Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Capelle aan den IJssel 2019

De raad van de gemeente Capelle aan den IJssel;

gelezen het voorstel van de Burgemeester en griffier;

gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

gezien het advies van de commissie Bestuur, Veiligheid en Middelen (BVM);

besluit de volgende verordening vast te stellen: 

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Capelle aan den IJssel 2019.

Paragraaf 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1. ambtelijke bijstand:

• 2. ambtenaar: ambtenaar van de gemeente, niet zijnde een medewerker van de griffie;

• 3. document: document als bedoeld in artikel 1, onder a, van de Wet openbaarheid van bestuur;

• 4. fractie: fractie als bedoeld in artikel 7 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en

• 5. wet: Gemeentewet. 

  Paragraaf 2 Verzoeken om informatie of ambtelijke bijstand

  Artikel 2 Verzoek om informatie

• 1. Een (burger)raadslid kan de griffier of een ambtenaar verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in, of afschrift van, documenten waaromtrent geen geheimhouding krachtens de artikelen 25, 55 of 86 van de wet is opgelegd.

• 2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

• 3. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.        

  Artikel 3 Verzoek om ambtelijke bijstand

• 1. Een (burger)raadslid kan de griffier verzoeken om ambtelijke bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

• 2. De bijstand, bedoeld in het eerste lid, wordt zo spoedig mogelijk door de griffier of een medewerker van de griffie verleend, voor zover dit in redelijkheid kan worden gevergd. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand voor zover mogelijk zo spoedig mogelijk verlenen.

• 3. De secretaris wijst geen ambtenaar aan als:

• a. naar oordeel van de secretaris niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden of

• b. dit naar het oordeel van de secretaris het belang van de gemeente kan schaden.

• c. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het derde lid geweigerd wordt.

• d. Indien de bijstand op grond van het derde lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het (burger)raadslid dat het verzoek heeft ingediend. 

  Artikel 4 Weigering ambtelijke bijstand

  Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken (burger)raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

  Artikel 5 Kwaliteit verleende bijstand

• e. Een (burger)raadslid dat niet tevreden is over de door een ambtenaar aan hem verleende ambtelijke bijstand kan hierover in overleg treden met de secretaris.

• 2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing kan het (burger)raadslid de zaak aan de burgemeester voorleggen. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie. 

  Artikel 6 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

• 1. De secretaris verstrekt aan het lid van het college op wiens werkzaamheden een verzoek om ambtelijke bijstand betrekking heeft, desgevraagd een afschrift van het verzoek.

• 2. Als het college of één of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken (burger)raadslid. 

  Paragraaf 3 Fractieondersteuning

  Artikel 7 Recht op financiële bijdrage

• 1. De fracties ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

• 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag per raadszetel. De omvang van de toe te kennen bedragen wordt ieder jaar bij de vaststelling van de gemeentebegroting door de raad bepaald. 

  Artikel 8 Besteding bijdrage

• 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

• 2. Bij deze verordening is een protocol gevoegd dat nadere regels bevat omtrent het besteden van gelden betreffende de ambtelijke bijstand en fractie ondersteuning. Dit protocol maakt onderdeel uit van deze verordening 

  Artikel 9 Bevoorschotting bijdrage

• 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

• 2. Uitbetaling van de in het eerste lid bedoelde bijdrage vindt plaats in twee termijnen en wel vóór 31 januari en na 1 april van een kalenderjaar. De fracties openen voor de toekenning van de vergoeding voor fractieondersteuning een aparte bank- of girorekening.

• 3. Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 11, vierde lid.

• 4. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden. 

  Artikel 10 Wijziging aantal zetels

• 1. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage zowel bij vermindering als vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

• 2. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.

• 3. Als zich een situatie als bedoeld in het tweede lid voordoet worden de verleende voorschotten onverwijld bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste lid voortvloeiende verdeling.

• 4. Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de maand volgend op de maand waarin de fractie hiervan kennisgeving heeft gedaan.

• 5. Als een fractie als gevolg van verkiezingen ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de datum dat de raad in de nieuwe samenstelling aantreedt. 

  Artikel 11 Reserve

• 1. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.

• 2. De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 6.

• 3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 12 over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

• 4. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

• 5. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.

• 6. Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving. 

  Artikel 12 Verantwoording

• 1. Een fractie legt uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een verslag.

• 2. Indien de verantwoording over het vorige kalenderjaar vóór de in het eerste lid genoemde termijn niet is ingediend, wordt de over het lopende kalenderjaar resterende vergoeding en eventueel volgende kalenderjaar vastgestelde vergoeding niet uitbetaald.    

• 3. De griffie toetst of de uitgaven in overeenstemming zijn met hetgeen in de verordening en het daarbij behorende protocol is vastgelegd als zijnde toegestaan en rapporteert over haar bevindingen aan de kascommissie. Deze commissie bestaat uit drie door de raad uit haar midden benoemde leden. Dit zijn dezelfde leden als die welke de kascommissie vormen in het kader van de verantwoording over de besteding van de bijdrage voor scholing, als bedoeld in art. 5c,

• 4. De kascommissie toetst de bevindingen van de griffie en rapporteert - in de vorm van een conceptraadsvoorstel en -raadsbesluit - aan de commissie tot welke het aandachtgebied Algemene Beleidscoördinatie behoort. Deze commissie brengt advies uit aan de raad.

• 5. De raad stelt de bedragen vast van:

• a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

• b. de wijziging van de reserve;

• c. de resterende reserve;

• d. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten en indien van toepassing de sanctie als bedoeld in artikel 12, tweede lid.

Paragraaf 4 Slotbepalingen

Artikel 13 Intrekking oude verordening en overgangsrecht

1. De Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Capelle aan den IJssel 2008 wordt ingetrokken.

2. De Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Capelle aan den IJssel 2008 blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen.

Artikel 14 Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2019.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Capelle aan den IJssel 2019.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 8 oktober 2018,

de griffier, de voorzitter,

PROTOCOL FRACTIEGELDEN

I. INLEIDING

Politieke ambtsdragers (bestuurders en gekozen volksvertegenwoordigers van gemeenten, provincies en waterschappen) vervullen een voorbeeldfunctie voor de burgers en voor hun ambtenaren. De handel en wandel van politieke ambtsdragers heeft zijn weerslag op de hele organisatie, zowel in positieve als in negatieve zin. Politieke ambtsdragers zijn verantwoordelijk voor de eigen integriteit en collectief voor de integriteit van hun organisatie. De politieke ambtsdrager heeft uiteraard net als iedere andere burger recht op een privéleven, maar hij leeft in een glazen huis, waardoor ook privégedragingen onderwerp van (brede) publieke aandacht kunnen zijn. Daarom moet een politieke ambtsdrager 24 uur per dag alert zijn op handelingen of gedragingen die het aanzien en de integriteit van het politieke ambt kunnen schaden.

Politieke ambtsdragers maken gebruik van voorzieningen die de organisatie hun ter beschikking stelt en ze maken kosten bij de uitoefening van hun ambt. Voor dat laatste krijgen zij een vergoeding, naast hun wedde of bezoldiging. In de Provincie-, Gemeente-, en Waterschapswet staat dat daarboven geen andere vergoedingen zijn toegestaan.

De hoofdregel is dus dat ‘het alleen kan als het is geregeld’. Dit betekent dat alleen de voorzieningen die in de genoemde regelgeving staan, voor vergoeding of verstrekking in aanmerking komen. Alle andere kosten komen voor rekening van de ambtsdrager zelf.

Bij de afweging of kosten al of niet worden vergoed, moet de politieke ambtsdrager zich realiseren dat alles wat mag, niet vanzelfsprekend ook hóeft. Van politieke ambtsdragers mag een zekere soberheid worden verwacht. Het gaat immers steeds om besteding van publieke middelen. De politieke ambtsdrager heeft daarnaast ook een voorbeeldfunctie. Hoe kan hij of zij in bijvoorbeeld economisch moeilijke tijden, geloofwaardig een beroep op de soberheid van burgers doen als hij of zij daar zelf niet naar handelt?

Discussie over vergoedingen en verstrekkingen is nooit helemaal uit te sluiten.

Een mogelijke discussie moet er echter niet toe leiden dat niemand meer durft te declareren. Van belang is dat er duidelijke regels en toelichtingen daarop zijn die voldoende houvast bieden. Absolute duidelijkheid is echter niet te geven en moet ook niet worden nagestreefd.

Het gebruik van raadsfractievergoedingen.

De raadsfractievergoeding is bedoeld voor ondersteuning van het raadswerk. In de praktijk blijken de gemeenteraadsfracties niet altijd goed te weten waarvoor ze de vergoeding precies mogen gebruiken. Wat precies wel en niet mag, blijkt daarbij lastig precies te beschrijven. Zo is de besteding aan ‘social events’ op zich geaccepteerd, maar is het beter om voor bijvoorbeeld het afscheid van een raadslid, een gezamenlijke ‘lief-en-leedpot’ in te stellen. Maar bij een teambuilding met de fractie lijkt het wat overdreven dat ieder fractielid zelf z’n drankjes moet betalen.

Het is redelijk als de uitgave een rechtstreeks raakvlak heeft met het uitoefenen van het raadslidmaatschap (zie art. 7, lid 1), maar voorzichtigheid met individuele uitgaven is geboden. Het beste is een gezamenlijk gedragen lijn (zoals beschreven in dit protocol) te formuleren, aansluitend op wat in de maatschappij als redelijk wordt ervaren. Bovendien is het belangrijk om openheid te geven en elkaar aan te spreken. Zo kan elk raadslid zich verantwoorden zonder in de verdediging te hoeven schieten.

Omdat “absolute duidelijkheid niet te geven is en ook niet moet worden nagestreefd” bevat dit protocol niet een limitatieve opsomming van activiteiten waaraan de fracties de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken kunnen/mogen besteden. Waar voorbeelden zijn gegeven, zijn die vooral bedoeld ter illustratie. De fracties dienen bij afwijking van het protocol te onderbouwen waarom men van mening is dat de uitgaven passen binnen de versterking van de genoemde rollen van het raadswerk.

II. ONDER DE FRACTIEVERGOEDING VALLEN KOSTEN ZOALS:

• activiteiten die door de fractie gemeenschappelijk zijn gedaan, dan wel in opdracht van de fractie zijn gedaan; waaronder excursies en werkbezoeken, onder voorwaarde dat duidelijk wordt gemaakt welke rol (art. 7, lid 1) van toepassing is;

• uitgaven verbonden aan bijeenkomsten en overleggen die als fractie worden georganiseerd; onder voorwaarde dat een agenda is bijgevoegd, waaruit blijken: de aard van de bijeenkomst of het overleg, de locatie en het aantal deelnemers;

• uitgaven verbonden aan het opleiden, c.q. gericht op teamvorming en kwaliteitsverbetering van de fractie alsmede t.b.v. vrijwilligers die de fractie behulpzaam zijn; voor zover die opleidingen etc. niet al geboden worden van de zijde van de gemeente en de uitgaven niet zijn verbonden aan opleidingen voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers;

• uitgaven verbonden aan bijeenkomsten en overleggen die als fractie collectief, dan wel in opdracht van een fractie (moeten) worden bijgewoond; onder voorwaarde dat duidelijk wordt gemaakt welke rol (art. 7, lid 1) van toepassing is;

• uitgaven verbonden aan het representeren van de fractie bij officiële gelegenheden;

• uitgaven verbonden aan activiteiten die gericht zijn op een lobby voor de gemeente Capelle aan den IJssel en die raadsbreed zijn afgesproken;

• uitgaven verbonden aan de logistiek en de facilitaire benodigdheden die noodzakelijk zijn voor het functioneren als fractie voor zover die niet al geboden worden van de zijde van de gemeente; hierbij moet worden gedacht aan kantoorartikelen, waaronder aanschaf en onderhoud van een laptop / computer met bijbehorende randapparatuur;

• uitgaven verbonden aan de op naam van de fractie gestelde bankrekening;

• uitgaven verbonden aan het oprichten / in stand houden van een stichting, statutair uitsluitend belast met het beheer van gelden die bestemd zijn voor het uitvoeren van werk van de fractie; waaronder het werkgeverschap van aan de fractie verbonden medewerkers;

• uitgaven verbonden aan vakliteratuur, abonnementen op bestuurlijke tijdschriften en 1 abonnement op AD / Rotterdams Dagblad ten behoeve van de fractie;

• uitgaven verbonden aan een eigen website van de fractie, dan wel de kosten verbonden aan een herkenbaar fractiedeel op een website van een politieke partij of politieke vereniging;

• uitgaven verbonden aan informatievoorziening van de fractie over het door haar voorgestane beleid en/of de consultatie van inwoners over volksvertegenwoordigende activiteiten (zoals folders, advertenties etc.); onder overlegging van een exemplaar van de betreffende informatievoorziening;

• het is niet toegestaan om in een jaar dat gemeenteraadsverkiezingen worden gehouden uitgaven te declareren voor informatievoorziening, waarin op enigerlei wijze opgeroepen wordt tot het uitbrengen van een stem op de partij of vereniging waartoe de fractie behoort, die de informatievoorziening verzorgde;

• uitgaven verbonden aan contributies en donateurschappen van de fractie (dus niet het lidmaatschap van een of meerdere individuele fractieleden, de partij of vereniging); onder voorwaarde dat duidelijk wordt gemaakt welke rol (art. 7, lid 1) van toepassing is;

• uitgaven verbonden aan vrijwilligers die de fractie behulpzaam zijn, met in acht neming van de daarvoor wettelijk geldende voorschriften; daarbij dient jaarlijks de met de vrijwilliger gesloten overeenkomst bij de stukken te worden overlegd;

• de uitgaven voor vrijwilligers van fracties dient onderbouwd te zijn door: facturen of door een verklaring van de vrijwilliger omtrent de geleverde assistentie ( periode, uren en ontvangen vergoeding) dan wel een door de vrijwilliger getekende presentielijst, waaruit zijn deelname aan het fractieoverleg blijkt.

III. WAT MAG NIET WORDEN BEKOSTIGDE UIT DE FRACTIEVERGOEDING:

• uitgaven verbonden aan activiteiten die als raadslid op eigen initiatief worden verricht en waarvoor een beroep gedaan dient op de maandelijkse onkostenvergoeding die politieke ambtsdragers ontvangen voor voorzieningen die niet zuiver functioneel zijn, noch zuiver privé.

Deze vaste onkostenvergoeding is bedoeld voor in ieder geval de volgende kosten en die kosten mogen dus niet bekostigd uit de fractievergoeding:

- representatie;

- vakliteratuur;

- excursies;

- bureaukosten;

- contributies, lidmaatschappen, zoals contributies van verenigingen en regionale beroepsverbanden (met uitzondering van landelijke beroepsverenigingen met een professionaliseringsdoelstelling, zoals de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden Raadslid.Nu, die vallen onder de bestuurskosten);

- (representatieve) ontvangsten thuis;

- zakelijke giften;

- individuele consumpties buiten de werkplek (zoals koffie, thee, drankjes);

- fooien in Nederland;

- verjaardagsgebak, attenties en cadeaus voor naaste collega’s;

- gelegenheidskleding, huur en reiniging van kleding, uitgaven voor persoonlijke verzorging;

- activiteiten van partijgenootschappelijke aard;

- abonnementen op kranten en tijdschriften en vakliteratuur die thuis worden ontvangen; uitgezonderd 1 abonnement op AD / Rotterdams Dagblad ten behoeve van de fractie;

- representatieve aanpassingen aan de eigen woning;

- uitgaven verbonden aan een eigen opleiding van een raadslid; hiervoor kan onder voorwaarden een beroep worden gedaan op de Verordening Rechtspositie Wethouders, Raads- en Commissieleden, art. 5;

- uitgaven verbonden aan opleidingen voor raads- en commissieleden voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers;

- uitgaven ten behoeve van politieke partijen; met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

- uitgaven ten behoeve van een inschrijving bij de Kamer van Koophandel; anders dan

uitgaven verbonden aan het oprichten / in stand houden van een stichting, statutair uitsluitend belast met het beheer van gelden die bestemd zijn voor het uitvoeren van werk van de fractie; waaronder het werkgeverschap van aan de fractie verbonden medewerkers;

- uitgaven ten behoeve van notariële akten; anders dan uitgaven verbonden aan het oprichten / in stand houden van een stichting, statutair uitsluitend belast met het beheer van gelden die bestemd zijn voor het uitvoeren van werk van de fractie; waaronder het werkgeverschap van aan de fractie verbonden medewerkers;

- uitgaven voor verkiezings- en campagneactiviteiten; zo is het niet toegestaan om in een jaar dat gemeenteraadsverkiezingen worden gehouden uitgaven te declareren voor informatievoorziening, waarin op enigerlei wijze opgeroepen wordt tot het uitbrengen van een stem op de partij of vereniging waartoe de fractie behoort, die de informatievoorziening verzorgde;

- uitgaven voor een website van een politieke partij of politiek vereniging;

- uitgaven voor raadsleden en fractieassistenten individueel en in aanvulling op hun reguliere vergoeding;

- giften en cadeaus;

- uitgaven ter voeding van een “lief & leed-potje;

- uitgaven voor consumpties op dagen (of de nacht volgend op) dat thema-avonden, commissie-/ raadsvergaderingen zijn gehouden;