Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Pijnacker-Nootdorp

De raad van de gemeente Pijnacker-Nootdorp;

 

gezien het voorstel van het college van 20 december 2016;

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

besluit:

 

vast te stellen de volgende verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Pijnacker-Nootdorp:

 

Hoofdstuk 1. Definities

Artikel 1 – Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

 

a. administratie:

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Pijnacker-Nootdorp en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

 

b. financiële administratie:

dat onderdeel van de administratie gericht op het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Pijnacker-Nootdorp, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • –

    de financieel-economische positie;

  • –

    het financiële beheer;

  • –

    de uitvoering van de begroting;

  • –

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • –

    alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover;

 

c. administratieve organisatie:

het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding;

 

d. financieel beheer:

het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Pijnacker-Nootdorp;

 

e. rechtmatigheid:

het in overeenstemming zijn van de in de jaarrekening opgenomen baten en lasten, balansmutaties, de vastlegging daarvan in de administraties en de financiële verslaglegging, met de begroting en de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen;

 

f. doelmatigheid:

de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

 

g. doeltreffendheid:

de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Paragraaf 1. Kaderstellen

Artikel 2 – Programmabegroting

  • 1.

    De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling en bijbehorende taakvelden vast.

  • 2.

    De raad stelt uiterlijk 14 november de programmabegroting vast voor het jaar daarop volgend.

  • 3.

    De raad stelt per programma vast:

    • a.

      de beoogde maatschappelijke effecten;

    • b.

      de inspanning en rol van de gemeente;

    • c.

      de baten en lasten.

  • 4.

    De raad stelt de budgetten voor raad, griffie en rekenkamer vast.

  • 5.

    De raad stelt op voorstel van het college per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke inspanning en rol en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

  • 6.

    Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde inspanning en rol van de gemeente en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 3 – Taakvelden

Bij iedere begroting en ieder jaarstuk wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de taakvelden uit de raming per taakveld aan de programma’s.

Artikel 4 – Inrichting begroting en jaarstukken

  • 1.

    Bij de begroting en de jaarstukken worden onder het overzicht van algemene dekkingsmiddelen, het overzicht van de overhead en onder elk van de programma’s de baten en lasten per taakveld weergegeven.

  • 2.

    Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

  • 3.

    Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en grondexploitatie.

  • 4.

    In de jaarrekening wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten weergegeven en of het restantkrediet wordt gehandhaafd of afgesloten.

Artikel 5 – Kaders begroting

  • 1.

    Het college biedt uiterlijk in de maand juni ter vaststelling de kadernota aan de raad aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 6 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8.

  • 2.

    In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen.

     

Paragraaf 2. Uitvoering

Artikel 6 – Uitvoering begroting

  • 1.

    Het college stelt, ter uitvoering van de programmabegroting, uiterlijk 14 november de raming per taakveld vast voor het jaar daarop volgend.

  • 2.

    Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

  • 3.

    Het college draagt ten aanzien van de raming per taakveld er zorg voor dat:

    • a.

      de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de taakvelden van de raming per taakveld;

    • b.

      de budgetten uit de raming per taakveld en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de programmabegroting;

    • c.

      de lasten van de taakvelden niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere taakvelden binnen hetzelfde programma onder druk komt.

  • 4.

    Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

     

Paragraaf 3. Rapportage en Verantwoording

Artikel 7 – Tussentijdse rapportage en informatie

  • 1.

    Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste drie maanden van het jaar via de kadernota en over de eerste acht maanden via de najaarsnota.

  • 2.

    De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

    • a.

      de baten en de lasten per programma uitgesplitst naar taakvelden;

    • b.

      het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen uitgesplitst naar taakvelden;

    • c.

      het overzicht van de overhead en de geraamde vennootschapsbelasting;

    • d.

      het totale saldo van de baten en lasten volgend uit de onderdelen a, b en c;

    • e.

      de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

    • f.

      het resultaat, volgend uit de onderdelen d en e; en

    • g.

      de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

  • 3.

    De tussenrapportages worden door de raad vastgesteld op de volgende tijdstippen:

    • a.

      de kadernota vóór 1 juli van het lopende begrotingsjaar;

    • b.

      de najaarsnota vóór 1 december van het lopende begrotingsjaar.

  • 4.

    De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

  • 5.

    In de tussenrapportages worden in elk geval afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van:

    • a.

      de baten en lasten in de begroting groter dan € 50.000 en met een afwijking van minimaal 10% toegelicht.

    • b.

      investeringskredieten boven de € 25.000 met een afwijking van minimaal 10% toegelicht.

  • 6.

    Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten, en het bijstellen van het beleid.

Artikel 8 – Jaarstukken

  • 1.

    Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de inspanningen en rol van de gemeente naar de realisatie per taakveld en naar de programmaverantwoording.

  • 2.

    Het college legt verantwoording, volgens artikel 197 Gemeentewet, af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

    • a.

      wat is bereikt;

    • b.

      de prestatie en/of inspanning die is geleverd;

    • c.

      wat de kosten zijn;

    • d.

      hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen;

    • e.

      wat de belangrijkste afwijkingen zijn tussen de rekening van het betreffende jaar en de begroting na wijziging van hetzelfde jaar.

  • 3.

    De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Artikel 9 – EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad indien een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Paragraaf 1. Kaderstellen

Artikel 10 – Financiële positie

  • 1.

    Het college draagt er zorg voor dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.

  • 2.

    Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

  • 3.

    De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.

Artikel 11 – Waardering & afschrijving vaste activa

  • 1.

    Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief zoals bedoeld in artikel 34 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en het saldo van agio en disagio worden in maximaal 5 jaar lineair afgeschreven.

  • 2.

    Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden maximaal in een termijn gelijk aan de looptijd van de geldlening lineair afgeschreven.

  • 3a.

    De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten worden lineair of annuïtair afgeschreven.

  • 3b.

    Nieuwe investeringen met maatschappelijk nut worden met ingang van 2016 geactiveerd.

  • 4.

    Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.

  • 5.

    Investeringen met een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen, die worden altijd geactiveerd.

  • 6.

    Aankoop en vervaardiging van materiële vaste activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan kan bij raadsbesluit worden afgeweken. In geval van activering bij raadsbesluit wordt het actief afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief, volgens de afschrijvingstermijn zoals in het derde lid bedoeld, of een kortere door de raad aan te geven tijdsduur.

  • 7.

    Het beleid ten aanzien van waardering en afschrijving vaste activa, waaronder de afschrijvingstermijnen en de wijze van afschrijving per soort activum, wordt vastgelegd in een door de raad vast te stellen beleidsnotitie.

Artikel 12 – Voorziening voor oninbare vorderingen

  • 1.

    Voor openstaande vorderingen betreffende belastingen en heffingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid.

  • 2.

    Voor overige vorderingen, zoals op verbonden partijen, derden en maatschappelijke zaken, wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een historisch percentage van oninbaarheid en/of individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.

  • 3.

    Voor alle overige vorderingen, zoals algemene vorderingen, wordt een voorziening op basis van ouderdom gevormd (zie onderstaande tabel) en/of vindt een individuele beoordeling plaats:

     

    Ouderdom

    Voorziening als percentage van vordering

    <1 jaar

    0

      1 jaar – <2 jaar

    25%

      2 jaar – <3 jaar

    50%

      3 jaar – <4 jaar

    75%

    >4 jaar

    100%

Artikel 13 – Reserves en voorzieningen

  • 1.

    In de programmabegroting en de jaarstukken vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

  • 2.

    Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota reserves en voorzieningen aan ter goedkeuring aan de raad. In deze nota wordt ingegaan op de regels omtrent reserves en voorzieningen.

  • 3.

    Het college biedt jaarlijks als onderdeel van de begroting, jaarrekening en kadernota het (bijgestelde) overzicht reserves en voorzieningen aan, met daarin:

    • a.

      de vorming en besteding van reserves;

    • b.

      de vorming en besteding van voorzieningen.

  • 4.

    Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:

    • a.

      het doel van de reserve;

    • b.

      het motief van de reserve;

    • c.

      (indien voorhanden) de omvang (minimum en maximum)

    • d.

      (indien voorhanden) een meerjarige raming van de verwachte bestedingen.

  • 5.

    Het college kan een niet begroot bedrag aan de algemene reserve onttrekken, indien deze onttrekking het gevolg is van een tijdelijke aanvulling van een bestemmingsreserve die anders een negatief saldo vertoont.

  • 6.

    Het college kan een niet begroot bedrag aan een bestemmingsreserve onttrekken indien deze onttrekking het gevolg is van:

    • a.

      hogere uitgaven, die wel binnen het (meerjarig) totaalkrediet blijven;

    • b.

      lagere ontvangen subsidies, die in latere jaren alsnog worden ontvangen.

  • 7.

    Voor de wijze van rentetoerekening wordt verwezen naar de nota Rente (zie artikel 16).

Artikel 14 – Kostprijsberekening

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Overige bepalingen met betrekking tot kostprijsberekening worden vastgelegd in een nog vast te stellen nota kostprijsberekening.

Artikel 15 – Prijzen economische activiteiten

  • 1.

    Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven, derden en met welke bijbehorende activiteiten de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publieke belang van de activiteit wordt gemotiveerd.

  • 2.

    Bij het verstrekken van leningen of garanties aan overheidsbedrijven en derden brengt de gemeente de geraamde integrale kosten in rekening. Bij afwijking doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publieke belang van de lening of garantie wordt gemotiveerd.

  • 3.

    Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publieke belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

  • 4.

    Raadbesluiten met de motivering van het publieke belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als sprake is van:

    • a.

      leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

    • b.

      een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

    • c.

      een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

    • d.

      een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

    • e.

      een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

    • f.

      een bevoordeling van publieke media-instellingen; of

    • g.

      een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 16 – Financieringsfunctie

  • 1.

    Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota Rente en een Treasurystatuut aan ter goedkeuring aan de raad. In de nota Rente wordt ingegaan op de regels omtrent rente, in het Treasurystatuut op de regels omtrent treasury.

  • 2.

    Het college neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen, naast het in het Treasurystatuut genoemde, het volgende kader in acht: er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

  • 3.

    Voor de berekening van de rentelasten en rentebaten en de toerekening van het saldo van de rente aan taakvelden wordt verwezen naar de nota Rente.

Artikel 17 – Registratie bezittingen, activa en vermogen

  • 1.

    Het college draagt zorgt voor een actuele registratie van de bezittingen.

  • 2.

    Het college draagt er zorg voor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd.

  • 3.

    Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Hoofdstuk 4. Paragrafen

Artikel 18 – Lokale heffingen

  • 1.

    Het college biedt ten minste eenmaal in de vier jaar ter vaststelling een (bijgestelde) nota lokale heffingen aan. Deze nota behandelt in ieder geval:

    • a.

      de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen;

    • b.

      het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid.

  • 2.

    Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen, heffingen en leges.

  • 3.

    Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van de verplichte onderdelen op grond van artikel 10 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 19 – Weerstandsvermogen en risicomanagement

  • 1.

    Het college biedt ten minste eenmaal in de vier jaar ter vaststelling een (bijgestelde) nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan. In deze nota wordt onder andere ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen en het weerstandsvermogen. In de nota wordt tevens de gewenste weerstandscapaciteit bepaald.

  • 2.

    Het college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s aan van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het college brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s genoemd in de nota bedoeld in het eerste lid.

  • 3.

    Het college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit aan, en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

  • 4.

    Verder behandelt het college in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en jaarstukken de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 20 – Onderhoud kapitaalgoederen

  • 1.

    Het college biedt ten minste eens in de vier jaar ter vaststelling een nota onderhoud openbare ruimte aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, openbare verlichting en straatmeubilair. Ook de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag worden weergegeven.

  • 2.

    Het college biedt ten minste eens in de vier jaar ter vaststelling een nota rioleringsplan aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau, de uitbreiding van de riolering en de kwaliteit van het milieu. Ook de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag worden weergegeven.

  • 3.

    Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een nota onderhoud gebouwen aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De financiële gegevens in de nota worden jaarlijks cijfermatig geactualiseerd. Daarnaast bevat de nota voorstellen voor het te plegen onderhoud, en een overzicht van de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen. Ook worden de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag weergegeven.

  • 4.

    Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over, naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan civiele kunstwerken, openbare verlichting en straatmeubilair.

Artikel 21 – Financiering

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering, naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoordingen provincies en gemeenten, in ieder geval verslag van:

  • a.

    de kasgeldlimiet;

  • b.

    de renterisiconorm;

  • c.

    de schulden korter en langer dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage;

  • d.

    de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor het komende jaar;

  • e.

    de rentevisie voor de komende 4 jaar en

  • f.

    de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 22 – Bedrijfsvoering

  • 1.

    Het college stelt ten minste eenmaal in de vier jaar een nota bedrijfsvoering vast. De nota wordt ter kennisgeving aan de raad gezonden.

  • 2.

    In de paragraaf bedrijfsvoering in de begroting wordt, naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering, maar ook over nieuwe ontwikkelingen.

  • 3.

    Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken over lopende en afgeronde onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet.

Artikel 23 – Verbonden partijen

  • 1.

    Het college biedt de raad ten minste eenmaal in de vier jaar ter vaststelling een nota verbonden partijen aan.

  • 2.

    Van elk van de verbonden partijen wordt weergegeven het openbaar belang, het eigen vermogen, de solvabiliteit, het financieel resultaat, het financieel belang en de zeggenschap van de gemeente.

  • 3.

    De nota bevat de kaders voor het beleid aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties, vooral wat betreft: de condities waaronder het publieke belang is gediend met behartiging door verbonden partijen; de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen; en de financiële voorwaarden.

  • 4.

    In de paragraaf verbonden partijen in de begroting en jaarstukken wordt, naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 15 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.

Artikel 24 – Grondbeleid

  • 1.

    Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt aandacht besteed aan:

    • a.

      de strategische visie op het toekomstig grondbeleid van de gemeente;

    • b.

      financiële en niet-financiële instrumenten van de gemeente in relatie tot grondbeleid;

  • 2.

    In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt, naast de in artikel 16 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten genoemde onderdelen, ingegaan op de onderwerpen uit en de uitvoering van de nota grondbeleid.

Artikel 25 – Verstrekking subsidies

  • 1.

    Onder de subsidieverordening vallen de subsidies die vastgelegd zijn in het subsidiebeleidskader. Dit kader wordt eens in de vier jaar door de gemeenteraad vastgesteld. Hierin worden in ieder geval opgenomen:

    • a.

      de doelstellingen van de subsidie;

    • b.

      het door de raad beschikbaar gestelde budget;

    • c.

      de voor subsidie in aanmerking komende activiteiten.

  • 2.

    Burgemeester en wethouders zijn belast met de uitvoering van het subsidiebeleidskader en verlenen de (meer)jaarlijkse subsidies. Burgemeester en wethouders verlenen de jaarlijkse subsidies door middel van de subsidielijst.

  • 3.

    De gemeenteraad stelt het subsidiekader vast en kan hierin tussentijds wijzigingen aanbrengen.

Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en administratie

Artikel 26 – Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de organisatieonderdelen;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden;

  • c.

    het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over en de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de ter zake geldende wet- en regelgeving.

Artikel 27 – Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

  • a.

    de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

  • b.

    de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 28 – Financiële organisatie

Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de organisatieonderdelen;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitnutting van middelen;

  • e.

    interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • f.

    de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de taakvelden van de raming per taakveld en de realisatie per taakveld;

  • g.

    het beleid en de interne regels voor (conform relevante wet- en regelgeving); de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten; de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen;

  • h.

    de te maken afspraken met de organisatieonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitnutting van middelen;

  • i.

    de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de organisatieonderdelen;

opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 29 – Interne controle

  • 1.

    Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

  • 2.

    Het college biedt ten minste elke vier jaar aan de raad een nota ter vaststelling aan inzake de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.

  • 3.

    Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.

  • 4.

    Het college stelt, ter uitvoering van het in het derde lid bepaalde, jaarlijks een verbijzonderde interne controle plan op.

  • 5.

    Het college zorgt op basis van de resultaten van de jaarlijkse interne toets bedoeld in het derde lid, indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

  • 6.

    Het college informeert, in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening, de raad over de uitvoering en resultaten van het (audit) verbijzonderde interne controle jaarplan.

  • 7.

    Naast genoemde verantwoordelijkheden wat betreft de verbijzonderde interne controles draagt het college zorg voor een stelsel van systematische interne controles.

Hoofdstuk 6. Slotbepalingen

Artikel 30 – Inwerkingtreding

Artikel 31 – Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam Financiële verordening gemeente Pijnacker-Nootdorp 2017.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 26 januari 2017.

de griffier,

drs. B.S.M. Sepers

de voorzitter,

mw. F. Ravestein

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 2 – Programmabegroting

Dit artikel bevat een aantal bepalingen over de inrichting van de begroting waarin de kaderstellende functie van de raad tot uiting komt. De raad legt op basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting vast. Eveneens is het artikel een kader voor zaken waarop de raad wil sturen en controleren.

 

De gemeente bepaalt zelf het aantal en de inhoud van de programma's van de begroting en kan daardoor de begrotingsopzet aanpassen aan de eigen politiek-bestuurlijke wensen. Omdat er een politiek-bestuurlijke keuze ten grondslag ligt aan de indeling van de programma’s, stelt de raad de indeling vast. Meestal zal die vaststelling voor enkele jaren gelden, bijvoorbeeld voor een gehele raadsperiode. Indien daartoe aanleiding is, kan de raad de indeling wijzigen.

 

Een programma is gebaseerd op drie w-vragen: wat willen we bereiken; wat gaan we daar voor doen; en wat mag dat kosten? Op basis van de hierbij passende indicatoren kan de raad zijn kaderstellende en controlerende (door beoordelen uitkomsten en resultaten) functie vervullen. In het dualistisch bestel moet de raad de w-vragen zelf beantwoorden; hij kan dat niet overlaten aan het college en/of de ambtelijke organisatie.

Artikel 3 – Taakvelden

De raad stelt de programmabegroting vast. Ter uitvoering van deze begroting stelt het college – zoals geregeld in het Besluit begroting en verantwoording – een raming per taakveld op. Het college is vrij in het aantal en de indeling van de taakvelden. De raad kan van oordeel zijn dat hij bij de programmabegroting en -verantwoording een overzicht wil hebben van bij elkaar horende taakvelden en programma’s.

Artikel 4 – Inrichting begroting en jaarstukken

Dit artikel biedt de kaders voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming. Hierin staan een aantal uitgangspunten die het college bij het opstellen van deze stukken in acht moet nemen. Dit in aanvulling op de bepalingen van de artikelen 189 en 193 Gemeentewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Het eerste lid geeft aan hoe de lasten en baten in respectievelijk begroting en jaarrekening weergegeven moeten worden.

Het tweede lid gaat in op nieuwe en lopende investeringen, en wat daarover ten minste vermeld moet worden in de begroting.

Het vierde lid vertelt wat over investeringen en meerjarige projecten in de jaarrekening vermeld moet worden.

Artikel 5 – Kaders begroting

Hiermee wordt het meerjarige budgettaire kader bedoeld. Dat vormt, zoals in de meeste gemeenten gebruikelijk is, de grondslag voor de eigenlijke begroting. Gegeven het grote belang van het budgetrecht van de raad, is het logisch dat de raad expliciet een budgettair kader vaststelt.

Artikel 6 – Uitvoering begroting

Dit artikel kent een aantal eisen die voor een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn. In het tweede lid wordt bepaald dat het college regels stelt die de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de uitvoering dient te waarborgen.

Het derde lid stelt eisen wat betreft; de toewijzing van lasten en baten aan taakvelden van de raming per taakveld; kaders voor budgetten en kredieten; en lastenoverschrijding van taakvelden.

Het vierde lid moet waarborgen dat de geautoriseerde lasten van programma’s in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

Artikel 7 – Tussentijdse rapportage en informatie

Dit artikel formaliseert een onderdeel van de taken op het gebied van planning en control van de raad. De raad geeft namelijk de aard, kaders en frequentie van de informatie die het college standaard dient te verstrekken aan. Op basis van deze informatie kan de raad de uitvoering van de begroting volgen, en besluiten of bijsturing nodig is. Het artikel schrijft de momenten waarop de raad tussentijds over de stand van zaken in het lopende begrotingsjaar moet worden geïnformeerd voor: in ieder geval in twee tussenrapportages. Door het in het artikel vastleggen van de data heeft de raad een maximale termijn waarbinnen de tussenrapportages moeten worden samengesteld en opgeleverd.

 

In het vierde lid is het kader voor de inrichting van de tussenrapportages gegeven.

In het vijfde en zesde lid zijn bepalingen betreffende toelichtingen op investeringskredieten in tussenrapportages, en het wijzigen van budgetten en investeringskredieten opgenomen.

Artikel 8 – Jaarstukken

Dit artikel gaat over het sluitstuk van de begrotingscyclus: de verantwoording over de begrotingsuitvoering door het college, en de controle van de raad op voornoemde uitvoering. Basis daarvoor zijn de realisatie per taakveld en programmaverantwoording. In het eerste lid wordt daarvoor een kwaliteitseis gesteld. Het tweede lid gaat in op de (eisen aan) verantwoording over de uitvoering van de programma’s.

Artikel 9 – EMU-saldo

Als gevolg van de Wet houdbare overheidsfinanciën beschrijft dit artikel de procedurele gevolgen voor de gemeente.

Artikel 10 – Financiële positie

De raad geeft in dit artikel enkele belangrijke uitgangspunten aan die het college voor de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen moet volgen. Tevens wordt hier expliciet vastgelegd hoe de raad bij het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten autoriseert. De autorisatie van deze kredieten zou anders als gevolg van het door gemeenten gehanteerde lasten en batenstelsel buiten de boot vallen. Investeringen van gemeenten worden voornamelijk geactiveerd en drukken zodoende in het jaar van aanschaf niet op de onder de programma’s verantwoorde lasten.

Artikel 11 – Waardering & afschrijving vaste activa

De verordening moet volgens artikel 212 Gemeentewet in elk geval bevatten de ‘regels voor waardering en afschrijving activa’. Dit artikel stelt de regels voor de waardering en afschrijving van de vaste activa. De vaste activa worden verplicht ingedeeld in immateriële vaste activa, materiele vaste activa en financiële vaste activa. De immateriële vaste activa worden verdeeld in de kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief, de kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen, en het saldo van agio en disagio. De materiele vaste activa worden onderverdeeld in materiele vaste activa met economisch nut en materiele vaste activa met maatschappelijk nut.

Artikel 12 – Voorziening voor oninbare vorderingen

Dit artikel geeft de regels voor de bepaling van de hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen. Voor het bepalen van de hoogte van de voorziening is in dit artikel gekozen voor een scheiding in de bulkfacturen van de gemeente en de overige facturen. Voor de bulkfacturen van gemeenten wordt een voorziening getroffen op basis van in ieder geval een historisch percentage van oninbaarheid, omdat individuele beoordeling zo goed als ondoenlijk is.

Artikel 13 – Reserves en voorzieningen

Een belangrijk beleidsmatig aspect betreft de omvang van het eigen vermogen van een gemeente. Het eigen vermogen van een gemeente bestaat uit de algemene reserves en bestemmingsreserves.

 

Dit artikel bepaalt dat het college jaarlijks in 3 P&C-producten het overzicht van de reserves en voorzieningen aanbiedt ter behandeling en vaststelling door de raad.

 

Met de nota reserves en voorzieningen, minimaal eens in de vier jaar door het college (bijgewerkt) aangeboden, kan de raad de regels betreffende reserves en voorzieningen vaststellen. De bevoegdheid tot het vaststellen van mutaties in reserves ligt bij de raad. Niet begrote onttrekkingen aan reserves leiden formeel tot een begrotingsonrechtmatigheid. Dit artikel geeft aan onder welke voorwaarden het college een bedrag aan de algemene- en bestemmingsreserve kan onttrekken. Ook wat betreft het instellen van een bestemmingsreserve zijn regels opgenomen.

Artikel 14 – Kostprijsberekening

Bepalingen met betrekking tot kostprijsberekening worden vastgelegd in een vast te stellen nota kostprijsberekening.

Artikel 15 – Prijzen economische activiteiten

Procedurele eisen, volgend uit het hoofdstuk 4b in de Mededingingswet, zijn opgenomen in dit artikel.

Artikel 16 – Financieringsfunctie

De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 van de Gemeentewet het expliciete voorschrift dat de verordening het over ‘regels inzake de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie’ heeft. Artikel 16 bepaalt de kaders die het college in acht moet nemen bij het uitzetten en aantrekken van middelen. De uitvoering van de financieringsfunctie komt aan de orde in de financieringsparagraaf in de begroting en de rekening zoals die in het Besluit begroting en verantwoording is voorgeschreven.

Artikel 17 – Registratie bezittingen, activa en vermogen

Voor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van de gemeentelijke bezittingen onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie actueel en juist is, wordt in dit artikel het college opgedragen periodiek de registratie te controleren en bij afwijkingen maatregelen tot herstel te nemen.

Artikel 18 – Lokale heffingen

Artikel 212, tweede lid, onderdeel b Gemeentewet eist dat de verordening minimaal de ‘grondslagen voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en van tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 229b, alsmede, voor zover deze wordt geheven, voor de heffing bedoeld in artikel 15.33 van de Wet milieubeheer’. Deze zijn uitgewerkt in dit artikel.

Het eerste lid regelt dat het college eens in de vier jaar een nota lokale heffingen aan de raad aanbiedt ter behandeling en vaststelling. Vastgelegd is wat in ieder geval in deze nota behandeld moet worden. Ook stelt de raad de belastingverordening vast, conform de Gemeentewet. Als belastingen op een andere manier worden geheven dan in artikel 233 Gemeentewet vermeld staat, bepaalt de belastingverordening op welke manier de heffing geschiedt.

 

De geraamde baten van tarieven en heffingen mogen volgens artikel 229b Gemeentewet en artikel 15:33 Wet milieubeheer in principe niet de geraamde lasten overstijgen. In afwijking op de voorgaande alinea is het van producten en diensten die opgenomen zijn in één verordening mogelijk dat een product of dienst een hoger tarief kent dan de geraamde kostprijs, mits het totaal van de geraamde baten de totale lasten van de in de verordening genoemde producten en diensten niet overschrijdt. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de leges, welke in de regel bijeen worden gebracht in één legesverordening. Het college doet, volgend uit het tweede lid, ieder jaar een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, heffingen en leges.

 

Het derde lid regelt over welke feiten aangaande de lokale lasten de raad in elk geval in de bij de begroting en jaarstukken verplichte paragraaf lokale heffingen wordt geïnformeerd. Hier kan de raad invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte over de lokale lasten en heffingen.

Artikel 19 – Weerstandsvermogen en risicomanagement

Een gemeente loopt risico’s. Voor bepaalde risico’s kan een gemeente zich verzekeren, kunnen er voorzieningen worden opgetuigd, of kunnen ze anderszins worden opgevangen. Voor een deel van de risico’s is al het voorgaande echter niet van toepassing. Het is daarom zaak dat een gemeente zich bewust is van de risico’s die ze loopt, en ze probeert te beheersen.

 

Het eerste lid eist dat het college eens in de vier jaar een nota aan de raad aanbiedt, waarin het college uiteenzet hoe hij omgaat met de inventarisatie en beheersing van risico’s. Dit zijn bijvoorbeeld regels over welke bezittingen van de gemeente moeten worden verzekerd en welke procedures hiervoor gelden. Ook moet het college in deze nota de risico’s kwantificeren en aan de hand daarvan het gewenste weerstandscapaciteit bepalen.

 

In het tweede en derde lid wordt ingegaan op (de kans op het voordoen van) risico’s van materieel belang, en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van voorgaande met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

 

Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten verplicht een aantal zaken op te nemen in de paragraaf, lid 4 refereert hieraan.

Artikel 20 – Onderhoud kapitaalgoederen

Het eerste tot en met het derde lid regelen dat er minimaal eens in de vier jaar nota’s de raad worden aangeboden over onder andere (de kaders voor) het onderhoud van openbare ruimte, riolering en gebouwen en het meerjarige budgettaire beslag hiervan.

 

Het vierde lid vertelt over welke feiten aangaande het financieel beheer van het onderhoud van kapitaalgoederen de raad, in de bij de begroting en jaarstukken verplichte paragraaf onderhoud kapitaalgoederen, in elk geval geïnformeerd wordt.

Artikel 21 – Financiering

Dit artikel regelt over welke feiten inzake het financieel beheer van de financieringsfunctie de raad in elk geval in de bij de begroting en jaarstukken verplichte paragraaf financiering wordt geïnformeerd. De raad kan aangeven om over meerdere zaken geïnformeerd te willen worden, zoals over de samenstelling en omvang van het vreemde vermogen en de uitzettingen en de liquiditeitspositie.

Artikel 22 – Bedrijfsvoering

Het domein van de ambtelijke organisatie is de verantwoordelijkheid van het college. Beleid wat betreft de ambtelijke organisatie wordt in de eerste plaats vormgegeven door het college. Volgens het eerste lid wordt de nota over de bedrijfsvoering dan ook slechts ter kennisgeving aan de raad voorgelegd.

 

Het tweede lid spreekt over de feiten aangaande het financieel beheer van de bedrijfsvoering waarover de raad (door het college) in de paragraaf bedrijfsvoering in de begroting en het jaarverslag in ieder geval geïnformeerd wordt.

Het derde lid verplicht het college tot het rapporteren over de voortgang van de resultaten van de onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid.

Artikel 23 – Verbonden partijen

Dit artikel stelt regels voor de verantwoordingsinformatie over de verbonden partijen. Het eerste en tweede lid regelen dat er een nota verbonden partijen aan de raad wordt aangeboden, waarin op de (financiële) stand van zaken van de verbonden partijen wordt ingegaan. In het tweede lid wordt aangegeven over welke feiten het college in ieder geval informeert. Zoals uit het derde lid blijkt, vormt de nota het kader voor het beleid aangaande verbonden partijen. Deze nota wordt ten minste eens in de vier jaar ter vaststelling door het college aan de raad aangeboden. De raad kan de nota altijd tussentijds agenderen.

 

Het vierde lid regelt over welke feiten aangaande het financieel beheer van verbonden partijen de raad in elk geval in de bij de begroting en jaarstukken verplichte paragraaf verbonden partijen geïnformeerd wordt. Naast de volgens het Besluit begroting en verantwoording verplichte onderdelen wordt ingegaan op nieuwe en beëindigde verbonden partijen, en het wijzigen van en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen. Daar de begroting, jaarstukken en nota’s openbare stukken zijn, kan vermelding van bepaalde in de verordening vereiste informatie de belangen van de gemeente schaden. Deze gegevens neemt men vanzelfsprekend niet herkenbaar op in de begroting, jaarstukken en openbare nota’s.

 

Als gevolg van het Besluit begroting en verantwoording dient een lijst van verbonden partijen te worden bijgehouden.

Artikel 24 – Grondbeleid

Een belangrijke taak van een gemeente is het daadwerkelijk ingrijpen in de ruimtelijke ordening van een gemeente door zelf vastgoedlocaties te (laten) ontwikkelen. De uitgangspunten van het financieel beleid ten aanzien van het grondbeleid horen bij de raad thuis.

Het eerste lid, regelt dat het college eenmaal per raadsperiode een nota grondbeleid aan de raad aanbiedt ter behandeling en vaststelling. In deze nota kan de raad de kaders vaststellen voor het toekomstig grondbeleid. De raad kan de nota altijd tussentijds agenderen.

Het tweede lid schrijft de feiten voor aangaande het grondbeleid waarover de raad in elk geval, in de bij de begroting en jaarstukken verplichte paragraaf grondbeleid, moet worden geïnformeerd.

 

Daar de begroting, jaarstukken en nota’s openbare stukken zijn, kan vermelding van bepaalde in de verordening geëiste informatie de belangen van de gemeente schaden. Dergelijke informatie tast de onderhandelingspositie van de gemeente aan. Zulke gegevens neemt men vanzelfsprekend niet herkenbaar op in de genoemde stukken.

Artikel 25 – Verstrekking subsidies

Een belangrijke uitgaande middelenstroom, die aan de kaderstellende rol en het budgetrecht van de raad raakt, betreft de verstrekking van gemeentelijke subsidies. Hierover wordt geen paragraaf in de begroting en de jaarstukken opgenomen. Artikel 4.23 Algemene wet bestuursrecht vereist dat een bestuursorgaan een subsidie slechts kan verstrekken op grond van een wettelijk voorschrift. Voor incidentele gevallen, met een subsidieduur van ten hoogste vier jaar, geldt voornoemde eis niet.

Dit artikel regelt dat de raad periodiek een subsidiebeleidskader ontvangt waarin het college het voorgenomen beleid uiteenzet voor de verstrekking van subsidies en een overzicht van de toegekende subsidies. De nota wordt eens per raadsperiode aangeboden. De raad kan de nota altijd tussentijds agenderen.

 

Het subsidiebeleidskader, wiens subsidies onder de subsidieverordening vallen, geeft een zo compleet en compact mogelijk overzicht van het subsidiebeleid per beleidsterrein. Door gefaseerde en periodieke vaststelling daarvan (eens in de vier jaar) komt de schijnwerper regelmatig te staan op het zogenaamde bestaande beleid. De subsidielijst, zie het tweede lid, is een overzicht van de, door het college, te verstrekken subsidies in een bepaald jaar. De subsidielijst wordt vastgesteld door het college van B&W en ter kennis gebracht van de functionele raadscommissie.

Artikel 26 – Administratie

Dit artikel geeft de kaders voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. In hoofdlijnen wordt de opzet en werking van de administratie uiteengezet, zodat het dienstbaar is voor het in dit artikel opgesomde. Deze verordening regelt niet – inherent aan het dualisme – de regels en activiteiten die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van het college. Een en ander geldt ook voor artikel 27 en 28.

 

Onder administratie wordt verstaan het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Artikel 27 – Financiële administratie

Een belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële administratie. Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie van gemeenten. In het Besluit begroting en verantwoording zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie aan: de raad; aan de gedeputeerde staten, in hun rol als toezichthouder; het rijk; de Europese Unie; alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 28 – Financiële organisatie

In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan het college bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders voor het college, waaraan gehouden dient te worden.

 

Sub g rept over de inkoop en aanbesteding van goederen, werken en diensten, waarover het volgende: De inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken zijn belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen hebben. Het hanteren van een protocol is naast de desbetreffende administratieve aspecten tevens te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid kan worden beperkt en er wordt jegens derden rechtszekerheid gecreëerd. Dit onderdeel van sub g legt aan het college de verantwoordelijkheid op om regels op te stellen voor de aanbesteding van werken en inkoop van goederen en diensten. De regelgeving van de Europese Unie dient daarbij nageleefd te worden. Doordat de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle van de jaarstukken nagaan of de interne regels (en de Europese regelgeving) zijn nageleefd, een onderdeel van de rechtmatigheidstoets. De accountant beoordeelt hiervoor eveneens het systeem van interne regels.

 

Ook wordt in sub g gesproken over de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen, waarover het volgende: Een ander kwetsbare activiteit van gemeenten is de subsidieverlening en steunverlening aan ondernemingen. Ook hiervoor is het hanteren van een protocol te zien als een vorm van risicobeheersing. Daarnaast is op delen van deze activiteit de Europese regelgeving inzake staatssteun van toepassing.

Artikel 29 – Interne controle

Het eerste lid geeft aan het college de opdracht voor de inrichting van de financiële organisatie op het gebied van interne controles ten behoeve van getrouwheid van informatieverstrekking en rechtmatigheid van beheershandelingen. Ook geeft het eerste lid aan het college de opdracht bij afwijkingen maatregelen te treffen. Uit het derde lid blijkt dat het college zorg draagt voor de interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op genoemde criteria, waarvoor het college (zie vierde lid) jaarlijks een verbijzonderde interne controle plan opstelt. Ook draagt het college zorg voor een stelsel van systematische interne controles (zie zevende lid). Indien de uitvoering van lid 3 daar aanleiding toe geeft, draagt het college zorg voor een plan van verbetering en de hieruit voortvloeiende maatregelen (zie vijfde lid). In het zesde lid wordt besproken waarover en op welke momenten de raad wordt geïnformeerd over de controle van het verbijzonderde interne controle jaarplan.

Artikel 30 – Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in de plaats van de Financiële verordening gemeente Pijnacker-Nootdorp 2015. Een uitzondering is opgenomen in dit artikel.

Artikel 31 – Citeertitel

Dit artikel bevat de aanhalingstitel waarmee men in de gemeentelijke stukken naar deze verordening kan verwijzen.

 

Naar boven