Privacybeleid gemeente Stichtse Vecht 2018

Inleiding

Binnen de gemeente Stichtse Vecht wordt veel gewerkt met persoonsgegevens van inwoners, medewerkers en (keten)partners. Persoonsgegevens van inwoners worden voornamelijk verzameld voor het goed uitvoeren van de gemeentelijke wettelijke taken.

In deze tijd gaat ook de gemeente mee met nieuwe ontwikkelingen. Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen, globalisering en een steeds meer digitale overheid stellen andere eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. De gemeente is zich hier van bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, minimale persoonsgegevensverwerking, transparantie en gebruikerscontrole.

Het bestuur en management spelen een cruciale rol bij het waarborgen van privacy.

De gemeente Stichtse Vecht geeft middels dit beleid een duidelijke richting aan privacy en laat zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft. Dit beleid is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle bestuursorganen van de gemeente. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen de gemeente plaatsvinden.

Visie

Het privacybeleid van gemeente Stichtse Vecht is in lijn met het algemene beleid van de gemeente en de relevante lokale, regionale, nationale en Europese wet- en regelgeving. Voor beleidsvelden waar veel (bijzondere) persoonsgegevens verwerkt worden gelden specifieke privacyregels in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving. Daardoor zorgt de gemeente ervoor dat de inwoners er op kunnen vertrouwen dat de gemeente zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaat.

Wettelijke kaders voor de omgang met gegevens

De gemeente is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het beleid. Hiervoor gelden onder andere de volgende wettelijke kaders:

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);

Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming;

Specifieke wet- en regelgeving die invulling geven aan de bescherming van persoonsgegevens binnen een bepaald domein (bijvoorbeeld de Wet Maatschappelijke Ondersteuning, Jeugdwet, Wet basisregistratie personen, Wet politiegegevens, etc.).

Uitgangspunten

De kern van het beleid is dat de gemeente persoonsgegevens in overeenstemming met de relevante nationale en Europese wet- en regelgeving wet én op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. De gemeente houdt zich aan rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie. De gemeente hanteert hierbij de volgende uitgangspunten:

Grondslag en doelbinding

De gemeente zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.

Minimale persoonsgegevensverwerking

De gemeente verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. De gemeente streeft naar minimale persoonsgegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.

Juistheid

De gemeente zorgt ervoor dat persoonsgegevens kloppen: ze mogen niet verkeerd of verouderd zijn.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de gemeentelijke taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven, zoals omschreven in de Archiefwet..

Delen met derden

In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van verwerkingen van persoonsgegevens, maakt de gemeente afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Er worden verwerkersovereenkomsten gesloten met derden die persoonsgegevens verwerken onder instructie van de gemeente en waarbij het doel en de middelen van de verwerking door de gemeente worden vastgesteld.

Subsidiariteit

Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt

Proportionaliteit

Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in redelijke verhouding staat tot het doel.

Integriteit en vertrouwelijkheid

De gemeente gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt de gemeente voor passende beveiliging van persoonsgegevens. Deze beveiliging is vastgelegd in het informatiebeveiligingsbeleid.

Rechten van betrokkenen

De gemeente honoreert binnen de wettelijke kaders de rechten van betrokkenen.

Slotbepalingen

Dit privacybeleid wordt actueel gehouden met inachtneming van veranderende wet- en regelgeving alsmede de stand van de techniek.

Dit privacybeleid treedt in werking na vaststelling door het college van burgemeesters en wethouders.

Dit beleid kan worden aangehaald als ‘Privacybeleid gemeente Stichtse Vecht 2018’.

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van gemeente Stichtse Vecht op 25 juni 2018.