Verordening op de raadscommissie 2005

Februari 2016

Verordening op de raadscommissie 2005

Inhoud:

Hoofdstuk 1 Algemene Bepalingen

Hoofdstuk 2 Instelling, taken en samenstelling

Hoofdstuk 3 Vergaderingen

Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen, voorbereiding, stukken

Paragraaf 2 Vergaderorde, spreken, beraadslagingen

Hoofdstuk 4 Hoorzittingen

Hoofdstuk 5 Beslotenheid en geheimhouding

Hoofdstuk 6 Toehoorders en pers

Hoofdstuk 7 Slotbepalingen

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a. raadscommissie: de raadscommissie zoals ingesteld in artikel 2

• b. raadssessie: deelvergadering van de raadscommissie

• c. commissievoorzitter: de voorzitter van de raadscommissie

• d. voorzitter: de voorzitter van een raadssessie of diens vervanger

• e. lid: een lid van de raadscommissie

• f. griffier: de griffier van de gemeenteraad van haarlemmermeer of diens vervanger

• g. raadssessiegriffier: ambtelijk secretaris van een raadssessie

• h. presidium: het presidium zoals benoemd door de gemeenteraad van Haarlemmermeer;

• i. wet: de Gemeentewet

• j. vergadering: commissieleden die deelnemen aan een raadssessie

• k. schriftelijk: schriftelijk of per e-mail

• l. sessie in debatvorm: een raadsessie waarin de werkwijze overeenkomstig de werkwijze van een raadsdebat ,volgens het Reglement van Orde van de gemeenteraad, verloopt.

Hoofdstuk 2 Instelling, taken en samenstelling

Artikel 2 Instelling raadscommissie

De raad stelt conform artikel 82 van de Gemeentewet een raadscommissie in die in raadssessies kan vergaderen.

Artikel 3 Taken

• 1. Raadssessies hebben tot taak meningen te vormen en/of debat te faciliteren met als doel:.

  • a. Het voorbereiden van het raadsdebat

  • b. Voorstellen die niet in aanmerking komen voor raadsdebat voorbereiden voor stemming.

  • c. Onderwerpen die niet in aanmerking komen voor raadsdebat of stemming maar waarover wel discussie nodig is onderling of met het college bespreken.

Artikel 4 Samenstelling

• 1. Elk lid van de gemeenteraad is lid van de raadscommissie.

• 2. De raad kan buitengewone leden benoemen.

• 3. Een lid kan zowel raadslid als niet-raadslid zijn. De artikelen 10, 11, 12, 13,14 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een lid van de raadscommissie. Elk lid dient daarnaast tijdens de laatste verkiezingen van de raad geplaatst te zijn op de kandidatenlijst van een fractie. Per fractie kunnen maximaal twee niet-raadsleden (fractieassistenten) worden afgevaardigd.

• 4. Per zelfstandig lid, zoals bedoeld in het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer 2016, kan maximaal één niet-raadslid (commissielid) worden afgevaardigd. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een lid van de raadscommissie. Elk lid dient, tijdens de laatste verkiezingen van de raad, geplaatst te zijn op de kandidatenlijst waarvan het zelfstandig lid afkomstig is.

• 5. Per zelfstandige groep, zoals bedoeld in het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer 2016, kunnen geen niet-raadsleden (commissieleden) worden afgevaardigd.

• 6. Leden als bedoeld in lid, 2, 3 en 4 worden benoemd door de raad waarbij leden als bedoeld in lid 3 alleen benoemd kunnen worden op voordracht van een fractie of een zelfstandig lid.

Artikel 5 Zittingsduur en vacatures

• 1. De zittingsperiode van een lid eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 2. Een lid houdt op lid te zijn van de raadscommissie indien hij niet meer voldoet aan de in artikel 4, derde of vierde lid, gestelde eisen.

• 3. De raad kan benoemde leden ontslaan; een fractieassistent of commissielid alleen op voorstel van de fractie of het zelfstandige lid op wiens voordracht de fractieassistent of het commissielid is benoemd.

• 4. Een lid dat benoemd is door de raad kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in.

• 5. Indien een fractie of zelfstandig lid blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van het lid dat op voordracht van die fractie of het zelfstandig lid is benoemd, van rechtswege.

Artikel 6 Voorzitter

• 1. De raad benoemt uit zijn midden een commissievoorzitter en plaatsvervangend commissievoorzitters van de raadscommissie.

• 2. Het presidium wijst voor elke raadssessie uit de volgens lid 1 benoemde commissievoorzitter en plaatsvervangend commissievoorzitters een voorzitter aan.

• 3. De voorzitter is belast met:

  • a. het leiden van de raadssessie;

  • b. het handhaven van de orde;

  • c. het doen naleven van deze verordening en het bewaken van de vergadercultuur;

  • d. hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

• 4. De zittingsperiode van een commissievoorzitter of zijn plaatsvervangers eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad en indien zij niet meer voldoen aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen.

• 5. De raad kan de commissievoorzitter of zijn plaatsvervangers ontslaan.

• 6. De commissievoorzitter en zijn plaatsvervangers kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

• 7. Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat met betrekking tot de commissievoorzitter of zijn plaatsvervangers, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

Artikel 7 Rol griffie

• 1. De griffier wijst voor elke raadssessie een medewerker van de griffie aan als raadssessiegriffier.

• 2. De raadssessiegriffier zoals aangewezen in lid 1 is bij de raadssessie aanwezig en ondersteunt de voorzitter bij diens taken zoals bedoeld in artikel 6, lid 3.

• 3. Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt de aangewezen raadssessiegriffier vervangen door een daartoe door de griffier aangewezen medewerker van de griffie.

• 4. De griffier kan in iedere raadssessie aanwezig zijn.

Hoofdstuk 3 Vergaderingen

Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen, voorbereiding, stukken

Artikel 8 Vergaderfrequentie

• 1. De raadssessies worden georganiseerd op basis van een vergaderschema.

• 2. Binnen de ruimte die het vergaderschema biedt, stelt het presidium een planning voor de raadssessies vast. Deze planning bevat in elk geval de begin- en uiterste eindtijd van een raadssessie.

• 3. Een raadssessie kan parallel aan een andere raadssessie of aan een raadsvergadering worden ingepland.

Artikel 9 Vergaderplaats

• 1. De raadssessies vinden in principe plaats in het raadhuis

• 2. Raadssessies kunnen worden belegd buiten het raadhuis. Het presidium besluit hiertoe, of een fractie dient hiertoe een gemotiveerd verzoek in bij het presidium. Het presidium beslist vervolgens of het verzoek ingewilligd wordt.

Artikel 10 Uitnodiging en vergaderstukken

• 1. Het presidium zendt ten minste tien werkdagen voor een raadssessie de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de raadssessie.

• 2. Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt het presidium de agenda’s van de raadssessies voorlopig vast.

• 3. De voorlopige agenda’s worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden. De bij de agenda’s behorende stukken worden zodra zij beschikbaar zijn en op een agenda zijn geplaatst meegezonden met deze agenda.

• 4. In spoedeisende gevallen kan het presidium in overleg met de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een raadssessie een aanvullende agenda aan de leden verzenden.

Artikel 11 Vaststellen van agenda’s

• 1. Het presidium stelt een voorlopige raadssessieagenda op en stuurt deze aan de commissieleden.

• 2. Wijzigingsvoorstellen op de voorlopige agenda dienen schriftelijk ingediend te worden bij het presidium, via de griffie, uiterlijk woensdagmiddag 18.00 uur, voorafgaand aan de eerstvolgende raadsvergadering na verzending ervan.

• 3. De voorzitter van de raadsvergadering bekijkt op donderdagmiddag de voorgestelde wijzigingen. Wijzigingen doe door een raadsmeerderheid gesteund worden, worden ingewilligd. Daarnaast kan de voorzitter op inhoudelijke gronden een wijzigingsvoorstel overnemen.

• 4. Tijdens de eerstvolgende raadsvergadering na verzending van de agenda vindt, na mededeling van de overgenomen wijzigingsvoorstellen, vaststelling van de agenda plaats.

Artikel 12 Openbare kennisgeving

• 1. Een raadssessie wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep door aankondiging in de Gemeentekrant, het gemeentelijk informatiecentrum in de hal van het Raadhuis en door plaatsing op de internetsite van de gemeente ter openbare kennis gebracht.

• 2. De openbare kennisgeving vermeldt:

  • a. de datum, aanvangstijd, geplande eindtijd en plaats van de raadssessie;

  • b. de agenda;

  • c. de wijze waarop en de plaats waar een ieder de bij de agenda behorende stukken kan inzien;

  • d. de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 16

Artikel 13 Ter inzage leggen van stukken

• 1. Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Het presidium maakt van de terinzagelegging melding in de openbare kennisgeving, bedoeld in artikel 12. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.

• 2. Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht.

• 3. Stukken die onder geheimhouding ter inzage worden gelegd, zijn alleen in te zien voor raadsleden en commissieleden. Eventuele kopieën van deze stukken worden persoonlijk gewaarmerkt.

Artikel 14 Notulen

• 1. Raadssessies worden woordelijk verslagen.

• 2. Concept-verslagen worden zo spoedig mogelijk toegezonden aan alle commissieleden en anderen die het woord hebben gevoerd tijdens de raadssessie.

• 3. Verslagen worden geacht te zijn vastgesteld tenzij een commissielid of iemand anders die in de betreffende raadssessie het woord heeft gevoerd binnen 10 werkdagen na verzending schriftelijk bij de griffier aangeeft wijzigingen te wensen, waarbij een tekstvoorstel wordt gedaan. De voorgestelde wijzigingen worden in dat geval schriftelijk aan de leden van de raad gestuurd en besproken in de eerstvolgende raadsvergadering na het aflopen van de termijn van 10 werkdagen. Na bespreking van de wijzigingsvoorstellen vindt vaststelling van het verslag plaats.

• 4. De verslagen moeten ten minste inhouden:

  • a. de namen van de voorzitter, de aanwezige leden, wethouders en burgemeester en de raadssessiegriffier, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

• 5. De verslagen worden opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de griffier.

Paragraaf 2 Vergaderorde, spreken, beraadslagingen

Artikel 15 Zitplaatsen

• 1. De voorzitter en de raadssessiegriffier hebben een vaste zitplaats.

• 2. Als de voorzitter dat voor de orde of werkwijze van de raadssessie nodigt acht, wijst hij deelnemers aan de raadssessie zitplaatsen toe.

Artikel 16 Opening raadssessie

• 1. De voorzitter opent de raadssessie op het vastgestelde uur.

• 2. Als geen andere deelnemers aanwezig zijn, constateert de voorzitter ten behoeve van de verslaglegging dat de procedure conform besluit presidium, eventueel gewijzigd door de raad, wordt voortgezet en sluit de raadssessie.

Artikel 17 Volgorde sprekers

• 1. Een lid voert het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.

• 2. Indien sprake is van een sessie in debatvorm, zijn de algemene spreekregels maar in het bijzonder de spreektijdenregeling conform de betreffende artikelen in het Reglement van Orde van de raad van toepassing, ongeacht het hieromtrent bepaalde in deze verordening.

Artikel 18 Aantal spreektermijnen

• 1. Tenzij het presidium anders besluit worden raadssessies opgedeeld in twee spreektermijnen.

• 2. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

• 3. Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 4. Het derde lid is niet van toepassing op:

  • a. de rapporteur van een commissie of werkgroep van de raad;

  • b. het lid dat een initiatiefvoorstel heeft ingediend, voor wat betreft dat voorstel.

• 5. Het college van B&W krijgt in beginsel enkel in de eerste spreektermijn het woord, tenzij de voorzitter in de tweede spreektermijn hierop een uitzondering maakt.

• 6. Bij de bepaling hoeveel malen een lid of het college van B&W over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 19 Spreektijd

• 1. Het presidium stelt per raadssessie of deel daarvan spreektijden vast. Spreektijden worden in alle raadssessies gehanteerd.

  Elke fractie, zelfstandig lid en zelfstandige groep krijgt een gelijk aantal basisminuten. De resterende tijd wordt naar rato van het aantal raadsleden per fractie, zelfstandig lid en zelfstandige groep toegekend. Het college krijgt, indien betrokken in de beraadslagingen, 15% van de totale spreektijd.

• 2. Indien het een raadssessie betreft waarin een stuk aan de orde is dat door een fractie, zelfstandig lid of zelfstandige groep naar de raadssessie gevraagd is, krijgt de fractie, het zelfstandig lid of de zelfstandige groep die hiertoe het initiatief heeft genomen vijf minuten spreektijd ter inleiding op het onderwerp.

• 3. Het presidium bepaalt hoeveel spreektijd wordt toegekend aan de indiener(s) van een (initiatief)voorstel.

• 4. Voor zover niet door het presidium bepaald, kan de voorzitter een voorstel doen over de spreektijd van de aanwezigen.

Artikel 20 Voorstellen van orde

• 1. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de raadssessie mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

• 2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de vergaderorde van de raadssessie betreffen.

• 3. Over een voorstel van orde beslist de vergadering terstond.

Artikel 21 Handhaving orde; schorsing

• 1. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij

  • a. de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van de regels uit deze verordening te herinneren;

  • b. een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

• 2. Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de raadssessie waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp, het woord ontzeggen.

• 3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de raadssessie voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de raadssessie sluiten.

Artikel 22 Beraadslagingen

• 1. De vergadering kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen om over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

• 2. Op verzoek van een lid of op voorstel van de voorzitter kan de vergadering besluiten de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

• 3. Wanneer de vastgestelde eindtijd bereikt is of geen van de fracties nog beschikt over spreektijd, sluit de voorzitter de beraadslagingen.

• 4. Als de voorzitter vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is behandeld of geen der spreekgerechtigde leden het woord vraagt stelt hij voor de beraadslagingen te sluiten. Zolang de vastgestelde eindtijd niet bereikt is en fracties nog beschikken over spreektijd, kan de vergadering besluiten de beraadslagingen voort te zetten.

• 5. Nadat de behandeling is gesloten, beslist de vergadering over verdere behandeling van het onderwerp of voorstel.

• 6. Als raadsdebat als een van de vervolgstappen gepland is, formuleert de vergadering op voorstel van de voorzitter de discussiepunten voor het debat.

Artikel 23 Deelname aan de beraadslaging door anderen

• 1. De griffier, of degene die hem vervangt, kan, indien hij daartoe door het presidium wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen als bedoeld in dit reglement deelnemen.

• 2. Het presidium kan het college verzoeken de gemeentesecretaris in de raadssessie aanwezig te laten zijn en eventueel deel te laten nemen aan de beraadslagingen als bedoeld in dit reglement.

• 3. Het presidium kan een of meer collegeleden uitnodigen om in de raadssessie aanwezig te zijn waarbij wordt aangegeven welke rol van hen wordt verlangd.

• 4. Indien een collegelid wil deelnemen aan een raadssessie, doet hij hiertoe voor de vaststelling van de voorlopige agenda een verzoek aan het presidium, die daarover zo spoedig mogelijk beslist.

• 5. De vergadering kan bepalen dat anderen dan degenen die door het presidium zijn uitgenodigd, deelnemen aan de beraadslagingen.

• 6. Een beslissing als bedoeld in lid 5 wordt op voorstel van de voorzitter of één der leden genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

Artikel 24 Spreekrecht derden

• 1. Bij aanvang van een raadssessie kunnen anderen dan deelnemers aan de vergadering zoals bedoeld in artikel 23 inspreken over in die raadssessie geagendeerde onderwerpen. Op de agenda is aangegeven hoeveel tijd hiervoor maximaal ter beschikking staat.

• 2. Degenen die willen inspreken dienen dit uiterlijk de woensdagmiddag voor de vergadering om 12.00 uur aan te geven bij de griffier.

• 3. Elke inspreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als de totaal beschikbare spreektijd daar aanleiding toe geeft. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd. Naar oordeel van de voorzitter kan per onderwerp de spreektijd per persoon worden gelimiteerd.

• 4. Het woord kan niet gevoerd worden:

  • a. over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep op de rechter open staat of heeft opengestaan;

  • b. over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

  • c. indien een klacht op grond van artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

• 5. De inspreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter of een lid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de inspreker.

• 6. Als voor een raadssessie meerdere onderwerpen geagendeerd zijn, kan de voorzitter besluiten de volgorde van behandeling te wijzigen om eerst die onderwerpen te behandelen waarover is ingesproken.

• 7. De voorzitter kan een inspreker uitnodigen om na de eerste termijn van de beraadslagingen over het onderwerp waarover is ingesproken kort op het besprokene te reageren.

• 8. Als een brief wordt besproken, kan de voorzitter de schrijver van de brief uitnodigen om na de eerste termijn van de beraadslagingen over de brief kort op het besprokene te reageren.

Hoofdstuk 4 Hoorzittingen

Artikel 25 Hoorzittingen

Het presidium kan op eigen initiatief of op voorstel van een vergadering van raadssessie of raad een raadssessie beleggen als hoorzitting om de opvattingen onder de bevolking te peilen, dan wel om nadere informatie in te winnen. Hiertoe wijst het presidium een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan die in overleg met het presidium de hoorzitting organiseert en personen en organisaties uitnodigt, die in verband met het aan de orde te stellen onderwerp voldoende gekwalificeerd en representatief zijn.

Hoofdstuk 5 Beslotenheid en geheimhouding

Artikel 26 Algemeen

• 1. Een raadssessie vindt plaats in beslotenheid indien de raad bij het vaststellen van de agenda hiertoe besluit.

• 2. Tijdens een raadssessie kunnen de deuren worden gesloten, wanneer ten minste een vijfde van het aantal leden dat aanwezig is daarom verzoekt of de voorzitter het nodig acht. De beslotenheid van de sessie dient vervolgens door een meerderheid van de aanwezige leden bekrachtigd te worden.

• 3. Op een besloten raadssessie zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voorzover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de raadssessie.

• 4. De vergadering besluit of anderen dan leden bij een besloten raadssessie aanwezig mogen zijn als toehoorder of als deelnemer op grond van artikel 24.

Artikel 27 Notulen

• 1. De notulen van een besloten raadssessie worden uitsluitend aan de leden en eventuele andere deelnemers aan de raadssessie vertrouwelijk toegezonden.

• 2. Verslagen worden geacht te zijn vastgesteld tenzij een deelnemer aan de raadssessie binnen 20 werkdagen na verzending bij de griffier aangeeft wijzigingen te wensen, waarbij een tekstvoorstel wordt gedaan. De voorgestelde wijzigingen worden onder geheimhouding schriftelijk aan de leden van de commissie gezonden en besproken in een besloten deel van de eerstvolgende raadsvergadering na het aflopen van de termijn van 10 werkdagen. Na bespreking van de wijzigingsvoorstellen vindt vaststelling van het betreffende verslag plaats.

Artikel 28 Geheimhouding

• 1. Geheimhouding op de inhoud van de in de besloten sessie behandelde stukken kan overeenkomstig artikel 86, lid 1 GW, opgelegd worden door de commissie tijdens de vergadering, en overeenkomstig artikel 86, lid 2 GW, opgelegd worden door het orgaan dat de stukken overlegt.

• 2. De vergadering beslist voor afloop van de besloten raadssessie overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent het behandelde geheimhouding zal gelden. De vergadering kan besluiten de geheimhouding op het behandelde op te heffen indien minimaal 5 fracties in de raadssessie vertegenwoordigd zijn.

• 3. De geheimhouding omtrent de inhoud van stukken kan uitsluitend worden opgeheven door het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, dan wel door de raad, conform artikel 86 lid 2 GW.

• 4. Als een raadssessie zich ter zake van het behandelde waarop geheimhouding ligt tot de raad heeft gericht, kan alleen de raad de geheimhouding opheffen (GW art. 86 lid 3).

• 5. De sessie kan op grond van artikel 25, lid 2 GW besluiten geheimhouding op te leggen op stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.

• 6. Deze geheimhouding dient in de eerstvolgende vergadering van de raad bekrachtigd te worden (GW art. 25 lid 3). Deze geheimhouding geldt voor allen die bij raadsbehandeling aanwezig zijn en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd of de raad haar opheft. (GW art. 25 lid 1 en 4)

Hoofdstuk 6 Toehoorders en pers

Artikel 29 Toehoorders en pers

• 1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare raadssessies bijwonen.

• 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de vergaderorde is verboden.

• 3. De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op één of andere manier de vergaderorde van de raadssessie verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de vergaderorde in de raadssessie verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de raadscommissie ontzeggen.

Artikel 30 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die in de vergaderzaal tijdens de raadssessie geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.

Hoofdstuk 7 Slotbepalingen

Artikel 31 Uitleg verordening

• 1. In de gevallen gedurende een raadssessie waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van het reglement, beslist de vergadering op voorstel van de voorzitter.

• 2. In de gevallen buiten een raadssessie waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over der toepassing van dit reglement, beslist het presidium.

Artikel 32 Inwerkingtreding

• 1. Deze verordening kan worden aangehaald als de verordening op de raadscommissie 2005.

• 2. Deze verordening treedt in werking op 1 juni 2005.

• 3. Op dat tijdstip vervalt de verordening op de raadscommissies van de raad van de gemeente Haarlemmermeer vastgesteld bij raadsbesluit van 26 augustus 2004 inclusief de sindsdien vastgestelde wijzigingen.

Bij besluit van de raad nr.2016/1522320 zijn de wijzigingen op deze verordening op de raadscommissie vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 19 mei 2016.

de voorzitter,

Th.L.N. Weterings

De griffier,

J. van der Rhee

Toelichting op de Verordening op de Raadscommissies 2005.

Artikel 1 Algemene bepalingen

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 2 Instelling raadscommissie

Om het mogelijk te maken ook met betrekking tot raadssessies beslotenheid en geheimhouding op basis van de Gemeentewet op te kunnen leggen, is gekozen voor het instellen van een overkoepelende raadscommissie conform artikel 82 van de Gemeentewet. Deze raadscommissie vergadert in deelvergaderingen, genaamd raadssessies.

De keuze voor een artikel 82 commissie heeft gevolgen voor het voorzitterschap. Dit wordt bij artikel 6 nader toegelicht.

Artikel 3 Taken

In dit artikel worden de taken van de sessies omschreven.

Sessies dienen in het teken van meningsvorming en debat te staan. Informatieve en/of technische vragen horen bij voorkeur niet in een sessie thuis.

Informatieve bijeenkomsten maken geen onderdeel van het raadsplein en de raadssessies uit.

De onderwerpen genoemd onder c betreffen brieven aan de raad, onderwerpen waarover het college vroegtijdig de meningen in de raad wil peilen en brainstorm-onderwerpen, alsmede inlichtingen zoals bedoeld in artikel 169, lid 3, en 180, lid 3 GW.

Artikel 4 Samenstelling

Uitgangspunt van dit artikel is dat ieder raadslid automatisch ook lid is van de raadscommissie en daarmee dus het recht heeft om raadssessies bij te wonen. Conform de Commissieverordening 2004 zijn dit naast raadsleden in elk geval ook fractieassistenten, zodat ook de kleinste fracties in staat zijn om deel te nemen aan de vergaderingen van de raadscommissie. Een zelfstandig lid, als bedoeld in het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad, kan maximaal één niet-raadslid (commissielid) afvaardigen. Dit lid dient geplaatst te zijn op de kandidatenlijst waarvan het zelfstandig lid afkomstig is. Een zelfstandige groep kan geen enkel niet-raadslid (commissielid) afvaardigen. Daarnaast houdt de raad ook de mogelijkheid om anderen te benoemen.

Fractieassistenten, commissieleden en eventuele andere leden worden door de raad benoemd; fractieassistenten en commissieleden op voordracht van respectievelijk een fractie of zelfstandig lid.

Op grond van het derde lid moeten leden voldoen aan hetgeen bepaald is in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15.

Artikel 5 Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van de leden, de eventuele buitengewone leden, de voorzitters en hun plaatsvervangers is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.

Raadsleden kunnen geen ontslag nemen. Zij kunnen er vanzelfsprekend wel voor kiezen geen raadssessies bij te wonen. Anderen kunnen wel ontslagen worden; fractieassistenten en commissieleden alleen op voordracht van de respectievelijk de fractie of het zelfstandige lid welke zij vertegenwoordigen. Ook is geregeld dat als een fractie of zelfstandig lid niet meer in de raad vertegenwoordigd is, op voordracht van die fractie benoemde fractie-assistenten of commissieleden automatisch ontslagen zijn.

Artikel 6 Voorzitter

Aangezien gekozen is voor het instellen van een (overkoepelende) artikel 82 commissie, moet voldaan worden aan de wettelijke vereisten voor wat betreft het voorzitterschap van die commissie. Dit betekent dat slechts 1 voorzitter, zijnde een raadslid benoemd wordt. Om er voor te zorgen dat het presidium voor de raadssessies de keus heeft uit meerdere voorzitters, is de volgende constructie gekozen:

De raad benoemt uit de raad een commissievoorzitter die voor de Gemeentewet voorzitter is van de overkoepelende raadscommissie. Daarnaast worden (eveneens uit de raad) meerdere plaatsvervangend commissievoorzitters benoemd. Per raadssessie kunnen uit deze groep van (plaatsvervangend) commissievoorzitters een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter benoemd worden. In de verordening wordt de aangewezen voorzitter van een raadssessie als ‘voorzitter’ aangeduid.

Artikel 7 Rol griffie

Per raadssessie wordt een raadssessiegriffier aangewezen. Dit biedt de mogelijkheid om op basis van de achtergrond van de griffiemedewerkers een medewerker voor een specifieke raadssessie aan te wijzen.

Artikel 8 Vergaderfrequentie

Het parallel aan een andere raadsessie of raadsvergadering inplannen van een raadssessie is aan de volgende voorwaarden verbonden:

- Er vinden nooit meer dan twee vergaderingen tegelijkertijd plaats;

- De onderwerpen die parallel worden behandeld zijn inhoudelijk duidelijk verschillend;

- Raadssessies worden bij voorkeur parallel aan de raadsvergadering ingepland, als dat niet mogelijk is worden ze zoveel mogelijk parallel aan een andere raadssessie geagendeerd;

- Er worden nooit twee politiek zware onderwerpen parallel behandeld; een politiek zwaar onderwerp kan zo worden ingepland dat geen parallelle raadssessie plaatsvindt.

Artikel 9 Vergaderplaats

Het verzoek om een raadssessie op een locatie buiten het raadhuis te organiseren dient het onderwerp en de voorziene locatie te bevatten. Het presidium toetst dit verzoek aan de volgende criteria:

- het onderwerp is wijk- of kerngebonden

- een sessie over het onderwerp kan 1½ tot 2 uur vullen

- de geschiktheid van de locatie

Artikel 10 Uitnodiging en vergaderstukken

Het presidium vergadert op de donderdagen tussen raadsvergaderingen in. De dag erna worden de stukken verstuurd. Dus voor raadssessies op tussenliggende donderdagen 2 weken (10 werkdagen) van te voren, voor raadssessies parallel aan de raadsvergadering 3 weken van te voren.

Stukken worden maar 1 keer verstuurd.

Artikel 11 Vaststellen van agenda’s

Het presidium speelt in dit stelsel een centrale rol. De raad heeft de mogelijkheid om besluiten van het presidium met betrekking tot de agenda (korte en lange termijn) te herzien. Wijzigingen hebben alleen betrekking op planning en agendering.

Deze herziening kan alleen plaatsvinden in de eerstvolgende raadsvergadering na het verzenden van de stukken; dit is dus 1 week voor raadssessies op de tussenliggende donderdag en 2 weken voor de parallel aan een raadsvergadering gehouden raadssessies. Herziening vindt plaats na schriftelijke voordracht van wijzigingen, indien deze tijdig zijn ingediend en voldoende steun vinden of de voorzitter op inhoudelijke gronden besluit het voorstel over te nemen. Wijzigingen doorvoeren tijdens de raadsvergadering is daardoor niet meer mogelijk. In de raadsvergadering worden de wijzigingsvoorstellen enkel nog vastgesteld.

Artikel 12 Openbare kennisgeving

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet.

Artikel 13 Ter inzage leggen van stukken

Dit artikel behoeft geen toelichting

Artikel 14 Notulen

Aangezien de samenstelling van raadssessies per keer wisselt, kunnen verslagen alleen door de raad als geheel worden vastgesteld. Hierbij is gekozen voor een procedure waarbij de verslagen stilzwijgend worden vastgesteld tenzij wijzigingen van te voren worden doorgegeven. De ontwerpnotulen worden zo snel mogelijk na ontvangst bij de griffie verstuurd aan alle raadsleden, fractieassistenten en het college van burgemeester en wethouders. Zij krijgen 10 werkdagen de tijd om wijzigingen door te geven. Deze wijzigingen worden aan het eind van die termijn aan de raadsleden gemaild en in de eerstvolgende raadsvergadering behandeld, waarna de verslagen zijn vastgesteld. Indien geen wijzigingen zijn doorgegeven, is het verslag na het aflopen van de termijn van 20 werkdagen automatisch vastgesteld.

Artikel 15 Zitplaatsen

In principe kiest iedere deelnemer aan een raadssessie zelf zijn zitplaats. Bij bijvoorbeeld grote drukte of ten behoeve van genodigden heeft de voorzitter echter de mogelijkheid om zitplaatsen toe te wijzen.

Artikel 16 Opening raadssessie

Raadssessies kennen geen quorum en worden dus ook geopend als behalve de voorzitter geen deelnemers aanwezig zijn. Aangezien de voorzitter zelf commissielid is heeft hij het recht om alleen te vergaderen. In lid 2 van dit artikel is echter vastgelegd dat hij in dat geval alleen constateert dat verdere behandeling van het voorstel conform de stappen zoals aangegeven op de oplegnotitie plaats vindt.

Artikel 17 Volgorde sprekers

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikelen 18 en 19 Aantal spreektermijnen en spreektijd

Deze artikelen geven het presidium ruimte om te bepalen op welke wijze een onderwerp behandeld wordt. Voor sessies in debatvorm is artikel 17 van toepassing.

Spreektijden worden toegepast als middel om alle deelnemers tot een evenredige bijdrage aan het debat te laten komen, niet als doel op zich.

Over het algemeen worden twee spreektermijnen gehanteerd. Het college van B&W voert bij raadssessies in beginsel enkel in de eerste spreektermijn van de raadscommissie het woord. De voorzitter sluit de eerste spreektermijn af door bij de leden expliciet te vragen of er nog vragen aan het college onbeantwoord zijn gebleven. In de tweede termijn krijgt het college niet het woord, tenzij de voorzitter dit voor het onderwerp dat behandeld wordt wenselijk acht. Een verzoek van een lid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten.

In lid 4a van artikel 18 wordt bedoeld andere commissies dan de overkoepelende raadscommissie.

Artikel 20 Voorstellen van orde

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 21 Handhaving orde; schorsing

Het eerste lid verzekert dat leden van een raadscommissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 29 van deze verordening.

Artikel 22 Beraadslagingen

Om de duur van vergaderingen niet te beperken wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Zowel de voorzitter als de leden hebben het recht om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen. Het eerste lid brengt daarmee tot uitdrukking dat een raadscommissie zijn eigen werkwijze bepaalt. Het recht wordt aan ieder individueel lid toegekend.

Lid 3 is een handhavingsartikel op basis waarvan de voorzitter de vastgelegde spreektijden en tijdsblokken kan bewaken.

Lid 5: Basis hiervoor is de planning zoals vermeld op de oplegnotitie. De sessie kan zich uitspreken over de gewenste vervolgstappen; het presidium wordt verzocht een planning voor deze vervolgstappen vast te stellen.

Lid 6: Debat kan alleen als stap in de planning worden opgenomen als daarbij discussiepunten vermeld worden. Als het presidium debat als stap heeft ingepland, staan al discussiepunten op de oplegnotitie waar de sessie wijzigingen op kan aanbrengen. Als de sessie zelf besluit tot het inplannen van een raadsdebat, geeft de sessie aan welke discussiepunten op de oplegnotitie kunnen worden opgenomen. De voorzitter doet hiertoe een voorstel, op basis van de beraadslagingen.

Artikel 23 Deelname aan de beraadslaging door anderen

Deelnemen aan beraadslagingen houdt in dat inhoudelijk kan worden meegesproken. De deelnemer kan geen ordevoorstel indienen en spreekt niet mee over ordevoorstellen of over eventuele verdere stappen in de behandeling van een voorstel of discussiepunten voor het debat.

Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen tot wijziging van de notulen, een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.

Artikel 24 Spreekrecht derden

Het spreekrecht is beperkt gehouden tot geagendeerde onderwerpen, omdat burgers op die manier een doeltreffende bijdrage kunnen leveren aan de beraadslagingen van een raadssessie. Doordat het spreekrecht betrekking heeft op geagendeerde onderwerpen, kan een burger alleen inspreken over onderwerpen die de raadscommissie aangaan.

De spreektijd kan naar oordeel van de voorzitter per onderwerp worden aangepast, bijvoorbeeld als er veel insprekers zijn over eenzelfde onderwerp.

De voorzitter kan de volgorde van de agenda van een raadssessie wijzigen, bijvoorbeeld wanneer in een langere sessie meerdere onderwerpen geagendeerd zijn.

De voorzitter kan de inspreker toestaan om na de eerste termijn nog een korte toelichting te geven, bijvoorbeeld wanneer de voorzitter de indruk heeft dat voor een goede verdere behandeling van een onderwerp aanvullende informatie van de inspreker nodig is.

Artikel 25 Hoorzittingen

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Hoofdstuk 5 Beslotenheid en geheimhouding

Artikel 27: het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus de raadscommissie anders beslist.

Artikel 28, lid 2: hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. In artikel 28, lid 2, wordt afgeweken van het uitgangspunt dat voor raadssessies geen quorum vereist is. Aangezien de commissieleden aanwezig in een raadssessie in dat geval een besluit kunnen nemen dat ook voor externen verstrekkende gevolgen kan hebben, is vastgelegd dat hier tenminste vijf fracties bij betrokken moeten zijn.

Geheimhouding geldt ten aanzien van ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt.

Artikelen 29 Toehoorders en pers

Aangezien raadssessies deelvergaderingen zijn van een raadscommissie, kan op basis van lid 3 de toegang ontzegd worden tot alle bijeenkomsten van deze raadscommissie en daarmee dus alle raadssessies.

Artikel 30 Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van de raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluids- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.

Artikel 31 Uitleg verordening

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 32 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen toelichting.