Gemeenteblad van Gulpen-Wittem
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Gulpen-Wittem | Gemeenteblad 2018, 124851 | Verordeningen |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Archiefverordening van de gemeente Gulpen-Wittem 2018
Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Gulpen-Wittem; d.d. 20 maart 2018
Gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;
Overwegende dat die wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het
college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht
Besluit vast te stellen de volgende verordening:
Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het
beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede
betreffende het interne toezicht daarop. (Archiefverordening 2018.)
Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden
Artikel 2 Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren
en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de
duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven
bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.
Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de
gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van
voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen
vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 7 Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden
Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten
aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.
Artikel 8 Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden
Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten
aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de
Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien
van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 11 Uitvoering toezicht
De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden
die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en
Artikel 12 Informatieverstrekking
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het
toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een
Artikel 13 Toegang tot archiefbescheiden
De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben
toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de
archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd
Artikel 14 In kennisstelling door de archivaris
De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het
toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het college van burgemeester en
wethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en
voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of
krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de
Artikel 15 Verslag van de archivaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden
De archivaris brengt tweejaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit
over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.
Artikel 16 Verantwoording door de archivaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden
De archivaris legt tweejaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college van
burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn
Vastgesteld in de vergadering van de raad van Gulpen-Wittem, Gulpen 31 mei 2018.
Wnd. griffier,
A.F.M. Askamp.
de voorzitter,
Ing. N.H.C. Ramaekers-Rutjens.
De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt
voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en
verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen
verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe.
Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip
uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en
toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de
archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de
archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de
beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een
efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen
rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het
gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische
archiefbescheiden worden gegarandeerd.
Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit drie gedeelten. Hoofdstuk II
geeft aan welke aspecten van het beheer van archiefbescheiden door het college van
burgemeester en wethouders geregeld moeten worden. Hoofdstuk III regelt het toezicht op
het beheer van archiefbescheiden en de wijze waarop het college van burgemeester en
wethouders wordt geïnformeerd over het beheer van archiefbescheiden en de uitvoering van
het toezicht. Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het informeren van de raad.
Het college van burgemeester en wethouders neemt op grond van deze verordening een
aantal besluiten. Het beheer van de archiefbescheiden wordt nader geregeld in het Besluit
Informatiebeheer, op grond van artikel 6. De taken en verantwoordelijkheden van de
gemeentearchivaris worden vermeld in diens benoemingsbesluit. Ten slotte wordt een
besluit genomen ter aanwijzing van de archiefbewaarplaats waaronder begrepen een edepot.
met dit wettelijke begrip wordt bedoeld het geheel van op één of
meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die
worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van
de gemeente. Dit ongeacht de vorm of de leeftijd van de archiefbescheiden. Het
begrip ‘archiefbescheiden’ suggereert evenals het begrip ‘archief’ ten onrechte dat
het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan.
Taken en werkprocessen van de gemeente kunnen worden uitbesteed aan andere
partijen, zoals een orgaan als bedoeld in de Wet Gemeenschappelijke regelingen. Zie
hiervoor de Notitie Verbonden Partijen van het Landelijk Overleg van Provinciale
Archiefinspecteurs (LOPAI) en de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland
(BRAIN). Archiefbescheiden die door dergelijke organen of partijen worden gevormd
op grond van taken en/of de werkprocessen van de gemeente vallen onder de
werking van deze verordening. Dat geldt dus ook voor privaatrechtelijke
rechtspersonen die gemeentelijke taken uitvoeren.
de locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheiden
conform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling.
Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring,
het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale
archiefbescheiden: het e-depot.
ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren analoge of
digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de
archiefbewaarplaats worden overgebracht.
Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet.
De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het beheer van de
archiefbescheiden vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. De toelichting op dit
artikel stelt: ‘De kern van dit artikel is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan
informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en
uitvoering van taken.’ Het beheer van de archiefbescheiden dient vervolgens te voldoen aan
de eisen onder andere door deze regelmatig te toetsen.
Artikel 32, derde lid, van de wet bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders de
archivaris benoemt. Artikel 32, eerste lid, van de wet bepaalt dat de archivaris de
Dit is bepaald in artikel 31 van de wet.
De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de archivaris vormen de basis
voor de verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad.
Hierdoor wordt de raad in de gelegenheid gesteld het college van burgemeester en
wethouders te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. Deze informatie kan tevens
gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2018-124851.html