Verordening van de raad van de gemeente Aalsmeer houdende bepalingen inzake vertrouwenscommissie (her)benoeming burgemeester en houden klankbordgesprekken met burgemeester (Verordening op de vertrouwenscommissie Aalsmeer 2018)

Z-2018/041644

De raad van de gemeente Aalsmeer,

overwegende dat de vacature inzake de benoeming van een burgemeester in de gemeente Aalsmeer wordt opengesteld;

overwegende dat ten behoeve van de bestuurlijke efficiency en continuïteit het aanbeveling verdient om de taken ter zake van het doen van een aanbeveling voor de te benoemen burgemeester, van het houden van klankbordgesprekken en van het doen van een aanbeveling voor een her te benoemen burgemeester onder te brengen in een integrale verordening;

gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet;

gelet op de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;

gelet op de circulaire van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

d.d. 29 september 2017 inzake procedureregels bij burgemeestersbenoemingen;

besluit vast te stellen de Verordening van de raad van de gemeente Aalsmeer houdende bepalingen inzake vertrouwenscommissie benoeming burgemeester en houden klankbordgesprekken met burgemeester

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1. de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

• 2. de commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Noord-Holland;

• 3. de commissie: de vertrouwenscommissie, zijnde een raadscommissie, die belast is met de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester;

• 4. de secretaris: de secretaris van de commissie.

Artikel 2. Taak

De commissie heeft tot taak:

• 1. de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.

• 2. een klankbordgesprek te houden met de burgemeester.

Artikel 3. Samenstelling

• 1. De commissie bestaat uit een raadslid van iedere fractie, te benoemen door en uit de gemeenteraad.

• 2. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

• 3. De commissie kent geen plaatsvervangende leden. Het lidmaatschap van de commissie is persoonlijk. Vervanging of toevoeging van een lid is mogelijk indien de raad daartoe een besluit heeft genomen.

• 4. De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast behalve tijdens een benoemingsprocedure of tijdens een herbenoemingsprocedure.

Artikel 4. Ambtelijke ondersteuning

• 1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie.

• 2. De raadsadviseur is plaatsvervangend secretaris van de commissie.

• 3. Zowel de secretaris als plaatsvervangend secretaris kunnen samen deelnemen aan overleggen van de vertrouwenscommissie.

• 4. De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

• 5. De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

Artikel 5. Adviseur

• 1. De gemeenteraad kan een of meerdere wethouders benoemen als adviseur in verband met de vervulling van de artikel 2, lid 1 genoemde taken.

• 2. De adviseur kan worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie;

• 3. Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

Artikel 6. Vergaderingen

• 1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden dit noodzakelijk achten.

• 2. De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering ten minste 48 uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem/haar plaatsvindt, de burgemeester.

• 3. De commissie vergadert niet indien niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.

• 4. De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen.

Artikel 7. Geheimhouding

• 1. Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

• 2. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht. Alle stukken van de commissie zijn geheim.

• 3. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet erop toe dat de geheimhouding in deze procesgang wordt gegarandeerd.

• 4. Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

• 5. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 6. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht of indien leden geen deel meer uitmaken van de commissie.

• 7. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de adviseur.

• 8. De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding niet opheffen.

Artikel 8. Verslag aanbeveling tot benoeming of herbenoeming

• 1. De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en geheime verslag bevat tenminste:

  • a. een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

  • b. een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op aanbeveling gemotiveerd;

  • c. de vermelding of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie.

• En heeft in ieder geval de volgende bijlagen:

  • a. bij benoemingen: de concept-aanbeveling van twee kandidaten;

  • b. bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het concept-verslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.

• 2. Indien de commissie niet tot een unaniem oordeel kan komen, worden de bevindingen die aan de raad worden aangeboden, vastgesteld bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

• 3. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag vermeld.

Artikel 9. Informatie over en gesprek met sollicitant

De secretaris nodigt namens de voorzitter de sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.

Artikel 10. Ontbinding vertrouwenscommissie

• 1. Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is benoemd.

• 2. Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd.

• 3. De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden met inachtneming van artikelen 11 lid 1 en 11 lid 2.

Artikel 11. Archivering

• 1. De secretaris draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

• 2. De secretaris draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, lid 1 sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

Artikel 12. Contactpersoon

De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon naar buiten.

Hoofdstuk 2. Bepalingen over klankbordgesprekken

Artikel 13. Algemene bepalingen, procedure en tijdschema

• 1. De commissie houdt jaarlijks een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 2. In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester, vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.

• 3. De klankbordgesprekken worden afgestemd op de klankbordgesprekken die de commissaris periodiek met de burgemeester heeft. Het verslag van de klankbordgesprekken moet als input kunnen dienen voor de klankbordgesprekken met de commissaris.

• 4. Indien de meerderheid van de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 5. De verslagen van de gesprekken in een ambtsperiode wegen mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.

• 6. De secretaris agendeert en organiseert de klankbordgesprekken.

Artikel 14. Voorbereiding klankbordgesprek

• 1. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaande verslag in te zien.

• 2. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

• 3. Uiterlijk twee weken voor het klankbordgesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging. Die uitnodiging bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

• 4. Betrokkenen die niet in staat zijn het klankbordgesprek bij te wonen, delen dit tijdig mede.

• 5. Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de secretaris voor een nieuwe afspraak. Uitgangspunt is het plannen van een afspraak waarbij alle leden van de commissie aanwezig kunnen zijn.

Artikel 15. Het klankbordgesprek

• 1. Het klankbordgesprek vindt plaats in beslotenheid.

• 2. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast.

• 3. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

• 4. Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

• 5. De volgende onderwerpen worden in ieder geval tijdens het gesprek besproken:

• De burgemeester:

  • a. als voorzitter van de raad;

  • b. en het functioneren van de raad;

  • c. als voorzitter van het college;

  • d. als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

  • e. die invulling geeft aan de eigen portefeuille, waaronder de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

  • f. en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven;

  • g. en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

  • h. als vertegenwoordiger en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, Rijk en Europa;

  • i. en zijn nevenfuncties en integriteit;

  • j. en zijn aan de profielschets gerelateerde competenties.

• 6. Het gesprek wordt ook gebruikt om wederzijdse wensen voor de toekomst kenbaar te maken en om eerder gemaakte afspraken te evalueren.

• 7. In de voorbereiding op het klankbordgesprek kan de commissie input vragen aan meerdere personen, bijvoorbeeld leden van het college, samenwerkingspartners op het gebied van openbare orde en veiligheid, de gemeentesecretaris, de griffier en stakeholders binnen de gemeente.

• 8. In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Artikel 16. Verslag klankbordgesprek

• 1. Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag kan door de commissie worden opgevraagd en ingezien bij de griffier.

• 2. Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de voorzitter en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

• 3. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

• 4. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

• 5. Een afschrift van het vastgestelde verslag van het klankbordgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris.

Artikel 17. Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure

• 1. De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris.

• 2. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en de commissaris te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt.

• 3. Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester in het in het vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.

Artikel 18. Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire van de minister d.d. 29 september 2017 niet voorziet, beslist de commissie.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 19. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening vertrouwenscommissie Aalsmeer 2018.

• 2. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de bekendmaking.

• 3. Deze verordening zal aan de commissaris ter kennis worden gebracht.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 27 september 2018.

De griffier,

O. van Kolck

De voorzitter,

J.J. Nobel