Gemeenteblad van Utrecht

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
UtrechtGemeenteblad 2018, 131101Beleidsregels



Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders gemeente Utrecht

 

Burgemeester en wethouders van Utrecht;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

BESLUITEN

vast te stellen het volgende

REGLEMENT VAN ORDE voor de Vergaderingen en andere werkzaamheden van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht.

HOOFDSTUK 1 COLLEGEVORMING

Artikel 1 Procedure bij nieuwe collegesamenstelling

1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden tijdens de eerste vergadering na de benoeming van wethouders als bedoeld in artikel 37 van de Gemeentewet of nadat de gemeenteraad conform artikel 39 van de Gemeentewet heeft voorzien in de benoeming van één of meer wethouders in (een) tussentijds open gevallen wethoudersplaats(en).

2. Hierbij worden in ieder geval besluiten genomen over:

a. de verdeling van de portefeuilles tussen de collegeleden;

b. de omschrijving van de portefeuilles

c. de volgorde van de plaatsvervanging van de burgemeester;

d. de plaatsvervanging van de wethouders;

e. de volgorde van collegeleden die wordt gehanteerd bij stemmingen.

 

Artikel 2 Bijzondere omstandigheden portefeuilleverdeling

1. Bij langdurige verhindering van een van de collegeleden kunnen zijn werkzaamheden, in afwijking van wat is afgesproken volgens artikel 1 lid 2 onder a. door een of meer van de overige wethouders worden verricht op de wijze zoals burgemeester en wethouders te bepalen.

2. Zo nodig kunnen in afwijking van de verdeling van de werkzaamheden krachtens artikel 1 lid 2 onder a., burgemeester en wethouders de voorbereiding van bepaalde zaken opdragen aan één of meer door hen aan te wijzen collegeleden.

 

Artikel 3 Vergaderdag

1. Het college vergadert in de regel elke dinsdag, voor zover deze dag geen algemeen erkende feestdag is.

2. Het college kan besluiten een vergadering geen doorgang te laten vinden of tijdens recesperioden te volstaan met een technische vergadering.

3. Incidentele vergaderingen worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of één van de wethouders dit nodig acht.

4. De voorzitter roept de in het derde lid bedoelde vergadering zo spoedig mogelijk bijeen.

 

Artikel 4 Verhindering

1. Wanneer een collegelid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij/zij daarvan kennis aan de secretaris en aan zijn/haar plaatsvervanger.

2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij/zij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan een loco-secretaris die de vervanging in de collegevergadering zal verzorgen.

3. De secretaris houdt aantekening van de aanwezige collegeleden bij de vergadering van het college en draagt er zorg voor dat de aanwezigen worden vermeld op de besluitenlijst die in de volgende vergadering wordt vastgesteld.

 

Artikel 5 Agenda

1. Voor elke vergadering stelt de secretaris een agenda samen, die aan de collegeleden ter beschikking wordt gesteld op de aan de vergadering voorafgaande vrijdag.

2. Op de daaropvolgende maandag wordt indien nodig een bijgestelde agenda ter beschikking gesteld.

3. De agenda vermeldt de te behandelen onderwerpen.

4. Het college geeft regels voor de totstandkoming van de agenda. Deze regels betreffen ten minste:

a. de wijze van aanbieding van voorstellen;

b. het tijdstip van aanbieding van voorstellen;

c. de beoordeling van voorstellen op integraliteit en beleidsconsistentie;

d. de opbouw van de agenda;

e. de wijze waarop de leden van het college kunnen aangeven welke voorstellen en andere onderwerpen zij ter vergadering willen bespreken.

5. In spoedeisende gevallen kunnen, met instemming van de voorzitter, uiterlijk op de dag vóór de collegebehandeling onderwerpen ter behandeling aan de agenda worden toegevoegd.

6. De voorzitter en iedere wethouder heeft het recht aan de vergadering voorstellen te doen en amendementen op gedane voorstellen ter besluitvorming voor te leggen.

7. De agenda met alle bijlagen, die aan het college wordt overgelegd tijdens de vergadering is geheim, tenzij en totdat het college besluit dat de inhoud van de agendapunten openbaar is. Deze geheimhouding geldt tevens voor de ingebrachte rondvraagpunten tenzij bij de bespreking anders wordt besloten.

 

Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning en aanwezigheid derden

1. De secretaris kan zich bij het opstellen van de besluitenlijst in de vergadering laten bijstaan.

2. Het hoofd van bestuurscommunicatie is ten behoeve van de perscommunicatie in de vergadering aanwezig.

3. Het college kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van het college en de in de eerste twee leden genoemde personen tijdens een vergadering aanwezig zijn om een agendapunt toe te lichten of hun mening te geven.

4. Een besluit daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één van de leden van het college genomen alvorens met de behandeling van het agendapunt wordt begonnen.

5. Op degene die op grond van dit artikel is toegelaten deel te nemen aan de collegevergadering zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing.

 

Artikel 7 Verslaglegging

1. De secretaris draagt er zorg voor dat:

a. de besluiten op de betreffende adviezen worden vermeld;

b. aantekening wordt gehouden van alle overige in bespreking gebrachte onderwerpen en de besluiten die daarover zijn genomen;

c. lijsten worden aangelegd waarin alle genomen besluiten zijn vermeld welke in de vergadering zijn genomen;

d. op de onder c. vermelde lijsten de namen van de afwezige leden worden vermeld.

2. De lijsten legt hij in de eerstvolgende vergadering aan het college ter vaststelling voor.

3. Het in de vergadering behandelde, het besprokene en de aantekeningen als bedoeld in lid 1 onder b. zijn geheim, tenzij het college besluit dat het behandelde en/of de aantekeningen openbaar zijn.

4. Elke vergadering kent een rondvraag. De daarin gemaakte afspraken worden vastgelegd door de secretaris. In de rondvraag kan een opdracht aan de ambtelijke organisatie worden gegeven om over te definiëren vraagstukken te adviseren.

5. De secretaris draagt er namens het college zorg voor, dat de in de vergadering genomen besluiten in de openbaarheid worden gebracht door vermelding van deze besluiten op lijsten, welke via de internetpagina van de gemeente bekend worden gemaakt.

6. Op de besluitenlijsten als bedoeld in lid 5 worden niet vermeld de besluiten waarop op grond van artikel 55 Gemeentewet geheimhouding is opgelegd. Zodra de geheimhouding wordt opgeheven, worden deze besluiten alsnog openbaar gemaakt conform lid 5.

 

Artikel 8 Besluitvorming

1. Het college besluit op basis van ambtelijk advies.

2. Indien geen van de collegeleden stemming vraagt bij het nemen van een besluit wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen;

3. De secretaris heeft in de vergadering van burgemeester en wethouders een adviserende stem.

4. De voorzitter en iedere wethouder die zich tegen een voorstel heeft uitgesproken of zich van stemming heeft onthouden kan verlangen dat daarvan aantekening wordt gemaakt op de besluitenlijst.

6. Als één van de leden om een stemming verzoekt, dan wordt er mondeling gestemd. Alleen bij een benoeming, aanbeveling of voordracht van personen kan schriftelijk worden gestemd.

7. Indien bij een stemming over zaken de stemmen staken, wordt in een volgende vergadering opnieuw gestemd, tenzij spoedeisende besluitvorming is gewenst. De voorzitter bepaalt of er sprake is van een spoedeisend besluit.

8. Staken de stemmen opnieuw over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

 

Artikel 9 Stemming over personen

1. Bij het doen van aanbevelingen, voordrachten of keuzen van personen wordt met gesloten en ongetekende briefjes gestemd, indien de voorzitter of een van de wethouders een schriftelijke stemming verlangt.

2. Indien tot schriftelijke stemming wordt overgegaan, hebben er evenveel stemmingen plaats als er personen aan te bevelen, voor te dragen of te kiezen zijn.

3. De voorzitter en een wethouder fungeren als commissie van stemopneming.

4. Ieder in de vergadering aanwezig lid dat zich niet op grond van de Gemeentewet van stemming moet onthouden, is verplicht een stembriefje in te leveren.

5. Wanneer bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt tot een tweede stemming overgegaan.

6. Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd (herstemming).

7. Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben. Indien bij tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist het lot.

8. De namen van hen, tussen wie het lot moet beslissen, worden door de voorzitter op twee gelijke briefjes geschreven.

9. Deze briefjes worden door de aanwezige eerste loco burgemeester nagezien en door de voorzitter op gelijke wijze gevouwen en in de bus gedaan en vervolgens geschud.

10. De aanwezige laatste loco burgemeester neemt een briefje uit de bus. Degene wiens naam op het briefje staat vermeld, is de aanbevolene, voorgedragene of gekozene.

 

Artikel 10 Slotbepalingen

1. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of in het geval dat enige bepaling voor verschillende uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist het college van burgemeester en wethouders.

2. Dit reglement kan worden aangehaald als: Reglement van Orde voor de vergaderingen van Burgemeester en Wethouders Gemeente Utrecht.

3. Dit reglement treedt in werking een dag na bekendmaking

4. Met ingang van de inwerkingtreding vervalt het Reglement van Orde voor de vergaderingen van Burgemeester en Wethouders van 9 mei 2014 (Gemeenteblad van Utrecht 1996, nr. 5).

 

 

 

Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van Utrecht van 8 juni 2018.

De secretaris De burgemeester

drs. G.G.H.M. Haanen mr. J.H.C. van Zanen

Toelichting bij Reglement van Orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders

 

Artikel 1 Procedure bij nieuwe collegesamenstelling

Bij de bepaling van de volgorde waarin de collegeleden stemmen, zoals opgenomen in artikel 1 lid 2 onder e, kan het college besluiten dit te doen op basis van anciënniteit (aantal jaren raads- en college ervaring in de gemeente Utrecht), van fractiegrootte in de gemeenteraad, van de volgorde van loco-burgemeesterschap (1e loco, 2e loco enz.), van leeftijd, van de volgorde van zitplaats bij de collegevergadering (te beginnen rechts van de voorzitter), of een andere door het college nader te bepalen volgorde.

 

Artikel 2 Bijzondere omstandigheden portefeuilleverdeling

Lid 1 ziet op de situatie, dat één van de collegeleden langere tijd uitvalt vanwege bijvoorbeeld ziekte of zwangerschap. In dat geval zal de afgesproken reguliere vervanging volgens artikel 1 mogelijk niet goed toepasbaar zijn, omdat deze vervanging veelal een één op één vervanging is en twee portefeuilles aansturen voor langere tijd een te zware belasting kan vormen. In zo’n geval kan een andere taakverdeling worden afgesproken, zoals bijvoorbeeld een verdeling van een portefeuille over meerdere andere collegeleden.

Lid 2 van dit artikel ziet op alle overige bijzondere situaties. Daar kan het bijvoorbeeld gaan om het behartigen van een dossier, dat normaal gesproken tot het domein van een bepaalde wethouder behoort, maar waarbij de betreffende portefeuillehouder het risico van een mogelijke schijn van belangenverstrengeling zou kunnen oproepen. Om de integriteit van het openbaar bestuur maximaal te borgen kan zo’n dossier dan aan een andere portefeuillehouder worden over gedragen.

 

Artikel 3 Vergaderdag

De in lid 1 bedoelde vergaderingen zijn reguliere (normale periodieke) vergaderingen. De incidentele vergadering als bedoeld in lid 3 is bedoeld als aanduiding voor alle overige vergaderingen.

Daarnaast bestaan er vergaderingen voor een hoofdlijnenberaad, een themabezoek of voorbespreking van de raadsvergadering. In een hoofdlijnenberaad worden grote of belangrijke dossiers besproken. Deze vergaderingen zijn gericht op inzicht verwerven, strategische lijnen verkennen, meningsvorming, etc. en niet gericht op besluitvorming. Incidentele vergaderingen zijn voor bijzondere situaties bedoeld.

De technische vergadering zoals genoemd in lid 2, is bedoeld om onderscheid te maken met andere soorten vergaderingen. Hiervan is sprake wanneer niet alle leden van het college de vergadering kunnen bijwonen, over het algemeen omdat de vergadering in een vakantieperiode valt. Het zogenaamde quorum volgens artikel 56 van de Gemeentewet hoeft dan niet bij voorbaat aanwezig te zijn. Besluiten worden in dat geval genomen met toepassing van artikel 56 lid 2 en lid 3 van de Gemeentewet. In technische vergaderingen worden in principe alleen voorstellen met een meer technisch karakter geagendeerd waaraan vaak een termijn verbonden is. Meer beleidsmatige keuze sof voorstellen met financiële consequenties worden niet in een technische vergadering geagendeerd. . In bijzondere situaties kan het college van de gebruikelijke lijn afwijken (bijvoorbeeld in calamiteitensituaties).

In lid 3 is ervoor gekozen, dat op verzoek van een lid van het college een incidentele vergadering kan worden gehouden. Door de grens zo laag mogelijk te leggen wordt er recht gedaan aan de individuele behoefte van elk collegelid op het delen en bespreken van voor hem/haar relevante dringende bestuurlijke onderwerpen en daarmee wordt de collegialiteit van het college als geheeld gediend.

 

Artikel 5 Agenda

Lid 4 van dit artikel beoogt de kwaliteit van de bestuurlijke besluitvorming maximaal te borgen.

In lid 5 gaat het over voorstellen die niet tijdig voor de agenda zijn aangeleverd. Deze kunnen daarmee nog wel aan de kwaliteitsvereisten van lid 4 voldoen. Het kan in uitzonderingsgevallen ook om voorstellen gaan die zowel qua tijdigheid en kwaliteitsvereisten niet aan de voorwaarden voldoen.

Door lid 7 kan er geen misverstand bestaan over de status van de agenda en de overige documenten die aan het college worden aangeboden. Door deze geheimhouding expliciet te verwoorden kan er ook bij de ambtelijke organisatie geen misverstand bestaan over welke documenten openbaar kunnen worden en welke als geheim geclassificeerd blijven. Na besluitvorming wordt aangegeven welke documenten openbaar kunnen worden en welke als geheim geclassificeerd blijven. Voor de rondvraagpunten die in de collegevergadering aan de orde komen geldt geheimhouding tenzij expliciet wordt besloten, dat een rondvraagpunt geheel of gedeeltelijk openbaar gemaakt kan worden. In de rondvraag worden in beginsel geen inhoudelijke besluiten genomen. Als over een onderwerp een inhoudelijk besluit wordt gevraagd, dan dient dit via een voorstel aan het college te worden voorgelegd. Daarmee wordt de kwaliteit van het besluitvormingsproces gediend.

 

Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning en aanwezigheid derden

Lid 4 is opgenomen zodat elk individueel collegelid bij een te bespreken onderwerp kan aangeven, bij voorkeur zonder ambtelijke aanwezigen (behoudens de secretaris) het overleg te willen voeren. Deze wens kan ook gelden ten aanzien van de personen genoemd in de leden 1 en 2.

In lid 5 gaat het, naast de reguliere regels rond de vergaderorde, vooral om het van toepassing verklaren van de geheimhoudingsregels rond het besprokene.

 

Artikel 7 Verslaglegging

Bij lid 1 onder a van dit artikel geldt het vermelden van het besluit uiteraard alleen als het voorstel tot een besluit heeft geleid. Er bestaat ruimte om een voorstel in meerdere termijnen te behandelen, in dat geval wordt het voorstel “aangehouden” tot een volgende vergadering.. Ook aanvullende besluiten, zoals regelmatig voorkomende tekstmandaatsbesluiten voor een portefeuillehouder worden vermeld. Tevens kan een voorstel door de eerstverantwoordelijke portefeuillehouder in de vergadering worden terug genomen.