1e wijziging op de organisatieverordening gemeenteraad Elburg 2015

De raad van de gemeente Elburg;

 

Gelezen het voorstel van het presidium van 5 april 2017;

 

Gelet op de artikelen 16, 33, 82, 83, 84 en 107a tweede lid, art. 107e, 155a van de Gemeentewet en artikel V4 van de Kieswet;

 

Overwegende dat de organisatieverordening gemeenteraad Elburg 2015 op het onderdeel van de vertrouwenscommissie dient te worden geactualiseerd in verband met de benoeming van een nieuwe burgemeester;

 

B esluit

 

vast te stellen de 1e wijziging op de organisatieverordening gemeenteraad Elburg 2015

Artikel I

De organisatieverordening gemeenteraad Elburg 2015 wordt als volgt gewijzigd:

Hoofdstuk V De vertrouwenscommissie die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, de functioneringsgesprekken met de burgemeester houdt en de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt.

Artikel 5.1 Taak van de vertrouwenscommissie

De vertrouwenscommissie heeft tot taak:

  • a.

    de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden en

  • b.

    de functioneringsgesprekken met de burgemeester te houden.

 

Artikel 5.2 Samenstelling vertrouwenscommissie

  • 1.

    De vertrouwenscommissie bestaat uit maximaal één lid per fractie, te benoemen door en uit de gemeenteraad.

  • 2.

    Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie is, kiest de commissie deze uit haar midden.

  • 3.

    De vertrouwenscommissie kent geen plaatsvervangende leden.

  • 4.

    Benoeming geschiedt voor de duur van de raadsperiode.

 

Artikel 5.3 Ambtelijke ondersteuning

  • 1.

    De raadsgriffier is secretaris van de vertrouwenscommissie.

  • 2.

    De gemeentesecretaris kan bij vervulling van de in artikel 5.1 onder a genoemde taken als plaatsvervangend secretaris aan de vertrouwenscommissie worden toegevoegd.

  • 3.

    De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de vertrouwenscommissie.

 

Artikel 5.4 Adviseur

  • 1.

    De gemeenteraad kan één of meer wethouders aan de commissie toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 5.1 onder a genoemde taken.

  • 2.

    De adviseur is op uitnodiging aanwezig in de vergaderingen van de vertrouwenscommissie.

  • 3.

    Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in de vertrouwenscommissie.

 

Artikel 5.5 Geheimhouding

  • 1.

    De vergaderingen van de vertrouwenscommissie zijn besloten. Alle stukken van de vertrouwenscommissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.

  • 2.

    De (fungerend) voorzitter van de vertrouwenscommissie wijst bij de benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.

  • 3.

    De vertrouwenscommissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij functioneringsgesprekken in elke vergadering en in elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de vertrouwenscommissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

  • 4.

    De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de vertrouwenscommissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 5.9, vierde lid, 5.10, tweede lid, en 5.11 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

  • 5.

    De vertrouwenscommissie treft, met inachtneming van de artikelen 5.7, 5.8, tweede lid, en 5.13 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

  • 6.

    De vertrouwenscommissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.

  • 7.

    De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de vertrouwenscommissie van kracht.

  • 8.

    Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en de adviseur.

 

Artikel 5.6 Vergaderingen

  • 1.

    De vertrouwenscommissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste 2 leden dit noodzakelijk achten.

  • 2.

    De vertrouwenscommissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus een van het aantal leden aanwezig is.

  • 3.

    De vertrouwenscommissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de vertrouwenscommissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De vertrouwenscommissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.

 

Artikel 5.7 Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure

  • 1.

    De voorzitter van de vertrouwenscommissie treedt op als contactpersoon.

  • 2.

    Alle stukken bestemd voor de vertrouwenscommissie worden onder vermelding van “persoonlijk en vertrouwelijk” op de envelop en bovenaan op de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privéadres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.

  • 3.

    Alle stukken die van de vertrouwenscommissie uitgaan worden onder vermelding van “persoonlijk en vertrouwelijk” op de envelop en bovenaan op de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het privéadres van de secretaris verzonden.

 

Artikel 5.8 Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure

  • 1.

    De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de vertrouwenscommissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.

  • 2.

    De secretaris nodigt, op verzoek van de vertrouwenscommissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de vertrouwenscommissie. De vertrouwenscommissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken gewaarborgd is.

 

Artikel 5.9 Bijzondere bepalingen over functioneringsgesprekken

  • 1.

    Een vertrouwenscommissie houdt jaarlijks een functioneringsgesprek met de burgemeester. De vertrouwenscommissie kan er voor kiezen dit gesprek te voeren met een afvaardiging uit haar midden.

  • 2.

    Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt een vertrouwenscommissie tussentijds een functioneringsgesprek met de burgemeester.

  • 3.

    In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagen gesprek plaats.

  • 4.

    De vertrouwenscommissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De vertrouwenscommissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het functioneringsgesprek vast. De vertrouwenscommissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige functioneringsgesprek in te zien.

  • 5.

    Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De vertrouwenscommissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede aan de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige functioneringsgesprek.

  • 6.

    Drie van de functioneringsgesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.

  • 7.

    In het laatste functioneringsgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de vertrouwenscommissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

 

Artikel 5.10 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure

  • 1.

    De vertrouwenscommissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning.

  • 2.

    Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de vertrouwenscommissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.

  • 3.

    Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester in het in het vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de vertrouwenscommissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De vertrouwenscommissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.

 

Artikel 5.11 Verslag

  • 1.

    De vertrouwenscommissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:

    • a.

      een weergave van de wijze waarop de vertrouwenscommissie haar werkzaamheden heeft verricht,

    • b.

      een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de vertrouwenscommissie; bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd,

    • c.

      opgave of er sprake is van unanimiteit binnen de vertrouwenscommissie,

      en heeft in ieder geval de volgende bijlagen:

    • d.

      Bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen,

    • e.

      Bij herbenoeming: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.

  • 2. Van het functioneringsgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de raadsgriffier.

     

  • 3. Een afschrift van het verslag van het functioneringsgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.

     

 

Artikel 5.12 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de vertrouwenscommissie.

 

Artikel 5.13 Archivering

  • 1.

    De voorzitter en de secretaris van de vertrouwenscommissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.

  • 2.

    Het bedoelde in lid 1 gaat in met ingang van de dag volgende op die waarop

    • •

      bij benoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien.

    • •

      bij herbenoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk besluit is gevolgd.

  • 3.

    De voorzitter en de secretaris van de vertrouwenscommissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

  • 4.

    De voorzitter en de secretaris van de vertrouwenscommissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

  • 5.

    De raadsgriffier draagt bij de functioneringsgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier vernietigd.

 

Artikel II  

  • 1. Deze 1e wijziging op de organisatieverordening gemeenteraad Elburg treedt in werking op 20 april 2017.

     

  • 2. Op dat tijdstip vervalt hoofdstuk V van de organisatieverordening gemeenteraad Elburg 2015.

     

Aldus besloten door de raad van de gemeente Elburg

in zijn vergadering van 19 april 2017

de voorzitter, de griffier,

H. Dijksma M.C. Luiting

Naar boven