Reglement mandaat, machtiging en volmacht Kempisch Bedrijvenpark 2018

het Dagelijks Bestuur en de voorzitter van het openbaar lichaam Kempisch Bedrijvenpark,

overwegende,

• dat het in het belang van een vlotte afdoening is de behandeling van een aantal zaken onder hun verantwoordelijkheid te mandateren aan een medewerker;

• dat het uit oogpunt van een efficiënt budgetbeheer wenselijk is dit beheer te mandateren aan een medewerker;

• dat dergelijke maatregelen tevens bijdragen tot een vermindering van de werkdruk van het Dagelijks Bestuur respectievelijk de voorzitter van Kempisch Bedrijvenpark

• met in achtneming van het delegatie- en mandaat besluit d.d. 26 januari 2010 van het Algemeen Bestuur Kempisch Bedrijvenpark;

• gelet op Titel 10.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

besluiten:

vast te stellen het navolgende:

Reglement mandaat, machtiging en volmacht Kempisch Bedrijvenpark 2018 en het bijbehorende Register

Artikel 1. Begripsbepaling

• 1. Dit besluit verstaat onder:

  • a. mandaat: de bevoegdheid om in naam van het Dagelijks Bestuur en de voorzitter besluiten als bedoeld in artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht te nemen;

  • b. machtiging: de bevoegdheid om in naam van het Dagelijks Bestuur en de voorzitter andere handelingen dan een besluit of privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten.

  • c. volmacht: de privaatrechtelijke bevoegdheid om het Kempisch Bedrijvenpark te vertegenwoordigen.

  • d. ondermandaat: degene die mandaat heeft verkregen, verleent op zijn beurt mandaat aan een ander.

• 2. Waar in deze bepalingen staat ‘mandaat’ en ‘gemandateerde’ wordt ook bedoeld ‘volmacht’ en ‘gevolmachtigde’ respectievelijk ‘machtiging’ en ‘gemachtigde’, tenzij anders is bepaald.

Artikel 2. Uitoefening bevoegdheden

• 1. De uitoefening van de bevoegdheden en handelingen, vermeld in het hierbij behorende (mandaat)register, wordt opgedragen aan de daarin genoemde medewerkers van Kempisch Bedrijvenpark.

• 2. De opdracht geldt ook voor de directe, formeel aangewezen, vervanger van een medewerker, zodra en voor zolang er van vervanging sprake is.

• 3. Ten aanzien van de bevoegdheden waarvoor mandaat wordt verleend aan een medewerker, niet zijnde de directeur, is tevens de directeur bevoegd.

• 4. Het Dagelijks Bestuur respectievelijk de voorzitter is bevoegd aan de gemandateerde nadere instructies te geven.

• 5. Het Dagelijks Bestuur respectievelijk de voorzitter is te allen tijde bevoegd de gemandateerde bevoegdheden zelf uit te oefenen.

Artikel 3. Reikwijdte (onder)mandaat

Het mandaat of ondermandaat, strekt niet verder dan de uitoefening van die bevoegdheden die tot het takenpakket van de secretaris, directeur of de medewerker behoren.

Artikel 4. Algemene regels, uitzonderingen

• 1. De gemandateerde is niet bevoegd tot het nemen van besluiten als vermeld in de lijst, behorende bij dit besluit wanneer zich de volgende situaties voordoen:

  • a. de bevoegdheid betreft het vaststellen van verordeningen, andere regelingen of nadere regels;

  • b. advies ingewonnen is van anderen en dit advies en het eigen standpunt sluiten niet op elkaar aan dan wel leiden niet tot dezelfde conclusie;

  • c. het Dagelijks Bestuur of leden daarvan, de secretaris of directeur geeft te kennen het voorstel aan het Dagelijks Bestuur ter besluitvorming te willen voorleggen;

  • d. het besluit impliceert een afwijking van beleidsregels, richtlijnen, voorschriften en dergelijke;

  • e. het besluit, waaruit financiële consequenties zullen voortvloeien, niet in de begroting zijn voorzien;

  • f. de gemandateerde heeft een persoonlijk belang bij het uitoefenen van de bevoegdheid.

Doet zich één van de onder a t/m f omschreven situaties voor, dan wordt het nemen van het besluit voorgelegd aan het oorspronkelijk bevoegde bestuursorgaan.

• 2. De uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden geschiedt binnen de grenzen van de vastgestelde taken en met inachtneming van het ter zake geldende recht evenals de geldende beleids- en uitvoeringsregels.

Artikel 5. Besluit na bezwaar

De beslissing op bezwaarschriften is voorbehouden aan het Dagelijks Bestuur.

Artikel 6. Ondermandaat

• 1. De directeur is bevoegd tot het verlenen van ondermandaat dan wel tot vervanging van volmacht en machtiging aan medewerkers die onder zijn rechtstreekse verantwoordelijkheid werkzaam zijn.

• 2. Voor het nemen van rechtspositionele besluiten mag geen ondermandaat worden verleend.

• 3. Bij het ondermandateren van bevoegdheden dient de directeur rekening te houden met functiescheiding.

• 4. De directeur kan de ondergemandateerde per geval of in het algemeen aanvullende instructies geven ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid.

• 5. Degene die een bevoegdheid in ondermandaat heeft verkregen, kan deze niet verder ondermandateren.

• 6. Een besluit tot ondermandaat dan wel vervanging van machtiging en volmacht wordt schriftelijk verleend en schriftelijk ter kennis gebracht van het Dagelijks Bestuur casu quo de voorzitter.

Artikel 7. Instructies

• 1. De in het (mandaat-)register opgenomen instructies dienen door de gemandateerden te worden opgevolgd.

• 2. De gemandateerden verschaffen aan het Dagelijks Bestuur respectievelijk de voorzitter op hun verzoek inlichtingen over de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid.

• 3. De gemandateerden stellen het Dagelijks Bestuur onverwijld in kennis van krachtens (onder-)mandaat genomen besluiten, waarvan zij redelijkerwijs moeten aannemen dat kennisneming door dit orgaan van belang is.

• 4. De in lid 1, 2 en 3 genoemde verplichtingen worden bij het verlenen van ondermandaat geacht daarbij ook te zijn opgedragen aan de ondergemandateerde. De gemandateerde blijft ten aanzien van de nakoming van deze verplichtingen verantwoordelijk richting het Dagelijks Bestuur respectievelijk de voorzitter.

Artikel 8. Ondertekeningsmandaat

• 1. Een (onder)gemandateerde beslissingsbevoegdheid houdt tevens in de bevoegdheid tot ondertekening van stukken.

• 2. Voor zover het (onder)mandaat alleen strekt tot ondertekening kan eerst tot ondertekening worden overgegaan nadat de tot ondertekening bevoegd verklaarde zich ervan heeft overtuigd dat het besluit genomen is.

Artikel 9. Wijzen van ondertekening

• 1. De krachtens mandaat of ondermandaat genomen besluiten worden als volgt ondertekend:

Het Dagelijks Bestuur Kempisch Bedrijvenpark,

Namens deze,

………………(functie, handtekening en naam (onder)gemandateerde)

Artikel 10. Inwerkingtreding

• 1. Het Reglement mandaat-, machtiging- en volmachtsbesluit Kempisch Bedrijvenpark 2010, vastgesteld op 8 februari 2010 wordt ingetrokken met ingang van het in lid 2 van dit artikel bedoelde tijdstip.

• 2. Dit Reglement treedt in werking de dag na bekendmaking van dit Reglement.

Artikel 11. Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als Reglement mandaat, machtiging en volmacht Kempisch Bedrijvenpark 2018.

Bladel, 19 juni 2018

Het Dagelijks Bestuur Kempisch Bedrijvenpark,

de secretaris, drs. E.L.C.M. Mol

de voorzitter, ing. P.M. Maas

Bijlage: Mandaatregister

Algemene toelichting

Dit besluit bevat een regeling over mandaat, ondermandaat, volmacht en machtiging. In het Dagelijks spraakgebruik wordt tussen deze vier zaken doorgaans geen onderscheid gemaakt. Toch is er juridisch gezien wel degelijk een onderscheid.

Mandaat

Onder mandaat wordt ingevolge artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) verstaan de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen.

Met het besluit moet beoogd worden een rechtsgevolg in het leven te roepen. Hiermee onderscheidt een besluit zich van een feitelijke handeling (zoals een beslissing om de bestrating van een weg te vernieuwen).

Een besluit is ingevolge artikel 1:3 van de Awb een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling. Van een publiekrechtelijke rechtshandeling is sprake indien een bestuursorgaan een bevoegdheid uitoefent van publiekrechtelijke aard. Een beslissing is van publiekrechtelijke aard indien zij is gebaseerd op een wettelijke voorschrift en strekt tot uitvoering van een publieke taak. Voorbeelden van publiekrechtelijke rechtshandelingen zijn het verlenen van vergunningen of ontheffingen, het nemen van dwangsombeschikkingen of beschikkingen bestuursdwang, het verlenen van subsidies, maar ook het vaststellen van verordeningen of beleidsregels.

Volmacht

Volmacht heeft betrekking op privaatrechtelijke rechtshandelingen. In het algemeen is bij privaatrechtelijke rechtshandelingen het Burgerlijk Wetboek (BW) van toepassing. Voorbeelden van privaatrechtelijke handelingen zijn het sluiten van een overeenkomst (contract), het transport van een notariële akte, het vestigen van een zakelijk recht, het aanbesteden van een werk, het kopen van een computer. Bedacht moet worden dat het gaat om gevallen waarin Kempisch Bedrijvenpark als (publiekrechtelijke) rechtspersoon volgens het privaatrecht deelneemt aan het maatschappelijk verkeer, zoals ieder ander natuurlijke of rechtspersoon.

Voor het verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling is het nodig dat een persoon van vlees en bloed voor de rechtspersoon (een juridische fictie) optreedt. De gevolmachtigde handelt niet namens een bestuursorgaan (Dagelijks Bestuur), zoals bij mandaat, maar namens de (publiekrechtelijke) rechtspersoon Kempisch Bedrijvenpark.

Machtiging

De machtiging heeft betrekking op andere handelingen dan een publiekrechtelijke handelingen (een besluit) of een privaatrechtelijke rechtshandeling. Het betreft feitelijke handelingen niet gericht op enig rechtsgevolg. Voorbeelden zijn het opmaken en verzenden van schriftelijke stukken (correspondentie), het in ontvangst nemen of uitreiken van stukken, het deelnemen aan een overleg, het horen en het doen van mededelingen. Onder machtiging wordt ook verstaan de bevoegdheid tot vertegenwoordiging in rechte.

Ondermandaat

Degene die mandaat heeft verkregen, verleent op zijn beurt mandaat aan een ander.

Register

Behorende bij het ´Reglement mandaat-, machtiging- en volmachtbesluit Kempisch Bedrijvenpark 2010'

Vastgesteld DB d.d. 19 juni 2018

Inhoudende:

Mandaat:

de bevoegdheid om binnen budget en begroting in naam van het Dagelijks Bestuur besluiten te nemen (Artikel 10:1 Awb) en om namens de voorzitter te ondertekenen

Delegatie:

het overdragen door een besuursorgaan van zijn bevoegdheid tot het nemen van besluiten aan een andere die deze onder eigen verantwoordelijkheid uitvoerr (Artikel 10:13 Awb)

Volmacht:

privaatrechtelijke bevoegdheid om het openbaar lichaam Kempisch Bedrijvenpark te vertegenwoordigen

Machtiging:

bevoegdheid tot het verrichten bam handelingen die geen besluit zijn in de zin van artikel 1:3 van de Awb, nog privaatrechtelijke handelingen

Ondermandaat:

degene die de mandaat heeft verkregen, verleent op zijn beurt mandaat aan een ander

Openbaar lichaam: artikel 2 Gemeenschappelijke Regeling Kempisch Bedrijvenpark

1. Kempisch Bedrijvenpark

Bestuursorgaan KBP: artikel 3 Gemeenschappelijke Regeling Kempisch Bedrijvenpark

• a. het algemeen bestuur

• b. het dagelijks bestuur

• c. de voorzitter

(Voor verklaring van de gebezigde afkortingen, zie achteraan)

Nr	Thema	Bevoegdheid	Voorstel wijziging ivm nieuwe situatie per 9 juni 2018	Bevoegd orgaan	Gemandateerd aan / Machtiging aan:	Volmacht aan (vertegenwoordiging van het openbaar lichaan ter effectuering van de besluit-vorming	Bijzonderheden / voorwaarden
1	A	Vaststellen van een archiefregeling en het aanwijzen van een archiefbewaarplaats		DB	Directeur
2	A	Besluiten tot uitkering van een schadevergoeding tot een bedrag van € 10.000,- per schadegeval	Direct bij behandelend medewerker belegd	DB	Behandelend medewerker
3	A	Het voeren van correspondentie inzake de uitvoering van besluiten van de bestuursorganen	Direct bij behandelend medewerker belegd	DB	Behandelend medewerker
4	A	Indienen van aanvragen tot subsidie, voor zover daarme geen financiële verplichtingen worden aangegaan waartoe niet besloten is		DB	Directeur
5	A	Het versturen van algemene ontvangstbevestigingen	Direct bij behandelend medewerker belegd	DB	Behandelend medewerker
6	A	Verstrekken van wettelijk vereiste gegevens	Direct bij behandelend medewerker belegd	DB	Behandelend medewerker
7	A	Het voeren van correspondentie inzake aansprakelijkheidsstellingen c.q. in gebreke stellingen bij schadegevallen	Direct bij behandelend medewerker belegd	DB	Behandelend medewerker
8	A	Aanvragen vergunningen, ontheffingen of vrijstellingen	Direct bij behandelend medewerker belegd	DB	Behandelend medewerker
9	A	Juridische vertegenwoordiging en het verrichten van proceshandelingen in alle mogelijk te voreen procedures, waarbij een bestuursorgaan van het KBP betrokken is en waarbij extere vertegenwoordigingshandelingen voor en/of door het bestuursorgaan nodig zijn		VZ	Directeur / Secretaris
10	A	Tekenen voor ontvangst van dwangbevelen (deurwaardersexploten) en andere persoonlijk afgegeven stukken	Direct bij behandelend medewerker belegd	DB	Behandelend medewerker
11	A	Directiehandelingen zoals genoemd in het UAV 1989	Direct bij behandelend medewerker belegd	DB	Behandelend medewerker
12	A	Het voeren van algemene correspondentie inclusief het versturen van info of inlichtingen omtrent vastgesteld beleid, vastgestelde regelingen en voorschriften van algemene aard voor zover geen financiële of juridische consequenties uit voortvloeien	Direct bij behandelend medewerker belegd	DB	Behandelend medewerker
13	A	Het voeren van algemene correspondentie inzake overeenkomsten, aansprakelijkheidsstellingen etcetera passend binnen de DB besluitvorming	Direct bij behandelend medewerker belegd	DB	Behandelend medewerker
14	A	Besluiten n.a.v. verzoek om inzage van persoonsgegevens	Nieuw	DB	Behandelend medewerker
15	A	Besluiten n.a.v. verzoek om rectificatie van persoonsgegevens	Nieuw	DB	Behandelend medewerker
16	A	Besluiten n.a.v. verzoek om persoonsgegevens te verwijderen (recht op vergetelheid)	Nieuw	DB	Behandelend medewerker
17	A	Besluiten n.a.v. verzoek om minder persoonsgegevens te verwerken	Nieuw	DB	Behandelend medewerker
18	A	Besluiten n.a.v. verzoek om persoonsgegevens in overdraagbare vorm te ontvangen (dataportabiliteit)	Nieuw	DB	Behandelend medewerker
19	A	Besluiten n.a.v. verzoek om geen gegevens te verwerken (recht van bezwaar)	Nieuw	DB	Behandelend medewerker
20	A	Vaststellen verwerkingsregister	Nieuw	DB	Behandelend medewerker
21	A	Vaststellen Gegevensbeschermingseffectbeoordeling	Nieuw	DB	Behandelend medewerker
22	A	Sluiten en ondertekenen verwerkersovereenkomst	Nieuw	DB	Behandelend medewerker	Behandelend medewerker
23	A	Melden datalek	Nieuw	DB	Behandelend medewerker
24	A	Besluiten n.a.v. verzoek op grond van de Wet hergebruik overheidsinformatie	Nieuw	DB	Behandelend medewerker
25	A	Besluiten n.a.v. verzoek op grond van de Wet openbaarheid van bestuur	Nieuw	DB	Behandelend medewerker
26	A	Vaststellen verschuldigdheid dwangsom bij niet tijdig beslissen en terugvorderen onverschuldigd betaalde dwangsom	Nieuw	DB	Behandelend medewerker
27	F	Akkoord verklarren inkomende facturen, nadat controle met versterkte opdracht heeft platsgevonden		DB	Controller / Secretaris		facturen waarbij gemachtigden een persoonlijk belang hebben zijn hiervan uitgezonderd
28	F	Doen van aangiften Omzetbelasting/BTW	Direct bij behandelend medewerker belegd	DB	Behandelend medewerker
29	F	Opstellen en inzenden van declaraties aan overheden (Rijk, Provincie en dergelijke) alsmede het aanvragen van voorschotten	Direct bij behandelend medewerker belegd	DB	Behandelend medewerker
30	F	In rekening brengen van tarieven bij afnemers van producten en diensten	Direct bij behandelend medewerker belegd	DB	Behandelend medewerker
31	F	Opdracht geven aan sedkundigen tot het opstellen van controlerapporten en officiëlle accountantsverklaringen		DB	Controller
32	F	Geven opdracht tot betaling, voor zover onderliggende bescheiden zijn geautoriseerd		DB	Secretaris / Controller / Controller van de gemeente Bladel
33	F	Ondertekening van betaalopdrachten (dmv elektronische handtekening) op basis van geautoriseerde onderliggende bescheiden	Direct bij behandelend medewerker belegd	DB	Behandelend medewerker		twee medewerkers financiële administrtie (door middel van 4 ogen principe)
34	F	Het aantrekken van kasgelden en financieringsmiddelen en het uitzetten van geld via callgeld, deposito en spaarrekening		DB	Controller		met inachtneming van het vastgestelde treasurystatuur
35	F	Versturen van betalingsherinneringen, aanmaningen en dwangbevelen	Direct bij behandelend medewerker belegd	DB	Behandelend medewerker
36	I	Om na het vaststellen van de inkoopstrategie door het DB. de betreffende inkoop- en aanbestedingsprocedure uit te voeren tot aan het moment van voorlopige gunning	Direct bij behandelend medewerker belegd	DB	Behandelend medewerker		artikel 14 lid 11 sub h GR
37	I	Besluiten tot het aangaan van contracten voor aankoop van producten, diensten en leveringen, inclusief het inhuren van tijdelijk personeel	Ondermandaat aan behandelend medewerker muv inhuren tijdelijk personeel	DB / VZ	Directeur	Directeur	met uitzondering van contracten waarbij gemachtigden een persoonlijk belang hebben; met inachtneming van het vastgestelde inkoopbeleid; in overeenstemming met Europese en nationale wet- en regelgeving; mits passend binnen budget en begroting
38	PO	Vaststellen van uitvoeringsregels voor een adequate, voor zover mogelijk van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controlewordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd		DB	Directeur		artikel 19 lid 1 sub b en 2 FV
39	RO/EZ	Aangaan van contracten betreffende het kopen en rulen van gronden tot een bedrag van € 25.000,-		DB / VZ	Directeur	Directeur
40	RO/EZ	Rechtshandelingen betreffende het vestigen of beëindigen van een zakelijk recht en het daartoe afsluiten van een overeenkomst		DB / VZ	Directeur	Directeur
41	RO/EZ	Besluiten tot het aan derden verlenen van een optie op aankoop van percelen bedrijfskavels of woonkavels		DB / VZ	Directeur	Directeur
42	RO/EZ	Aangaan van een koopovereenkomst met derden voor afname van een bedrijfskavel of een woonkavel		DB / VZ	Directeur	Directeur
43	RO/EZ	Besluiten tot verhuur verpachting of anderszins in gebruik geven van eigendommen van het Kempisch Bedrijvenpark		DB / VZ	Directeur	Directeur
44	RO/EZ	Besluiten tot het vervroegd in gebruik geven van reeds verkochte bedrijfskavels of woonkavels		DB / VZ	Directeur	Directeur
45	V	Het sluiten van een verzekering met een naar het oordeel van het dagelijks bestuur toereikende dekking, tegen risico's van aansprakelijkheid		DB	Directeur		artikel 26 GR; achteraf ter kenninsneming naa het DB
46	V	Aangaan en opzeggen van verzekeringen voor in beheer zijnde gebouwen met inventaris, alsmede voertuigen en voorwerpen en het aanmelden en afwikkelen van schadegevallen		DB / VZ	Controller	Directeur
47	V	Aansprakelijk stellen van derden inzake beschadiging van eigendommen		DB / VZ	Directeur	Directeur
48	V	Afdoen van aansprakelijkstellingen door derden beneden het eigen risico		DB / VZ	Directeur	Directeur

Afkortingen gehanteerd in de kolom "Thema"

A = Algemeen

I = Inkoop

F = Financiën

PO = Personeel en Organisatie

RO/EZ = Ruimtelijke Ordening of Economische Zaken

T = Treasury

V = Verzekeringen

Afkortingen gehanteerd in de kolom "Bevoegd orgaan"

AB = Algemeen Bestuur

DB = Dagelijks Bestuur

VZ = Voorzitter

GR = Gemeenschappelijke regeling

FV = Financiële verordening

CV = Controle verordening