Regeling melden vermoeden misstand (‘Klokkenluidersregeling’) gemeente Werkendam

Hoofdstuk 1 Algemeen

Artikel 1 Begripsbepalingen

Artikel 2 Informatie, advies en ondersteuning voor de werknemer

Hoofdstuk 2 De interne melding

Artikel 3 Interne melding

Artikel 4 Bescherming van de melder tegen benadeling

Artikel 5 Het tegengaan van benadeling van de melder

Artikel 6 Bescherming van andere betrokkenen tegen benadeling

Artikel 7 Intern en extern onderzoek naar benadeling van de melder

Artikel 8 Vertrouwelijke omgang met de melding en de identiteit van de melder

Artikel 9 Vastlegging, doorsturen en ontvangstbevestiging van de interne melding

Artikel 10 Behandeling van de interne melding door de werkgever

Artikel 11 De uitvoering van het interne onderzoek

Artikel 12 Standpunt van de werkgever

Artikel 13 Hoor en wederhoor van onderzoeksrapport en standpunt werkgever

Hoofdstuk 3 De externe melding

Artikel 14 Externe melding

Artikel 15 Rapportage en evaluatie

Hoofdstuk 4 Slotbepaling

Artikel 16 Intrekking regeling en inwerkingtreding regeling

Regeling melden vermoeden misstand Werkendam (klokkenluidersregeling gemeente Werkendam)

Burgemeester en wethouders van gemeente Werkendam;

gelezen het voorstel, d.d. 14 mei 2018;

gelet op de Wet Huis voor klokkenluiders en het bepaalde in artikel 15:2 van de Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling voor de sector Gemeenten;

gelet op de door de ondernemingsraad verleende instemming d.d. 25 april 2018;

Besluiten vast te stellen de navolgende regeling:

Regeling melden vermoeden misstand gemeente Werkendam

Hoofdstuk 1Algemeen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

•werknemer:

de persoon die werkt of heeft gewerkt voor gemeente Werkendam zoals bedoeld in artikel 1, onderdeel h, van de Wet Huis voor klokkenluiders;

•werkgever:

het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris als aangewezen verantwoordelijke voor de uitvoering van de voorliggende regeling, of het dagelijks bestuur of directie die handelen zoals bedoeld in artikel 1, onderdeel g, van de Wet Huis voor klokkenluiders;

•vermoeden van een misstand:

het vermoeden van een werknemer, dat binnen de organisatie waarin hij werkt of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover:

• a. het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de werknemer bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de werknemer heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie, en

• b. het maatschappelijk belang in het geding is bij:

1° de (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift, waaronder een (dreigend) strafbaar feit,

2° een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid,

3° een (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen,

4° een (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu,

5° een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten,

6° een situatie die niet passend is in het normale maatschappelijke verkeer

•adviseur:

een persoon die door zijn functie een geheimhoudingsplicht heeft en die door een werknemer in vertrouwen wordt geraadpleegd over een vermoeden van een misstand;

•vertrouwenspersoon:

de persoon die is aangewezen om als vertrouwenspersoon voor de gemeente Werkendam te fungeren;

•afdeling advies van het Huis voor klokkenluiders:

de afdeling advies van het Huis voor klokkenluiders, bedoeld in artikel 3a, tweede lid, van de Wet Huis voor klokkenluiders;

•afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders:

de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders, bedoeld in artikel 3a, derde lid, van de Wet Huis voor klokkenluiders;

•melding:

de schriftelijke of mondelinge melding van een vermoeden van een misstand op grond van deze regeling;

•melder:

de werknemer of de vertrouwenspersoon die een vermoeden van een misstand heeft gemeld op grond van deze regeling;

•onderzoekers:

de persoon of personen aan wie de gemeentesecretaris of het college het onderzoek naar de misstand opdraagt;

•externe instantie:

de instantie die naar het redelijk oordeel van de melder het meest in aanmerking komt om de externe melding van het vermoeden van een misstand te onderzoeken.

Artikel 2 Informatie, advies en ondersteuning voor de werknemer

Een werknemer kan bij een vermoeden van een misstand:

• a. een adviseur in vertrouwen raadplegen;

• b. de vertrouwenspersoon als adviseur in vertrouwen raadplegen;

• c. de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders in vertrouwen raadplegen.

Hoofdstuk 2 De interne melding

Artikel 3 Interne melding

• 1. Een werknemer met een vermoeden van een misstand binnen de organisatie van de werkgever kan daarvan melding doen:

  • a. bij iedere leidinggevende die binnen de organisatie hiërarchisch een hogere positie bekleedt dan hij;

  • b. bij de vertrouwenspersoon.

• 1. De leidinggevende of vertrouwenspersoon stuurt de melding, in overleg met de werknemer, door naar de gemeentesecretaris of naar het college als de werknemer en/of de melder een vermoeden heeft dat de gemeentesecretaris bij de vermoede misstand betrokken is.

• 2. Een werknemer van een andere organisatie die door zijn werkzaamheden met de organisatie van de werkgever in aanraking is gekomen, en een vermoeden heeft van een misstand binnen de organisatie van de werkgever kan ook een interne melding doen.

• 3. Als de werknemer een vermoeden heeft dat de gemeentesecretaris bij de vermoede misstand betrokken is, moet in deze regeling voor “gemeentesecretaris” “het college” worden gelezen.

• 4. De melder kan direct een externe melding doen van een vermoeden van een misstand op grond van artikel 14 als het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd.

• 5. Een melding laat de wettelijke verplichting tot het doen van aangifte van een strafbaar feit onverlet.

Artikel 4 Bescherming van de melder tegen benadeling

• 1. De werknemer die te goeder trouw en naar behoren een vermoeden van een misstand meldt, zal in verband daarmee geen nadelige gevolgen voor zijn rechtspositie ondervinden tijdens en na de behandeling van deze melding bij de werkgever, een andere organisatie of een externe instantie.

• 2. Onder nadelige gevolgen wordt in ieder geval verstaan het nemen van een benadelende maatregel, zoals:

  • a. het verlenen van ontslag, anders dan op eigen verzoek;

  • b. het tussentijds beëindigen of het niet verlengen van een aanstelling voor bepaalde tijd;

  • c. het niet omzetten van een aanstelling voor bepaalde tijd in een aanstelling voor onbepaalde tijd;

  • d. het treffen van een disciplinaire maatregel;

  • e. de opgelegde benoeming in een andere functie;

  • f. het onthouden van salarisverhoging, incidentele beloning of toekenning van vergoedingen;

  • g. het onthouden van promotiekansen;

  • h. het afwijzen van een verlofaanvraag.

• 1. De werkgever zorgt ervoor dat de melder ook niet op andere wijze bij zijn werk nadelige gevolgen ondervindt van de melding.

• 2. Als de werkgever na het doen van een melding een benadelende maatregel neemt, motiveert de werkgever waarom hij deze maatregel nodig acht en vermeldt daarbij expliciet dat deze maatregel geen verband houdt met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand.

• 3. De werkgever spreekt werknemers die zich schuldig maken aan benadeling van de melder daarop aan en kan hen een waarschuwing of een disciplinaire maatregel opleggen.

• 4. De werkgever informeert de melder indien zich een situatie voordoet zoals vernoemd in lid 5.

Artikel 5 Het tegengaan van benadeling van de melder

• 1. De vertrouwenspersoon bespreekt samen met de melder welke risico’s op benadeling aanwezig zijn, op welke wijze die risico’s kunnen worden verminderd en wat de werknemer kan doen als hij van mening is dat sprake is van benadeling.

• 2. Als de melder vindt dat er daadwerkelijk sprake is van benadeling, kan hij dat bespreken met de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon en de melder bespreken welke maatregelen genomen kunnen worden om benadeling tegen te gaan. De vertrouwenspersoon maakt een verslag van deze bespreking en stuurt dit na goedkeuring door de melder naar de gemeentesecretaris of het college als er een vermoeden is dat de gemeentesecretaris bij de vermoede misstand betrokken is.

• 3. De gemeentesecretaris of het college als er een vermoeden is dat de gemeentesecretaris bij de vermoede misstand betrokken is, zorgt ervoor dat maatregelen die nodig zijn om benadeling tegen te gaan zo mogelijk onverwijld worden genomen.

Artikel 6 Bescherming van andere betrokkenen tegen benadeling

De werkgever zal:

• a. de adviseur in dienst van de werkgever niet benadelen vanwege het fungeren als adviseur van de melder;

• b. de vertrouwenspersoon niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in deze regeling beschreven taken;

• c. de onderzoekers die in dienst zijn van de werkgever niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in deze regeling beschreven taken;

• d. een werknemer die wordt gehoord door, documenten verstrekt aan of anderszins medewerking verleent aan de onderzoekers niet benadelen in verband met het te goeder trouw afleggen van een verklaring;

• e. de werknemer waarover een melding is gedaan niet onevenredig benadelen gedurende het onderzoek.

Artikel 7Intern en extern onderzoek naar benadeling van de melder

• 1. De melder die meent dat sprake is van benadeling in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een misstand, kan de gemeentesecretaris of het college als er een vermoeden is dat de gemeentesecretaris bij de vermoede misstand betrokken is verzoeken om onderzoek te doen naar de wijze waarop er binnen de organisatie met hem wordt omgegaan.

• 2. Ook de personen bedoeld in artikel 6 kunnen de gemeentesecretaris of het college als er een vermoeden is dat de gemeentesecretaris bij de vermoede misstand betrokken is verzoeken om onderzoek te doen naar de wijze waarop er binnen de organisatie met hen wordt omgegaan.

• 3. De melder kan ook de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders verzoeken om een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop de werkgever zich jegens hem heeft gedragen in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een misstand.

Artikel 8Vertrouwelijke omgang met de melding en de identiteit van de melder

• 1. De werkgever legt vast en zorgt ervoor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor de personen die bij de behandeling van de melding betrokken zijn.

• 2. De personen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de melder niet bekend zonder voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de melder en gaan vertrouwelijk om met de informatie over de melding.

• 3. Als het vermoeden van een misstand is gemeld via de vertrouwenspersoon en de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon stuurt dit onverwijld door aan de melder.

• 4. De personen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de adviseur niet bekend zonder voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de melder en de adviseur.

Artikel 9Vastlegging, doorsturen en ontvangstbevestiging van de interne melding

• 1. De leidinggevende of de vertrouwenspersoon die de melding ontvangt, stuurt de melding met instemming van de melder door aan de gemeentesecretaris of naar het college als de werknemer, melder en/of vertrouwenspersoon een vermoeden heeft dat de gemeentesecretaris bij de vermoede misstand betrokken is.

• 2. Een mondelinge melding of mondelinge toelichting wordt schriftelijk vastgelegd en van tevoren ter goedkeuring voorgelegd aan de melder.

• 3. De gemeentesecretaris of het college als er een vermoeden is dat de gemeentesecretaris bij de vermoede misstand betrokken is stuurt de melder onverwijld een ontvangstbevestiging van de melding.

• 4. De ontvangstbevestiging bevat minimaal een zakelijke beschrijving van de melding, de datum waarop deze is ontvangen en een afschrift van de melding.

Artikel 10Behandeling van de interne melding door de werkgever

• 1. De gemeentesecretaris of het college als er een vermoeden is dat de gemeentesecretaris bij de vermoede misstand betrokken is stelt onverwijld een onderzoek in naar het gemelde vermoeden van een misstand, tenzij:

  • a. het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden of

  • b. op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand.

• 1. Als de gemeentesecretaris of het college als er een vermoeden is dat de gemeentesecretaris bij de vermoede misstand betrokken is besluit geen onderzoek in te stellen, informeert hij de melder schriftelijk binnen twee weken na de interne melding. Daarbij wordt aangegeven waarom geen onderzoek wordt ingesteld.

• 2. De gemeentesecretaris of het college als er een vermoeden is dat de gemeentesecretaris bij de vermoede misstand betrokken is beoordeelt of een externe instantie van de interne melding van een vermoeden van een misstand op de hoogte moet worden gebracht. Indien de gemeentesecretaris een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een afschrift tenzij het onderzoeksbelang daardoor kan worden geschaad.

• 3. De gemeentesecretaris of het college als er een vermoeden is dat de gemeentesecretaris bij de vermoede misstand betrokken is draagt het onderzoek op aan externe onderzoekers die onafhankelijk en onpartijdig zijn, tenzij er sprake is van een situatie zoals genoemd artikel 7 lid 3.

• 4. Als de gemeentesecretaris of het college als er een vermoeden is dat de gemeentesecretaris bij de vermoede misstand betrokken is een externe instantie op de hoogte gesteld heeft van de interne melding, kan hij voor het onderzoek aansluiten bij het onderzoek dat deze externe instantie (mogelijk) laat verrichten.

• 5. De gemeentesecretaris of het college als er een vermoeden is dat de gemeentesecretaris bij de vermoede misstand betrokken is informeert de melder onverwijld en schriftelijk dat een onderzoek is ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd.

• 6. De gemeentesecretaris of het college als er een vermoeden is dat de gemeentesecretaris bij de vermoede misstand betrokken is informeert de personen op wie een melding betrekking heeft over de melding, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.

Artikel 11 De uitvoering van het interne onderzoek

• 1. De onderzoekers stellen de melder in de gelegenheid te worden gehoord. De onderzoekers zorgen voor een verslag en leggen dit verslag ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt het vastgestelde verslag.

• 2. De onderzoekers kunnen ook anderen horen. De onderzoekers zorgen voor een verslag en leggen dit verslag ter goedkeuring en ondertekening voor aan de persoon die gehoord is. De persoon die gehoord is ontvangt het vastgestelde verslag.

• 3. De onderzoekers kunnen binnen de organisatie van de werkgever alle documenten inzien en opvragen die zij voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig achten.

• 4. Werknemers mogen de onderzoekers alle documenten verstrekken waarvan zij het redelijkerwijs nodig achten dat de onderzoekers daar in het kader van het onderzoek kennis van nemen.

• 5. De onderzoekers stellen een concept onderzoeksrapport op en stellen de melder in de gelegenheid daar opmerkingen bij te maken, tenzij hiertegen in het belang van het onderzoek ernstige bezwaren bestaan. De melder is tot geheimhouding van het conceptrapport verplicht.

• 6. De onderzoekers stellen vervolgens het onderzoeksrapport vast. Zij sturen de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen in het belang van het onderzoek ernstige bezwaren bestaan.

Artikel 12Standpunt van de werkgever

• 1. De werkgever informeert de melder binnen acht weken na de melding schriftelijk over het ingenomen standpunt met betrekking tot het gemelde vermoeden van een misstand en tot welke stappen de melding heeft geleid.

• 2. Als duidelijk is dat het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, dan informeert de werkgever de melder daar schriftelijk over onder opgaaf van reden binnen deze termijn. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt alsnog tegemoet kan zien. Als de totale termijn daardoor meer dan twaalf weken is, wordt dit gemotiveerd.

• 3. Na afronding van het onderzoek beoordeelt de werkgever of een externe instantie van de interne melding, van het onderzoeksrapport en/of van het standpunt van de werkgever op de hoogte moet worden gebracht. Indien de werkgever een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een afschrift, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.

• 4. De personen op wie de melding betrekking heeft, worden op dezelfde manier geïnformeerd als de melder, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad. Dit ter beoordeling van de gemeentesecretaris of het college indien de melder en/of vertrouwenspersoon een vermoeden heeft dat de gemeentesecretaris bij de vermoede misstand betrokken is.

Artikel 13Hoor en wederhoor ten aanzien van onderzoeksrapport en standpunt werkgever

• 1. De werkgever stelt de melder en de personen op wie een melding betrekking heeft in de gelegenheid op het onderzoeksrapport en het standpunt van de werkgever te reageren.

• 2. Als de melder of de personen op wie de melding betrekking heeft in reactie op het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever onderbouwd aangeeft dat het vermoeden van een misstand niet daadwerkelijk of niet deugdelijk is onderzocht of dat in het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever sprake is van wezenlijke onjuistheden, reageert de werkgever hier schriftelijk op en stelt hij zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek in. Op dit nieuwe of aanvullende onderzoek gelden dezelfde regels als voor het eerste onderzoek.

• 3. Als de werkgever een externe instantie op de hoogte brengt of heeft gebracht, stuurt hij ook de hiervoor bedoelde reactie van de melder of de personen op wie de melding betrekking heeft op het onderzoeksrapport en het standpunt van de werkgever aan die externe instantie toe. De melder ontvangt hiervan een kopie.

Hoofdstuk 3De externe melding

Artikel 14 Externe melding

• 1. Een werknemer kan een vermoeden van een misstand extern melden bij de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders of een andere daartoe wettelijk bevoegde instantie, indien hij:

  • a. het niet eens is met het standpunt van werkgever of van oordeel is dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd;

  • b. niet (tijdig) een standpunt heeft ontvangen over zijn interne melding.

• 1. De werknemer kan direct een externe melding doen van een vermoeden van een misstand als het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. Dat is in ieder geval aan de orde indien dit uit enig wettelijk voorschrift voortvloeit of sprake is van:

  • a. acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;

  • b. een vermoeden dat de werkgever bij de vermoede misstand betrokken is;

  • c. een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen in verband met het doen van een interne melding;

  • d. een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;

  • e. een eerdere melding overeenkomstig de procedure van dezelfde misstand of onregelmatigheid, die het misstand niet heeft weggenomen;

  • f. een plicht tot directe externe melding.

• 1. In paragraaf 4 van de Wet voor Huis voor Klokkenluiders is de onderzoeksprocedure neergelegd voor het onderzoeken van een vermoeden van een misstand door de afdeling onderzoek.

Artikel 15 Rapportage en evaluatie

• 1. De werkgever stelt jaarlijks een rapportage op over de uitvoering van deze regeling. Deze geanonimiseerde en vertrouwelijke rapportage bevat in ieder geval:

  • a. informatie over het aantal meldingen en een indicatie van de aard van de meldingen, de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de werkgever;

  • b. algemene informatie over eventuele ervaringen met het tegengaan van benadeling van de melder;

  • c. informatie over het aantal verzoeken om onderzoek naar benadeling in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een misstanden een indicatie van de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de werkgever.

• 1. De werkgever stuurt de rapportage ter bespreking aan de ondernemingsraad.

Hoofdstuk 4Slotbepaling

Artikel 16Intrekking regeling en inwerkingtreding regeling

• 1. De Regeling Klokkenluiders Gemeente Werkendam 2001 wordt ingetrokken.

• 2. Deze regeling treedt in werking op 1 juni 2018 en werkt terug tot en met 1 juli 2016.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 22 mei 2018

het college van burgemeester en wethouders van Werkendam,

de secretaris, de burgemeester,

C.A.A.M. de Jong Y.C.M.G. de Boer