Gemeenteblad van Deventer
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Deventer | Gemeenteblad 2017, 80486 | Verordeningen |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Deventer | Gemeenteblad 2017, 80486 | Verordeningen |
Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Deventer houdende regels omtrent informatiebeheer Informatiebeheer gemeente Deventer 2017
de informatie zoals vervat in archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeentelijke organen
informatiebeheer; het beheren van informatie
het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld
Hoofdstuk II. De inrichting van het informatiebeheer
Ons college stelt voor het informatiebeheer een kwaliteitssysteem vast waarin eisen en richtlijnen voor het beheer en daaraan gerelateerde aspecten, zijn beschreven. Op basis daarvan zijn functies of rollen gedefinieerd en aan specifieke functionarissen of medewerkers toegewezen.
Artikel 4. Nadere voorschriften
Ons college kan nadere voorschriften vaststellen waarin voor specifieke aspecten van het informatiebeheer eisen en richtlijnen zijn beschreven.
Artikel 5. Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie
Tenzij door ons college anders bepaald zorgt elke beheerder er voor dat het informatiebeheer zodanig is ingericht, dat op grond van de informatie te allen tijde de rechtspositie van de gemeente, haar bestuursorganen, andere overheden, personen, bedrijven en andere organisaties kan worden vastgesteld.
De inrichting van het informatiebeheer omvat in ieder geval de volgende aspecten:
Het (laten) opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd.
Artikel 6. Verantwoordelijkheid voor het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie
Hoofdstuk III. De uitvoering van het informatiebeheer
Artikel 10. Bewaren van informatie
Elke beheerder zorgt dat de onder zijn of haar beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat - met gebruikmaking van betreffende (archief)systemen en archiefruimten -bewaard en behouden wordt.
Artikel 11. Vervanging, vervreemding en overdracht van informatie
Elke beheerder zorgt dat ten aanzien van:
de functionarissen of medewerkers bedoeld in artikel 3 van dit besluit bij voorbereiding van de besluitvorming worden betrokken, alsmede de archivaris om advies wordt gevraagd.
Burgemeester en wethouders voornoemd,
Deventer, 11 april 2017
M.A. Kossen, secretaris ir. A.P. Heidema, burgemeester
In het kader van de uitvoering van gemeentelijke werkprocessen, taken en werkzaamheden wordt informatie ontvangen, gecreëerd, uitgewisseld en bewaard (gearchiveerd). Die informatie:
Binnen de informatiehuishouding (het geheel van voorzieningen en kaders ten behoeve van het in goede, geordende en toegankelijke staat beheren van informatie) heeft het college van burgemeester en wethouders de zorg voor het informatiebeheer van de gemeentelijke organen. Het college is hier bestuurlijk verantwoordelijk voor. Een en ander is voorgeschreven in de Archiefwet 1995 en verder uitgewerkt in het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling (in werking getreden op 1 april 2010).
Op basis van de Archiefverordening gemeente Deventer 2017 bepaalt de gemeenteraad nog eens met nadruk wat burgemeester en wethouders in het kader van de zorgplicht behoren te doen en te regelen voor het beheren van de informatie die de gemeente ontvangt en zelf vervaardigt in het kader van al haar werkprocessen, taken en verantwoordelijkheden.
Vanuit de zorg voor de informatie wijst het college in onderhavig Besluit Informatiebeheer de ambtelijke verantwoordelijken (beheerders) aan en geeft de kaders aan waarbinnen alle beheersmatige werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. Dit alles om te zorgen dat de informatie wordt vervaardigd en bewaard zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de voorgeschreven bewaartermijnen zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Alleen als het informatiebeheer op orde is kan een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk worden gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.
Dit Besluit beschrijft dus, naast definities, de inrichtings- en uitvoeringsaspecten die in het kader van het beheer van informatie door de ambtelijke organisatie moeten worden uitgevoerd.
Archiefruimten - hieronder ook verstaan de ruimten bestemd voor de servers en andere hardwarevoorzieningen voor de opslag en bewaring van digitale informatie - zijn ruimten waar de blijvend te bewaren informatie na afhandeling wordt bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats (of e-depotvoorziening bij digitale archieven) wordt overgebracht.
Ook de op termijn te vernietigen informatie dient duurzaam, geordend en toegankelijk te worden gearchiveerd gedurende de voorgeschreven bewaartermijn, maar voor de archivering van deze informatie kunnen minder zware eisen worden gehanteerd omdat geen rekening behoeft te worden gehouden met toekomstige overbrenging. Wel moeten duurzaamheid, logische ordening en toegankelijkheid van de informatie gegarandeerd zijn conform de wettelijke eisen.
De gemeentelijke archiefbewaarplaats zelf wordt aangewezen door het bestuur van het HCO zoals beschreven in de gemeenschappelijke regeling.
Authenticeren: hierbij moet gedacht worden aan een (digitale) ondertekening of
handtekening eventueel in combinatie met een paraaf, stempel, waarmerk of ander kenmerk.
De wijze van authenticatie dient vastgelegd te worden in een procedure zoals bedoeld in artikel 5, derde lid onder b.
Informatie: in dit Besluit Informatiebeheer wordt de term ‘informatie’ gebruikt in plaats van het begrip ‘archiefbescheiden’. Informatie is te omschrijven als het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente. De begrippen ‘archiefbescheiden’ en ‘informatie’ worden in het kader van dit besluit als synoniem beschouwd. In de wet is een uitgebreide definitie van het begrip ‘archiefbescheiden’ opgenomen, waardoor nadrukkelijk alle vormen van informatie die de gemeente in het kader van haar taakuitoefening ontvangt en creëert, onder de werkingssfeer van de wet en de daarop gebaseerde regelgeving worden gebracht.
Informatiebeheer: de definitie van dit begrip wordt in de tijd begrensd tot het moment waarop de
verantwoordelijkheid van de beheerder ophoudt. Dit is het geval op het moment dat informatie naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht, dan wel tot het moment dat de informatie krachtens de wet- en regelgeving vernietigd wordt. In bijzondere gevallen houdt de beheerverantwoordelijkheid ook op indien informatie wordt overgedragen aan een ander organisatieonderdeel (bijvoorbeeld bij het overdragen van taken, waar de informatie betrekking op heeft, naar andere organisatieonderdelen), of bij het overdragen van informatie door de gemeente aan andere overheidsorganen of verzelfstandigde organisaties. In het laatste geval is sprake van vervreemding.
Beheerder: een door het betreffende (bestuurs)orgaan aan te wijzen verantwoordelijke voor het informatiebeheer. Zo wijst de gemeenteraad de beheerder aan voor het informatiebeheer van de raad en door de raad ingestelde commissies.
Teammanagers of afdelingshoofden in de gemeentelijke organisatie worden aangewezen in een door het college vast te stellen organisatiebesluit, of – schema. Tijdelijke - formeel ingestelde - onderdelen als projecten vallen hier ook onder. Ook indien het beheer extern buiten de eigen organisatie is gelegd, vallen deze organisaties of onderdelen daarvan onder dit besluit Informatiebeheer.
Hoofdstuk II: De inrichting van het informatiebeheer
Het ‘inrichten’ wordt in dit kader gezien als het ‘organiseren’. Verantwoordelijkheden zijn toegekend en werkzaamheden zijn verdeeld in processen en functies / rollen.
Artikel 2. Strategisch Informatie Overleg
Op 1 januari 2013 is een wijziging van het Archiefbesluit 1995 van kracht geworden, die tot doel heeft het waardering- en selectiebeleid te moderniseren. Om effectief te kunnen bijdragen aan de kwaliteit van het informatiebeheer moet bij waardering van informatie niet alleen met bewaartermijnen rekening worden gehouden, ook vraagstukken van informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, vervroegde overbrenging en beperkingen van openbaarheid moeten bij de afweging worden betrokken.
Hiertoe dient een zogenoemd Strategisch Informatie Overleg (SIO) te worden ingesteld, dat naast de vermelde aspecten ons college ook adviseert met betrekking tot andere aspecten van de informatiehuishouding. De samenstelling van het SIO zal afgestemd moeten zijn op de inrichting van de informatiehuishouding. Een samenstelling waarbij functionarissen als de Algemeen Directeur (of ander lid namens de Directieraad), de CIO (Chief Information Officer), de CISO (Chief Information Security Officer), de Archivaris deelnemer zijn ligt voor de hand. Eventueel is een en ander in regionaal of ander samenwerkingsverband op te pakken. Dan zal de samenstelling daarop aangepast dienen te zijn. Indien het SIO zich bezighoudt met het acquisitiebeleid dient de samenstelling in die gevallen te worden verbreed in verband met het uitvoeren van een trendanalyse c.q. het formuleren van zgn. hotspots.
Artikel 16 van de Archiefregeling bepaalt dat burgemeester en wethouders een kwaliteitssysteem toepassen waarin toetsbare eisen zijn geformuleerd waaraan het informatiebeheer moet voldoen.
Een en ander is ook in onze Archiefverordening opgenomen (artikel 3).
Op basis van dit systeem dient het dagelijkse beheer en uitvoering regulier te worden ge-audit en getoetst aan de kaders, regels en beleid. Op basis daarvan kan worden beoordeeld of een en ander in de pas loopt of aanpassingen en verbeteringen nodig zijn. Op basis van deze (Plan, Do, Check, Act) cyclus borgen we de kwaliteit van het informatiebeheer.
Artikel 4. Nadere voorschriften
Met nadere voorschriften worden bedoeld de door ons college vast te stellen generieke regels voor bepaalde aspecten van het informatiebeheer. Zoals bijvoorbeeld het vaststellen van regels voor registratie en archivering van extern te ontvangen of te versturen mailberichten via de persoonlijke e-mailfaciliteiten.
Artikel 5. Verantwoordelijkheid beheer niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie
Verantwoordelijkheden voor het beheren van informatie liggen breed in de organisatie. Elke medewerker ontvangt, bewerkt, behandelt en creëert immers informatie.
Dat doen ze onder verantwoordelijkheid van de beheerders (standaard de hoofden van de organisatieonderdelen) zoals deze door het college worden aangewezen. Teammanagers, afdelingshoofden, maar ook projectleiders.
Daarnaast kunnen het ook externe functionarissen zijn. Dit zal dan expliciet vastgelegd moeten worden in dienstverleningsovereenkomsten.
Voorbeelden van procedures zoals die worden opgesteld zijn: Procedure voor postbehandeling, procedure hoe om te gaan met informatiesystemen. Deze procedures vertellen het ‘hoe’ van de uitvoering van bepaalde werkprocessen. Het zijn geen voorschriften bedoeld in artikel 4.
Concernbreed dient er een overzicht te zijn van de informatie die (per zaak, per project, per programma, maar ook per afdeling/ team) in de organisatie aanwezig is.
Overzichten kunnen worden samengesteld met behulp van metagegevens. Ook een instrument als de zaaktypencatalogus kan hiervoor worden gebruikt.
Artikel 6. Verantwoordelijkheid beheer naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie
Het aanwijzen van de archiefbewaarplaats is met het toetreden van de gemeente Deventer tot de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel (GR HCO) per 1 juli 2016 niet meer een rechtstreekse bevoegdheid van het college. Een en ander is in de GR HCO zelf opgenomen.
Dat geldt ook voor het benoemen van de archivaris.
Na overbrenging naar de archiefbewaarplaats of na het opnemen van informatie in de archiefbewaarplaats wordt informatie in principe openbaar en kosteloos te raadplegen. Voorschriften voor het beheer van de informatie in de archiefbewaarplaats richten zich niet alleen op het eigenlijke beheer, maar ook op de beschikbaarstelling en het gebruik van de informatie in een bezoekersreglement
Artikel 7. Specifieke verantwoordelijkheden archivaris
Uit het benoemen van een gemeentearchivaris vloeit voort dat deze functionaris enkele specifieke taken uitvoert, ongeacht of het een ‘eigen’ of een ‘externe’ functionaris is.
In enkele gevallen is vroegtijdige mededeling aan de archivaris nodig, in enkele gevallen is sprake van (instemmend) advies.
Artikel 8. Beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie
Informatie ontleent rechtskracht aan het feit dat deze authentiek dan wel geauthenticeerd is en deel uitmaakt van een bepaalde procedure of een bepaald (werk)proces. Originele informatie bezit deze authenticiteitskenmerken, kopieën in principe niet.
Authenticatie van een kopie van een verzonden document maakt dit tot formeel archiefexemplaar, ter onderscheiding van willekeurig welke andere vorm waarin een document beschikbaar is. In digitale vorm is er geen sprake van een ‘kopie’ en zal er op een andere wijze moeten worden aangetoond dat de informatie authentiek is. Met behulp van metagegevens, hashtags e.d.
Voor het blijvend kunnen garanderen van de echtheid van informatie is er beleid nodig ten aanzien van informatiebeveiliging. Toegangsrechten en autorisaties zijn hier voorbeelden van.
Artikel 9. Registratie van informatie
Archiefwaardige informatie moet worden geregistreerd (vastgelegd). Dat kan door elke vorm van vastleggen in een systeem. Op document- of op zaakniveau. Van het vastleggen van een ontvangen brief (postregistratie) tot het vastleggen van een brondocument ten behoeve van het register bij een basis- of kernregistratie.
Artikel 10. Bewaren van informatie
Bewaren van informatie in goede, geordende en toegankelijke staat geldt tot aan het moment dat de waarde van de informatie is komen te vervallen. Selectie, vernietiging en overbrenging zijn hierbij de aansluitende bepalingen. Op basis van de landelijk vastgestelde selectielijst, aangevuld met de gemeentelijke lijst (trendanalyse/ hotspots) wordt bepaald wat de uiteindelijke bestemming van de informatie is. In dit kader is het van belang dat bij het vaststellen van plannen, beschikkingen en besluiten onderkend wordt dat het voor onbepaalde tijd aangaan van rechten en plichten het vaststellen van bewaartermijnen ernstig bemoeilijkt.
Voor het adequaat en betrouwbaar bewaren en behouden van informatie dient gebruik te worden gemaakt van ‘aangewezen’ systemen en archiefruimten.
Artikel 11 en 12. Vervangen, vervreemden, etc. van informatie
Bij vervanging, vervreemding, overdracht, vernietiging en overbrenging worden de beheerders procedureel en inhoudelijk begeleid en ondersteund door daarvoor aangestelde specialisten.
De archivaris adviseert en in geval van vernietiging is goedkeuring vereist.
Artikel 13. Beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie
Op basis van de GR HCO bepaalt het algemeen bestuur van de regeling waar de gemeentelijke archiefbewaarplaats zicht bevindt. De archivaris geeft - als beheerder van de archiefbewaarplats - in een jaarlijks verslag aan hoe het beheer verloopt en wat eventuele aandachtspunten zijn.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2017-80486.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.