Reglement van Orde van het presidium van de gemeenteraad van Hilvarenbeek

De raad van de gemeente Hilvarenbeek;

 

Gelezen het voorstel van het presidium van 3 april 2018:

 

Gelet op artikel 16, artikel 83, eerste lid, de artikelen 107 tot en met 107e, artikel 156 van de Gemeentewet en afdeling 10.1.2 van de Algemene wet bestuursrecht

 

 

B E S L U I T :

 

Vast te stellen de volgende verordening;

 

Reglement van Orde van het presidium van de gemeenteraad van Hilvarenbeek

Artikel 1. Algemene bepalingen

  • 1.

    De gemeenteraad van Hilvarenbeek heeft een presidium. Dit is een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie.

  • 2.

    Het presidium richt zich op de procedures en processen van raads- en commissievergaderingen en niet op politiek-inhoudelijke aangelegenheden. Tevens richt het zich op het werkgeverschap ten aanzien van de griffier en de griffiemedewerkers zoals die door de raad aan hem is gedelegeerd.

 

Artikel 2. Taken en bevoegdheden

  • 1.

    Het presidium is belast met de volgende taken ten aanzien van de procedures en processen van raads- en commissievergaderingen:

    • a.

      het opstellen van de voorlopige agenda van de gemeenteraad en de agenda’s van de raadscommissies;

    • b.

      het plannen van de datums waarop raads- en commissievergaderingen plaatsvinden;

    • c.

      het bewaken van procedures voor de aanlevering van de vergaderstukken op kwaliteit, tijdigheid en volledigheid, anders dan inhoudelijk;

    • d.

      het uitnodigen van collegeleden en ambtelijke ondersteuning voor de raads- en commissievergaderingen;

    • e.

      het bepalen van welke onderwerpen op de agenda’s van raadsinformatieavonden worden geplaatst;

    • f.

      het uitnodigen van belanghebbenden en andere personen die mogelijk informatie kunnen verschaffen over onderwerpen die op de agenda van raadsinformatieavonden worden geplaatst;

    • g.

      de statustoekenning, op basis van advies van de raadscommissies, van raadsvoorstellen, in bespreek- en hamerstukken voor de raadsvergaderingen;

    • h.

      de statustoekenning van de ingekomen stukken, waarbij stukken voor commissies moeten worden geacht ingekomen stukken voor de raad te zijn, in:

      a-stukken: ter kennisneming

      b-stukken: ter kennisneming onder mededeling dat de stukken door het

      college van burgemeester en wethouders of de burgemeester

      zullen worden gedaan;

      c-stukken: ter bespreking in een functionele raadscommissie

      d-stukken: dat de stukken bij een raadsvoorstel zullen worden meegenomen

      of verwerkt

    • i.

      het vaststellen van een dynamische lange termijn agenda, waarop maandelijks steeds een jaar vooruit wordt aangegeven welke onderwerpen in de raad naar verwachting zullen worden behandeld.

    • j.

      het jaarlijks vaststellen van een vergaderschema van de raad;

  • 2.

    Het presidium voert de functioneringsgesprekken met de voorzitter van de raad.

  • 3.

    Het presidium oefent het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffier en de griffiemedewerkers zoals die door de raad aan hem is gedelegeerd.

  • 4.

    Tot de bevoegdheid van het presidium behoren ook de voorbereiding en uitvoering van de overige tot het werkgeverschap van de raad behorende besluiten en regelingen.

  • 5.

    Het presidium kan de aan hem overgedragen bevoegdheden ten aanzien van de griffiemedewerkers mandateren aan de griffier.

  • 6.

    Voorts is het presidium belast met de taken en functies uit de artikelen 4, 7, 9, 10, 15, 22, 26, 28, 41 en 45 van het Reglement van Orde van de gemeenteraad en de artikelen 2, 3, 8, 9, 11, 12, 18, 21, 22, 23a en 24 van de Verordening voor raadscommissies en raadsinformatiebijeenkomsten.

 

Artikel 3. Samenstelling

1. Het presidium bestaat uit de fractievoorzitters van de raadsfracties. Bij verlet kunnen zij zich enkel door de door fracties aangewezen vice-fractievoorzitters laten vervangen.

2. Als de agenda’s van de commissies worden besproken wordt het presidium aangevuld met de (plaatsvervangend) commissievoorzitters als adviseurs.

3. Het presidium wordt voorgezeten door de voorzitter van de gemeenteraad, tenzij het over een activiteit gaat zoals bedoeld in artikel 2 lid 2 of de voorzitter afwezig is, dan zit de plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad het presidium voor. De voorzitter is geen lid van het presidium. De plaatsvervangend voorzitter is dat wel en laat zich als fractievoorzitter niet vervangen.

4. De griffier is secretaris van het presidium.

 

Artikel 4. Agenda en verslaglegging

1. De griffier stuurt tijdig vóór de vergadering een conceptagenda naar de leden van het presidium met onderliggende stukken.

2. Bij aanvang van de vergadering stelt het presidium de definitieve agenda vast.

3. Op de agenda kunnen in ieder geval geen agendapunten worden gezet die buiten de reikwijdte vallen van artikel 1 lid 2 van dit reglement en de taken zoals genoemd in artikel 2 van dit reglement.

4. Van de vergadering wordt een lijst met besluiten, afspraken en aandachtspunten gemaakt.

5. De lijst als bedoeld in lid 4 wordt ter kennis van de raad en het college gebracht binnen één week na de vergadering van het presidium.

6. Het verslag bevat in ieder geval de volgende informatie:

  • a.

    de namen van aan- en afwezige leden;

  • b.

    een vermelding van zaken die aan de orde zijn geweest;

  • c.

    een formulering van de door het presidium gemaakte afspraken en genomen besluiten.

    7. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering van het presidium vastgesteld

    •  

Artikel 5. Openbaarheid

  • 1.

    De vergaderingen, agenda en vergaderstukken van het presidium zijn in beginsel openbaar.

  • 2.

    Een (deel van de) vergadering van het presidium is besloten wanneer de voorzitter of ten minste twee leden daar om verzoeken.

  • 3.

    Van een besloten vergadering kan een afzonderlijke besluitenlijst worden gemaakt.

  • 4.

    Indien een raadslid de stukken als bedoeld in lid 3 wil inzien, kan hij daartoe een verzoek indienen bij de voorzitter van het presidium. De voorzitter weigert zo’n verzoek slechts als sprake is van strijd met het openbaar belang.

  • 5.

    In afwijking van het bepaalde in lid 1 worden de vergaderingen, wanneer wordt gesproken over een aangelegenheid zoals bepaald in artikel 2, lid 2 t/m 4, in het belang als bedoeld in artikel 10, lid 2 onder e of f van de Wet openbaarheid van bestuur in beslotenheid gehouden. Artikel 86 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.

  • 6.

    Op een besloten (gedeelte) van de vergadering en de stukken kan geheimhouding worden opgelegd, waarbij artikel 86 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is.

Artikel 6. Besluitvorming

  • 1.

    Het presidium neemt alleen besluiten over zaken zoals bedoeld in artikel 1 lid 2 van dit reglement en politiek niet gevoelig zijn.

  • 2.

    Besluiten, behalve statustoekenning van raadsvoorstellen, worden bij meerderheid van stemmen genomen, waarbij elk lid van het presidium één stem heeft.

  • 3.

    Bij het staken van stemmen speelt het advies van de voorzitter en de griffier een beslissende rol.

  • 4.

    Over de statustoekenning van raadsvoorstellen in hamerstukken wordt besloten bij unanimiteit. Op verzoek van één lid van het presidium kan een raadsvoorstel een bespreekstuk worden.

 

Artikel 7. Slotbepalingen

1. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het presidium op voorstel van de voorzitter.

2. Deze verordening treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking.

3. Deze verordening kan worden aangehaald als 'Reglement van Orde va het presidium 2018'.

 

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 17 mei 2018

 

De griffier, de heer M. Janus

De voorzitter, de heer drs. R.F.I. Palmen

 

 

 

 

 

 

Toelichting ‘Reglement van Orde van het presidium 2018’

 

Artikel 1.  

Door het presidium vormt te geven als een bestuurscommissie op grond van artikel 83 van de Gemeentewet kan het presidium zelfstandig (namens de raad) besluiten nemen. Dit is met name van belang voor de uitoefening van het werkgeverschap ten aanzien van de griffier en griffiemedewerkers

 

Artikel 2.  

In dit artikel wordt verwoord dat het presidium, naast de taken ten aanzien van de procedures en processen van raads- en commissievergaderingen, ook de bij het werkgeverschap behorende taken en bevoegdheden vervult, zoals die door de raad aan hem zijn gedelegeerd. De precieze delegatie is niet in dit artikel vastgelegd, maar in een afzonderlijk raadsbesluit en komt overeen met het door gewoonte ontstane gebruik.

 

Artikelen 3 en 4

De inhoud van deze artikelen spreken voor zich.

 

Artikel 5.  

In vergaderingen van het presidium kunnen personele aangelegenheden aan bod komen. Ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer is het niet de bedoeling om dit aan derden kenbaar te maken. Daarom wordt op zaken met betrekking tot het werkgeverschap en de functioneringsgesprekken met de voorzitter geheimhouding opgelegd en vinden de vergadering hierover in beslotenheid plaats. Het presidium kan deze geheimhouding wel opheffen.

 

Artikelen 6 en 7.

De inhoud van deze artikelen spreken voor zich.

 

Naar boven