Budgethoudersregeling gemeente Overbetuwe 2017
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
Deze regeling verstaat onder:
- a.
budget: een taakstelling, tot uitdrukking komend in inkomsten en uitgaven, verbonden aan een (sub)taakveld of een vastgesteld krediet, inclusief het realiseren van de in de begroting of bij de investeringsbeslissing opgenomen prestaties, kengetallen en/of voorschriften;
- b.
budgetadviseur: een door de (hoofd)budgethouder aangewezen medewerker, die controleert of de goederen en diensten conform afspraak tegen de overeengekomen prijs, kwantiteit en kwaliteit zijn geleverd en de budgethouder ondersteunt bij de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden op grond van deze regeling;
- c.
budgethouder: een medewerker aan wie de hoofdbudgethouder middelen in de vorm van budget en krediet heeft toegekend en die bevoegd is ten laste van het aan hem toegekende budget en krediet uitgaven te doen of ten gunste van zijn budget inkomsten te genereren;
- d.
exploitatiebudget: het reguliere in de begroting opgenomen budget;
- e.
hoofdbudgethouder: de medewerker aan wie burgemeester en wethouders middelen in de vorm van budget en krediet heeft toegekend en die bevoegd is ten laste van het aan hem toegekende budget en krediet uitgaven te doen of ten gunste van zijn budget inkomsten te genereren;
- f.
krediet: een budget voor de realisatie van een investering of project;
- g.
medewerker: hij die door of vanwege de gemeente is aangesteld om in openbare dienst werkzaam te zijn alsmede hij met wie een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht is aangegaan of ten behoeve van wie een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht is aangegaan;
- h.
- i.
(sub)taakveld: een verzameling van eenduidige doelstellingen, resultaten en prestaties;
- j.
uitvoeringsinformatie: de indeling in kostenplaatsen en kostensoorten die burgemeester en wethouders gebruiken voor de uitvoering van de programmabegroting.
Hoofdstuk 2 Verdeling taken
Artikel 2 Verdeling (hoofd)budgethouderschap
- 1.
De gemeentesecretaris, de directeur bedrijfsvoering, de teammanagers en de griffier zijn hoofdbudgethouder.
- 2.
De hoofdbudgethouder wijst voor iedere kostenplaats een budgetadviseur aan.
- 3.
De hoofdbudgethouder is bevoegd om budgethouders aan te wijzen door middel van mandaatverlening.
- 4.
De teammanager wijst maximaal vijf budgethouders binnen zijn team aan.
- 5.
De hoofdbudgethouder streeft ernaar het aantal budgethouders beperkt te houden.
- 6.
Indien de aard van het team noopt tot afwijking van het maximaal aantal budgethouders zoals bepaald in lid 4 van dit artikel, dient de hoofdbudgethouder bij de directie een onderbouwd verzoek tot afwijking van het aantal budgethouders in. De directie is bevoegd af te wijken van het bepaalde in lid 4 van dit artikel.
Hoofdstuk 3 Taken en verantwoordelijkheden
Artikel 3 (Hoofd)budgethouder
De (hoofd)budgethouder:
- 1.
is verantwoordelijk voor het, binnen de vastgestelde kaders, realiseren van de (sub)taakvelden en diensten die behoren bij de hem toegewezen budgetten;
- 2.
is verantwoordelijk voor een doelmatig, doeltreffend en rechtmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten;
- 3.
is verantwoordelijk voor een goede onderbouwing van de in de uitvoeringsinformatie opgenomen ramingen;
- 4.
is verantwoordelijk voor het beheersen van risico’s bij het budget;
- 5.
hanteert bij het aangaan van een financiële verplichting de volgende randvoorwaarden:
- a.
een financiële verplichting mag slechts worden aangegaan, nadat geconstateerd is dat een toereikend budget aanwezig is en het aangaan van de financiële verplichting direct verband houdt met de bij het budget behorende taakstelling;
- b.
meerjarige financiële verplichtingen mogen worden aangegaan, mits de budgetten in de vastgestelde begroting/meerjarenbegroting toereikend zijn;
- c.
het is niet toegestaan financiële verplichtingen aan te gaan die in de toekomst onvermijdelijk tot overschrijdingen van budgetten zullen leiden;
- d.
financiële verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten:
- i.
- ii.
toerekening kostenplaatsen;
- iii.
stortingen in reserves en voorzieningen;
- iv.
stelposten en onvoorzien;
- 6.
is verantwoordelijk voor een juiste en tijdige afhandeling van een hem aangeboden factuur;
- 7.
is verantwoordelijk voor het (laten) controleren van de factuur en het (laten) vaststellen of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit;
- 8.
geeft akkoord voor het doen van een betaling binnen het beschikbaar gestelde budget;
- 9.
is verantwoordelijk voor het realiseren van de geraamde inkomsten;
- 10.
legt verantwoording af over de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de besteding van middelen in tussentijdse rapportages en de jaarstukken.
Artikel 4 Betaling van gelden door de (hoofd)budgethouder
- 1.
De (hoofd)budgethouder gaat eerst tot betaling van gelden over, nadat hij heeft vastgesteld dat er ter zake een titel en toereikend budget beschikbaar zijn.
- 2.
Als er geen titel is, gaat de (hoofd)budgethouder niet tot betaling van gelden over. De (hoofd)budgethouder gaat, als er toereikend budget beschikbaar is, eerst dan tot betaling van gelden over wanneer er een titel is ontstaan, dan wel het bestaan hiervan hem alsnog is gebleken.
- 3.
In het geval, waarin er een titel is en dit voor een goede voortgang van de werkzaamheden onvermijdelijk is, kan de (hoofd)budgethouder – na overleg met de directie en de verantwoordelijke portefeuillehouder - tot betaling van gelden overgaan, zonder dat daarvoor (toereikend) budget aanwezig is.
Artikel 5 Budgetadviseur
- 1.
De budgetadviseur ondersteunt de (hoofd)budgethouder bij de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden.
- 2.
De budgetadviseur legt controleerbaar vast:
- a.
of de factuur voldoet aan de overeengekomen afspraken/geleverde /te leveren prestatie waarvoor wordt gefactureerd;
- b.
invorderingsopdrachten ten gunste van de budgetten en kredieten van de (hoofd)budgethouder;
- c.
de juiste boekingscodes behorende bij de factuur of invorderingsopdracht.
Artikel 6 Voorschriften en beperkingen
- 1.
Per subtaakveld en alle kostenplaatsen die tot dit subtaakveld behoren wordt 1 (hoofd)budgethouder toegewezen;
- 2.
De functie van (hoofd)budgethouder is onverenigbaar met de functie van:
- a.
budgetadviseur binnen hetzelfde (sub)taakveld;
- b.
- c.
- d.
- e.
medewerker van de financiële administratie.
- 3.
Een (hoofd)budgethouder geeft op een integere wijze invulling aan het budgethouderschap en mag een aan hem toegekende bevoegdheid niet zelfstandig uitoefenen in het voordeel van zichzelf of van andere medewerkers.
- 4.
Aan de uitoefening van het budgethouderschap door een (hoofd)budgethouder kunnen voorschriften en beperkingen worden verbonden.
Artikel 7 Vervanging
- 1.
De (hoofd)budgethouder wordt – zo nodig – vervangen door een door de direct leidinggevende aan te wijzen vervanger.
- 2.
Bij ontbreken van een aangewezen vervanger van de budgethouder, wordt deze bij afwezigheid vervangen door de hoofdbudgethouder.
- 3.
De budgetadviseur wordt – zo nodig – vervangen door een door de hoofdbudgethouder aan te wijzen vervanger.
Hoofdstuk 4 Budget
Artikel 8 Vaststelling budget
Met de vaststelling van de uitvoeringsinformatie door burgemeester en wethouders worden de budgetten aan de budgethouders toegekend.
Artikel 9 Schuiven met
budgetten
- 1.
Met inachtneming van het bepaalde in artikel 3 is de (hoofd)budgethouder bevoegd te schuiven tussen budgetten;
- a.
binnen hetzelfde subtaakveld;
- b.
- 2.
Bij het schuiven met budgetten geldt het volgende:
- a.
de verschuiving moet inhoudelijk binnen de vastgestelde beleidskaders passen;
- b.
een niet geraamde bate mag niet ter compensatie dienen van niet geraamde lasten of overschrijdingen.
- 3.
Een verschuiving die structureel van aard is moet in de eerstvolgende begroting als zodanig worden verwerkt.
- 4.
De volgende kostensoorten komen niet voor verschuiving in aanmerking:
- a.
stelposten en onvoorzien;
- b.
- c.
verrekeningen met reserves en voorzieningen;
- d.
- e.
toerekening kostenplaatsen.
Artikel 10 Onder- en overschrijdingen
- 1.
Een (hoofd)budgethouder mag een budget niet overschrijden.
- 2.
Als er sprake is van een te verwachten overschrijding onderzoekt de (hoofd)budgethouder of er op grond van artikel 9 mogelijkheden voor verschuiving zijn. Als die mogelijkheden er niet zijn, verzoekt de (hoofd)budgethouder bij de tussentijdse rapportage om aanpassing van het budget. Dit verzoek is voorzien van een toelichting waaruit duidelijk de reden van de afwijking blijkt.
- 3.
Als er niet gewacht kan worden op de besluitvorming bij de tussentijdse rapportage verzoekt de (hoofd)budgethouder tussentijds om aanvullend budget.
- 4.
De (hoofd)budgethouder licht een te verwachten onderschrijding toe bij de tussentijdse rapportage.
Artikel 11 Looptijd budget en krediet
- 1.
Een budget wordt toegekend voor de duur van 1 jaar.
- 2.
Een krediet heeft een looptijd van maximaal twee jaar na beschikbaarstelling.
- 3.
De directie kan besluiten de termijn van twee jaar voor kredieten te verlengen.
Hoofdstuk 5 Relatie andere besluiten
Artikel 12 Financiële verordening, Algemeen Mandaatbesluit, Inkoop- en aanbestedingsbesluit en –beleid
- 1.
Onverminderd de gehoudenheid aan overige (wettelijke) bepalingen, neemt de (hoofd)budgethouder bij de uitvoering van deze regeling altijd de bepalingen van de Financiële verordening, het Algemeen Mandaatbesluit, het Inkoop- en aanbestedingsbesluit en –beleid in acht.
- 2.
Bij eventuele strijdigheid met deze regeling prevaleren, in deze volgorde, de Financiële verordening, het Algemeen Mandaatbesluit, het Inkoop- en aanbestedingsbesluit en –beleid.
Hoofdstuk 6 Slotbepalingen
Artikel 13 Maatwerk voor wijzigingen in de organisatie
- 1.
Ingeval van een tijdelijke of definitieve wijziging van werkwijzen en/of in de organisatiestructuur, kan de directie in de geest van deze budgethoudersregeling nadere besluiten nemen voor het toepassen van maatwerk.
- 2.
Besluiten als bedoeld in het eerste lid worden ter kennisneming aan de portefeuillehouder financiën aangeboden.
Artikel 14 Hardheidsclausule
Burgemeester en wethouders kunnen één of meer artikelen buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing gelet op het belang van het beheren van budgetten, leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.
Artikel 15 Intrekking oude regeling
De Budgethoudersregeling gemeente Overbetuwe 2011, zoals vastgesteld bij besluit van 20 december 2011, wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarstukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze regeling in werking treedt.
Artikel 16 Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking.
Artikel 17 Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als: Budgethoudersregeling gemeente Overbetuwe 2017.
Aldus besloten in de vergadering van 10 januari 2017.
Burgemeester en wethouders,
de gemeentesecretaris, de burgemeester,
drs C.W.W. van den Berg, drs A.S.F. van Asseldonk.
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen