Besluit van de Manager van de afdeling Programma’s & Projecten van de gemeente Veenendaal houdende regels omtrent Ondermandaat aan de functionarissen van de afdeling Programma’s & Projecten

De manager van de afdeling Programma’s & Projecten;

^*

De manager van de afdeling d.d. 31 mei 2018,

de heer F. van Doesburg

Mandaatbesluit college van burgemeester en wethouders en burgemeester

Verklaring gebruikte afkortingen

B&W: College van Burgemeester en Wethouders

B: Burgemeester

ADir: Algemeen Directeur

DirB: Directeur bedrijfsvoering

AM: Afdelingsmanager

TC: Teamcoördinator

MW: Medewerker

PFH: Portefeuillehouder

PGM: Programmamanager

PJM: Projectmanager

PL: Projectleider

LPA: Leerplichtambtenaar

HA: Heffingsambtenaar

TS: Treasurer

Beh BAG: BAG beheerder

BB: Beheerder Begraafplaats

WM: Wijkmanager

*: Ondermandaat kan in voorkomende gevallen worden verleend aan de directeur bedrijfsvoering of een afdelingsmanager. Deze kunnen op hun beurt bevoegdheden ondermandateren aan een teamcoördinator, medewerker, programmamanager, projectmanager of projectleider. Dit ondermandaat wordt schriftelijk verleend onder mededeling aan het wettelijk bevoegde orgaan. Waar sprake is van ondermandaat aan een specifieke functionaris is dat in het overzicht expliciet vermeld.

Bevoegdheid tot het aangaan van bepaalde overeenkomsten – (deel)budgethouder – facturen

• Daar waar AM staat in de kolom ‘mandaat/ ondermandaat’ wordt ook gelezen DirB

• Daar waar TC staat in de kolom ‘mandaat/ ondermandaat’ wordt ook gelezen PGM, PJM of PL

Nr.	Omschrijving bevoegdheid	Wettelijk Toege-kend aan	Mandaat/ Ondermandaat/
1.	Besluiten op grond van artikel 160 Gemeentewet tot het aangaan van overeenkomsten voor de levering van goederen en diensten of werken voor zover daartoe reeds een toereikend bedrag op de begroting van baten en lasten is opgenomen.	B & W	ADir ondermandaat aan AM ondermandaat aan de PGM Sociaal Domein
2.	Ondertekenen o.g.v. art. 171 Gemeentewet bovenstaande overeenkomsten	B	ADir ondermandaat aan AM ondermandaat aan de PGM Sociaal Domein
3.	Fiatteren facturen aangaande bovenstaande overeenkomsten	B & W	ADir ondermandaat aan AM ondermandaat aan de PGM Sociaal Domein

Bijzondere voorwaarden (t.a.v. zowel bevoegdheid 1 als bevoegdheid 2 en 3)

a. Het uitoefenen van het mandaat is beperkt tot een maximumbedrag b. De besluiten van de (onder)gemandateerde moeten passen binnen de door B&W of directie vastgestelde kaders (zoals toereikend budget, inkoop- een aanbestedingsregels, rechtmatigheid etc.). c. Rapportage over de uitoefening van het (onder)mandaat, is gekoppeld aan de verantwoording over het gevoerde beleid en beheer via de maandrapportages. d. Geen overeenkomsten worden aangegaan die een beleidswijziging kunnen inhouden of die in de toekomst kunnen leiden tot een groter beslag op de financiële middelen. e. De (onder)gemandateerde is verantwoordelijk voor het op juiste wijze aangaan en het schriftelijk vastleggen van overeenkomsten. f. In het geval van een telefonische bestelling wordt de overeenkomst achteraf schriftelijk/ digitaal vastgelegd. g. De schriftelijke overeenkomsten worden door de (onder)gemandateerde zodanig gearchiveerd dat deze voor controle doeleinden tenminste twee jaar beschikbaar zijn. h. Overeenkomsten die uitgaan boven € 25.000,- maar minder bedragen dan € 100.000,- (bij levering en diensten) of € 150.000,- (bij werken) kunnen slechts op basis van de beoordeling van minimaal drie offertes van verschillende leveranciers aangegaan worden. i. De (onder) gemandateerde maakt een keuze uit de offertes. j. De uitgebrachte offertes worden door de (onder) gemandateerde zodanig gearchiveerd dat deze voor controle doeleinden tenminste twee jaar beschikbaar zijn.

Financiële limieten voor het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen of diensten

• Daar waar ADir staat in de kolom ‘(onder)gemandateerde’ wordt ook gelezen AM of DirB

• Daar waar TC staat in de kolom ‘(onder)gemandateerde’ wordt ook gelezen PGM, PJM of PL 

(onder)gemandateerde	Maximumbedrag	Toelichting
ADir	Het in Richtlijn 2014/24/EU opgenomen drempelbedrag voor levering en diensten.	Maximumbedrag exclusief BTW, daarboven is Europese aanbesteding verplicht en vindt besluitvorming plaats door het college. Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een hoger drempelbedrag (€ 750.00,-). Gekozen is om toch één maximumbedrag aan te houden en wel die gelijk is aan het drempelbedrag van de levering en diensten. Voor 2016 en 2017 geldt een drempelbedrag à € 209.000,-
TC	€ 50.000,-	Maximumbedrag exclusief BTW

Financiële limieten voor het aangaan van overeenkomsten tot uitvoeren van werken

• Daar waar AM staat in de kolom ‘(onder)gemandateerde’ wordt ook gelezen DirB

• Daar waar TC staat in de kolom ‘(onder)gemandateerde’ wordt ook gelezen PGM, PJM of PL 

(onder)gemandateerde	Maximumbedrag	Toelichting
ADir	€ 2.000.000,-	Maximumbedrag exclusief BTW, daarboven vindt besluitvorming plaats door het college. Boven het drempelbedrag van € 5.186.000,00 is Europese aanbesteding verplicht.
AM	€ 1.000.000,-	Maximumbedrag exclusief BTW
TC	€ 250.000,-	Maximumbedrag exclusief BTW

Financiële limieten voor het fiatteren van facturen

• Daar waar AM staat in de kolom ‘(onder)gemandateerde’ wordt ook gelezen DirB

• Daar waar TC staat in de kolom ‘(onder)gemandateerde’ wordt ook gelezen PGM, PJM of PL 

(onder)gemandateerde	Maximumbedrag bij levering goederen en diensten (excl. BTW)	Maximumbedrag bij werken (excl. BTW)	Toelichting
ADir	Overeengekomen bedrag	Overeengekomen bedrag	Indien het college een besluit heeft genomen over het aangaan van een overeenkomst voor de levering van diensten of goederen of een werk dan is de ADir altijd bevoegd de factuur te tekenen.
AM	€ 207.000,-	€ 1.000.000,-
TC	€ 50.000,-	€ 250.000,-