Gemeente Goeree-Overflakkee – Budgethoudersregeling 2018

Burgemeester en wethouders van Goeree-Overflakkee;

overwegende dat de organisatieontwikkeling en de daaruit voortvloeiende invulling van de top- en fijnstructuur leidt tot een noodzakelijke aanpassing van de budgethoudersregeling;

gelet op artikel 13 van de Financiële verordening Goeree-Overflakkee 2017;

besluiten vast te stellen de volgende regeling: Budgethoudersregeling Goeree-Overflakkee 2018.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• begroting: het geheel van budgetten voor de uitvoering van de programma’s, nader onderverdeeld in thema’s en producten of taakvelden;

• budget: de middelen die via de programmabegroting, een tussentijdse begrotingswijziging of kredietverlening zijn toegekend aan producten of taakvelden, kostenplaatsen, reserves, voorzieningen of investeringskredieten. In de financiële administratie wordt budget aangeduid als functionele classificatie (fcl);

• budgethouder: een door de hoofdbudgethouder aangewezen functionaris die budget toegekend heeft gekregen en die bevoegd is ten laste van het aan diens functie toegekende budget uitgaven te doen of ten gunste van zijn budget inkomsten te genereren;

• directie: de hoogste leiding binnen de gemeentelijke organisatie;

• hoofdbudgethouder: de door de algemeen directeur/gemeentesecretaris aangewezen functionaris die ambtelijk verantwoordelijk is voor de realisatie van de (sub)doelstellingen van het thema/programma en gemachtigd is voor de uitvoering van de aan het thema/programma verbonden budgetten;

• investeringskrediet: de in de begroting of begrotingswijziging opgenomen investeringsbudgetten;

• kostenplaats: een eenheid in de financiële administratie van de lasten en baten welke met behulp van een verdeelsleutel wordt toebedeeld aan een product/taakveld binnen een programma/thema of een investering;

• prestaties: geleverde goederen of diensten voor de juiste prijs, kwaliteit en hoeveelheid;

• product of taakveld: een benoemde of samenhangende eenheid en als zodanig opgenomen in de financiële administratie;

• producten- of taakveldenraming: de in de thema’s opgenomen producten of taakvelden;

• programma: onderdeel van het programmaplan van de beleidsbegroting, vormend een samenhangend geheel van taakvelden, producten, prestaties, doelstellingen, activiteiten en geldmiddelen gericht op het bereiken van vooraf bepaalde maatschappelijk effecten, waaraan idealiter indicatoren gekoppeld zijn;

• project: een specifiek product voor het uitvoeren van een opdracht met een tijdsplanning en een concrete doelstelling;

• thema: een onderdeel van een programma, zoals opgenomen in de begroting en opgebouwd uit een of meerdere producten/taakvelden.

Artikel 2 Vaststelling (jaar)budget

Met de vaststelling van de begroting en de hierop betrekking hebbende begrotingswijzigingen zijn de volgende budgetten beschikbaar voor uitvoering:

• a. geraamde budgetten op programma- en themaniveau en de kostenplaatsen, die in de financiële administratie vastgelegd zijn als een product of taakveld;

• b. bestedingsruimte binnen de reserves en voorzieningen, waarbij in acht wordt genomen de hoogte van de raming van de bestedingen in het begrotingsjaar;

• c. de bedragen van de vastgestelde investeringskredieten.

Artikel 3 Aanwijzing budgethouders

• 1. De gemeentesecretaris is de hoogst verantwoordelijke budgethouder, voor zover het niet de budgetten van de gemeenteraad betreft.

• 2. De gemeentesecretaris wijst voor de uitvoering van de begroting hoofdbudgethouders aan. Gelijktijdig worden waarnemers aangewezen. De aanwijzingen worden vastgelegd in een aanwijzingsbesluit, waarin is opgenomen voor welke budgetten de desbetreffende hoofdbudgethouders bevoegd zijn.

• 3. De hoofdbudgethouder wijst binnen een budget budgethouder(s) aan. Gelijktijdig worden waarnemers aangewezen. Deze aanwijzing wordt vastgelegd in een aanwijzingsbesluit. Tevens worden hierin opgenomen de functionarissen/clusters die namens de hoofdbudgethouder specifiek vermelde kostensoorten fiatteren voor betaalbaarstelling.

• 4. Bij aanwezigheid van meerdere budgethouders binnen een budget is er sprake van onderlinge vervanging.

Artikel 4 Verantwoordelijkheden

• 1. De hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor:

  • a. de uitvoering van het vastgestelde beleid met betrekking tot budgetten van een programma van de begroting;

  • b. een rechtmatig en doelmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten;

  • c. een goede koppeling tussen activiteiten en prestaties en het hiervoor beschikbare budget, dit in relatie tot de doelstellingen zoals opgenomen in de begroting;

  • d. een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;

  • e. het beheersen van risico’s bij het budget.

• 2. De hoofdbudgethouders zijn voor de portefeuillehouders en de directie het eerste aanspreekpunt voor de voortgang van het vastgestelde beleid en de daarbij behorende middelen.

• 3. De functie van hoofdbudgethouder is onverenigbaar met die van het coderen van facturen.

• 4. De functie van hoofdbudgethouder of budgethouder is onverenigbaar met de functie van een medewerker van de financiële administratie.

• 5. Alle budgethouders zien erop toe dat er geen overschrijding van het budget ontstaat en zijn hiervoor verantwoording verschuldigd aan de hoofdbudgethouder.

Artikel 5 Taken en bevoegdheden

• 1. De hoofdbudgethouder regelt dat de bestuurlijke informatie voor de Planning- en Control-documenten tijdig, goed en juist beschikbaar komt. De budgethouder ondersteunt de hoofdbudgethouder hierin door het verstrekken van de informatie over de realisatie van de doelstellingen, activiteiten, prestaties en afwijkingen binnen het geautoriseerde budget.

• 2. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat geconstateerd is dat een toereikend budget aanwezig is en dit direct verband houdt met de bij het budget behorende doelstelling.

• 3. Het aangaan van verplichtingen gebeurt met inachtneming van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• 4. Voor het aangaan van verplichtingen worden de navolgende grensbedragen in acht genomen:

• 5. De budgethouder die de verplichting aangaat is verantwoordelijk voor een adequate en tijdige registratie van de verplichtingen en reserveringen die betrekking hebben op zijn budget. Hierdoor kunnen de actuele stand van de al aangegane verplichtingen en reserveringen ten opzichte van het totale toegekende budget evenals de voortgang van het project bewaakt worden.

• 6. De budgethouder moet op verzoek en waar mogelijk kunnen aantonen dat de prestatie met een waarde vanaf € 50.000,- daadwerkelijk is geleverd.

Artikel 6 Betaalbaarstelling

Voor het betaalbaar stellen van een factuur zijn altijd twee handtekeningen of parafen noodzakelijk, zulks met in achtneming van het volgende:

• a. een budgethouder parafeert voor geleverde prestaties of de te leveren prestaties van facturen en invorderingsopdrachten ten laste of ten gunste van de budgetten binnen het product of taakveld. Tevens controleert de budgethouder de correctheid van de factuur en codeert de factuur voor het juiste budget binnen de financiële administratie;

• b. bij afwezigheid van een budgethouder codeert een waarnemend budgethouder;

• c. fiattering van een factuur voor het vrijgeven tot betaling vindt plaats door een hoofdbudgethouder, die daarmee verklaart dat het budget correct en toereikend is.

Artikel 7 Bijstellen en overhevelen budgetten

• 1. De hoofdbudgethouder is bevoegd binnen de aan hem toegekende budgetten over te hevelen binnen hetzelfde thema, hetzelfde taakveld, hetzelfde product of binnen een krediet. Het overhevelen mag geen effect hebben op de te realiseren doelstellingen en uit te voeren activiteiten.

• 2. Een bijstelling van het budget op themaniveau geschiedt door middel van een raadsbesluit, zijnde een begrotingswijziging. Dit geldt ook indien een bijstelling van een budget wordt gedekt uit een reserve.

• 3. Indien een overheveling van budgetten tussen diverse thema’s en binnen het betreffende begrotingsjaar leidt tot een bijstelling van de te realiseren doelstellingen dan is een raadsbesluit inclusief begrotingswijziging nodig.

• 4. Alle wijzigingen bedoeld in bovenstaande leden worden gemeld bij de financieel consulent als verantwoordelijke voor het opstellen van de begrotingswijziging en het laten verwerken van de wijzigingen in de financiële administratie.

• 5. Voor het kunnen besteden van de over te hevelen budgetten naar een volgend begrotingsjaar is het nodig deze tijdig te melden bij de financieel consulent. De financieel consulent draagt zorg voor het verdere proces met betrekking tot bestuurlijke besluitvorming van de opnieuw vrij te geven budgetten.

Artikel 8 Geldigheid budget

• 1. Een exploitatiebudget wordt toegekend voor de duur van één kalenderjaar.

• 2. Een investeringskrediet heeft gerekend vanaf start begrotingsjaar een looptijd van maximaal twee jaar.

• 3. De directie kan besluiten de termijn als genoemd in het vorige lid te verlengen.

Artikel 9 Intrekking oude regeling

De Budgethoudersregeling Goeree-Overflakkee 2016 wordt ingetrokken inclusief alle bijbehorende aanwijzingsbesluiten.

Artikel 10 Overgangsbepaling

De regeling inclusief bijbehorende aanwijzingsbesluiten genoemd in artikel 9 blijft van toepassing op de jaarrekening en financiële administratie van het jaar 2017.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2018.

Artikel 12 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Budgethoudersregeling Goeree-Overflakkee 2018.

Aldus vastgesteld op datum door

burgemeester en wethouders van Goeree-Overflakkee,

secretaris, burgemeester,

W.M. van Esch mr. A. Grootenboer-Dubbelman

Toelichting op de budgethoudersregeling Goeree-Overflakkee 2018

Algemeen

In de Financiële verordening Goeree-Overflakkee zijn onder het artikel over de Financiële organisatie de volgende bepalingen opgenomen:

• een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

De budgethoudersregeling is bedoeld om voornoemde bepalingen uit te werken.