Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oegstgeest houdende uitvoeringsregels omtrent financiën Uitvoeringsregels financiën 2017

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oegstgeest;

gelet op artikel 30 van de Financiële verordening 2017;

b e s l u i t :

vast te stellen de:

Uitvoeringsregels financiën 2017

Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen

Ten aanzien van de inleidende bepalingen stelt het college, in aanvulling op de bepalingen uit de Financiële verordening 2017, geen nadere regelgeving vast.

Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording

Artikel 1 Onvoorzien

• 1. Het benutten van de post onvoorzien vergt een collegebesluit.

• 2. Gebruik van de post onvoorzien kan alleen voor incidentele uitgaven die als onvoorzien, onuitstelbaar en onvermijdbaar worden aangemerkt.

Hoofdstuk 3 Paragrafen in programmabegroting en jaarstukken

Ten aanzien van de paragrafen stelt het college, in aanvulling op de bepalingen uit de Financiële verordening 2017, geen nadere regelgeving vast.

Hoofdstuk 4 Financieel beleid

Artikel 2 Begrotingsdiscipline

• 1. De raad krijgt in beginsel alleen voorstellen voor nieuw beleid als deze wensen integraal tegen elkaar afgewogen kunnen worden met inachtneming van de beschikbare financiële ruimte. Dit is in het voorjaar bij de perspectiefnota of in het najaar bij de begroting. Bij de voortgangsrapportage en bij de jaarrekening worden geen besluiten genomen over nieuw beleid. Bij de voortgangsrapportage worden wel knelpunten en dekking daarvan integraal bezien.

• 2. De meerjarenbegroting moet structureel sluitend zijn. Structurele uitgaven worden in de begroting structureel gedekt. Incidentele inkomsten of meevallers, evenals onttrekkingen uit reserves vormen geen structurele dekking. Uit de post onvoorzien in de begroting worden geen structurele uitgaven gedaan.

• 3. Begrotingswijzigingen dienen om de begroting actueel te houden. Aangezien de begroting al medio van het voorafgaande jaar wordt opgesteld zijn tussentijdse wijzigingen nodig.

• 4. Een voorstel van het college om geld uit te geven voor tussentijdse beleidsvoorstellen (geen nieuw beleid) moet een compleet dekkingsvoorstel bevatten. Als er geen sprake is van externe dekking, wordt aangegeven welke bestaande begrotingspost daarvoor wordt ingezet of welk beleid wordt verminderd of geschrapt ten gunste van het beleidsvoorstel. Een beroep op een mogelijk positief rekeningsaldo is niet mogelijk.

• 5. Voor de uitvoering van beleid staan begrotingsposten ter beschikking. De inzet van deze middelen moet met gepaste zuinigheid plaatsvinden, dat wil zeggen dat beschikbare ruimte binnen een begrotingspost niet in zijn geheel moet worden besteed. Middelen kunnen pas uitgegeven worden (verplichtingen aangegaan) als er daadwerkelijk een begrotingspost aanwezig is. Geen uitgaven zonder begroting.

• 6. Stelposten zijn in principe niet toegestaan in het begrotingsjaar. In latere jaren van de meerjarenbegroting kan eventueel bij uitzondering wel worden gewerkt met stelposten maar deze dienen ingevuld te zijn als het betreffende begrotingsjaar actueel wordt.

• 7. Stelposten kunnen alleen worden opgenomen als beleid nog uitgewerkt moet worden, bijvoorbeeld als rijksmiddelen ontvangen worden via de algemene uitkering. Bij besluitvorming over die uitwerking wordt een stelpost toegedeeld naar een reguliere begrotingspost: eerder kan er geen geld uitgegeven worden.

• 8. Overschrijdingen zijn in principe niet toegestaan. Begrotingsbeheer wordt zodanig gevoerd dat dreigende overschrijdingen tijdig gesignaleerd worden en door passende en tijdige maatregelen worden voorkomen. Omdat overschrijdingen niet geheel uitgesloten kunnen worden moet in voorkomende gevallen een compensatie worden gevonden binnen hetzelfde raadsprogramma.

  Verwachte meevallers of onderuitputting dienen te worden gemeld in de voortgangsrapportage of de perspectiefnota zodat de raad deze ruimte kan betrekken in zijn integrale afweging. Meevallers of onderuitputting kunnen dan dienen als compensatie voor tegenvallers, maar niet voor nieuw beleid.

Artikel 3 Financieringsfunctie

• 1. De gemeente beperkt haar liquiditeitsrisico’s door haar treasury-activiteiten te baseren op:

  • Een korte termijn liquiditeitsplanning voor de komende 12 maanden die in elk geval per halfjaar geactualiseerd;

  • Een lange termijn liquiditeitsplanning voor de komende 4 jaar die halfjaarlijks wordt geactualiseerd.

• 2. De gemeente streeft er naar om het gebruik van chartaal geld binnen de gemeentelijke organisatie te minimaliseren en bevordert het gebruik van elektronische betalingen. Er wordt terughoudend omgegaan met het ter beschikking stellen en gebruik van creditcards.

Artikel 4 Voorzieningen voor oninbare vorderingen

• 1. De noodzakelijke omvang van de oninbare vorderingen zoals bedoeld in artikel 14 van de Financiële verordening 2017 wordt vastgesteld door een bepaald percentage – afhankelijk van de ouderdom van de openstaande vorderingen – hiervan als oninbaar te beschouwen. Hierbij wordt er bij de openstaande posten vanuit gegaan dat:

  • a. vorderingen op openbare lichamen buiten beschouwing blijven van deze berekening mits expliciet duidelijk is dat de vordering niet meer zal worden ontvangen;

  • b. oninbare vorderingen buiten beschouwing blijven van deze berekening en voor 100% als oninbaar beschouwd moeten worden;

  • c. gebruik gemaakt gaat worden van de volgende berekeningssystematiek waarbij de afwijking ten opzichte van het voorgaande jaar marginaal is:

    Ouderdom	Percentage oninbaar
    < 6 maanden	2,5%
    6-12 maanden	10%
    1-2 jaar	75%
    3-4 jaar	90%
    4-5 jaar	100%
    > 5 jaar	100%

• 2. Voor openstaande posten die groter zijn dan € 2.500 vindt er nog een individuele toetsing plaats op basis waarvan het percentage aangepast kan worden aan de werkelijke inningsverwachting.

Artikel 5 Organisatie van de financieringsfunctie

• 1. Het College van burgemeester en wethouders mandateert zijn bevoegdheden tot het uitvoeren van de financieringsfunctie binnen de wettelijke kaders en de kaders van de Financiële verordening 2017 en deze Uitvoeringsregels de financieringsfunctie aan de gemeentesecretaris of een daartoe aangewezen vervanger, met uitzondering van de bevoegdheid tot het aangaan van een langlopende financiering met een omvang van € 5 miljoen of meer. De gemeentesecretaris kan de aan hem gemandateerde bevoegdheden doormandateren.

• 2. De gemeentesecretaris is bevoegd om binnen de kaders van de Financiële verordening 2017 en deze Uitvoeringsregels te besluiten tot het op een prudente wijze uitzetten of aantrekken van de voor de publieke taak overtollige of benodigde middelen en doet dit op advies van de treasurer.

• 3. De burgemeester machtigt de gemeentesecretaris om overeenkomsten die voortvloeien uit de uitvoering van lid 2 te ondertekenen.

• 4. De gemeentesecretaris rapporteert halfjaarlijks aan de portefeuillehouder aan de hand van de concept paragraaf financiering, die door de treasurer wordt opgesteld, aangevuld met relevante en actuele stukken die van belang zijn voor de beoordeling van de uitvoering van het treasurybeleid. Hiertoe behoren in elk geval de laatste renteontwikkelingen en de liquiditeitsprognose.

• 5. Servicepunt71 stelt een treasurer aan die bevoegd is tot de feitelijke uitvoering van het beleid en advisering van de gemeentesecretaris op het gebied van de financieringsfunctie.

• 6. De gemeentesecretaris heeft de mogelijkheid om een beleidsregiseur treasury aan te wijzen. De beleidsregiseur treasury binnen de gemeente is sparringpartner voor de treasurer en is werkzaam bij Concern control.

• 7. Servicepunt71 is verantwoordelijk voor de controle op de rechtmatigheid van de door de treasurer in het kader van de uitvoering van de financieringsfunctie overeengekomen, en door de gemeentesecretaris bevestigde, overeenkomsten en de daaruit voortvloeiende transacties, voor de juiste verwerking van deze transacties in de financiële administratie en voor een juiste en tijdige betaling.

• 8. De gemeentelijke budgethouders zijn verantwoordelijk voor de tijdige aanlevering van alle voor de feitelijke uitvoering van de financieringsfunctie benodigde relevante informatie, al of niet via de adviseurs bij Servicepunt71 aan de treasurer.

• 9. Servicepunt71 is verantwoordelijk voor het vastleggen van het geheel van organisatorische maatregelen, procesbeschrijvingen en formele procedures gericht op het tot stand brengen en in stand houden van een administratie en informatievoorziening die dienstbaar is aan een kwalitatief hoogwaardige uitvoering van de gemeentelijke financieringsfunctie.

• 10. Servicepunt71 is verantwoordelijk voor het vastleggen van procedures tot zekerheid van tijdige en juiste betaling c.q. ontvangst, voor bevestigingsprocedures en voor het uitvoeren en naleven van een controleprotocol.

• 11. Servicepunt71 is belast met de uitvoering van het betalingsverkeer van de gemeente. De burgemeester verleent de procuratiebevoegdheid aan Servicepunt71 voor de daartoe aangewezen bankrekeningen. Voor het effectueren van betalingen door procuratiehouders is altijd een dubbele handtekening vereist. De directeur van Servicepunt 71 is hiertoe door de gemeente gemachtigd om betalingsverkeer uit te oefenen op de gemeentelijke bankrekeningen.

• 12. Om de uitvoering van het treasurybeleid te bevorderen en bestuurlijk te borgen is er een Treasurycomité actief.

  • a. Dit Comité heeft de volgende samenstelling:

    • de portefeuillehouder financiën;

    • de gemeentesecretaris;

    • de beleidsregiseur treasury;

    • de treasurer (Servicepunt71).

  • b. Naar behoefte kunnen er interne medewerkers of externe adviseurs bij het overleg betrokken worden.

  • c. Het Treasurycomité komt in beginsel twee keer per jaar bijeen op initiatief van de treasurer en in elk geval bij een dreigende overschrijding van de renterisiconorm, bij een overschrijding van de kasgeldlimiet voor het derde opeenvolgende kwartaal of andere risicovolle ontwikkelingen op het gebied van de treasury.

Artikel 6 Budgetoverheveling

Het is niet altijd mogelijk om volgens planning activiteiten te verrichten of voorzieningen te treffen waarvoor budget beschikbaar is gesteld. Dit beïnvloedt in positieve zin het rekeningresultaat waarmee het budget komt te vervallen. Het is van belang om in een aantal gevallen de mogelijkheid te hebben om budget van het ene naar het andere jaar over te hevelen, zodat beschikbaar budget alsnog kan worden ingezet waarvoor het is bedoeld. Deze budgetoverheveling moet helder en soepel zonder veel administratieve handelingen kunnen plaatsvinden.

Onder de volgende voorwaarden kan incidenteel budget worden overgeheveld.

• a. Er is sprake van een nader toe te lichten beleidsinhoudelijke noodzaak om de middelen te behouden voor uitvoering van de prestatie in het nieuwe begrotingsjaar of er is sprake dat bij achterwege blijven van budgetoverheveling er een significante achterstandssituatie in de oorspronkelijk voorgenomen uitvoering ontstaat.

• b. Het over te hevelen budget bedraagt minimaal € 10.000.

• c. Het moet gaan om voorziene activiteiten.

• d. De prestatie moet in het volgende dienstjaar worden verricht. Het over te hevelen budget wordt dus in het volgende jaar besteed, waarbij de voortgang van de reguliere werkzaamheden/activiteiten door de overheveling geen stagnatie mag ondervinden.

• e. Er zijn in het nieuwe jaar niet al middelen beschikbaar om deze prestatie uit te voeren (financiële noodzaak). Budgetoverheveling is dus primair bedoeld voor het veiligstellen van incidentele middelen die over het jaar heenlopen om de afgesproken prestatie te realiseren.

• f. Het bedrag dat kan worden overgeheveld is maximaal het verschil tussen het voor die activiteit begrote bedrag en de werkelijke uitgaven in het betreffende jaar.

• g. Voorstellen tot budgetoverheveling naar aanleiding van de jaarrekening worden meegenomen in het raadsvoorstel voor de bestemming van het jaarresultaat.

Artikel 7 Debiteurenbeheer / Invorderingsbeleid

De directie draagt zorg voor adequate regels en afspraken m.b.t. debiteurenbeheer en invordering.

Hoofdstuk 5 Reserves en voorzieningen

Artikel 8 Reserves

• 1. Structurele onderuitputting op begrotingsposten worden niet gestort in bestemmingsreserves, tenzij dit door de raad anders is besloten.

• 2. Voor alle bestemmingsreserves dienen de bestedingsrichtingen te zijn vastgelegd.

• 3. Reserves kunnen alleen worden ingezet ter dekking van kapitaallasten van een investering, als voldaan wordt aan één van de criteria:

  • a. de betreffende investering hoeft niet te worden vervangen;

  • b. het betreft een incidentele investering;

  • c. er vinden tegelijkertijd stortingen in de reserve plaats waarmee de vervanging kan worden bekostigd.

• 4. Storting in/beschikking over een reserve geschiedt onder verrekening met de werkelijke opbrengst en kosten.

Artikel 9 Voorzieningen

• 1. Voor alle aanwezige onderhoudsvoorzieningen moeten beheerplannen aanwezig zijn. De beheerplannen moeten periodiek geactualiseerd worden.

• 2. Onttrekkingen en stortingen zijn geraamd volgens die beheerplannen.

• 3. De voorziening voor een tekort op een grondexploitatie moet gewaardeerd worden naar het feitelijk verlies per balansdatum. Dit impliceert dat het tekort dan op contante waarde wordt gewaardeerd. Zo nodig zal voor de resterende jaren nog rekening gehouden worden met de jaarlijkse rentecomponent als last in de exploitatie.

Hoofdstuk 6 Investeringen en afschrijvingen

Artikel 10 Uitvoeren investeringen

• 1. In het jaar van uitvoering van de investering wordt voor aanvang van de werkzaamheden bij investeringen die groter zijn dan € 100.000 een voorcalculatie opgesteld. In de voorcalculatie wordt in ieder geval onderscheid gemaakt in:

  • a. directe aanschafkosten;

  • b. aannemingskosten;

  • c. advies- en begeleidingskosten;

  • d. toerekening van interne uren (alleen voor kostendekkendheid bij riolering en reiniging toe te passen);

  • e. onvoorzien;

  • f. bijdragen van derden;

  • g. planning van de cashflow / verwachte uitgaven per jaar.

• 2.

  • a. Voor grote projecten en langdurige trajecten kan een voorbereidingskrediet worden aangevraagd:

    • ter voorkoming van onnodig en voortijdig lasten op de begroting te laten drukken;

    • voor werkzaamheden om te komen tot een voorlopig en definitief ontwerp;

    • ter bepaling van de benodigde hoogte van het hoofdkrediet.

  • b. De voorbereidingskosten vormen één geheel met het hoofdkrediet en worden na afsluiting in het totaal geactiveerd.

  • c. In geval na de voorbereiding alsnog besloten wordt niet te investeren komen deze voorbereidingskosten ten laste van de exploitatie.

• 3. Voor investeringen , waarvoor een voorcalculatie is opgesteld, wordt een ook een nacalculatie opgesteld direct na afsluiting van het krediet. In de nacalculatie wordt een vergelijking gemaakt met de voorcalculatie, een zogenaamde verschillenanalyse.

• 4. Voor het verkrijgen van inzicht in de voortgang en afwikkeling van uitgegeven investeringskredieten wordt een (digitaal) project- of werkdossier aangelegd. Het projectdossier bevat de onderdelen:

  • a. kopieën van de ondertekende contracten;

  • b. voorcalculatie;

  • c. kopieën van facturen;

  • d. overzicht van tijdsbesteding eigen uren;

  • e. besluiten tot meer- of minderwerk;

  • f. nacalculatie en verschillenanalyse met verklaring;

  • g. afsluiten en archiveren.

• 5. Het maken van een voor- en nacalculatie en het aanleggen van een projectdossier is de verantwoordelijkheid van de desbetreffende teammanager.

Hoofdstuk 7 Financieel beheer en interne controle

Artikel 11 Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O)

In de gedragscode, de ambtseed/gelofte, de nota integriteit en eventueel andere bedrijfsvoeringsregels zijn/worden door de directie nadere regels ten behoeve van het voorkomen van en handhaven op misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, vastgelegd op grond van de volgende uitgangspunten:

• a. Iedere medewerker is verantwoordelijk voor zijn eigen integer handelen;

• b. M&O beleid moet zijn verankerd in de processen;

• c. Leidinggevenden zien toe op integer handelen van de medewerkers, in de geest van de geldende regels en gedragscode(s); daarbij is voorkomen beter dan genezen;

• d. Overtredingen worden zo snel mogelijk gesignaleerd en onderzocht;

• e. Onderzoek naar misbruik en oneigenlijk gebruik maakt onderdeel uit van de reguliere interne controle in het kader van rechtmatigheidscontrole.

Hoofdstuk 8 Slotbepalingen

Artikel 12 Inwerkingtreding

• 1. Dit besluit treedt in werking de dag na de dag van bekendmaking in het elektronisch gemeenteblad en werkt terug vanaf 1 januari 2017

• 2. Deze regeling wordt aangehaald als: Uitvoeringsregels financiën 2017.

Aldus besloten in de vergadering van het college van 18 april 2017

Burgemeester en wethouders van de gemeente Oegstgeest,

de secretaris, de burgemeester,

H.A. Leegstra E.R. Jaensch 

Bijlage: Beslissingsdiagram investeringen behorende bij artikel 10

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Onvoorzien

Het budget onvoorzien is alleen bedoeld voor uitgaven die een incidenteel karakter hebben. Als er sprake is van een structureel karakter moeten de ramingen in de meerjarenbegroting worden aangepast. Veelal zal deze aanpassing worden aangemeld bij de perspectiefnota.

Artikel 2 Begrotingsdiscipline

Deze werkafspraken geven een kader voor het doen van raadsvoorstellen met financiële consequenties aan de raad. Zo wordt beschreven dat er een dekkingsvoorstel moet zijn. Ook geven de regels aan dat wijzigingen met financiële gevolgen in uitvoering of beleid tot begrotingswijzigingen behoren te leiden.

Artikel 3 Financieringsfunctie

Het hanteren van een korte- en een langtermijn prognose geeft een integraal beeld van de benodigde financiering. Om dit beeld actueel te houden worden de ramingen voortdurend aangepast aan de actualiteit. Dit voorkomt dat de gemeente voor verrassingen komt te staan. Bij grote afwijkingen kan dan in een vroeg stadium worden bijgestuurd.

Artikel 4 Voorzieningen voor oninbare vorderingen

In dit artikel wordt ingegaan hoe de omvang van de voorzieningen voor oninbare vorderingen wordt bepaald.

Artikel 5 Organisatie van de financieringsfunctie

De verantwoordelijkheid voor de financieringsfunctie ligt bij de gemeentesecretaris. Deze verantwoordelijkheid kan hij doormandateren.

De uitvoering is belegd bij Servicpunt71. Tot die uitvoering behoren ook de controle op de rechtmatigheid van de door de treasurer uitgevoerde transacties en de juistheid van de administratie van deze transacties. Servicepunt71 is niet verantwoordelijk voor de juistheid van de aangeleverde informatie die nodig is om de financieringsfunctie te kunnen uitoefenen. Die verantwoordelijkheid ligt bij de budgethouders van de gemeente Oegstgeest.

Artikel 6 Budgetoverheveling

Voor transparante besluitvorming is het wenselijk om bij de Jaarstukken een duidelijke scheiding te maken tussen budgetoverhevelingen en bestemming van het resultaat.

Artikel 7 Debiteurenbeheer / Invorderingsbeleid

…….

Artikel 8 Reserves

Een structurele onderuitputting van een begrotingspost wordt niet structureel gestort in de reserve. Structurele onderuitputting betekent dat de raming van de betreffende begrotingspost te hoog is. De middelen moeten dan weer beschikbaar komen voor andere gemeentelijke taken. Deze herschikking zal, evenals bij de post onvoorzien, meestal lopen via een besluit bij de perspectiefnota.

Artikel 9 Voorzieningen

Voor voorzieningen om onderhoudskosten te egaliseren moeten beheerplannen aanwezig zijn. In dit artikel wordt ingegaan hoe de omvang van de tekortvoorziening grondexploitatie wordt bepaald.

Artikel 10 Uitvoeren investeringen

Het proces van uitvoering van investeringen is hier vastgelegd. In de bijlage bij dit artikel is een beslisboom te vinden.

Artikel 11 Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O)

Artikel 11 geeft een opsomming van de uitgangspunten voor de regels die de directie vastlegt voor het voorkomen van en handhaven op misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijk regelingen en eigendommen.