Gemeenteblad van Buren
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Buren | Gemeenteblad 2018, 202310 | Overige besluiten van algemene strekking |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Buren | Gemeenteblad 2018, 202310 | Overige besluiten van algemene strekking |
Handboek vervanging gemeente Buren
De gemeente Buren is voornemens om per 1 januari 2018 routinematige, digitale vervanging toe te passen op archiefbescheiden die, op grond van de selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen.
Het college sprak in november 2013 de ambitie uit voor een papierarme organisatie en dus zo veel mogelijk digitaal te werken. Het project Digitaal Werken is gestart om deze ambitie te realiseren en de organisatie te helpen flexibeler te zijn in de locaties waarvandaan er gewerkt wordt.
Tevens wordt er zowel digitaal als op papier gearchiveerd en bestaat er voor een aantal processen een papieren en digitale stroom naast elkaar – waarbij de papieren stroom leidend is. Dit maakt processen inefficiënt en zorgt ervoor dat er onnodig tijd besteed wordt aan het archiveren van papieren documenten.
Om de papieren stroom te vervangen door een digitale stroom is onder het project Digitaal Werken een werkgroep Substitutie opgericht. Deze werkgroep heeft tot doel de vervanging van analoge door digitale documenten realiseren. En alle noodzakelijke maatregelen die hiervoor nodig zijn te nemen.
Sinds 2011 maakt de gemeente Buren gebruik van een document management systeem (hierna: Decos JOIN). Deze applicatie bevat (bijna) alle digitale stukken. Denk daarbij aan inkomende en uitgaande post, alle stukken van de bestuurlijke route, overeenkomsten en documenten over (woningbouw)projecten. De applicatie dient als digitaal archief. Daarnaast wordt het door medewerkers ook gebruikt als digitaal werkdossier en voor sommige processen dient het ook als systeem om documenten digitaal door de organisatie te verspreiden.
Doelstelling is om het digitaal archiveren leidend te maken zodat een compleet betrouwbaar digitaal archief ontstaat dat ongeacht tijd en plaats beschikbaar is. Tevens worden de beheerskosten voor beheer van het papieren archief teruggedrongen.
Het doel van het Handboek Vervanging is het vastleggen van de beleidsmatige, procesmatige en technische inrichting van de vervanging van de te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden. Voor het vervangingsproces en de procedures is geen onderscheid gemaakt tussen te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden.
Het Handboek Vervanging voorziet in de beschrijving als bedoeld in de regelgeving en dient als richtlijn voor de uitvoering van het vervangingsproces. Het Handboek vormt de inhoudelijke grondslag voor het vervangingsbesluit dat de zorgdragers hebben genomen op 11 september 2018.
Dit handboek volgt de eisen die in de Archiefregeling aan vervanging van permanent te bewaren archiefbescheiden worden gesteld. De aspecten genoemd in de Archiefregeling worden in de hoofdstukken 3 t/m 8 beschreven. In deze hoofstukken zijn de aspecten op hoofdlijnen beschreven.
In de bijlagen zijn uitwerkingen en verwijzingen opgenomen. Tevens is rekening gehouden met het gestelde in het Archiefbesluit, de Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer.
Het Handboek Vervanging is geschreven door Doxis Informatiemanagers in nauwe samenwerking met team DIV van de gemeente Buren. De invoering van de, in het Handboek, beschreven procedures en aspecten zijn uitgevoerd door de gemeente Buren in samenwerking met Doxis Informatiemanagers.
De aanpak omvat de volgende stappen:
Vanaf 1 januari 2013 heeft de zorgdrager, het College van Burgemeester en Wethouders, op grond van de Archiefwet 1995 de bevoegdheid om een besluit tot vervanging te nemen. Voor de blijvend te bewaren archiefbescheiden is, naast de Archiefwet 1995, ook het Archiefbesluit en de Archiefregeling van toepassing.
De zorgdrager dient, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht te geven in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces:
Tevens is artikel 6.2 van het Archiefbesluit 1995 van toepassing. Daarin is vastgelegd dat de zorgdrager melding maakt van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d. Deze beide sub artikelen zijn als volgt geformuleerd:
Bij het ontwerpen en vaststellen van selectielijsten, bij besluiten omtrent de vervanging van archiefbescheiden door reproducties en bij besluiten omtrent de vervreemding van archiefbescheiden wordt rekening gehouden met:
De vervanging betreft alle, conform de geldende Selectielijst, te bewaren en te vernietigen analoge archiefbescheiden, die zijn gerelateerd aan het takenpakket van de gemeentelijke organisatie. Het betreft de taken van alle archiefvormers vallend onder de verantwoordelijkheid van de zorgdrager inclusief de griffie. In bijlage 1 is het organogram van de gemeente Buren opgenomen.
Het gaat om analoge inkomende, interne en uitgaande archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt vanaf de inwerkingtreding van het Vervangingsbesluit (ingangsdatum 1 januari 2018). Vervanging betreft alle stukken (inclusief metadata en bestanden) waarvan het werkproces wordt afgehandeld in JOIN.
Het betreft vooral de ingekomen analoge archiefbescheiden. De interne en uitgaande archiefbescheiden komen alleen in aanmerking als een natte handtekening of paraaf is vereist. De archiefbescheiden worden zaak- en procesgericht opgenomen en beheerd in Decos JOIN. Retrospectieve vervanging (vervanging met terugwerkende kracht) wordt op grond van dit Handboek niet toegepast.
De digitaal opgemaakte of ontvangen archiefbescheiden worden digitaal in een zaak opgeslagen, geregistreerd en gearchiveerd in Decos JOIN en vallen dus niet onder het vervangingsproces.
De werkprocessen van de teams Werk en Inkomen en WMO/Jeugd voor zover deze betrekking hebben op cliënten vallen buiten de reikwijdte van het handboek vervanging. Deze processen worden niet in JOIN afgehandeld maar in een apart systeem (Aeolus). Medio 2019 worden deze processen digitaal gemaakt en zullen op dat moment ook vallen binnen de reikwijdte van het handboek vervanging. Hiertoe wordt te zijner tijd het handboek aangepast.
Door naleving van het vervangingsproces zoals beschreven in dit Handboek zal de vervanging van analoge archiefbescheiden geen gevolgen hebben voor andere overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden, het cultuur historisch erfgoed of historisch onderzoek. Om deze belangen te borgen worden analoge archiefbescheiden, conform de procedure beschreven in dit Handboek, vervangen door digitale reproducties. Archiefbescheiden die wettelijk verplicht op papier bewaard dienen te worden of vanwege de vorm niet te scannen zijn of intrinsieke waarde hebben, vallen onder de uitzonderingen.
De reproducties worden gerelateerd aan een zaak en in onderlinge samenhang gearchiveerd. De reproducties zijn opgeslagen en beheerd in een omgeving die voldoet aan de voorwaarden die archiefwet en regelgeving vereisen. Daardoor kan langdurige opslag in goede, geordende en toegankelijke staat, authenticiteit en betrouwbaarheid worden gewaarborgd.
Archiefbescheiden die aan onderstaande criteria voldoen worden uitgezonderd van vervanging. Voor zover mogelijk wordt ter raadpleging wel een digitale kopie gemaakt van alle archiefbescheiden die als uitzondering zijn benoemd (zulks ter ondersteuning van het werkproces).
In Decos JOIN wordt in geval van uitzondering de locatie van het papieren origineel vermeld in het registratieveld locatie archief. Op het papieren origineel wordt het zaak- en documentnummer overgenomen waaronder de eventuele digitale kopie in Decos JOIN is opgeslagen.
Te bewaren uitzonderingen worden periodiek naar het RAR overgebracht.
De volgende archiefbescheiden zijn uitgezonderd van vervanging:
In dit hoofdstuk zijn de eisen voor beeldkwaliteit beschreven. Deze komen tot uitdrukking in de geconfigureerde standaard scanprofielen. De kwaliteitseisen zijn in overleg met het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) vastgesteld.
Alle gescande archiefbescheiden worden, via de scanmodule, automatisch omgezet van TIFF-bestanden naar PDF/A-1b bestanden.
In dit hoofdstuk is de technische infrastructuur beschreven. Deze komen tot uitdrukking in de (rand)apparatuur en geconfigureerde instellingen.
Voor vervaardiging van de master images van archiefbescheiden kleiner dan A3 formaat wordt gebruik gemaakt van de volgende apparatuur:
De kwaliteitscontrole van de scans vindt plaats op het volgende beeldscherm:
Voor vervaardiging van master images van archiefbescheiden groter dan A3 formaat wordt gebruik gemaakt van de volgende apparatuur:
Voor vervaardiging van de master images van archiefbescheiden wordt gebruik gemaakt van de volgende software:
De archiefbescheiden worden opgeslagen in Decos JOIN. Hierbij wordt gebruik gemaakt van:
Het vervangingsproces bestaat uit verschillende onderdelen. De inrichting van deze onderdelen wordt in de bijlagen beschreven.
5.1.1 Selectie archiefbescheiden
Ingekomen post wordt gesorteerd in archiefwaardige post en niet-archiefwaardige post. Archiefwaardige post zijn poststukken die bijdragen aan de reconstructie van een werkproces. Met behulp van deze archiefbescheiden kan verantwoord worden hoe beleid, besluiten, beslissingen en eindproducten tot stand zijn gekomen.
De niet-archiefwaardige post wordt middels postvakken verspreid in de organisatie.
De archiefwaardige post wordt gesorteerd op ‘te scannen’ en ‘niet te scannen’ archiefbescheiden. Waarbij de eerste groep, gesorteerd wordt op formaten tm A3, formaten groter dan A3 en spoed.
Er zijn na sortering 4 ‘stapels’:
Bovenstaande sortering en selectie geldt ook voor uitgaande en interne archiefbescheiden
De procedure voor de selectie (en controle) van archiefbescheiden is beschreven in bijlage 4.
5.1.2 Scannen archiefbescheiden
Alle archiefbescheiden worden, indien mogelijk, gescand. De archiefbescheiden met formaten groter dan A3 worden op een A0-scanner gescand. Alle overige te scannen archiefbescheiden worden op de Kodak i3450-scanner gescand.
De procedure voor het scannen (en controle) van archiefbescheiden is beschreven in bijlage 5.
5.1.3 Registratie archiefbescheiden
Alle archiefbescheiden worden geregistreerd in Decos JOIN. Door middel van verplichte velden zijn de archiefbescheiden vindbaar en wordt de registratiekwaliteit geborgd.
De procedure voor het registreren (en de controle) van archiefbescheiden is beschreven in bijlage 7.
5.1.4 Opbergen tijdelijke analoge archiefbescheiden en verwerking van uitzonderingen
De te vervangen archiefbescheiden worden, op ontvangstdatum, opgeborgen in dagdozen. De dagdozen worden in de archiefruimte van de gemeente Buren opgeslagen totdat zij vernietigd worden.
De uitzonderingen op vervanging worden numeriek gearchiveerd.
5.1.5 Vernietiging van te vervangen analoge archiefbescheiden
Het eerste jaar worden de te vervangen analoge archiefbescheiden drie maanden in dagdozen opgeslagen. Na drie maanden worden zij, nadat een verklaring van vervanging is opgemaakt, vernietigd door een erkend bedrijf.
Na een jaar wordt het vervangingsproces geëvalueerd en wordt besloten of de dagdozen drie maanden of korter bewaard worden.
De procedure voor het vernietigen (en controle) van de te vervangen analoge archiefbescheiden is beschreven in bijlage 10.
5.2 Controle per processtap en herstelacties
De controles zijn onder meer gebaseerd op het 4-ogen principe, functiescheiding en foutsignalering. Deze controles komen terug bij elke stap in het vervangingsproces. Er wordt altijd gecontroleerd op de volgende aspecten:
Indien bij de controle een fout gevonden wordt, moet er een herstelactie uitgevoerd worden. Deze herstelactie kan bestaan uit een aanpassing in de registratie of het opnieuw scannen van een document.
De controles per processtap en de bijbehorende herstelacties zijn beschreven in de bijlagen.
Conform het metadataschema van de gemeente Buren worden administratieve, inhoudelijke en technische metadata vastgelegd.
De kwaliteit van de vervangen archiefbescheiden en het beheer ervan zijn op verschillende manieren gewaarborgd. De procedure bestaat uit een combinatie van dagelijkse visuele controles, periodieke steekproefcontroles, een (jaarlijkse) interne audit, een (periodieke) audit door de toezichthouder of externe auditor en een wijzigingsprocedure.
De uitvoering van de kwaliteitsprocedures is belegd bij meerdere personen met gescheiden functies. Van de uitgevoerde steekproefcontroles en de jaarlijkse audits wordt verslag gedaan en voorgelegd. De criteria, frequentie, werkwijze en het gehanteerde normenkader worden voorafgaande aan de uitvoering bepaald.
Tijdens het vervangingsproces worden kwaliteitscontroles uitgevoerd waarbij de kwaliteit wordt gecontroleerd op:
De visuele controle is gebaseerd op het 4–ogen principe en functiescheiding. De Scanspecialist, de medewerker die verantwoordelijk is voor het maken van de scans, bewaakt de doorvoer tijdens het scannen en controleert daarna de scans door de papieren originelen te vergelijken met de scan.
De Registrator controleert of de scan voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen. Deze medewerker maakt daarbij gebruik van het papieren archiefstuk.
Een tweede Registrator controleert de volgende werkdag, aan de hand van de daglijst, de gemaakte registraties.
Geconstateerde gebreken worden hersteld en/of ontbrekende gegevens aangevuld. Naar gelang de aard van de fout(en) kan dit door de Registrator worden gedaan. Indien nodig wordt het document opnieuw gescand.
De toezichthouder, dan wel een aangewezen interne of externe auditor, voert jaarlijks een audit uit op het vervangingsproces. Daarbij wordt gebruik gemaakt van het Handboek Vervanging voor de controle op het vervangingsproces als wel het RODIN-referentiekader voor zover het de digitale beheeromgeving betreft. Het resultaat van deze controle en eventuele bevindingen worden vastgelegd en gerapporteerd aan de Proceseigenaar Vervangingsproces. Deze neemt vervolgens, indien nodig, maatregelen ter herstel van de geconstateerde gebreken.
De uitvoering van het vervangingsproces, de kwaliteitszorg en het up-to-date houden van het vervangingsproces/handboek is een continu en cyclisch proces.
Kwaliteit technische infrastructuur
Voor het technisch beheer en onderhoud van de overige hard- en software waaronder het zaaksysteem zijn afspraken vastgelegd met team ICT.
Voor het beheer en onderhoud van de scanners is het team Applicatiebeheer verantwoordelijk.
Wijzigingen in het vervangingsproces of binnen de digitale beheeromgeving kunnen van aanzienlijke invloed zijn op de kwaliteit en duurzaamheid van scans, vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures of de digitale beheeromgeving zelf. Deze procedure voorziet in stappen die worden ondernomen bij grote (majeure) wijzigingen en dient tevens als middel om regie te voeren bij de uitvoering ervan. De procedure wordt in dit hoofdstuk verder uitgewerkt.
7.1 Toelichting wijzigingsprocedure
De wijzigingsprocedure is opgesteld om de regie te voeren en te houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving, die aanzienlijke invloed (kunnen) hebben op de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale bescheiden.
Voorstellen voor wijzigingen van de in dit Handboek vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures worden vooraf ter toetsing voorgelegd aan de Proceseigenaar Vervangingsproces. De Proceseigenaar Vervangingsproces is integraal verantwoordelijk voor het realiseren van de minimum kwaliteitscriteria en resultaten, zoals gedefinieerd in de procedures. De Proceseigenaar Vervangingsproces is ervoor verantwoordelijk dat de voorstellen voor wijzigingen worden getoetst aan de in de procedures vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten, het vigerende informatie- en archiveringsbeleid, alsmede wet- en regelgeving. Een impactanalyse wordt uitgevoerd door medewerkers met de juiste expertise bij het voorliggende vraagstuk. De resultaten van een impactanalyse wordt gedocumenteerd en besproken binnen het reguliere overleg.
Voorstellen die mogelijk afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid worden niet gerealiseerd zonder toestemming van de archivaris. Hierbij gelden de in de procedures vastgelegde minimum kwaliteitscriteria als ondergrens.
De Proceseigenaar Vervangingsproces informeert te allen tijde de archivaris over wijzigingen. In het geval van majeure wijzigingen vraagt de gemeente advies aan de archivaris om een oordeel op de voorgestelde wijzigingen en de eventuele noodzaak om het gewijzigde handboek opnieuw ter vaststelling aan het College van B&W aan te bieden. Bij reorganisaties en wijzigingen van de reikwijdte van het vervangingsproces dient het College van B&W te allen tijde te beslissen over de wijziging.
In alle gevallen neemt de gemeente zelf de beslissing of de wijziging al dan niet wordt doorgevoerd; de archivaris heeft een adviserende rol en kan adviseren dat het Handboek opnieuw moet worden vastgesteld door het College van B&W. De Proceseigenaar Vervangingsproces is ervoor verantwoordelijk dat de wijzigingen worden gedocumenteerd en dat het College van B&W voldoende geïnformeerd blijft.
Wijzigingen ten aanzien van de technische inrichting en software worden binnen een OTAP-omgeving (Ontwikkel Test Acceptatie Productie) vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geïmplementeerd. Alle documentatie met betrekking tot geaccordeerde wijzigingen staat te allen tijde ter beschikking van de archivaris. Alle documentatie met betrekking tot wijzigingen wordt als bijlage aan het Handboek Vervanging toegevoegd.
Bijlage 3 Procedure Selectie archiefbescheiden voor het vervangingsproces
Selectieprocedure voor ingekomen post
De ingekomen post wordt elke ochtend geleverd door PostNL. DIV ontvangt de post en maakt een eerste selectie: kranten, reclame en tijdschriften gaan op een stapel en de overige post wordt voor verdere selectie aangeleverd aan de Medewerker Documentselectie.
Naast de post van PostNL komen er ook analoge documenten binnen via de brievenbus van de gemeente Buren, worden er stukken afgegeven bij de receptie en onderhands meegegeven aan medewerkers. Ten aanzien van de laatstgenoemde documenten zijn de medewerkers binnen de organisatie zelf verantwoordelijk voor het ter registratie en / of digitalisering aanbieden aan DIV.
Beoordeling wel/niet te openen post
De Medewerker Documentselectie beoordeelt of de envelop waarin het document is verpakt geopend mag worden. In principe mogen alle enveloppen geopend worden zodat opname van de archiefbescheiden in het zaaksysteem gewaarborgd is. Er is echter een uitzondering:
Per uitzondering worden separate afspraken over opname in het zaaksysteem van deze poststukken gemaakt met de betreffende proceseigenaar. Mochten deze afspraken leiden tot vervanging, dan volgen deze documenten alsnog het vervangingsproces nadat ze aan DIV worden aangeboden.
Voorbereiding archiefbescheiden voor overdracht aan Scanspecialist
De Medewerker Documentselectie zet een dagstempel op de te scannen brieven. De stempel is het bewijs van de datum van binnenkomst van het stuk bij de gemeente. Vervolgens wordt tussen elk te scannen archiefstuk een scheidingsvel geplaatst. Dezen zorgen er voor dat archiefbescheiden automatisch worden gescheiden.
De Medewerker Documentselectie selecteert de archiefbescheiden die onleesbaar zijn (bijvoorbeeld door een slechte afdruk of een te klein lettertype) of ingebonden zijn (bijvoorbeeld jaarverslagen of rapporten). Waar mogelijk wordt gezocht naar praktische oplossingen, zoals het opvragen van een digitaal exemplaar bij de afzender. Bij uitblijven van een oplossing wordt het archiefstuk uit elkaar gehaald en alsnog gescand.
De archiefbescheiden die zijn geselecteerd voor digitalisering worden ten slotte scanklaar gemaakt.
De werkwijze hiervoor is als volgt, waarbij de Medewerker Documentselectie er voor zorgt dat het archiefstuk zijn vorm behoudt en dat in ieder geval de inhoud niet wordt aangetast:
Selectieprocedure voor uitgaande en interne archiefbescheiden
Van elk uitgaande archiefstuk dat analoog door de gemeente Buren wordt verzonden, wordt één digitaal exemplaar in kopie (als archiefexemplaar) bewaard. Het originele archiefstuk is na verzending niet meer in het bezit van de gemeente Buren. Daarom wordt het digitaal archiefexemplaar als origineel beschouwd. Dat betekent dat uitgaande archiefbescheiden ook het vervangingsproces moeten doorlopen.
Interne archiefbescheiden die ondertekend zijn, of die belangrijke handgeschreven aantekeningen bevatten, doorlopen ook het vervangingsproces.
De selectieprocedure bij uitgaande en interne archiefbescheiden, gebeurt op dezelfde wijze als hierboven beschreven bij de ingekomen archiefbescheiden. Het verschil met ingekomen archiefbescheiden is dat deze geen dagstempel krijgen en de uitgaande archiefbescheiden een stempel met de verzenddatum erop krijgen.
Schematisch overzicht selectieprocedure
In het schema hieronder is de selectieprocedure uitgewerkt.
De uitvoering van de selectieprocedure leidt tot het volgende resultaat:
De te vervangen archiefbescheiden zijn gereed gemaakt om het scanproces zo goed mogelijk te doorlopen. |
De uitvoering van de selectieprocedure leidt tot de volgende risico’s:
Bijlage 4 Procedure Scannen archiefbescheiden
Processchema scannen archiefbescheiden
Scanprocedure van te scannen archiefbescheiden
Het digitaliseren van de analoge post wordt uitgevoerd door de Scanspecialist. Deze is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de scans zoals die in het zaaksysteem terecht gaan komen.
De fysieke archiefbescheiden worden met behulp van zogeheten doorvoerscanners van Kodak i3450 gescand. De Scanspecialist plaatst batches in de scanner en selecteert de juiste ‘batchclass’. Deze batchclass zorgt ervoor dat scans naar het juiste informatiesysteem wordt geëxporteerd. Wanneer formaten gescand moeten worden die groter zijn de A3 dan worden deze gescand op een A0-scanner.
Wanneer de batches zijn gescand, worden deze op kwaliteit gecontroleerd door de Scanspecialist. De controle vindt bij voorkeur plaats direct tijdens en na het scannen en voordat de scan wordt opgenomen in het zaaksysteem. Eenmaal opgenomen in het systeem gaan we er immers van uit dat de scans onveranderbaar zijn en de authenticiteit is gewaarborgd.
Scanprocedure van niet te scannen archiefbescheiden
Voor de archiefbescheiden die niet gescand kunnen worden, bijv. door hun grootte of vorm, moet wel een image aangemaakt worden. Daarom wordt op een leeg A4 een omschrijving en datum geschreven. De fysieke stukken blijven bewaard tot het moment dat ze vernietigd mogen worden conform de selectielijst. Als deze archiefbescheiden blijvend te bewaren zijn, dan worden ze na registratie analoog gearchiveerd.
De Scanspecialist is verantwoordelijk voor de eerste controle. Hij/zij controleert op de juistheid van de reproductie. Dit is een controle op de leesbaarheid van de images, de volledigheid van de documenten en de ”natuurgetrouwe weergave van het origineel‟. De scan mag geen afwijkingen ten opzichte van het origineel bevatten, omdat door vervanging niet meer na te gaan is, hoe het origineel eruit zag.
Het controleren gebeurt door de fysieke archiefbescheiden te vergelijken met de digitalen. Hierbij wordt op de volgende punten gecontroleerd:
De Scanspecialist controleert aan de hand van bovenstaande vragen de gedigitaliseerde archiefbescheiden. Wanneer er sprake is van een verschil tussen digitaal en analoog dan worden de foutief gescande pagina's verwijderd, opnieuw gescand en ingevoegd op de juiste plaats in het digitale archiefstuk. Eventueel wordt het gehele archiefstuk opnieuw gescand.
Wanneer blijkt dat de scan aan de eisen (volledigheid, leesbaarheid, kleur en volgorde) voldoet dan wordt het digitale archiefstuk opgenomen in de digitale beheeromgeving. Dit gebeurt door het afsluiten van de batch door de scanoperator.
Na het scannen worden de bij elkaar behorende archiefbescheiden weer op analoge wijze bij elkaar gebracht (samengevoegd). Dit gebeurt door middel van een nietje, elastiek, et cetera. De Scanspecialist geeft vervolgens de analoge archiefbescheiden in batches aan de Registrator.
Schematisch overzicht scanprocedure
In de scanprocedure zijn de volgende stappen te onderscheiden:
Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing:
De uitvoering van de scanprocedure leidt tot de volgende resultaten:
De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s:
Bijlage 5 Aandachtspunten visuele controle van de scan
De aanwezigheid van artefacten
Artefacten zijn afwijkingen die alleen visueel kunnen worden vastgesteld, zoals onder meer:
Bijlage 6 Procedure Registratie archiefbescheiden
Processchema registratie archiefbescheiden
Alle archiefbescheiden, gescand en niet-gescand, doorlopen de registratieprocedure.
Na scanning, de eerste controle en het maken van een PDF via de PDF-generator in de scanapplicatie, worden de scans nogmaals gecontroleerd op de punten genoemd in bijlage 5.
Indien een scan onvoldoende scoort, retourneert de Registrator het analoge archiefbescheiden naar de Scanspecialist om het opnieuw te scannen.
Na de kwaliteitscontrole klikt de Registrator op de knop “nieuw” in het zaaksysteem. De Registrator selecteert vervolgens bij welke zaak, project of unit het archiefstuk hoort en koppelt de registratie daaraan. Indien de Registrator niet weet waar het archiefstuk hoort, wordt gebeld met het betreffende secretariaat of de betreffende behandelaar om te overleggen waar het archiefstuk hoort. Of de Registrator maakt een nieuwe zaak aan indien nodig.
Indien het om de registratie van niet te scannen archiefstuk gaat, wordt er een vinkje geplaatst bij het veld ‘archief locatie’. Dit geeft aan dat het analoge archiefstuk gearchiveerd is.
Selectie van archiefbescheiden
Na de registratie beoordeelt de Registrator welke archiefbescheiden vervangen moeten worden.
Elke dag controleert de Medewerker Documentselectie de archiefbescheiden die niet geselecteerd zijn voor vervanging om te kijken of er archiefbescheiden verkeerd geselecteerd zijn en alsnog vervangen moeten worden.
De analoge archiefbescheiden die voor vervanging zijn geselecteerd en gescand worden na registratie en selectie door de Registrator in dagdozen opgeborgen.
Archiefbescheiden die uitgezonderd zijn van vervanging
In paragraaf 2.1 van dit handboek is algemeen beschreven welke archiefbescheiden uitgezonderd zijn van vervanging. Hieronder volgt een opsomming van deze uitzonderingen en de werkwijze die erbij hoort:
Ingekomen archiefbescheiden die DIV analoog de organisatie instuurt, omdat er nog een handeling met het papier gedaan moet worden, zoals een handtekening zetten. Deze archiefbescheiden worden wel bij binnenkomst gescand en geregistreerd, maar nog niet vervangen. Na ondertekening doorlopen deze stukken, als nieuwe uitgaande archiefbescheiden, pas het vervangingsproces. Denk hierbij aan bijv. overeenkomsten of offertes die nog getekend moeten worden.
Archiefbescheiden die wel voor vervanging in aanmerking komen, maar door hun vorm niet gescand kunnen worden, of waarvan de scan geen natuurgetrouwe weergave kan zijn van het origineel. Het gaat hier bijv. om maquettes, monsters, tekeningen groter dan A0, of documenten die met lichte potlood beschreven zijn die de scanner niet herkent. Deze archiefbescheiden worden wel geregistreerd in het zaaksysteem, maar fysiek bewaard tot het moment dat ze volgens de selectielijst vernietigd kunnen worden. In het zaaksysteem wordt met een vinkje aangegeven dat de archiefbescheiden fysiek aanwezig zijn.
Procedure beoordeling archiefbescheiden op cultuurhistorische waarde
Een van de uitzonderingen die hier boven zijn genoemd, zijn archiefbescheiden met een intrinsieke waarde voor het culturele erfgoed. De volgende procedure is van toepassing op de beoordeling op cultuurhistorische waarde:
Bij twijfel of een archiefstuk cultureel erfgoed is, wordt het niet verder het vervangingsproces ingestuurd. Het stuk wordt tijdens het regulier overleg met de archivaris meegenomen. De archivaris kan dan aangeven of er inderdaad sprake is van cultuurhistorisch waarde. Indien dat het geval blijkt te zijn, wordt het niet vervangen.
Schematisch overzicht registratieprocedure
In de registratieprocedure zijn de volgende stappen te onderscheiden:
Resultaten registratieprocedure
De registratieprocedure leidt tot de volgende resultaten:
De uitvoering van de registratieprocedure kan leiden tot de volgende risico’s:
Bijlage 7 Kwaliteitsprocedures
Een keer in de drie maanden, voordat de te vervangen archiefbescheiden vernietigd worden, wordt een steekproef gedaan op de kwaliteit van scans en registratie.
Voor het bepalen van de grootte van de steekproef en de hoeveelheid fouten die binnen de acceptatiegrens valt, wordt gebruik gemaakt van de Accepted Quality Level-methode (AQL). Met behulp van de AQL is het mogelijk om een weloverwogen steekproef te nemen die ook iets zinnigs zegt over de kwaliteit van de hele batch.
De bestandsomvang (of batch) is het totaal aantal gescande archiefbescheiden waarvan de kwaliteit vastgesteld moet worden. Afhankelijk van het ‘verdiend’ vertrouwen wordt de controle aangescherpt of versoepeld.
Voor de overgang naar een ander niveau, niveau I geldt:
Voorbeeld: er wordt eens per maand een steekproef gedaan en er zijn 400 te vervangen archiefbescheiden per maand. Dit betekent dat er bij de steekproef 50 archiefbescheiden worden gecontroleerd.
De controleur houdt een lijst bij waarin fouten en herstelacties zijn verwerkt. Het bijhouden van fouten is nodig om de overgang naar steekproefsgewijze controle of naar een ander controleniveau aantoonbaar te onderbouwen.
Een batch wordt goedgekeurd als het aantal fouten kleiner is dan het maximaal toegestane aantal fouten. Afgesproken dient te worden of de geconstateerde fouten gecorrigeerd moeten worden.
Wanneer het aantal fouten wordt overschreden, wordt de batch afgekeurd en opnieuw aangeleverd. Na oplevering wordt de batch opnieuw op dezelfde manier gecontroleerd.
Bijvoorbeeld: Als je van een geaccepteerd kwaliteitsniveau van 4% uitgaat, mogen er van 50 archiefbescheiden maximaal 5 fouten zijn. Zodra de volgende fout wordt geconstateerd, wordt de hele batch afgekeurd.
Onderstaande tabel is te gebruiken voor het bepalen van het aantal fouten waarbij het vastgelegde kwaliteitsniveau nog gehaald wordt.
Bijlage 8 Procedure Vernietiging van te vervangen analoge archiefbescheiden
Deze procedure is opgesteld voor het vernietigen van analoge archiefbescheiden die succesvol zijn vervangen door digitalisering en waarvan afgesproken is om ze te vernietigen. De werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden voornamelijk uitgevoerd door de Medewerker Vernietiging.
Door vervanging is het archiveren van de analoge archiefbescheiden overbodig geworden. Alleen de archiefbescheiden die niet voor vervanging in aanmerking komen, worden nog in fysieke dossiers bewaard. De te vervangen analoge stukken worden na registratie in het zaaksysteem in dagdozen opgeborgen door de Medewerker Archief. Deze dagdozen worden opgeslagen in een aangewezen archiefruimte van de gemeente Buren. Deze archiefruimte voldoet aan de eisen voor archiefruimtes zoals vastgelegd in de Archiefregeling 2009.
Het opbergen van analoge archiefbescheiden in dagdozen gebeurt op chronologische volgorde van datum en vervolgens numeriek. Hiervoor wordt de datum van binnenkomst of verzending aangehouden. De analoge archiefbescheiden worden drie maanden bewaard alvorens ze opgehaald worden door een erkend bedrijf ter vernietiging. Gedurende deze drie maanden kunnen nog fouten hersteld worden in geval een scan niet juist of volledig is, of als een stuk toch niet vervangen had mogen worden.
Vernietiging gebeurt eens per kwartaal. De Medewerker Vernietiging maakt een Verklaring van Vervanging op. De verklaring bevat ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden met daarin de begin- en einddatum van de te vernietigen archiefbescheiden. Ook geeft hij/zij in de verklaring aan op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is geschied (conform artikel 8 van het Archiefbesluit). De Verklaring van Vervanging moet worden goedgekeurd door de archivaris. De Verklaring van Vervanging wordt, na het doorlopen van het vervangingsproces, permanent bewaard in het zaaksysteem.
De dagdozen van de te vernietigen analoge archiefbescheiden worden vervolgens opgehaald door een erkend bedrijf waar de gemeente Buren een contract mee heeft, dat de analoge archiefbescheiden daadwerkelijk vernietigt. Na vernietiging wordt er een certificaat van vernietiging opgemaakt door dit bedrijf. Dit certificaat wordt, na het doorlopen van het vervangingsproces, permanent bewaard en opgeslagen in het zaaksysteem.
Pas na vernietiging van de originele analoge archiefbescheiden is er sprake van vervanging. De digitale kopieën worden dan de originele archiefbescheiden.
Schematisch overzicht vernietigingsprocedure
In de vernietigingsprocedure zijn de volgende stappen te onderscheiden:
Resultaten vernietigingsprocedure
De uitvoering van de vernietigingsprocedure leidt tot de volgende resultaten:
De uitvoering van de vernietigingsprocedure kan leiden tot de volgende risico’s:
Bijlage 9 Model Verklaring van Vervanging
Verklaring van Vervanging van Archiefbescheiden
Ondergetekende, beheerder van de archieven van het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Buren
dat op grond van het besluit [nummer vervangingsbesluit] van [zorgdrager] d.d. [datum] de in dat besluit genoemde en in de bijlage gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervangen door digitale reproducties.
De vervangen papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door versnippering en verbranding door [naam vernietigingsbedrijf] op [datum]
Deze procedure is opgesteld om de regie te voeren en te houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving, die aanzienlijke invloed (kunnen) hebben op de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale archiefbescheiden. De werkzaamheden met betrekking tot de wijzigingsprocedure worden voornamelijk uitgevoerd door de Proceseigenaar Vervanging (in dit proces heeft de Proceseigenaar Vervanging de rol van Changemanager).
De Proceseigenaar Vervanging toetst voorstellen voor wijzigingen in het vervangingsproces en/of de archiefbeheeromgeving aan het bestaande informatie- en archiveringsbeleid, alsmede de wet- en regelgeving. Hij/zij laat hiertoe een impactanalyse opstellen door de DIV-coördinator die zich eventueel laat adviseren door een DIV-specialist, een Medewerker Kwaliteitszorg, ICT-adviseurs en/of de archivaris. De Proceseigenaar Vervanging zorgt er voor dat de impactanalyses worden gedocumenteerd.
Voorstellen die afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid van de archiefbescheiden worden niet gerealiseerd zonder toestemming van de Proceseigenaar Vervanging. Hierbij gelden de in de vervangingsprocedures vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten als ondergrens.
Een belangrijke afwegingsfactor is dat de maatregelen geen negatieve invloed mogen hebben op het resultaat van het totaal van de vervangingsprocedures. De Proceseigenaar Vervanging is in dit kader in ieder geval betrokken bij wijzigingen ten aanzien van het vervangingsproces, bestandsformaten, back-up procedures en –voorzieningen, software en hardware voor scanning en archivering, en de omgeving waarin het digitale archief is geplaatst.
De Proceseigenaar Vervanging neemt de beslissing of de wijziging al dan niet wordt voorgelegd aan het Managementteam (MT) om doorgevoerd te worden. In die gevallen waarin sprake is van een majeure wijziging moet de archivaris altijd worden betrokken. De archivaris adviseert of er vervolgens een nieuw vervangingsbesluit genomen moet worden.
Het MT keurt de organisatorische maatregel goed of niet goed. De beoordeling wordt gedaan aan de hand van de opgestelde impactanalyse. Wanneer de maatregel akkoord is bevonden door het MT, dan zorgt de Proceseigenaar Vervanging er voor dat de procedure wordt gewijzigd. Het MT stelt vervolgens de gewijzigde procedure vast.
De Proceseigenaar Vervanging zorgt er voor dat voorstellen en besluiten omtrent geaccordeerde wijzigingen en de wijzigingen zelf worden gedocumenteerd en aan het Handboek Vervanging worden toegevoegd. Ook de gewijzigde procedure wordt aan de bestaande procedure toegevoegd aan het handboek na accordering door de Proceseigenaar Vervanging.
Wijzigingen ten aanzien van de technische inrichting en software worden binnen een OTAP-omgeving[1] vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geïmplementeerd. Deze ontwikkelomgeving staat bij de gemeente Buren.
Alle documentatie met betrekking tot geaccordeerde wijzigingen staat altijd ter beschikking van de archivaris voor zover deze al niet betrokken was bij de wijzigingsprocedure.
De archivaris en andere auditors kunnen op basis van de documentatie beoordelen of de gemeente ook na de wijzigingen voldoet aan wet- en regelgeving en het interne normenkader dat de gemeente Buren hanteert.
Schematisch overzicht wijzigingsprocedure
In de tabel hieronder is aangegeven wat de stappen zijn bij een organisatorische of technische wijziging:
[1] OTAP staat voor Ontwikkeling Test Acceptatie en Productie en geeft een pad aan dat wordt doorlopen tijdens o.a. softwareontwikkeling.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2018-202310.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.