Gemeente Raalte Wijziging Protocol geheimhouding en beslotenheid

De raad van de gemeente Raalte,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 5 december 2017

Besluit:

1. De volgende (eerste) wijziging van het protocol geheimhouding en beslotenheid gemeente Raalte (2018) vast te stellen.

Bestaande tekst	Nieuwe tekst
3. Geheimhouding moet zijn genormeerd aan de hand van de weigeringsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur. Bij elk besluit tot het opleggen van geheimhouding geeft het college aan welk belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, naar zijn oordeel prevaleert boven het belang van openbaarheid.	3. Geheimhouding moet zijn genormeerd aan de hand van de weigeringsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur. Bij elk besluit tot het opleggen van geheimhouding geeft het college aan welk belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, naar zijn oordeel prevaleert boven het belang van openbaarheid en geeft het college aan voor welke termijn deze geheimhouding geldt.
8. Als de raad de geheimhouding in de eerstvolgende raadsvergadering niet bekrachtigt, vervalt de geheimhoudingsplicht per direct. De stukken zijn daarmee nog niet openbaar.	8. Als de raad de geheimhouding in de eerstvolgende raadsvergadering niet bekrachtigt, vervalt de geheimhoudingsplicht per direct.
10. Als het college, de burgemeester of de voorzitter van een raadpleinsessie of commissie een stuk onder geheimhouding aanbiedt aan leden van de raad in plaats van de gehele raad (of aan een commissie en/of raadpleinsessie) is geen bekrachtiging nodig. De geheimhouding wordt in deze gevallen in acht genomen totdat het orgaan, dat de verplichting heeft opgelegd, deze opheft.	10. Als het college, de burgemeester of de voorzitter van een raadpleinsessie of andere commissie een stuk onder geheimhouding aanbiedt aan een selectie van leden van de raad (artikel 25, lid 4)of aan een commissie en/of raadpleinsessie (artikel 86) in plaats van de gehele raad is geen bekrachtiging nodig. De geheimhouding wordt in deze gevallen in acht genomen totdat het orgaan, dat de verplichting heeft opgelegd, deze opheft. Het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd geeft aan voor welke termijn deze geheimhouding geldt.
12. Slechts in bepaalde gevallen neemt een college een besluit wat niet-openbaar kan zijn. Hieraan liggen altijd de gronden van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur ten grondslag.	12. Slechts in bepaalde gevallen neemt een college een besluit wat niet-openbaar kan zijn. Hieraan liggen altijd de gronden van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur ten grondslag en in het stuk geeft het college aan voor welke termijn het besluit niet openbaar is.
22. Het College en/of Raad zal terughoudend zijn in de organisatie van dergelijke besloten bijeenkomsten aangezien openbaarheid uitgangspunt is. Een dergelijke besloten bijeenkomst zal in principe slechts worden gehouden indien voldaan wordt aan de uitzonderingsgronden die in de Wet Openbaarheid van Bestuur (art. 10) zijn aangegeven, zoals het schaden van de financiële belangen van de gemeente, gerechtelijke procedures of wanneer het gaat over personen.	22. Het College en/of Raad zal terughoudend zijn in de organisatie van dergelijke besloten bijeenkomsten aangezien openbaarheid uitgangspunt is. Een dergelijke besloten bijeenkomst zal in principe slechts worden gehouden indien voldaan wordt aan de uitzonderingsgronden die in de Wet Openbaarheid van Bestuur (art. 10) zijn aangegeven.
24. Deze besloten bijeenkomsten hebben geen formeel karakter en kennen geen wettelijke bepalingen behalve artikel 2:5 AWB. Voorafgaand en aan het begin van een dergelijk overleg wordt door het college gemotiveerd wat doel en status van de bijeenkomst zijn en hoe raadsleden met de besproken informatie om dienen te gaan. Deze afspraken worden gemaakt op basis van vrijwilligheid en vertrouwen. Indien een raadslid zich niet wil houden aan deze afspraken zal betrokkene niet deelnemen aan de bijeenkomst.	24. Deze besloten bijeenkomsten hebben geen formeel karakter en kennen geen wettelijke bepalingen behalve artikel 2:5 AWB. Voorafgaand en aan het begin van een dergelijke bijeenkomst wordt door het college in een openbaar memo aan de agendacommissie gemotiveerd wat doel en status van de bijeenkomst zijn, op welke grond van de Wob de besloten bijeenkomst wordt gehouden en hoe raadsleden met de besproken informatie om dienen te gaaninclusief de termijn van de niet openbare informatie. Deze afspraken worden gemaakt op basis van vrijwilligheid en vertrouwen. Indien een raadslid zich niet wil houden aan deze afspraken zal betrokkene niet deelnemen aan de bijeenkomst. In het memo wordt duidelijk wie namens het college of de raad notuleert, dat er een audio opname wordt gemaakt en het verslag en de opname wordt toegevoegd aan het (digitale) archief en ter inzage wordt gelegd bij de griffie.

Dit protocol treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Aldus besloten in de vergadering van

25 januari 2018.

de griffier

Jan Bouke Zijlstra

de voorzitter

Martijn Dadema