Gemeenteblad van Schiedam

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
SchiedamGemeenteblad 2018, 123335Overige besluiten van algemene strekking



Besluit van het college en wethouders van de gemeente Schiedam houdende regels omtrent privacy Privacybeleid

Binnen de gemeente wordt veel gewerkt met persoonsgegevens van burgers, medewerkers en (keten)partners. Persoonsgegevens worden voornamelijk verzameld bij de burgers voor het goed uitvoeren van de gemeentelijke wettelijke taken. De burger moet erop kunnen vertrouwen dat de gemeente zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaat. In deze tijd gaat ook de gemeente mee met nieuwe ontwikkelingen. Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen, globalisering en een steeds meer digitale overheid stellen andere eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. De gemeente is zich hier van bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole.

 

Het bestuur en management spelen een cruciale rol bij het waarborgen van privacy.

 

De gemeente geeft middels dit beleid een duidelijke richting aan privacy en laat zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft. Dit beleid is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen van de gemeente. Dit privacybeleid van de gemeente is in lijn met het algemene beleid van de gemeente en de relevante lokale, regionale, nationale en Europese wet- en regelgeving.

1. Inleiding

De gemeente is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het beleid. Hiervoor gelden, naast de bijzondere wetten (bv de Jeugdwet en de Participatiewet)  onder andere de volgende wettelijke kaders:

 

  • de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)[1]; de Europese verordening die vanaf 25 mei 2018 de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vervangt,

  • de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming[2], die de AVG uitwerkt.

 

De gemeente gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. De gemeente houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:

 

Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

 

 

Grondslag en doelbinding

De gemeente zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtmatige grondslag verwerkt.

 

 

Dataminimalisatie

De gemeente verwerkt alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. De gemeente streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.

 

 

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de gemeentelijke taken goed te kunnen uitoefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.

 

 

Integriteit en vertrouwelijkheid

De gemeente gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt de gemeente voor

passende beveiliging van persoonsgegevens. Deze beveiliging is vastgelegd in het interne informatiebeveiligingsbeleid.

 

Delen met derden

In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van verwerking van persoonsgegevens, maakt de gemeente afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen, voor zover dit niet al wettelijk is vastgelegd (bijv. in Belastingwetgeving). Deze afspraken voldoen aan de wet en er wordt voor zorggedragen dat deze actueel zijn.

 

 

Subsidiariteit

Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokken burger zoveel mogelijk beperkt.

 

 

Proportionaliteit

De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot het met de verwerking te dienen doel.

 

 

Rechten van betrokkenen

De gemeente honoreert alle rechten van betrokkenen.

[1] http://wetten.overheid.nl/BWBR0011468/2017-03-10 en de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

[2] https://www.internetconsultatie.nl/uitvoeringswetavg

 

2. Definities

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (artikel 4, AVG):

Betrokkene: de persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

 

Verwerker: de persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

 

Persoonsgegevens: alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaalde persoon (bijvoorbeeld: naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer.

 

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: beoordeling van de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen op de bescherming van de privacy. Deze beoordeling wordt ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA) genoemd.

 

Verwerkingsverantwoordelijke: een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

 

Verwerking: een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

3. Reikwijdte

Het beleid is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle bestuursorganen van de gemeente. Oftewel: voor alle verwerkingen die door of namens de gemeente plaatsvinden.

4. Verwerkingsverantwoordelijke

De bestuursorganen van de gemeente zijn allemaal verwerkingsverantwoordelijken in de zin van de AVG. Dat wil zeggen dat zij verantwoordelijk zijn voor de verwerkingen die door of namens de gemeente worden uitgevoerd. De bestuursorganen van de gemeente zijn onder andere de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders (hierna: het college) en de raad.

5. Verwerkingen (artikel 4, AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

 

  • verzamelen, vastleggen en ordenen;

  • bewaren, bijwerken en wijzigen;

  • opvragen, raadplegen, gebruiken;

  • verstrekken door middel van doorzending;

  • verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen;

  • samenbrengen, met elkaar in verband brengen;

  • afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

 

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

 

Doeleinden (artikel 5, AVG)

Volgens de AVG mogen persoonsgegevens alleen verwerkt worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen in beginsel niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten, zoals de Jeugdwet, zijn de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.

 

Rechtmatige grondslag (artikel 6, AVG)

De AVG zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

  • om een verplichting na te komen die in de wet staat;

  • voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene partij bij is;

  • om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden;

  • voor de goede vervulling van de gemeentelijke taak;

  • wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking;

  • indien deze noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de  verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.  

     

Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de AVG, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt.

In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende) persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.

 

 

De gemeente zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt de gemeente alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe de gemeente dit doet, staat in het interne informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente en in aanvullende beveiligingsplannen specifiek opgesteld voor een proces of registratie.

 

 

De gemeente geeft alleen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie op grond van goedgekeurde afspraken door de Europese Commissie (artikel 44 t/m 50, AVG).

6. Transparantie en communicatie

Wet openbaarheid van bestuur (Wob)

Via de Wob[3] (en straks wellicht de Wet open overheid- Woo) kun je een verzoek om informatie indienen bij de gemeente. Bij het verzoek bekijkt de gemeente altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

 

Wet hergebruik van overheidsinformatie (Who)

De Who[4] regelt het op verzoek verstrekken van overheidsinformatie voor hergebruik. Bij het verzoek bekijkt de gemeente altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

 

Informatieplicht (artikel 13, 14, AVG)

De gemeente informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan de gemeente geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop de gemeente met persoonsgegevens zal omgaan. Dit kan bijvoorbeeld via een formulier gebeuren. Vaak staat op de aanvraagformulieren vermeld welke gegevens zonder toestemming niet openbaar gemaakt zullen worden. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat de gemeente persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.

Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze gegevens voor de eerste keer worden verwerkt.

 

Verwijdering

De gemeente bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van gemeentelijke taken, of zoals vastgelegd in de Archiefwet 1995. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren. De gemeente bewaart persoonsgegevens vastgelegd in archiefbescheiden in overeenstemming met de termijnen die zijn vastgelegd in selectielijsten. Dat kan ook als ze niet meer nodig zijn voor de uitvoering van gemeentelijke taken.

 

Rechten van betrokkenen (artikel 13 t/m 20, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

  • recht op informatie: betrokkenen hebben het recht om aan de gemeente te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt;

  • inzagerecht: betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt;

  • correctierecht: als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de gemeente om dit te corrigeren;

  • recht van verzet: betrokkenen hebben het recht aan de gemeente te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken;

  • recht om vergeten te worden: in gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen;

  • recht op bezwaar: betrokkenen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De gemeente zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

 

 

Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als elektronisch via een daartoe aangewezen formulier ingediend worden. Aan de hand van een verzoek kan de gemeente aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene. De gemeente heeft een maand de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen een maand zal de gemeente laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd, is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de gemeente, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

[3] http://wetten.overheid.nl/BWBR0005252/2016-10-01

 

[4] http://wetten.overheid.nl/BWBR0036795/2016-10-01

 

7. Geautomatiseerde verwerkingen

Profilering (artikel 22, AVG)

Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn: financiële situatie, interesses, gedrag of locatie.

Om profilering wat duidelijker te maken, gebruiken we het volgende voorbeeld: wanneer een bezoeker op de gemeentelijke website naar een bepaalde dienst kijkt, mag de gemeente geen actie ondernemen om de dienst aan te bieden. De gemeente mag wel bekijken hoe vaak een bepaalde dienst bekeken is, maar dus niet specifiek gericht adverteren. Daarnaast geeft de wet aan dat er geen besluit mag worden genomen op basis van profilering.

Volgens de AVG is het niet toegestaan om profilering te gebruiken. In artikel 22.2 worden wel enige uitzonderingen opgesomd: 1. noodzakelijk voor de uitvoering van een overkomst tussen de betrokkene en de verwerkingsverantwoordelijke. 2. toegestaan door Nederlands/EU recht. 3. na toestemming van de betrokkene. Uitgangspunt is dat de gemeente profilering niet toepast.

Big data en tracking

Door middel van big data-onderzoek en tracking mogen alleen gegevens verwerkt worden wanneer deze niet herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Dit betekent dat deze gegevens worden geanonimiseerd of gepseudonimiseerd. Daarnaast worden ze alleen verzameld voor onderzoek dat door, of namens, de gemeente wordt uitgevoerd. De verzamelde gegevens door big data-onderzoek en tracking zijn alleen de gegevens die door geautoriseerde personen zijn verzameld. Wanneer de gegevens worden omgezet in een dataset zal dataminimalisatie worden toegepast. Dit betekent dat alleen de data die echt nodig zijn voor het behalen van het doel gebruikt zullen worden.

Inzet van camera’s

Binnen de gemeente wordt onder bepaalde omstandigheden gebruik gemaakt van cameratoezicht, zoals vastgelegd in de Gemeentewet[5]. Cameratoezicht wordt onder andere gebruikt voor het vergroten van de veiligheid op straat. Daarnaast worden camera’s (bodycams) ingezet ter beveiliging van gemeentelijke toezichthouders.[6] Camera’s kunnen een grote inbreuk maken op de privacy van diegene die gefilmd worden. Om de privacy zo goed mogelijk te waarborgen worden camera’s alleen ingezet wanneer er geen andere manieren zijn om het doel te bereiken, en worden er eisen gesteld aan de inzet van camera’s.

 

[5] http://wetten.overheid.nl/BWBR0005416/2017-01-01

[6] “Protocol inzet bodycams bij het team Toezicht en Handhaving” vastgesteld door het college d.d. 12 december 2017, kenmerk: 17INT00342.

 

8. Plichten van de gemeenten

Register van verwerkingen (artikel 30, AVG)

De gemeente is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan de gemeente de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

  • de naam van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;

  • de doelen van de verwerking;

  • een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij behorende betrokkenen;

  • een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;

  • een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;

  • de termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist.

 

   

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (artikel 35, AVG)

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (ook wel PIA genoemd) worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. De gemeente voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking, of wanneer er een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

 

 

Aanstellen van een Functionaris voor de gegevensbescherming (FG) (artikel 37 t/m 39, AVG)

De gemeente heeft een FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de FG zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van de AP. Het is niet de bedoeling dat de FG de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de afdelingen overneemt. De afdelingen hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een nieuwe verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de gemeentelijke richtlijnen op het gebied van privacy.

 

De contactgegevens van de FG zijn:

naam: dhr. A.J. Tijhof,

post: Postbus 1501, 3100 EA Schiedam,

e-mail: aj.tijhof@schiedam.nl,

tel: (010) 219 1315

 

Datalekken (artikel 33, 34, AVG)

We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden, meldt de gemeente dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan de AP. Als dit later dan 72 uur is, wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt de gemeente dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen, worden bestaande datalekken geëvalueerd.

 

Dit Privacybeleid treedt in werking de dag na publicatie in het elektronisch Gemeenteblad.

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders op 5 juni 2018.

de secretaris,

drs. K.D. Handstede

de voorzitter,

C.H.J. Lamers