Intrekken van de Verordening op de Rekeningencommissie 2013 en vaststellen van de Verordening op de Rekeningencommissie 2017 (2017, 29/36)

Nummer 29/36

Agendapunt 43

Datum besluit Presidium 5 december 2016

Onderwerp

Intrekken van de Verordening op de Rekeningencommissie 2013 en vaststellen van de Verordening op de Rekeningencommissie 2017

De gemeenteraad van Amsterdam

Gezien de voordracht van het presidium van 5 december 2016

(Gemeenteblad afd. 1, nr. 36);

Gelet op artikel 82 en 147 van de Gemeentewet,

Besluit:

• I. in te trekken de Verordening op de Rekeningencommissie 2013, vastgesteld bij raadsbesluit van 3 juli 2013 (Gemeenteblad 2013, afd. 3A, nr. 130/543)

• II. vast te stellen de volgende

  Verordening op de Rekeningencommissie 2017

  Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1. Rekeningencommissie: de Rekeningencommissie van de gemeente Amsterdam;

• 2. voorzitter: de voorzitter van de Rekeningencommissie Amsterdam;

• 3. leden: de leden van de Rekeningencommissie Amsterdam;

• 4. raad: de gemeenteraad van de gemeente Amsterdam;

• 5. college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam;

• 6. politieke bestuurders: de burgemeester, wethouders en leden van het dagelijks bestuur van de Bestuurscommissies;

• 7. de accountant: de in de controleverordening van de gemeente Amsterdam genoemde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• 8. het programma van eisen: het programma van eisen van de accountantscontrole op de jaarrekening;

• 9. Controleverordening: de Controleverordening van de gemeente Amsterdam;

• 10. rekenkamer: de Rekenkamer Metropool Amsterdam;

• 11. secretaris: de secretaris van de Rekeningencommissie.

Artikel 2 Rekeningencommissie

• 1. Er is een Rekeningencommissie.

• 2. De Rekeningencommissie bestaat uit een voorzitter en leden. Het aantal leden bedraagt met inbegrip van de voorzitter ten minste zes. De Rekeningencommissie is zodanig samengesteld dat zo veel als mogelijk van in de Raad aanwezige partijen met een lid vertegenwoordigd zijn. De Rekeningencommissie is daarnaast zodanig samengesteld dat ten minste twee derde van de leden van de Raad via een medelid van die partijen vertegenwoordigd is.

Artikel 3 Voordracht en benoeming

• 1. De raad benoemt de voorzitter en de leden van de Rekeningencommissie.

• 2. De voorzitter is raadslid.

• 3. De leden van de Rekeningencommissie zijn leden van de raad of duoraadslid.

• 4. Iedere aanwezige partij in de raad kan een raadslid of een combinatie van een raadslid en een duoraadslid voordragen voor benoeming.

• 5. In afwijking van het gestelde in lid 4 kunnen partijen met vier of minder leden in de raad alleen een raadslid of een duoraadslid voordragen voor benoeming.

• 6. Bij ontstentenis van de voorzitter treedt het langstzittende lid op als voorzitter dan wel, als de overige leden een gelijke periode zitting hebben gehad, het oudste lid in jaren.

• 7. In een vacature wordt zo spoedig mogelijk voorzien. Degene die, ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature, tot lid van de commissie wordt benoemd, heeft daarin zitting voor de resterende zittingsduur van de raad.

Artikel 4 Taak

De Rekeningencommissie heeft tot taak:

• 1. het jaarlijkse onderzoek naar de getrouwheid en de rechtmatigheid van het gevoerde financiële beheer en de weergave daarvan in de door het college opgestelde gemeenterekening en in de daaraan ten grondslag liggende jaarrekeningen van gemeentelijke diensten. De inrichting van de financiële organisatie in de gemeente maakt deel uit van dit onderzoek;

• 2. het onderzoek naar de getrouwheid van daarvoor in aanmerking komende andere dan in het eerste lid bedoelde verantwoordingsstukken die onder verantwoordelijkheid van het college worden opgesteld;

• 3. het, zoals genoemd in het eerste lid, naar eigen inzicht verrichten van bijzondere onderzoeken naar de rechtmatigheid van het door het college gevoerde beleid;

• 4. het verrichten van andere relevante onderzoeken uit hoofde van de controlerende functie van de raad;

• 5. jaarlijks, na het beëindigen van haar onderzoek en rekening houdend met de in de Gemeentewet gestelde termijn voor de vaststelling van de Rekening, het Verslag van de Rekeningencommissie over de bevindingen van de in het eerste lid genoemde taak te rapporteren aan de raad. In dat verslag is een advies opgenomen ten aanzien van de vaststelling van de gemeenterekening dan wel voorstel voor een door de raad te nemen indemniteitsbesluit;

• 6. naast de in het vijfde lid genoemde rapportage, zo nodig het college en de raad te informeren over die aangelegenheden die zij in het licht van haar taakstelling van belang acht;

• 7. het voeren van afstemmingsoverleg met de accountant als bedoeld in artikel 1 van de controleverordening;

• 8. het opstellen van het programma van eisen voor de accountantscontrole voor de duur van ten minste één verantwoordingsjaar, maar niet langer dan de duur van de (resterende) zittingsperiode van de raad;

• 9. het evalueren van de realisatie van het programma van eisen voor de accountantscontrole;

• 10. het adviseren aan de gemeenteraad over voorstellen met betrekking tot de P&C- cyclus;

• 11. het adviseren aan de gemeenteraad over voorstellen op het gebied van opzet en werking van control en risicomanagement, kwaliteit van financieel beheer, financieel beleid en financiële organisatie;

• 12. het voeren van afstemmingsoverleg met de rekenkamer. Dit gebeurt ten minste eenmaal per jaar;

• 13. de Rekeningencommissie bevordert dat onderzoeken door het college, de accountant en rekenkamer op elkaar worden afgestemd.

Artikel 5 Vergaderingen

• 1. De vergaderingen van de Rekeningencommissie zijn besloten.

• 2. De gedachtewisseling in de besloten vergadering is geheim.

• 3. Ingeval de Rekeningencommissie ter verkrijging van mondelinge inlichtingen een politiek bestuurder ter vergadering uitnodigt is (dat onderdeel van) de vergadering openbaar, tenzij de Rekeningencommissie in het belang van het onderzoek anders beslist.

• 4. De Rekeningencommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste drie leden, afkomstig van drie partijen, onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

• 5. De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt er zorg voor dat de uitnodigingen - spoedeisende gevallen uitgezonderd (te beoordelen door de voorzitter) - ten minste tien dagen voor de geplande vergadering aan de leden worden verzonden. De uitnodigingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden toegezonden. De geagendeerde stukken zijn geheim totdat de gemeenteraad deze geheimhouding opheft.

Artikel 6 Besluitvorming

De Rekeningencommissie mag niet besluiten als niet met inbegrip van de voorzitter de meerderheid der leden tegenwoordig is. Wanneer het vereiste aantal leden niet is opgekomen, kan de voorzitter met een tussentijd van ten minste 48 uur een nieuwe vergadering beleggen, waarin de aanwezige leden besluiten over de aanhangige onderwerpen, tenzij hiertegen door de meerderheid van het aantal leden van de Rekeningencommissie bezwaar is gemaakt. De besluiten van de Rekeningencommissie worden met meerderheid van stemmen genomen. Wanneer op grond van het bepaalde in artikel 3, lid 4, een partij meerdere leden in de Rekeningencommissie heeft, beschikken deze leden gezamenlijk slechts over één stem. Bij staking der stemmen beslist de voorzitter.

Artikel 7

Onder verantwoordelijkheid van de secretaris wordt van elke vergadering een verslag opgesteld. Dit verslag wordt door de Rekeningencommissie vastgesteld. Ingeval het een verslag van een besloten vergadering betreft is het verslag geheim.

Artikel 8

De van de Rekeningencommissie uitgaande stukken worden door of namens de voorzitter ondertekend. Het verslag genoemd in artikel 4, vijfde lid, wordt ondertekend door alle leden, aanwezig in de vergadering waarin tot vaststelling van dat verslag werd besloten.

Artikel 9

• 1. Door of namens het college worden de voor het onderzoek van de jaarrekeningen benodigde stukken ter beschikking van de Rekeningencommissie gesteld.

• 2. De Rekeningencommissie heeft het recht tot het opvragen en het inzien van bescheiden, administraties, besluiten en notulen van vergaderingen, alsmede alle andere bescheiden welke zij voor haar onderzoek nodig acht.

• 3. De Rekeningencommissie heeft het recht de accountant(s) en Rekenkamer uit te nodigen de vergadering van de Rekeningencommissie bij te wonen voor het geven van toelichting.

• 4. De Rekeningencommissie heeft het recht schriftelijk dan wel mondeling inlichtingen te vragen aan de politieke bestuurders en ambtenaren van de gemeente Amsterdam. Voor het verkrijgen van mondelinge inlichtingen kan de Rekeningencommissie een politieke bestuurder of een ambtenaar ter vergadering uitnodigen.

• 5. De Rekeningencommissie heeft het recht werkbezoeken af te leggen aan organisatieonderdelen van de gemeente.

• 6. Politieke bestuurders en ambtenaren zijn verplicht de Rekeningencommissie alle informatie te verstrekken welke zij voor haar onderzoek noodzakelijk acht.

Artikel 10

• 1. De vaststelling van het Verslag van de Rekeningencommissie, genoemd in artikel 4, vijfde lid, geschiedt nadat de meerderheid van de leden, hetzij ter vergadering, hetzij schriftelijk, haar mening omtrent het desbetreffende ontwerpverslag kenbaar heeft gemaakt.

• 2. Het bepaalde in het voorgaande lid sluit niet uit dat een minderheidsstandpunt in het Verslag van de Rekeningencommissie kan worden opgenomen.

Artikel 11

Het in artikel 4, vijfde lid, genoemde Verslag van de Rekeningencommissie wordt, na vaststelling door de Rekeningencommissie, verzonden naar de raadsgriffier ter agendering voor de raadsvergadering en publicatie in het Gemeenteblad. Gelijktijdig wordt genoemd verslag ter kennis van het college gebracht. Het is aan de Rekeningencommissie om te bepalen, of en op welke wijze het Verslag van de Rekeningencommissie in de raadsvergadering wordt toegelicht.

Artikel 12 Secretariaat

Het secretariaat van de Rekeningencommissie berust bij de Raadsgriffie. Zij wordt hierin ondersteund door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening van de gemeente, of bij zijn ontstentenis diens plaatsvervanger.

Artikel 13 Citeertitel en inwerkingtreding

Deze verordening wordt aangehaald als Verordening op de Rekeningencommissie 2017 en treedt in werking met ingang van publicatie in het Gemeenteblad.

Aldus besloten door de gemeenteraad voornoemd

in zijn vergadering op 25 januari 2017.

De plv. voorzitter

E.Ünver

De raadsgriffier

mr. M. Pe