Verordening van de gemeenteraad houdende regels voor het beheer van het archief van de gemeente (Archiefverordening gemeente Lochem 2017)

De raad van de gemeente Lochem;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 3 oktober 2017;

gelet op artikel 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 149 van de Gemeentewet;

B E S L U I T

vast te stellen de volgende verordening:

Archiefverordening gemeente Lochem 2017

Artikel 1. Zorgplicht burgemeester en wethouders

• 1. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

• 2. Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen.

Artikel 2. Taken gemeentearchivaris

• 1. De gemeentearchivaris brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• 2. De gemeentearchivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 3. Verantwoording door burgemeester en wethouders

Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval:

• 1. het verslag van de gemeentearchivaris, bedoeld in artikel 2, eerste lid;

• 2. voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, tweede lid, en

• 3. een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

Artikel 4. Beschikbaarstelling gegevens voor verantwoording, toezicht en publicatie

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het beschikbaar stellen en uploaden van gegevens ten behoeve van de verantwoording aan de gemeenteraad en het interbestuurlijke archieftoezicht. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het informatiesysteem dat het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten of diens opvolger daarvoor ter beschikking stelt.

Artikel 5. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren

De gemeentearchivaris kan met instemming van de rechthebbende, bescheiden van instellingen of personen, ongeacht hun vorm, in de archiefbewaarplaats opnemen als deze naar zijn oordeel van historische waarde zijn. Tot een omvang van maximaal één meter kan dit zonder instemming van burgemeester en wethouders.

Artikel 6. Intrekking oude verordening

De Archiefverordening 2009 wordt ingetrokken.

Artikel 7. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na de dag van bekendmaking.

Artikel 8. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening gemeente Lochem 2017.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Lochem op 20 november 2017.

De raad van de gemeente Lochem

De griffier De voorzitter,

M. Veenbergen S.W. van ’t Erve