Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Helmond houdende regels omtrent privacy Privacyreglement Helmond 2018

Het college van burgemeester en wethouders

Collegevoorstel 33743305

Gelet op het Privacybeleid, de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet

B e s l u i t

Vast te stellen het Privacyreglement Helmond 2018

Inleiding

In dit reglement laat het college van burgemeester en wethouders zien op welke manier er binnen de gemeente Helmond door de verschillende bestuursorganen dagelijks wordt omgegaan met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.

Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, de decentralisaties, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom is het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop met persoonsgegevens wordt omgaan, en de privacy van onze inwoner, personeelsleden en andere betrokkenen wordt gewaarborgd.

In dit privacyreglement wordt dit verder uitgewerkt.

1. Wetgeving en definities

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) in werking getreden, samen met de Uitvoeringswet. De AVG regelt in hoofdlijnen hetzelfde als voorheen de Wet bescherming persoonsgegevens.

Dit reglement verstaat onder:

• a. Betrokkene: een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Hiermee wordt bedoeld de persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben of van wie de gegevens worden verwerkt. Dit zijn in ieder geval inwoners en personeelsleden.

• b. Inwoner: de inwoner van de gemeente Helmond of een andere gemeente in Nederland die van onze diensten gebruik maakt.

• c. Personeelslid: Alle personen die in openbare dienst werkzaam zijn voor de gemeente Helmond.

• d. Verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die ten behoeve van de gemeente Helmond persoonsgegevens verwerkt.

• e. Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon zoals vertrouwelijke gegevens over iemands gezondheid, maar ook ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon zoals naam, adres, geboortedatum etc.

• f. Bijzondere persoonsgegevens: persoonsgegevens die betrekking hebben op gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).

• g. Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan die alleen of samen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

2. Reikwijdte

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle bestuursorganen binnen de gemeente plaatsvinden. Het gaat daarbij alleen om de verwerkingen die binnen de gemeente plaatsvinden voor onze inwoners en personeelsleden en andere betrokkenen.

3. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijken van de gemeente zijn in beginsel de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad. Zij zijn verantwoordelijk voor alle verwerkingen die door of namens de gemeente worden uitgevoerd.

4. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)

Onder verwerking, als bedoeld in artikel 4 van de AVG, valt:

• Verzamelen, vastleggen en ordenen

• Bewaren, bijwerken en wijzigen

• Opvragen, raadplegen, gebruiken

• Verstrekken door middel van doorzending

• Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen

• Samenbrengen, met elkaar in verband brengen

• Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens

Hieruit volgt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is. In bijlage 1 van het privacybeleid heeft de gemeente Helmond vastgesteld aan welke uitgangspunten de gemeente Helmond zich houdt bij het verwerken van persoonsgegevens.

Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)

De AVG stelt dat er voor elk gebruik van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de AVG van toepassing moet zijn.

De gemeente Helmond gebruikt de persoonsgegevens van haar inwoners daarom uitsluitend voor de goede vervulling van haar gemeentelijke taak.

In een enkel geval gebruikt de gemeente Helmond de persoonsgegevens van haar inwoners:

• 1. Om een verplichting na te komen die in de wet staat

• 2. Voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de inwoner partij was

• 3. Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de inwoner te bestrijden

• 4. Wanneer de inwoner expliciet toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking

De gemeente Helmond gebruikt de persoonsgegevens van haar personeel:

• 1. Om een verplichting na te komen die in de wet staat

• 2. Voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij het personeelslid partij was

• 3. De gemeente Helmond als werkgever een gerechtvaardigd belang heeft

• 4. Wanneer het personeelslid expliciet toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking

Het college is zich er van bewust dat onze inwoners en personeelsleden afhankelijk van de gemeente zijn of zich zo kunnen voelen. Dit heeft tot gevolg dat een zij zich mogelijk niet vrij voelen om de toestemming te weigeren. Daarom wordt aan inwoners alleen toestemming gevraagd als de gegevens helpen en nodig zijn voor de goede vervulling van de gemeentelijke taak.

Ook ons personeel vragen we alleen in uitzonderingsgevallen om toestemming, bijvoorbeeld bij het gebruik van een foto van een personeelslid in communicatiemateriaal.

Bij het vragen van toestemming wordt uitgelegd:

• 1. Waarom en waarvoor toestemming wordt gevraagd. Dit gebeurt duidelijk en expliciet.

• 2. Wat het betekent wanneer er geen toestemming wordt gegeven. Hierbij worden alternatieven benoemd.

• 3. Hoe de toestemming kan worden ingetrokken.

Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)

De gemeente zorgt er voor dat persoonsgegevens zo veel mogelijk in Nederland blijven en anders in een land of een internationale organisatie waar ook de privacyregels van de AVG voor gelden. Alleen in uitzonderingsgevallen doen we dat niet. We kiezen er dan echter wel altijd voor dat het land of de internationale organisatie werkt op grond van goedgekeurde afspraken door de Europese Commissie.

5. Transparantie en communicatie

De gemeente heeft te maken met wetgeving die haar verplicht informatie, actief danwel op verzoek, openbaar te maken of te verstrekken zodat de informatie kan worden hergebruikt. Het verstrekken van persoonsgegevens wordt daarbij tot het uiterste beperkt. De gemeente Helmond onderzoekt altijd of aan publicatie van persoonsgegevens kan worden ontkomen.

Als publicatie van persoonsgegevens onontkoombaar is, bijvoorbeeld omdat de wet daartoe verplicht (denk aan de publicatie van nevenfuncties van het bestuur) of omdat publicatie noodzakelijk is voor een goede vervulling van een publiekrechtelijke taak( bijvoorbeeld om iemand op te roepen wiens verblijfplaats onbekend is) dan weegt de gemeente af op welke wijze de informatie openbaar gemaakt wordt én of het internet daarbij wel het juiste kanaal is.

Informatieplicht (Artikel 13 en 14, AVG)

De gemeente informeert betrokkenen, vooraf in eenvoudige en duidelijke taal dat en waarom we zijn persoonsgegevens gebruiken.

De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij al weet dat de gemeente persoonsgegevens van hem verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.

Verwijdering

De gemeente bewaart de persoonsgegevens zo kort als mogelijk en vernietigt ze daarna. De gemeente houdt zich daarbij aan de wettelijke verplichtingen zoals de Archiefwet. De Archiefwet vereist dat gegevens enige jaren worden bewaard.

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)

De wet regelt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt.

Betrokkene heeft:

• 1. recht op inzage;

• 2. correctierecht;

• 3. recht om vergeten te worden;

• 4. het recht van bezwaar;

Ook kunnen zij hieromtrent klachten indienen. Het college zal de rechten van de betrokkenen waarborgen binnen haar organisatie. Betrokkenen kunnen voor alle aangelegenheden betreffende de verwerking van hun persoonsgegevens contact opnemen met de privacy officer. De bovengenoemde rechten worden hieronder nader uitgewerkt.

• 1. Het recht van inzage

Een betrokkene heeft het recht om bij het college te informeren of zijn persoonsgegevens worden gebruikt. Is dit het geval dan heeft de betrokkene het recht op inzage.

• 2. Het correctierecht

Een betrokkene heeft het recht om persoonsgegevens die onjuist of onvolledig zijn, te laten corrigeren of te laten aanvullen. Het college zorgt zo snel mogelijk voor eventuele correcties of aanvullingen.

Ook zal het college ervoor zorgdragen dat ontvangers van deze persoonsgegevens in kennis worden gesteld van eventuele correcties of aanvullingen tenzij dit onmogelijk is of onevenredig veel inspanning zou vergen.

• 3. Het recht om vergeten te worden

In gevallen waar betrokkenen toestemming hebben gegeven om gegevens te verwerken, heeft betrokkene het recht om persoonsgegevens te laten verwijderen. Het college zal ervoor zorgen dat de gegevens verwijderd worden.

• 4. Het recht van bezwaar

De betrokkene heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens. Het college zal hier aan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van zijn rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail (privacy@helmond.nl), ingediend worden. Bij dit verzoek identificeert de aanvrager zich op een adequate wijze. Dit om te voorkomen dat andere personen dan betrokkene kennisnemen van de persoonsgegevens.

Het college heeft een maand de tijd, vanaf de datum van ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Deze termijn kan met twee maanden worden verlengd. Binnen een maand laat het college weten wat er met het verzoek gaat gebeuren.

Wanneer het college geen gevolg geeft aan een verzoek van de betrokkene, motiveert zij waarom het verzoek is afgewezen. Ook wordt de betrokkene geïnformeerd over zijn mogelijkheden om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens en beroep in te stellen.

Wanneer er sprake is van een kennelijk ongegrond of buitensporig verzoek, kan het college:

• een redelijke vergoeding in rekening brengen betrekking hebbende op de administratieve kosten; of

• weigeren uitvoering te geven aan het verzoek.

6. Geautomatiseerde verwerkingen

Een besluit mag niet worden genomen op basis van alleen maar automatisch verwerkte gegevens. De AVG geeft betrokkenen recht op een menselijke blik bij besluiten die over hen gaan. Het college zorgt ervoor dat besluitvorming niet volledig geautomatiseerd plaatsvindt.

Profilering (Artikel 22, AVG)

Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen.

Een voorbeeld van profilering, is het plaatsen van zogenaamde tracking cookies op een website. De gemeente Helmond maakt geen gebruik van tracking cookies.

De gemeente Helmond gebruikt op haar websites wel analytische cookies, namelijk Google Analytics. We gebruiken deze cookies om onze dienstverlening te kunnen verbeteren.

We hebben de volgende maatregelen getroffen om de privacy te beschermen:

• wij hebben een bewerkersovereenkomst met Google afgesloten;

• wij hebben gekozen voor het maskeren van het laatste octet van het IP-adres;

• wij hebben 'gegevens delen' uitgezet;

• wij maken geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.

Onderzoek

De gemeente doet statistisch en data-analytics-onderzoek, daarbij worden ook automatisch verwerkte gegevens gebruikt, gegevens die niet altijd rechtstreeks van betrokkene zelf zijn gekregen. De gemeente handelt bij haar onderzoeken volgens de Integriteitscode voor statistisch en data-analytics-onderzoek. Dit is een gedragscode zoals bedoeld in artikel 40 van de AVG en ze is goedgekeurd door de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit geldt ook als we derden het onderzoek of data-analyses voor ons laten verrichten.

Inzet van camera’s

• 5. In het publieke domein

Ook de inzet van camera’s is een geautomatiseerde verwerking. Binnen de gemeente wordt onder bepaalde omstandigheden gebruik gemaakt van cameratoezicht, zoals vastgelegd in de Gemeentewet. Cameratoezicht wordt onder andere gebruikt voor het vergroten van de veiligheid op straat. Camera’s kunnen een grote inbreuk maken op de privacy van diegene die gefilmd worden. Om de privacy te waarborgen worden camera’s alleen ingezet wanneer er geen andere, minder ingrijpende, manieren zijn om het doel te bereiken, en worden er eisen gesteld aan de inzet van camera’s.

Een overzicht van de plekken waar gemeentelijke cameratoezicht aanwezig is, kun je vinden in verschillende gebiedsaanwijzingen cameratoezicht. Deze zijn te vinden via www.helmond.nl/regelgeving.

Het gebruik van camera’s door bedrijven op de openbare weg is alleen mogelijk met toestemming van het college. Daarvoor worden er, zonodig, convenanten afgesloten met de bedrijven waarin o.a. de grondslag, het doel, de maatregelen tegen verlies, en de bewaartermijn in opgenomen worden.

• 6. In en rondom gemeentelijke gebouwen

In en rondom gemeentelijke gebouwen wordt ook gebruik gemaakt van de inzet van camera’s. Dit ter beveiliging van onze gebouwen, maar ook onze medewerkers, bezoekers en waardevolle eigendommen in bijvoorbeeld het museum. Het cameratoezicht wordt nadrukkelijk niet ingezet als controlemiddel op het functioneren van personeelsleden. Dit is niet toegestaan.

Om de privacy te waarborgen is er een privacy protocol vastgesteld. Hierin is ook opgenomen waar de camera’s geplaatst zijn.

Afsluiting

Als de gemeente een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van de gemeente worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist het verantwoordelijke bestuursorgaan van de gemeente.

Voor vragen over privacy of over deze toelichting kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van gemeente via privacy@helmond.nl

Inwerkingtreding

Het Privacyreglement Helmond 2018 treedt in werking de dag na bekendmaking.

Besloten in de vergadering van 15 mei 2018

Burgemeester en wethouders van Helmond,

De burgemeester,

mevrouw P.J.M.G Blanksma-van den Heuvel

De secretaris,

mr. drs. A.P.M. ter Voert