Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Winterswijk

De raad van de gemeente Winterswijk;

gelezen het voorstel van het presidium van 19 juni 2018, nr. 158225;

gelet op het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), de Algemene Verordening Gegevensbescherming (die de Wbp op 25 mei 2018 vervangt) en artikel 149 van de Gemeentewet;

besluit:

vast te stellen de hierna volgende:

Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Winterswijk

Artikel 1 Definitie ‘publicatie’

Onder ‘publicatie’ wordt verstaan: ‘het plaatsen van informatie op het openbare, algemeen toegankelijke gedeelte van het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Winterswijk, bereikbaar via het webadres www.winterswijk.nl en via de applicatie ‘Ibabs’. Stukken die worden geplaatst, blijven na plaatsing permanent toegankelijk.

Artikel 2 Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens

Personen die het aangaat, kunnen te allen tijde aangeven dat hun gepubliceerde persoonsgegevens worden verwijderd. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze zijn gepubliceerd. Een dergelijk verzoek wordt altijd gehonoreerd.

Artikel 3 Gedragscode

Voor de publicatie van persoonsgegevens gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragslijnen.

• a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden

  Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt als uitgangspunt dat herkenbaar moet zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, van welke partij zij deel uitmaken en hoe zij te bereiken zijn. Op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Winterswijk wordt van de politieke ambtsdrager het volgende gepubliceerd: voor- en achternaam, partijnaam, nevenactiviteiten, foto en e-mailadres. Desgewenst kan een politiek ambtsdrager extra informatie publiceren, zoals adres en telefoonnummer.

• b. Persoonsgegevens van ambtenaren

  Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad – ongeacht of zij voor de gemeente Winterswijk of een andere (overheids)organisatie werkzaam zijn – geldt dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) openbaar worden gemaakt op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Winterswijk, eventueel met vermelding van het team / domein waar zij werkzaam zijn.

• c. Persoonsgegevens van personen die brieven of andere geschriften aan de raad richten

  Ingekomen brieven en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden als zodanig niet op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Winterswijk openbaar gemaakt. Op een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend termen als aanvrager, (wijk)bewoner, belanghebbende etc., onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op het raadsinformatiesysteem gepubliceerd.

• d. Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of anderen of namens instellingen

  De inhoudelijke bijdrage van een persoon die gebruik maakt van het inspreekrecht in een vergadering wordt te allen tijde op de gebruikelijke manier opgetekend. Daarbij wordt zijn of haar naam vermeld.

  Indien een inspreker een tekst inlevert (op papier of digitaal), wordt dit beschouwd als ingekomen stuk als bedoeld onder 3c.

• e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten

  De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen en achterliggende stukken, voor zover deze op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Winterswijk worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden afgeplakt. Het college ziet hierop toe.

  Raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures, worden behandeld als ingekomen stuk. Deze worden niet als zodanig op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Winterswijk openbaar gemaakt. Op de lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke bezwaarschriften ten aanzien van raadsbesluiten door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend termen als appellant, (wijk)bewoner etc., onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp.

• f. Uitnodigingen voor de raad

  Aan de raad gerichte uitnodigingen worden in de regel als zodanig niet op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Winterswijk openbaar gemaakt.

  Indien incidenteel wordt overgegaan tot de publicatie van activiteiten voor de raad, wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een telefoonnummer en/of e-mailadres. Eventuele handtekeningen op bijlagen worden afgeplakt. Vermelding van het adres van de contactpersoon gebeurt niet, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent de betreffende activiteit onvermijdelijk is.

Artikel 4 Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties

Bepalingen in de gedragscode zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door raadsfracties worden ingediend.

Artikel 5 Citeertitel en Inwerkingtreding

• a. Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Gedragscode publicatie Winterswijk 2018’

• b. Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na bekendmaking.

Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Winterswijk in zijn openbare vergadering van 28 juni 2018,

de griffier,

de wnd. voorzitter,

Toelichting

Artikel 3a Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden

Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, zoals op agenda’s, notulen, politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen, amendementen etc. Ook nevenfuncties dienen wettelijk openbaar te worden gemaakt.

De gedragslijn zoals beschreven onder 3a is van overeenkomstige toepassing waar het de informatie over raadsleden, commissieleden en collegeleden op de website van de gemeente Winterswijk betreft.

Artikel 3b Persoonsgegevens van ambtenaren

Ambtenaren worden veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking op de website relevant en niet ‘bovenmatig’. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam van de steller en eventueel het team / domein waar zij werkzaam zijn.

In verband met de goede bereikbaarheid zijn de contactgegevens van de griffie wel terug te vinden op de website van de gemeente Winterswijk.

c. Persoonsgegevens van personen die brieven of andere geschriften aan de raad richten

Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van inwoners en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook regelmatig voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans handgeschreven naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten.

Openbaarmaking zou betekenen dat via het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Winterswijk alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Dit moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van de brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt.

Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op het raadsinformatiesysteem is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen. Persoonsgegevens worden hierbij geanonimiseerd.

d. Persoonsgegevens van personen die tijdens Raadszittingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of anderen of namens instellingen

Personen die tijdens raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Bij aanmelding om gebruik te maken van het spreekrecht worden zij hier door de griffie expliciet op gewezen.

Insprekers kunnen niet anoniem inspreken. Via artikel 3c wordt de mogelijkheid geboden om op schrift de boodschap over te brengen, waarbij de persoonsgegevens van de afzender worden geanonimiseerd.

Insprekers leveren tijdens de vergadering vaak ook de tekst van hun inspraakbijdrage in – al of niet digitaal – voor publicatie. De inspreektekst wordt beschouwd als ingekomen stukken en volgt de gedragslijn zoals beschreven onder 3c.

e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten

De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college. Persoonsgegevens worden hierbij geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeplakt. Het college dient te bewaken dat dit ook inderdaad gebeurt.

Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten.

Hierin wordt de lijn van 3c aangehouden. Op de lijst van ingekomen stukken wordt vermeld dat een bezwaarschrift is ontvangen ten aanzien van een raadsbesluit. Persoonsgegevens worden hierbij geanonimiseerd.

f. Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad

Uitnodigingen voor de raad worden in de regel niet gepubliceerd. Indien dit in incidentele gevallen wel gebeurt, bijvoorbeeld met verkiezingsdebatten rondom de gemeenteraadsverkiezingen, geldt de volgende lijn:

In uitnodigingen voor de raad kunnen persoonsgegevens voorkomen van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken. Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of e-mail adressen zijn vermeld.

Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit noodzakelijke gegevens. Er mogen geen andere gegevens worden gepubliceerd dan die voor de activiteit noodzakelijk zijn.