Verordening auditcommissie gemeente Cuijk 2018

De raad van de gemeente Cuijk

gezien het voorstel van het presidium van 16 april 2018;

gelet op het bepaalde in artikel 84 van de Gemeentewet;

gelet op het mondeling amendement in de raad van 7 mei 2018;

besluit:

vast te stellen de:

Verordening auditcommissie gemeente Cuijk 2018

Artikel 1 Instelling en begripsbepalingen

• 1. Er is een auditcommissie

• 2. In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a. de commissie: de auditcommissie;

    b. de raad: de gemeenteraad;

    c. het college: het college van burgemeester en wethouders;

    d. de accountant: de in de Controleverordening gemeente Cuijk bedoelde accountant die belast is met de  controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

    e. de voorzitter: de voorzitter van de commissie;

    f. het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

Artikel 2 Doel

• 1. De commissie heeft als doel afstemmingsoverleg te voeren met de accountant als bedoeld in de controleverordening en uitvoering te geven aan de taken als omschreven in artikel 3.

• 2. De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

Artikel 3 Taken en bevoegdheden

• 1 De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

• 2. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten worden in ieder geval begrepen:

  • a. Aanbevelingen voor benoeming van de accountant;

    b. de aansturing van de accountant vanuit de raad;

    c. het voeren van periodiek overleg met de accountant over het dienstverleningsplan, de opdrachtbevestiging, het normenkader ten behoeve van de rechtmatigheidscontrole, de reikwijdte van de accountantscontrole, de aard en periodiciteit van de rapportages en de controlebevindingen;

    d. de jaarlijkse evaluatie met de accountant van de controle-uitvoering in relatie tot de controleovereenkomst;

    e. de afstemming van de controle en onderzoeksactiviteiten die binnen de werkorganisatie van de gemeente worden uitgevoerd;

    f. het houden van toezicht op het proces van planning en controle, met onder andere de financiële verordening als toetsingskader;

    g. het adviseren over en toezicht houden op een transparante verslaglegging over de betrouwbaarheid en relevantie van de informatievoorziening, het systeem van risicobeheersing en de opzet en werking van het auditinstrumentarium;

    h. het adviseren aan de raad over de vaststelling van de jaarstukken met inachtneming van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen van de accountant;

    i. Bijzondere onderzoeken voor de gemeenteraad afstemmen op de accountantscontrole.

• 3. De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de Werkorganisatie CGM.

Artikel 4 Samenstelling en benoeming

• 1. De commissie bestaat uit vier raadsleden, waarvan één voorzitter van de commissie is. Overige raadsleden hebben te allen tijde de mogelijkheid om de vergaderingen van de auditcommissie als toehoorder bij te wonen.

• 2. De commissie heeft de accountant als vaste adviseur. De commissie kan andere externe  adviseurs alsmede een vertegenwoordiging van de rekenkamercommissie verzoeken de vergadering bij te wonen  en advies uit te brengen aan de commissie.

• 3. De commissie wordt bijgestaan door de portefeuillehouder financiën, hoofd en medewerkers team financiën, de controller en andere deskundigen van de CGM werkorganisatie. Zij wonen op uitnodiging de vergaderingen bij.

• 4. De griffier is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.

• 5. De raad benoemt de voorzitter en de leden van de commissie.

• 6. Een raadslid kan als plaatsvervanger optreden.

Artikel 5 Zittingsduur

• 1. De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de  raad of bij ontslag als lid van de raad.

• 2. De raad kan een lid tussentijds ontslaan.

• 3. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

Artikel 6 Voorzitter

De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de griffier van de commissie.

Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging

• a. De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, in principe 3 maal per jaar, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.

  b. De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

  c. De adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

  d. Van iedere vergadering wordt een afsprakenlijst gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier. De afsprakenlijst wordt vastgesteld door de commissie.

  e. De afsprakenlijst van een niet openbare vergadering wordt vertrouwelijk ter kennis gebracht aan het college en de raad.

Artikel 8 Informeren en adviseren raad

• 1. De commissie informeert de raad over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

  2. De commissie biedt de raad tijdig een advies aan over de behandeling van de jaarrekening.

  3. Indien aan de orde brengt de commissie over andere onderwerpen advies uit aan de raad.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 7 mei 2018.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening auditcommissie gemeente Cuijk 2018”.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Cuijk in zijn openbare vergadering van 7 mei 2018.

De raad voornoemd,

R.M. van der Weegen mr. W.A.G. Hillenaar

griffier voorzitter