Privacybeleid en privacyreglement Bedrijfsvoeringsorganisatie Vijfheerenlanden

De gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik (hierna genoemd de afzonderlijke gemeenten) werken samen in de Bedrijfsvoeringsorganisatie Vijfheerenlanden (BVO VHL). Binnen de BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten wordt veel gewerkt met persoonsgegevens van burgers, medewerkers en (keten)partners. Persoonsgegevens worden voornamelijk verzameld bij burgers voor het goed uitvoeren van gemeentelijke wettelijke taken. De burger moet erop kunnen vertrouwen dat gemeenten zorgvuldig en veilig met persoonsgegevens omgaan.

In deze tijd gaan ook de BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten mee met nieuwe ontwikkelingen. Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen, globalisering en een steeds meer digitale overheid stellen andere eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. De BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten zijn zich hier van bewust en zorgen dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole.

Het bestuur en management spelen een cruciale rol bij het waarborgen van privacy. De BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten geven door middel van dit beleid een duidelijke richting aan privacy en laten zien dat zij de privacy waarborgen, beschermen en handhaven. Dit beleid is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen van de BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten. Dit privacybeleid van de BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten is in lijn met het algemene beleid van de organisatie en de relevante lokale, regionale, nationale en Europese wet- en regelgeving.

Wettelijke kaders voor de omgang met gegevens

De BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten zijn verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het beleid. Hiervoor gelden onder andere de volgende wettelijke kaders:

• Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);

• Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Uitgangspunten

De BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten gaan op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteren de privacy van betrokkenen. De BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten houden zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:

Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

Grondslag en doelbinding

De BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten zorgen ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.

Dataminimalisatie

De BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten verwerken alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. De BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten streven naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren kan nodig zijn om gemeentelijke taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.

Integriteit en vertrouwelijkheid

De BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelen deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgen de BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten voor passende beveiliging van persoonsgegevens. Deze beveiliging is vastgelegd in het informatiebeveiligingsbeleid.

Delen met derden

In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maken de BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet. De BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten controleren de afspraken.

Subsidiariteit

Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokken burger zoveel mogelijk beperkt.

Proportionaliteit

De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot en met de verwerking te dienen doel.

Rechten van betrokkenen

De BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten honoreren alle rechten van betrokkenen.

Inwerkingtreding en evaluatie

Dit privacybeleid treedt in werking met ingang van de dag na die van de bekendmaking. De meest actuele versie van het beleid wordt opgenomen in een elektronisch uitgegeven Gemeenteblad. Dat Gemeenteblad wordt gepubliceerd op en is te raadplegen via https://zoek.overheid.nl/lokale_wet_en_regelgeving. Tevens wordt het beleid gepubliceerd op de websites van de BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten. Het beleid wordt ieder jaar geëvalueerd en indien nodig herzien.

Aldus vastgesteld door de colleges van Vianen, Leerdam en Zederik, ieder binnen de eigen bevoegdheid, op 17 juli 2018,

Het college van burgemeester en wethouders van Vianen,

de secretaris, de burgemeester,

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman W.G. (Wim) Groeneweg

Het college van burgemeester en wethouders van Leerdam,

De secretaris, de burgemeester,

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman T.P.J. (Tjerk) Bruinsma

Het college van burgemeester en wethouders van Zederik,

de secretaris, de burgemeester,

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman A.F. (André) Bonthuis

Aldus vastgesteld door het bestuur van de BVO VHL op 17 juli 2018,

Het bestuur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Vijfheerenlanden,

de secretaris, de voorzitter,

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman T.P.J. (Tjerk) Bruinsma

Bijlage

De gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik (hierna genoemd de afzonderlijke gemeenten) werken samen in de Bedrijfsvoeringsorganisatie Vijfheerenlanden (BVO VHL). In dit reglement laten de BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten zien op welke manier zij omgaan met persoonsgegevens en privacy en wat wettelijk wel en niet verantwoord is.

Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de burger en de overheid en staat daarmee hoog op de bestuurlijke agenda. Gemeenten hebben de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Gemeenten zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van burgers. Dat geldt voor taken op het gebied van basisadministraties, openbare orde en veiligheid, en het sociaal domein.

Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van gemeenten. Beschermen van de privacy is complex en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, de decentralisaties, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom is het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan en de privacy waarborgen.

1. Wetgeving en definities

Tot 25 mei 2018 was de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing. Deze wet regelde het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Vanaf 25 mei 2018 is de Wbp komen te vervallen en de Europese Verordening, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking getreden, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (artikel 4 AVG):

• Betrokkene: de persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

• Verwerker: de persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

• Persoonsgegevens: alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld naam, adres en geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).

• Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: met een gegevensbeschermingseffect-beoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Data Protection Impact Assessment (DPIA).

• Verwerkingsverantwoordelijke: een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

• Verwerking: een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander en vernietigen.

2. Reikwijdte

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle bestuursorganen van de BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen de BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten plaatsvinden.

3. Verantwoordelijke

De bestuursorganen van de BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten zijn verantwoordelijken voor de verwerkingen die door of namens de BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten worden uitgevoerd. De bestuursorganen van de BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten zijn onder andere het BVO-bestuur en de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad van de afzonderlijke gemeenten.

4. Verwerkingen (artikel 4 AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

• Verzamelen, vastleggen en ordenen;

• Bewaren, bijwerken en wijzigen;

• Opvragen, raadplegen, gebruiken;

• Verstrekken door middel van doorzending;

• Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen;

• Samenbrengen, met elkaar in verband brengen;

• Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

Doeleinden (artikel 5 AVG)

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten, zoals bijvoorbeeld de Jeugdwet, zijn de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die mogen worden gevraagd en verwerkt.

Rechtmatige grondslag (artikel 6 AVG)

De wet zegt dat voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

• Om een verplichting na te komen die in de wet staat;

• Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was;

• Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden;

• Voor de goede vervulling van de gemeentelijke taak;

• Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking.

Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt.

In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.

De BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten zorgen ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze worden verwerkt. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligen de BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoons-gegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe de BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten dit doen staat in het informatieveiligheids-beleid van de BVO VHL en in een eventueel aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie.

Doorgifte (artikel 44 t/m 50 AVG)

De BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten geven geen persoonsgegevens door met een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie.

5. Transparantie en communicatie

Wet openbaarheid van bestuur (Wob)

Via de Wob (en straks wellicht de Wet Open Overheid) kun je een verzoek om informatie indienen bij de BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten. Bij het verzoek wordt bekeken of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

Wet hergebruik van overheidsinformatie (Who)

De Who regelt het op verzoek verstrekken van overheidsinformatie voor hergebruik. Bij het verzoek wordt bekeken of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

Informatieplicht (artikel 13 en 14 AVG)

De BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten informeren betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens verstrekken worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop de gemeenten met persoonsgegevens om zullen gaan. Dit kan bijvoorbeeld via een (aanvraag)formulier gebeuren. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat de gemeente persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt. Wanneer gegevens via een andere weg worden verkregen, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.

Verwijdering

De BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten bewaren de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van gemeentelijke taken of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat de gegevens worden vernietigd of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

Rechten van betrokkenen (artikel 13 t/m 20 AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt.

Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

• Recht op informatie: betrokkenen hebben het recht om te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt;

• Inzagerecht: betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt;

• Correctierecht: als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen kan de betrokkene een verzoek indienen om dit te corrigeren;

• Recht van verzet: betrokkenen hebben het recht te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken;

• Recht om vergeten te worden: in gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen;

• Recht op bezwaar: betrokkenen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten zullen hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene, schriftelijk of via e-mail, een verzoek indienen. De BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten hebben vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Eventueel kan aanvullende informatie worden opgevraagd om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene. Binnen vier weken zullen de BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken. Daarnaast kan een klacht worden ingediend bij de Functionaris Gegevensbescherming (FG) dan wel bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

6. Geautomatiseerde verwerkingen

Profilering (artikel 22 AVG)

Profilering vindt plaats wanneer een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn: financiële situatie, interesses, gedrag of locatie.

Big data en tracking

Door middel van Big data onderzoek en tracking mogen alleen gegevens worden verwerkt wanneer ze niet herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Daarnaast worden ze alleen verzameld voor onderzoek dat door, of namens, de BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten wordt uitgevoerd. De gegevens zijn door geautoriseerde personen verzameld. Wanneer de gegevens worden omgezet in een dataset zal dataminimalisatie worden toegepast. Dit betekent dat alleen data die echt nodig is voor het behalen van het doel zal worden gebruikt. Daarnaast kunnen persoonsgegevens gepseudonimiseerd worden, zodat zij niet herleidbaar zijn tot een persoon.

Inzet van camera’s Binnen de gemeente wordt onder bepaalde omstandigheden gebruik gemaakt van cameratoezicht, zoals vastgelegd in de Gemeentewet. Cameratoezicht wordt onder andere gebruikt voor het vergroten van de veiligheid op straat. Camera’s kunnen een grote inbreuk maken op de privacy van diegene die worden gefilmd. Om de privacy zo goed mogelijk te waarborgen worden camera’s alleen ingezet wanneer er geen andere manieren zijn om het doel te bereiken en worden eisen gesteld aan de inzet van camera’s.

Het gebruik van camera’s door particulieren op de openbare weg is alleen mogelijk door toestemming van het college van burgemeester en wethouders. Daarvoor wordt er een convenant afgesloten tussen de particulieren en het bestuursorgaan waarin onder andere de grondslag, het doel, de maatregelen tegen verlies, en de bewaartermijn opgenomen worden.

7. Plichten van de BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten

Register van verwerkingen (artikel 30 AVG)

De BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten zijn verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan zij verwerkingsverantwoordelijke zijn. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

• De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;

• De doelen van de verwerking;

• Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;

• Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;

• Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;

• De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;

• Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (artikel 35 AVG)

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. De BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten voeren deze uit wanneer een geautomatiseerde verwerking, grootschalige verwerking, of grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (artikel 37 t/m 39 AVG)

De BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten hebben een gezamenlijke FG aangesteld, te bereiken via privacy@vijfheerenlanden.nl. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van het AP. Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de afdelingen overneemt. De afdelingen hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld, voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de gemeentelijke richtlijnen op het gebied van privacy.

Datalekken (artikel 33 en 34 AVG)

We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer een datalek heeft plaatsgevonden meldt de verantwoordelijke dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP. Als dit later dan 72 uur is wordt een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen. In dit geval meldt de verantwoordelijke dit aan betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

Afsluiting

Als de BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten een wettelijke verplichting niet nakomen kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via het Protocol behandeling klachten VHL worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist het verantwoordelijke bestuursorgaan van de BVO VHL en de afzonderlijke gemeenten.