemen. In een dergelijk geval wordt de directie en de functionaris gegevensbescherming in kennis gesteld.
Artikel 9. Privé e-mailberichten
Het gemeentelijk e-mailaccount wordt gezien als een bedrijfsmiddel. Het ontvangen en verzenden van privé emailberichten via het gemeentelijk e-mailaccount is toegestaan. Het bewaren van privé e-mailberichten geschiedt bij voorkeur buiten het gemeentelijk e-mailaccount. Als toch gekozen wordt om ze binnen het gemeentelijk e-mailaccount te bewaren dienen ze te worden geplaatst in een (zelf) te creëren folder/map waarvan de benaming duidelijk aangeeft dat de inhoud privé is. Privé e-mailberichten die niet op deze wijze zijn opgeslagen binnen het gemeentelijk e-mailaccount worden beschouwd als formele e-mailberichten.
Artikel 10. Toepassingsbereik van het protocol
Dit protocol is van toepassing op e-mailberichten verstuurd naar of ontvangen op een gemeentelijk e-mail adres eindigend op @woerden.nl of @oudewater.nl en op elektronische berichten verzonden via een webformulier vanaf de gemeentelijke website van Woerden of Oudewater met uitzondering van de gevallen zoals genoemd in artikel 2:13 lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht.
Aldus besloten in de vergadering d.d. 16 oktober 2018
Het college van Burgemeester en Wethouders van Woerden,
De wnd. secretaris, De loco-burgemeester,
Ir. W.J. Tempel J.I.M. Duindam
In de interne en externe communicatie van de gemeente spelen e-mails en webformulieren een steeds belangrijkere rol. De juridische status van elektronische berichten zijn in veel gevallen gelijk aan die van een analoge (papieren) brief. Toch zijn er een aantal situaties waarin een elektronisch bericht niet de juiste communicatievorm lijkt te zijn. Voorbeelden hiervan o.a. een ingebrekestelling, een ontbinding van een overeenkomst of het stuiten van verjaring. In dit soort gevallen zou de juiste ontvangst van een elektronisch bericht kunnen worden betwist en is fysieke toezending via een aangetekend schrijven de meest veilige weg. (dit geldt voor derden en de gemeente Woerden of Oudewater).
Het e-mailverkeer vergt daarom een instructie voor de wijze waarop post, die elektronisch ontvangen dan wel verzonden wordt door de gemeente afgehandeld dient te worden. Daarnaast is aan de hand van deze procedure en een aantal andere uitgangspunten zoals de servicenormen, een interne populaire versie gemaakt met daarin ook een aantal spelregels over het gebruik van email.
Het e-mail protocol legt een basis voor de wijze waarop de gemeenten Woerden en Oudewater met hun e-mailfaciliteit en webfaciliteit (website) wenst om te gaan. Het doel van het protocol is het gebruik van e-mail en webfaciliteit door de medewerkers van de gemeenten Woerden en Oudewater veilig en verantwoord te laten gebeuren en om een volledige en betrouwbare informatievoorziening te waarborgen. Hierbij dient aandacht te zijn voor het beveiligd verzenden van persoonsgegevens en/of politiek gevoelige (vertrouwelijke) informatie.
De belangen die de gemeenten Woerden en Oudewater willen waarborgen bij het gebruik van e-mail zijn:
E-mail staat volgens de jurisprudentie in de meeste gevallen gelijk aan schriftelijke communicatie. Het protocol sluit zoveel mogelijk aan bij de wettelijke regelingen over post. Het protocol is geschreven op basis van de huidige situatie ten aanzien van registratie en archivering van documenten bij de gemeente Woerden en Oudewater.
Er gelden een aantal voorwaarden.
Voor dat je elektronisch een bericht stuurt, moet de burger aangegeven hebben voldoende via digitale weg bereikbaar te zijn. Dat je een e-mailadres hebt van de burger is niet voldoende. Wel voldoende is als een burger zelf aangeeft dat hij/zij via de e-mail op de hoogte gehouden wenst te worden. Verder moet het elektronisch bericht "voldoende betrouwbaar en vertrouwelijk zijn, gelet op de aard en de inhoud van het bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt". Het moet vaststaan dat het bericht door de gemeente is verstuurd en dat het elektronisch bericht enkel door geadresseerde(n) wordt ontvangen/gelezen. Dit is o.a. van groot belang bij elektronische berichten die persoonsgegevens bevatten dan wel vertrouwelijke informatie/politiek gevoelige informatie.
Het Burgerlijk Wetboek regelt in artikel 227a van boek 6 dat een overeenkomst die schriftelijk gesloten moet worden, ook via een elektronisch document (zoals e-mail) afgehandeld/verstuurd mag worden als er aan vier eisen voldaan is:
Deze mogelijkheid geldt overigens niet voor overeenkomsten met betrekking tot onroerende zaken.
Formele-, informele- en privé e-mails
Formele e-mails: zie artikel 1 onder J; Informele e-mails: zie artikel 1 onder N; Privé e-mails: zie artikel 1 onder R.
Het gemeentelijk e-mailaccount wordt gezien als een bedrijfsmiddel. Het verzenden en ontvangen van privé email daarop is toegestaan conform het gestelde in artikel 1 onder R.
E-mailberichten die ontvangen worden, kunnen een formele status hebben. Elk e-mailadres dat binnen de gemeente beschikbaar is kan immers gebruikt worden om berichten te ontvangen of te verzenden. Omdat een deel daarvan formele post kan zijn en de ontvanger de enige is die het bericht ziet, moet de ontvanger ervoor zorgen dat dit bericht, indien nodig, geregistreerd en gearchiveerd wordt. Hierdoor kan een zorgvuldige afhandeling van de post worden gegarandeerd en blijft correspondentie betreffende zaken compleet.
Onder de binnenkomende formele e-mailberichten kunnen zich documenten bevinden die op grond van enig wettelijke voorschrift van een handtekening dienen te zijn voorzien. In de Algemene wet bestuursrecht is dit bijvoorbeeld verplicht gesteld ten aanzien van bezwaarschriften. In voorkomende gevallen zal de ontvanger van zo'n document de afzender direct moeten verzoeken het document schriftelijk en ondertekend in te dienen. De e-mail zonder de officiële handtekening mag al wel in behandeling worden genomen.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2018-222871.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.