Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dronten 2018

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dronten,

gelet op de artikelen 52 tot en met 59 van de Gemeentewet;

B E S L U I T:

vast te stellen het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dronten 2018 (Reglement van orde college 2018).

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

• 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 4. Een collegelid dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

• 5. Als de secretaris is verhinderd, wordt hij vervangen door een door het college te benoemen loco-secretaris.

Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen

• 1. Het college vergadert in de regel op dinsdag vanaf 9.00 uur en voorts zo vaak als de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3. De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis met gesloten deuren gehouden, tenzij het college anders beslist.

Artikel 3. Verhindering

• 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan de vervanger van de secretaris.

Artikel 4. Agenda

• 1. De reguliere vergaderingen worden zonder schriftelijke oproeping gehouden.

• 2. Voor elke vergadering wordt, als regel op de donderdag voorafgaand aan de vergadering, door de secretaris aan de leden van het college digitaal een agenda toegezonden onderverdeeld in bespreekstukken en paraafstukken die door middel van digitale accordering als vastgesteld kunnen worden beschouwd.

• 3. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het tweede lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 5. Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 6. Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit

te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 7. Stemmingen

• 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2. Paraafstukken waarvan alle leden door middel van digitale accordering te kennen hebben gegeven dat zij daarmee instemmen, worden niet ter bespreking of voor stemming ingebracht. Het besluit is in dat geval genomen conform het voorstel, tenzij één van de leden staande de vergadering het besluit alsnog ter bespreking opvoert.

• 3. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd.

• 4. Stemmingen over benoemingen, voordrachten of aanbevelingen van personen vinden plaats overeenkomstig het bepaalde in artikel 31 van de Gemeentewet.

• 5. Bij een geheime stemming wordt gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

Artikel 8. Besluitenlijst

• 1. De secretaris draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst van de vergadering.

• 2. De besluitenlijst bevat ten minste:

  • a. de namen van voorzitter, de secretaris en de aan- en afwezige leden;

  • b. de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • c. een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst);

  • d. een zakelijk verslag van de inbreng tijdens de informatie-uitwisseling en de in de vergadering gevoerde gesprekken met derden.

• 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 4. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 5. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad. Op de besluitenlijst staan tevens de besluiten vermeld die vooraf aan de collegevergadering hebben gerouleerd en via digitale accordering akkoord zijn zonder bespreking.

Artikel 9. Openbare vergadering

• 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 2. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 10. Werkwijze in recesperiode

• 1. In het geval dat tijdens de recesperiode het quorum niet behaald kan worden en een besluit door accordering niet mogelijk is, zijn de (loco)burgmeester en (loco)secretaris gemachtigd om namens het college alle noodzakelijke besluiten te nemen die worden voorgelegd aan het college. De genomen besluiten worden in de eerste vergadering waarin een meerderheid van het college aanwezig is bekrachtigd.

• 2. De (loco)burgemeester en (loco)secretaris kunnen een collegevoorstel in een recesperiode zonder quorum tot spoedeisend bestempelen.

Artikel 11. Intrekking en inwerkingtreding

• 1. Het op 28 juni 2005 vastgestelde Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college wordt ingetrokken.

• 2. Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

Artikel 11. Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde college 2018.

Dronten, 10 juli 2018

drs. T. van Lenthe

secretaris

A. van Amerongen

locoburgemeester