Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Laren houdende vaststelling van het Handboek retrospectieve vervanging bouwdossiers

Burgemeester en wethouders van Laren,

Gelet op Artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling,

BESLUITEN

Tot vervanging van de documenten (archiefbescheiden), zoals onder de noemer van het postproces worden ontvangen of verzonden door reproducties ingevolge artikel 6, lid 1 van het Archiefbesluit 1995

Van de navolgende archiefbescheiden, waarvan ingevolge de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (Selectielijst 2012) een percentage voor vernietiging – en een percentage voor blijvende bewaring in aanmerking komt.

Omschrijving van de te vervangen bescheiden:

De vervanging (voorheen substitutie) door reproducties omvat de bouwvergunningen van gemeente Eemnes.

Uitzonderingen op vervanging

Alle analoge informatie wordt vervangen met uitzondering van de informatie die aan een van de onderstaande criteria voldoet. Voor zover relevant wordt ter ondersteuning van het werkproces en/of raadpleging wel een digitale kopie gemaakt van de informatie die als uitzondering is benoemd.

Uitzonderingen

Documenten met Intrinsieke of objectwaarde. Deze documenten voldoen aan de volgende kenmerken;

• Heeft als object esthetische of artistieke waarde;

• Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven

• Is als object van belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen.

Waarborgen van de belangen:

• a) De reproductie geschiedt op de wijze omschreven in het Handboek Vervanging BEL Combinatie 2016, zoals door ons vastgesteld d.d. 15 november 2016

• b) De reproductie van het desbetreffende archiefbescheiden is wenselijk vanuit oogpunt van ‘digitaal- en flexibel kunnen werken’ alsmede een efficiënte bedrijfsvoering en ruimtebesparing

• c) Het belang van de gegevens voor de gemeente Laren is gewaarborgd; de analoge documenten worden op een dusdanige wijze gescand dat er geen enkel verlies van gegevens optreedt

• d) Ook het belang van de gegevens voor recht- en bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde als bestanddeel van het cultureel erfgoed is door het scanproces gewaarborgd

• e) De vervanging van analoge bestanden zullen periodiek worden vernietigd. De vernietiging gebeurt onder verantwoordelijkheid van het team Documentaire Informatie Voorziening

De gemeentearchivaris van Laren is bij de totstandkoming van het Handboek Vervanging betrokken geweest; diens opmerkingen zijn hierin opgenomen.

Tegen dit besluit kan iedere belanghebbende op grond van de artikelen 8:1 en 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht binnen 6 weken na de datum van bekendmaking schriftelijk bij burgemeester en wethouders bezwaar maken.

Aldus besloten in de vergadering van 7 maart 2017

Burgemeester en wethouders van Laren

De secretaris

G.Kolhorn

burgemeester,

E.J. Roest